Quel est le modèle de formulaire registre de mise au rebut des actifs informatiques ?
Les anciens ordinateurs portables, téléphones et lecteurs contiennent souvent bien plus de données que prévu, et « nous les avons confiés à un recycleur » ne suffit guère lorsqu’un client ou un auditeur demande ce qu’ils sont devenus. Un registre de mise au rebut prouve que chaque appareil a été correctement effacé ou détruit avant de quitter vos locaux.
Ce registre de mise au rebut des actifs informatiques identifie l’actif par son type, son étiquette, son modèle et son numéro de série, indique pourquoi il est mis au rebut et quel type de données peut s’y trouver, puis documente l’assainissement : la méthode, l’outil ou la norme utilisés, la personne qui l’a effectué, la vérification du résultat et le rapport d’effacement. La page consacrée à la mise au rebut couvre le circuit choisi — recyclage, revente, don, restitution au bailleur ou reprise par le fabricant — ainsi que le prestataire, la référence de collecte et la date, et le certificat de destruction, avec une signature pour clôturer le dossier.
Chaque registre est enregistré au format PDF signé dans votre coffre FileIt, avec les rapports d’effacement et les certificats en pièces jointes, afin de vous fournir les justificatifs nécessaires ultérieurement.
- Idéal pour
- Les équipes informatiques, les prestataires de services managés (MSP) et les responsables de bureau qui retirent du matériel du parc
- Rempli par
- Le technicien ou le responsable informatique chargé de la mise au rebut
- Temps nécessaire
- Environ 4 à 6 minutes par actif
- Comprend
- Des questions d’assainissement qui s’adaptent à la méthode, le téléversement du certificat et la signature
Qui utilise un formulaire registre de mise au rebut des actifs informatiques ?
- Retirer des ordinateurs portables à la fin d’un cycle de renouvellement
- Détruire des disques durs défaillants provenant d’un serveur
- Restituer du matériel loué au bailleur
- Donner d’anciens ordinateurs à une école ou à une association après leur effacement
- Revendre des téléphones dans le cadre d’un programme de reprise
- Conserver les justificatifs nécessaires à un audit de sécurité ou à un questionnaire client
Questions de ce formulaire registre de mise au rebut des actifs informatiques
30 questions sur 3 pages · inclut signature, téléversement de fichier, questions conditionnelles, pages multiples.
1 Actif
- Type d'actif* Ordinateur portable · Ordinateur de bureau · Téléphone mobile · Tablette · Serveur · Disque dur ou SSD · Bande ou support de sauvegarde · Imprimante ou photocopieur · Équipement réseau · Autre
- Étiquette d'actif*
- Marque et modèle*
- Numéro de série*
- Dernière personne à qui il a été attribué
- Date de mise hors service*
- Motif de mise au rebut* Fin de vie / renouvellement · Défectueux, réparation non rentable · Endommagé · Restitué en fin de contrat de location · Excédentaire par rapport aux besoins
- Quelles données pourrait-il contenir ?* Données personnelles · Données clients · Données financières · Données de santé · Données commerciales confidentielles · Aucun stockage de données
- Nombre de disques ou de supports de stockage affichée uniquement si applicable
2 Assainissement des données
- Comment les données ont-elles été supprimées ?* Écrasement logiciel / effacement sécurisé · Effacement cryptographique (clé de chiffrement détruite) · Réinitialisation aux paramètres d'usine (appareils mobiles chiffrés) · Démagnétisation · Destruction physique — broyage ou écrasement · Pris en charge par le prestataire de mise au rebut · Sans objet — aucun stockage
- Outil ou norme utilisés affichée uniquement si applicable
- Date d'achèvement affichée uniquement si applicable
- Réalisé par affichée uniquement si applicable
- Le résultat a-t-il été vérifié ? affichée uniquement si applicable
- Comment a-t-il été vérifié ? affichée uniquement si applicable
- Numéros de série des disques affichée uniquement si applicable
- Rapport ou journal d'effacement affichée uniquement si applicable
- Supprimé de Gestion des appareils · Registre des actifs · Domaine / annuaire · Licences logicielles libérées · Supervision et sauvegarde
3 Mise au rebut
- Filière de mise au rebut* Recycleur informatique certifié / prestataire ITAD · Vendu ou repris · Donné · Restitué au bailleur · Programme de reprise du fabricant
- Nom du prestataire ou du destinataire*
- Référence de collecte ou d'intervention
- Date de collecte ou de remise*
- Un certificat de destruction des données ou de recyclage a-t-il été reçu ?*
- Certificat* affichée uniquement si applicable
- Date prévue de réception du certificat affichée uniquement si applicable
- Valeur de vente ou de reprise affichée uniquement si applicable
- Remarques
- Enregistré par*
- Approuvé par
- Signature*
Le formulaire registre de mise au rebut des actifs informatiques, page par page
1 Actif
L’actif est identifié par son type, son étiquette, sa marque et son modèle, son numéro de série, son dernier utilisateur et sa date de mise hors service. Le motif de la mise au rebut est enregistré, et une liste de contrôle demande quelles données peuvent s’y trouver : données personnelles, clients, financières, de santé ou commerciales confidentielles, ou aucune capacité de stockage de données. Pour les appareils dotés d’un stockage, le formulaire demande combien de lecteurs sont concernés.
