¿Qué es la plantilla del formulario de informe de dispositivo perdido o robado?
Cuando un portátil de trabajo se queda en un tren o roban un teléfono en una cafetería, la primera hora es importante. TI puede bloquearlo o borrarlo de forma remota, cerrar su sesión de correo electrónico y revocar el acceso, pero solo si alguien lo comunica y proporciona suficiente información para actuar.
Este informe de dispositivo perdido o robado solicita el tipo de dispositivo y si es propiedad de la empresa o personal, su marca, modelo y etiqueta de activo, si estaba bloqueado y qué sesiones estaban iniciadas o qué información estaba almacenada en él. Registra cuándo y dónde se vio por última vez, qué ocurrió, cualquier número de referencia policial, qué ha hecho ya la persona y si acepta el bloqueo o borrado remoto. Las credenciales tienen su propia pregunta sobre los edificios a los que dan acceso.
Cada informe se guarda como PDF en tu bóveda de FileIt, lo que te proporciona un registro fechado para reclamaciones al seguro, registros de activos y, cuando había datos personales en el dispositivo, tu evaluación de protección de datos (data protection assessment).
- Ideal para
- Equipos de TI, responsables de seguridad y de instalaciones, y organizaciones con portátiles, teléfonos o credenciales de acceso
- Lo cumplimenta
- La persona del equipo que ha perdido el dispositivo o su responsable
- Tiempo de cumplimentación
- Unos 3–5 minutos
- Incluye
- Preguntas que cambian para credenciales y teléfonos, campos para la referencia policial, opción de borrado remoto y solicitud de sustitución
¿Quién usa un formulario de informe de dispositivo perdido o robado?
- Una persona empleada que ha dejado su portátil de trabajo en el transporte público
- Un teléfono robado durante un viaje de trabajo
- Una credencial de acceso a la oficina perdida que debe desactivarse
- Un teléfono personal utilizado para el correo de trabajo (BYOD) que ha desaparecido
- Una unidad USB con archivos de proyectos perdida entre oficinas
- Un equipo de instalaciones que mantiene un registro de las llaves de seguridad perdidas
Preguntas de este formulario de informe de dispositivo perdido o robado
29 preguntas en 4 páginas · incluye preguntas condicionales, varias páginas, casilla de consentimiento.
1 Sobre ti
- Tu nombre*
- Correo electrónico*
- Número de teléfono en el que podemos localizarte*
- Departamento o equipo
- