¿Qué es la plantilla del formulario de registro de retirada de activos informáticos?
Los portátiles, teléfonos y unidades antiguas suelen contener muchos más datos de lo que nadie espera, y decir «se los dimos a un reciclador» no es una respuesta suficiente si un cliente o auditor pregunta qué ocurrió. Un registro de retirada demuestra que cada dispositivo se borró o destruyó correctamente antes de salir de la organización.
Este registro de retirada de activos informáticos identifica el activo por tipo, etiqueta, modelo y número de serie, registra por qué se retira y qué tipo de datos podría contener, y documenta la sanitización: el método, la herramienta o norma utilizada, quién la realizó, si se verificó y el informe de borrado. La página de retirada cubre el proceso —reciclaje, reventa, donación, devolución al arrendador o recogida por el fabricante—, el proveedor, la referencia de recogida y la fecha, y el certificado de destrucción, con una firma para cerrar el registro.
Cada registro se guarda como un PDF firmado en tu bóveda de FileIt, con los informes de borrado y certificados adjuntos, para que tengas pruebas que puedas presentar más adelante.
- Ideal para
- Equipos informáticos, proveedores de servicios gestionados (MSP) y responsables de oficina que retiran hardware
- Quién lo completa
- El técnico o responsable de informática encargado de la retirada
- Tiempo para completarlo
- Unos 4–6 minutos por activo
- Incluye
- Preguntas de sanitización que se adaptan al método, carga del certificado y firma
¿Quién usa un formulario de registro de retirada de activos informáticos?
- Retirar portátiles al final de un ciclo de renovación
- Destruir discos duros averiados de un servidor
- Devolver equipos alquilados al arrendador
- Donar ordenadores antiguos a un colegio u organización benéfica después de borrarlos
- Vender teléfonos mediante un programa de recompra
- Conservar pruebas para una auditoría de seguridad o un cuestionario de cliente
Preguntas de este formulario de registro de retirada de activos informáticos
30 preguntas en 3 páginas · incluye firma, subir archivo, preguntas condicionales, varias páginas.
1 Activo
- Tipo de activo* Portátil · Ordenador de sobremesa · Teléfono móvil · Tableta · Servidor · Disco duro o SSD · Cinta o medio de respaldo · Impresora o copiadora · Equipos de red · Otro
- Etiqueta del activo*
- Marca y modelo*
- Número de serie*
- Última persona asignada
- Fecha de retirada de servicio*
- Motivo de la eliminación* Fin de vida útil / renovación · Defectuoso, no resulta rentable repararlo · Dañado · Devuelto al finalizar el arrendamiento · Excedente de las necesidades
- ¿Qué datos podría contener?* Datos personales · Datos de clientes · Datos financieros · Datos de salud · Datos empresariales confidenciales · Sin almacenamiento de datos
- Número de unidades o dispositivos de almacenamiento solo se pregunta cuando corresponde
2 Sanitización de datos
- ¿Cómo se eliminaron los datos?* Sobrescritura mediante software / borrado seguro · Borrado criptográfico (clave de cifrado destruida) · Restablecimiento de fábrica (dispositivos móviles con cifrado) · Desmagnetización · Destrucción física — triturado o aplastamiento · Gestionado por el proveedor de eliminación · No aplicable — sin almacenamiento
- Herramienta o estándar utilizado solo se pregunta cuando corresponde
- Fecha de finalización solo se pregunta cuando corresponde
- Realizado por solo se pregunta cuando corresponde
- ¿Se verificó el resultado? solo se pregunta cuando corresponde
- ¿Cómo se verificó? solo se pregunta cuando corresponde
- Números de serie de las unidades solo se pregunta cuando corresponde
- Informe o registro de borrado solo se pregunta cuando corresponde
- Eliminado de Gestión de dispositivos · Registro de activos · Dominio / directorio · Licencias de software liberadas · Supervisión y copias de seguridad
3 Eliminación
- Canal de eliminación* Reciclador certificado de TI / proveedor de ITAD · Vendido o entregado como parte de pago · Donado · Devuelto al arrendador · Programa de recogida del fabricante
- Nombre del proveedor o destinatario*
- Referencia de recogida o trabajo
- Fecha de recogida o entrega*
- ¿Se ha recibido un certificado de destrucción o reciclaje de datos?*
- Certificado* solo se pregunta cuando corresponde
- Certificado previsto para solo se pregunta cuando corresponde
- Valor de venta o entrega como parte de pago solo se pregunta cuando corresponde
- Notas
- Registrado por*
- Aprobado por
- Firma*
El formulario registro de retirada de activos informáticos, página por página
1 Activo
El activo se identifica por tipo, etiqueta de activo, marca y modelo, número de serie, último usuario y fecha de retirada. Se registra el motivo de la retirada y una lista de comprobación pregunta qué datos podría contener: datos personales, de clientes, financieros, de salud o empresariales confidenciales, o ningún almacenamiento de datos. En los dispositivos con almacenamiento se pregunta cuántas unidades intervienen.
