¿Qué es la plantilla del formulario de registro de activos informáticos?
Un registro de activos en una hoja de cálculo funciona hasta que alguien se olvida de actualizarlo. Los números de serie se introducen mal, las fechas de garantía no se registran y, cuando falla un portátil, nadie encuentra la factura. Registrar cada dispositivo mediante el mismo formulario, en el momento en que llega, mantiene los datos coherentes.
Este formulario de registro de activos IT recoge el tipo de activo, la etiqueta, el fabricante, el modelo y el número de serie (con el IMEI para teléfonos y las especificaciones para portátiles), el sistema operativo, el nombre del host y la dirección MAC, además de una foto. Después registra el proveedor, el número de pedido, la fecha y el coste de compra, si es en propiedad, está alquilado o funciona mediante suscripción, la fecha y el nivel de finalización de la garantía, y la factura. Por último, registra a quién se asigna el dispositivo, dónde está, a qué centro de costes pertenece y qué controles de seguridad están activos.
Cada registro se guarda como PDF en tu bóveda de FileIt, con la factura y las fotos adjuntas. Las fechas de finalización de la garantía y del alquiler se incluyen en cada registro, para que puedas ordenar el inventario por ellas al planificar renovaciones.
- Ideal para
- Equipos de IT, responsables de oficina y MSP que gestionan un inventario de hardware
- Lo rellena
- La persona que recibe y configura el dispositivo
- Tiempo necesario
- Unos 3–5 minutos por dispositivo
- Incluye
- Preguntas específicas por tipo, lógica de alquiler y asignación, y carga de facturas y fotos
¿Quién usa un formulario de registro de activos informáticos?
- Registrar un lote de portátiles nuevos antes de entregárselos a las nuevas incorporaciones
- Registrar teléfonos entregados al personal de campo con sus números IMEI
- Crear un inventario de activos para un cuestionario de seguros o de seguridad
- Registrar hardware en las instalaciones de un nuevo cliente como MSP
- Controlar los dispositivos alquilados para devolverlos a tiempo
- Registrar dispositivos compartidos o de uso común en un colegio o clínica
Preguntas de este formulario de registro de activos informáticos
30 preguntas en 3 páginas · incluye subir archivo, preguntas condicionales, varias páginas.
1 Dispositivo
- Tipo de activo* Portátil · Ordenador de sobremesa · Monitor · Teléfono móvil · Tableta · Impresora o escáner · Servidor · Equipos de red · Estación de acoplamiento · Periférico o accesorio · Otro
- ¿Qué tipo de activo?* solo se pregunta cuando corresponde
- Etiqueta del activo*
- Fabricante*
- Modelo*
- Número de serie*
- IMEI solo se pregunta cuando corresponde
- Especificación principal solo se pregunta cuando corresponde
- Sistema operativo
- Nombre de host / nombre del dispositivo
- Dirección MAC
- Foto del dispositivo y sus etiquetas
2 Compra y garantía
- Proveedor
- Número de pedido de compra o factura
- Fecha de compra*
- Coste de compra
- Propiedad* Comprado en propiedad · Arrendado o alquilado · Suscripción de dispositivo como servicio
- Fecha de finalización del arrendamiento o contrato* solo se pregunta cuando corresponde
- Fecha de vencimiento de la garantía
- Nivel de garantía o soporte Garantía estándar del fabricante · Ampliada / servicio in situ al siguiente día laborable · Cobertura por daños accidentales · Ninguno
- Factura o documento de garantía
3 Asignación y seguridad
- Estado* Asignado a una persona · Dispositivo compartido / de uso común · En stock, aún no asignado · En reparación
- Asignado a* solo se pregunta cuando corresponde
- Su correo electrónico solo se pregunta cuando corresponde
- Fecha de asignación solo se pregunta cuando corresponde
- Ubicación
- Departamento o centro de costes
- Medidas de seguridad aplicadas Cifrado del disco activado · Inscrito en la gestión de dispositivos · Antivirus / protección de endpoints · Actualizaciones automáticas activadas · Borrado remoto disponible · Contraseña de firmware / BIOS configurada
- Notas
- Registrado por*
El formulario registro de activos informáticos, página por página
1 Dispositivo
El tipo de activo se selecciona en un menú desplegable, con un campo de texto libre para cualquier caso inusual. La etiqueta del activo, el fabricante, el modelo y el número de serie son obligatorios. En los teléfonos se solicita el IMEI y en los portátiles, una especificación clave. El sistema operativo, el nombre del host y la dirección MAC son opcionales, y se puede adjuntar una foto del dispositivo y de sus etiquetas.
