Apakah templat borang rekod pelupusan aset IT?
Komputer riba, telefon dan pemacu lama sering menyimpan jauh lebih banyak data daripada yang dijangka, dan jawapan "kami serah kepada pengitar semula" tidak memadai jika pelanggan atau juruaudit bertanya apa yang berlaku kepadanya. Rekod pelupusan menunjukkan setiap peranti telah dipadam atau dimusnahkan dengan betul sebelum dikeluarkan.
Rekod pelupusan aset IT ini mengenal pasti aset mengikut jenis, tag, model dan nombor siri, merekodkan sebab pelupusan serta jenis data yang mungkin ada padanya, kemudian mendokumentasikan proses sanitasi: kaedah, alat atau piawaian yang digunakan, pihak yang melaksanakannya, sama ada hasilnya disahkan dan laporan pemadaman. Halaman pelupusan merangkumi laluan pelupusan — pengitar semula, jualan semula, derma, pemajak atau pengambilan semula oleh pengilang — vendor, rujukan pengambilan dan tarikh, serta sijil pemusnahan, dengan tandatangan untuk melengkapkannya.
Setiap rekod disimpan sebagai PDF bertandatangan dalam peti besi FileIt anda, dengan laporan pemadaman dan sijil dilampirkan, memberikan anda bukti yang boleh dikemukakan kemudian.
- Sesuai untuk
- Pasukan IT, MSP dan pengurus pejabat yang melupuskan perkakasan
- Dilengkapkan oleh
- Juruteknik atau ketua IT yang mengendalikan pelupusan
- Masa untuk dilengkapkan
- Kira-kira 4–6 minit bagi setiap aset
- Termasuk
- Soalan sanitasi yang disesuaikan dengan kaedah, muat naik sijil dan tandatangan
Siapa yang menggunakan borang rekod pelupusan aset IT?
- Melupuskan komputer riba pada penghujung kitaran penyegaran
- Memusnahkan pemacu keras yang rosak daripada pelayan
- Memulangkan peralatan yang dipajak kepada pemajak
- Menderma komputer lama kepada sekolah atau badan kebajikan selepas memadam datanya
- Menjual semula telefon melalui skim tukar beli
- Menyimpan bukti untuk audit keselamatan atau soal selidik pelanggan
Soalan dalam borang rekod pelupusan aset IT ini
30 soalan dalam 3 halaman · termasuk tandatangan, muat naik fail, soalan bersyarat, berbilang halaman.
1 Aset
- Jenis aset* Komputer riba · Komputer meja · Telefon mudah alih · Tablet · Pelayan · Pemacu keras atau SSD · Pita atau media sandaran · Pencetak atau mesin penyalin · Peralatan rangkaian · Lain-lain
- Tag aset*
- Jenama dan model*
- Nombor siri*
- Pengguna terakhir
- Tarikh dinyahaktifkan*
- Sebab pelupusan* Tamat hayat / penggantian · Rosak, tidak ekonomik untuk dibaiki · Kerosakan · Dipulangkan pada akhir pajakan · Lebihan daripada keperluan
- Data apakah yang mungkin terdapat padanya?* Data peribadi · Data pelanggan atau klien · Data kewangan · Data kesihatan · Data perniagaan sulit · Tiada storan data
- Bilangan pemacu atau peranti storan hanya ditanya jika berkenaan
2 Sanitasi data
- Bagaimanakah data dipadamkan?* Penindihan perisian / pemadaman selamat · Pemadaman kriptografi (kunci penyulitan dimusnahkan) · Tetapan semula kilang (peranti mudah alih dengan penyulitan) · Nyahmagnetan · Pemusnahan fizikal — pencincangan atau penghancuran · Dikendalikan oleh vendor pelupusan · Tidak berkenaan — tiada storan
- Alat atau piawaian yang digunakan hanya ditanya jika berkenaan
- Tarikh selesai hanya ditanya jika berkenaan
- Dilaksanakan oleh hanya ditanya jika berkenaan
- Adakah hasilnya disahkan? hanya ditanya jika berkenaan
- Bagaimanakah pengesahan dilakukan? hanya ditanya jika berkenaan
- Nombor siri pemacu hanya ditanya jika berkenaan
- Laporan atau log pemadaman hanya ditanya jika berkenaan
- Dikeluarkan daripada Pengurusan peranti · Daftar aset · Domain / direktori · Lesen perisian dilepaskan · Pemantauan dan sandaran
3 Pelupusan
- Saluran pelupusan* Pengitar semula IT bertauliah / vendor ITAD · Dijual atau ditukar beli · Didermakan · Dipulangkan kepada pemberi pajakan · Skim pengambilan semula pengilang
- Nama vendor atau penerima*
- Rujukan kutipan atau kerja
- Tarikh dikutip atau diserahkan*
- Adakah sijil pemusnahan data atau kitar semula telah diterima?*
- Sijil* hanya ditanya jika berkenaan
- Sijil dijangka diterima pada hanya ditanya jika berkenaan
- Nilai jualan atau tukar beli hanya ditanya jika berkenaan
- Nota
- Direkodkan oleh*
- Diluluskan oleh
- Tandatangan*
Borang rekod pelupusan aset IT, halaman demi halaman
1 Aset
Aset dikenal pasti mengikut jenis, tag aset, jenama dan model, nombor siri, pengguna terakhir serta tarikh dinyahaktifkan. Sebab pelupusan direkodkan, dan senarai semak bertanya tentang data yang mungkin ada padanya — data peribadi, pelanggan, kewangan, kesihatan atau perniagaan sulit, atau tiada storan data langsung. Peranti yang mempunyai storan akan meminta bilangan pemacu yang terlibat.
2 Sanitasi data
Juruteknik memilih cara data dipadam: tulis ganti perisian atau pemadaman selamat, pemadaman kriptografi, tetapan semula kilang untuk peranti mudah alih yang disulitkan, penyahmagnetan, pemusnahan fizikal, vendor pelupusan atau tidak berkenaan. Bagi mana-mana kaedah sebenar, borang meminta alat atau piawaian yang digunakan, tarikh, pihak yang melaksanakannya dan sama ada hasilnya disahkan, dengan ruang muat naik untuk laporan pemadaman. Pemusnahan fizikal meminta nombor siri pemacu. Senarai semak mengesahkan bahawa peranti telah dikeluarkan daripada pengurusan peranti, daftar aset, direktori, lesen dan sandaran.
3 Pelupusan
Laluan pelupusan direkodkan bersama vendor atau penerima, rujukan pengambilan dan tarikh. Jika sijil pemusnahan atau kitar semula telah diterima, sijil itu mesti dimuat naik; jika belum, borang bertanya bila ia dijangka diterima. Jualan semula meminta nilai jualan atau tukar beli. Nota, nama pencatat, pelulus dan tandatangan melengkapkan rekod.
Ubah suai templat ini
- Tambah vendor pelupusan yang diluluskan sebagai senarai juntai bawah
- Edit kaedah sanitasi supaya sepadan dengan dasar pemusnahan data anda
- Tukar mata wang pada medan nilai jualan semula
- Gandingkannya dengan templat pendaftaran aset IT supaya rekod dibuka dan ditutup dalam folder peti besi yang sama
- Jadikan medan pelulus wajib jika pelupusan memerlukan kelulusan
- Tambah medan untuk dokumentasi pemindahan alam sekitar atau sisa yang anda terima
Petua untuk borang rekod pelupusan aset IT yang lebih baik
- Anggap setiap peranti storan mengandungi data sehingga terbukti sebaliknya
- Rekodkan nombor siri pemacu secara berasingan apabila pemacu dikeluarkan daripada mesin untuk dimusnahkan
- Susuli sijil yang masih belum diterima — tarikh jangkaan memudahkan tindakan susulan
- Keluarkan peranti daripada pengurusan peranti dan pelesenan supaya ia tidak terus dikira terhadap anda
- Sahkan sampel pemacu yang telah dipadam dan jangan bergantung sepenuhnya pada setiap laporan
- Semak kaedah yang dipilih dengan panduan atau piawaian yang dipatuhi oleh organisasi anda
Setiap respons menjadi PDF dalam vault anda
Setiap rekod disimpan sebagai PDF bertandatangan dalam peti besi FileIt anda, dengan laporan pemadaman dan sijil dilampirkan. Pemilik borang akan dimaklumkan melalui e-mel apabila pelupusan direkodkan.
Gunakan jadual Respons untuk mencari pelupusan yang masih menunggu sijil, atau eksport ke CSV untuk menyelaraskan pelupusan dengan daftar aset anda.
- Mulakan dengan templat ini. Ia dibuka dalam pereka FileIt Forms — ubah mana-mana soalan, tambah halaman, tetapkan peraturan bila soalan dipaparkan.
- Kongsikannya. Hidupkan pautan awam atau hantarkannya melalui e-mel, setiap orang dengan pautan sendiri. Mereka tidak memerlukan akaun FileIt.
- Dapatkan jawapan sebagai PDF. Setiap respons disimpan sebagai PDF dalam folder vault yang anda pilih, bersama fail yang dimuat naik — dan disenaraikan dalam jadual Respons yang boleh anda eksport ke CSV.
Borang Rekod pelupusan aset IT: soalan lazim
Adakah templat rekod pelupusan aset ini percuma?
Ya. Ini ialah templat permulaan dalam aplikasi FileIt Forms, yang tersedia pada setiap pelan termasuk pelan percuma.
Adakah templat ini memberitahu saya kaedah pemadaman yang perlu digunakan?
Tidak. Templat ini merekodkan kaedah yang anda gunakan. Pilih kaedah selaras dengan dasar anda sendiri serta piawaian atau panduan yang anda ikuti.
Bolehkah saya melampirkan sijil pemusnahan kemudian?
Borang ini merekodkan sama ada sijil telah diterima dan bila ia dijangka diterima. Anda boleh menghantar rekod yang dikemas kini selepas sijil tiba, atau menyimpan sijil bersama PDF dalam peti besi.
Bolehkah saya merekodkan beberapa peranti dalam satu penghantaran?
Borang ini direka untuk satu aset bagi setiap rekod, supaya setiap sijil dan nombor siri kekal dipautkan dengan jelas. Untuk pengambilan pukal, hantar satu rekod bagi setiap peranti atau senaraikan nombor siri tambahan dalam nota.
Siapakah yang patut menandatanganinya?
Biasanya juruteknik yang mengendalikan pelupusan. Anda boleh menjadikan medan pelulus wajib jika pengurus juga perlu memberikan kelulusan.
Adakah ini mencukupi untuk audit?
Ia memberikan anda rekod yang konsisten dan bertarikh dengan bukti dilampirkan, tetapi keperluan juruaudit bergantung pada rangka kerja yang terlibat.