2 Sanitización de datos
El técnico elige cómo se eliminaron los datos: sobrescritura mediante software o borrado seguro, borrado criptográfico, restablecimiento de fábrica para móviles cifrados, desmagnetización, destrucción física, proveedor de retirada o no aplicable. Para cualquier método real, el formulario solicita la herramienta o norma utilizada, la fecha, quién lo realizó y si se verificó el resultado, con una opción para cargar el informe de borrado. La destrucción física solicita los números de serie de las unidades. Una lista de comprobación confirma que el dispositivo se eliminó de la gestión de dispositivos, el registro de activos, el directorio, las licencias y las copias de seguridad.
3 Retirada
Se registra el proceso de retirada junto con el proveedor o destinatario, una referencia de recogida y la fecha. Si ya ha llegado un certificado de destrucción o reciclaje, debe cargarse; si no, el formulario pregunta cuándo se espera recibirlo. En caso de reventa, se solicita el valor de venta o recompra. Las notas, el nombre de la persona que registra la información, un aprobador y una firma completan el registro.
Personaliza la plantilla
- Añade tus proveedores de retirada aprobados como menú desplegable
- Edita los métodos de sanitización para adaptarlos a tu política de destrucción de datos
- Cambia la moneda del campo de valor de reventa
- Combínalo con la plantilla de registro de activos informáticos para que los registros se abran y cierren en la misma carpeta de la bóveda
- Haz obligatorio el campo del aprobador si las retiradas necesitan aprobación
- Añade un campo para la documentación medioambiental o de transferencia de residuos que recibas
Consejos para mejorar tu formulario registro de retirada de activos informáticos
- Trata cada dispositivo de almacenamiento como si contuviera datos hasta demostrar lo contrario
- Registra por separado los números de serie de las unidades que se extraigan de una máquina para destruirlas
- Reclama los certificados pendientes: la fecha prevista facilita el seguimiento
- Elimina los dispositivos de la gestión de dispositivos y de las licencias para que no cuenten en tu contra
- Verifica una muestra de las unidades borradas en lugar de confiar en todos los informes
- Comprueba que el método elegido cumple las directrices o la norma que sigue tu organización
Cada respuesta se convierte en un PDF en tu bóveda
Cada registro se guarda como un PDF firmado en tu bóveda de FileIt, con los informes de borrado y certificados adjuntos. La persona propietaria del formulario recibe una notificación por email cuando se registra una retirada.
Usa la tabla de respuestas para encontrar las retiradas que todavía esperan un certificado, o exporta los datos a CSV para conciliar las retiradas con tu registro de activos.
- Empieza con esta plantilla. Se abre en el diseñador de FileIt Forms: cambia cualquier pregunta, añade páginas y define las reglas para mostrar las preguntas.
- Compártelo. Activa un enlace público o envíalo por correo electrónico a otras personas, cada una con su propio enlace. No necesitan una cuenta de FileIt.
- Obtén las respuestas en PDF. Cada respuesta se guarda como PDF en la carpeta de la bóveda que elijas, con los archivos subidos adjuntos, y aparece en una tabla de respuestas que puedes exportar a CSV.
Formulario Registro de retirada de activos informáticos: preguntas frecuentes
¿Es gratuita esta plantilla de registro de retirada de activos?
Sí. Es una plantilla inicial de la app FileIt Forms, disponible en todos los planes, incluido el gratuito.
¿Me indica qué método de borrado debo utilizar?
No. Registra el método que utilizaste. Elige los métodos de acuerdo con tu propia política y con la norma o las directrices que sigas.
¿Puedo adjuntar más adelante el certificado de destrucción?
El formulario registra si se ha recibido y cuándo se espera recibirlo. Puedes enviar un registro actualizado cuando llegue o guardar el certificado junto al PDF en la bóveda.
¿Puedo registrar varios dispositivos en un mismo envío?
El formulario está diseñado para un activo por registro, lo que mantiene claramente vinculados cada certificado y número de serie. Para una recogida masiva, envía un registro por dispositivo o incluye los números de serie adicionales en las notas.
¿Quién debe firmarlo?
Normalmente, el técnico que gestionó la retirada. Puedes hacer obligatorio el campo del aprobador si también debe aprobarlo un responsable.
¿Es suficiente para una auditoría?
Te proporciona un registro coherente y fechado, con pruebas adjuntas, pero lo que necesita un auditor depende del marco aplicable.