2 Assainissement des données
Le technicien indique comment les données ont été supprimées : réécriture logicielle ou effacement sécurisé, effacement cryptographique, réinitialisation d’usine pour les appareils mobiles chiffrés, démagnétisation, destruction physique, recours à un prestataire de mise au rebut ou méthode non applicable. Pour toute méthode réellement utilisée, le formulaire demande l’outil ou la norme appliqué, la date, la personne qui l’a effectuée et la vérification du résultat, avec possibilité de téléverser le rapport d’effacement. En cas de destruction physique, les numéros de série des lecteurs sont demandés. Une liste de contrôle confirme que l’appareil a été retiré de la gestion des appareils, du registre des actifs, de l’annuaire, des licences et des sauvegardes.
3 Mise au rebut
Le circuit de mise au rebut est enregistré avec le prestataire ou le destinataire, une référence de collecte et la date. Si un certificat de destruction ou de recyclage a été reçu, il doit être téléversé ; dans le cas contraire, le formulaire demande quand il est attendu. En cas de revente, indiquez sa valeur de vente ou de reprise. Les notes, le nom de la personne ayant rempli le registre, un approbateur et une signature complètent le dossier.
Personnalisez le modèle
- Ajoutez vos prestataires de mise au rebut approuvés dans une liste déroulante
- Modifiez les méthodes d’assainissement pour les faire correspondre à votre politique de destruction des données
- Changez la devise du champ de valeur de revente
- Associez-le au modèle d’enregistrement des actifs informatiques afin que les dossiers soient ouverts et clôturés dans le même dossier du coffre
- Rendez le champ de l’approbateur obligatoire si les mises au rebut doivent être validées
- Ajoutez un champ pour les documents environnementaux ou de transfert de déchets que vous recevez
Conseils pour un meilleur formulaire registre de mise au rebut des actifs informatiques
- Considérez chaque appareil de stockage comme contenant des données jusqu’à preuve du contraire
- Notez séparément les numéros de série des lecteurs retirés d’une machine pour être détruits
- Relancez les certificats en attente : la date prévue facilite leur suivi
- Retirez les appareils de la gestion et des licences afin qu’ils ne soient pas comptabilisés à votre encontre
- Vérifiez un échantillon des lecteurs effacés plutôt que de faire confiance à chaque rapport
- Comparez la méthode choisie aux recommandations ou à la norme suivie par votre organisation
Chaque réponse devient un PDF dans votre coffre-fort
Chaque registre est enregistré au format PDF signé dans votre coffre FileIt, avec les rapports d’effacement et les certificats en pièces jointes. Le propriétaire du formulaire reçoit une notification par e-mail lorsqu’une mise au rebut est enregistrée.
Utilisez le tableau des réponses pour trouver les mises au rebut qui attendent encore un certificat, ou exportez-les au format CSV afin de rapprocher les mises au rebut de votre registre des actifs.
- Commencez avec ce modèle. Il s’ouvre dans l’éditeur FileIt Forms — modifiez n’importe quelle question, ajoutez des pages et définissez les règles d’affichage des questions.
- Partagez-le. Activez un lien public ou envoyez-le par e-mail, avec un lien personnel pour chaque destinataire. Aucun compte FileIt n’est nécessaire.
- Obtenez les réponses au format PDF. Chaque réponse est enregistrée au format PDF dans le dossier du coffre-fort de votre choix, avec les fichiers importés en pièces jointes — et répertoriée dans un tableau des réponses exportable au format CSV.
Formulaire Registre de mise au rebut des actifs informatiques : questions fréquentes
Ce modèle de registre de mise au rebut des actifs est-il gratuit ?
Oui. Il s’agit d’un modèle de démarrage dans l’application FileIt Forms, disponible avec tous les forfaits, y compris le forfait gratuit.
M’indique-t-il quelle méthode d’effacement utiliser ?
Non. Il consigne la méthode que vous avez utilisée. Choisissez vos méthodes conformément à votre propre politique et à la norme ou aux recommandations que vous suivez.
Puis-je joindre le certificat de destruction ultérieurement ?
Le formulaire indique s’il a été reçu et quand il est attendu. Vous pouvez envoyer une version mise à jour du registre dès sa réception, ou conserver le certificat à côté du PDF dans le coffre.
Puis-je enregistrer plusieurs appareils dans une seule soumission ?
Le formulaire est conçu pour un actif par registre, afin que chaque certificat et chaque numéro de série restent clairement associés. Pour une collecte en volume, envoyez un registre par appareil ou indiquez les numéros de série supplémentaires dans les notes.
Qui doit le signer ?
En général, le technicien qui a effectué la mise au rebut. Vous pouvez rendre le champ de l’approbateur obligatoire si un responsable doit également valider le dossier.
Est-ce suffisant pour un audit ?
Il vous fournit un registre cohérent et daté, avec les justificatifs en pièces jointes, mais les éléments nécessaires dépendent du référentiel concerné.