2 Compra y garantía
Esta página registra el proveedor, el número de pedido de compra o de factura, la fecha de compra y el coste. Al elegir la opción de propiedad alquilada o mediante suscripción, se solicita la fecha de finalización del alquiler o del contrato. La fecha de finalización y el nivel de la garantía —estándar, ampliada in situ, daños accidentales o ninguna— se registran junto con la posibilidad de cargar la factura o el documento de garantía.
3 Asignación y seguridad
El estado del dispositivo puede ser asignado, compartido, en stock o en reparación; los dispositivos asignados incluyen la persona, su correo electrónico y la fecha. Después se registran la ubicación y el centro de costes, seguidos de una lista de controles de seguridad: cifrado del disco, gestión de dispositivos, protección de endpoints, actualizaciones automáticas, borrado remoto y contraseña del firmware. El registro se completa con las notas y el nombre de la persona que registra el dispositivo.
Personaliza la plantilla
- Sustituye los tipos de activos por las categorías que utiliza tu inventario
- Cambia la moneda del campo de coste de compra
- Añade un patrón al campo de etiqueta del activo para imponer tu formato de numeración
- Añade un menú desplegable con las ubicaciones de tus oficinas en lugar de texto libre
- Archiva los registros en una carpeta de la bóveda por tipo de activo o por ubicación
- Añade un campo para las licencias de software incluidas con el dispositivo
Consejos para mejorar tu formulario registro de activos informáticos
- Registra los dispositivos antes de entregarlos; después es mucho más difícil
- Fotografía la etiqueta del número de serie en lugar de confiar en introducirlo manualmente
- Registra las fechas de finalización de la garantía para planificar las sustituciones antes de que termine la cobertura
- Conserva la factura junto con el registro; las reclamaciones de garantía suelen requerir una prueba de compra
- Vuelve a enviar o actualiza el registro cuando el dispositivo cambie de manos
- Usa la lista de comprobación de seguridad para detectar dispositivos que nunca se cifraron o inscribieron
Cada respuesta se convierte en un PDF en tu bóveda
Cada registro se guarda como PDF en tu bóveda de FileIt, con sus fotos y factura. El propietario del formulario recibe un correo electrónico cuando se registra un activo nuevo.
La tabla de respuestas y la exportación CSV te ofrecen un inventario que puedes ordenar por tipo, ubicación, fecha de compra o fecha de finalización de la garantía para planificar renovaciones o responder a preguntas de auditoría.
- Empieza con esta plantilla. Se abre en el diseñador de FileIt Forms: cambia cualquier pregunta, añade páginas y define las reglas para mostrar las preguntas.
- Compártelo. Activa un enlace público o envíalo por correo electrónico a otras personas, cada una con su propio enlace. No necesitan una cuenta de FileIt.
- Obtén las respuestas en PDF. Cada respuesta se guarda como PDF en la carpeta de la bóveda que elijas, con los archivos subidos adjuntos, y aparece en una tabla de respuestas que puedes exportar a CSV.
Formulario Registro de activos informáticos: preguntas frecuentes
¿Es gratis esta plantilla de registro de activos IT?
Sí. Es una plantilla inicial de la aplicación FileIt Forms, incluida en todos los planes, incluido el gratuito.
¿Escanea los dispositivos o recupera los datos automáticamente?
No. La persona que registra el dispositivo introduce los datos. No se conecta a herramientas de gestión o descubrimiento de dispositivos.
¿Puedo registrar muchos dispositivos a la vez?
Cada envío registra un dispositivo. Se permiten varios envíos, por lo que la misma persona puede completar un lote.
¿Puedo registrar equipos alquilados?
Sí. Al elegir la opción de alquiler o suscripción, se solicita la fecha de finalización del alquiler o del contrato.
¿Puedo cambiar los campos?
Sí. Puedes editar, eliminar o añadir cualquier pregunta en el diseñador.
¿Cómo registro que un dispositivo sale de la empresa?
Usa junto con esta plantilla la plantilla de registro de retirada de activos IT para documentar el borrado y la eliminación.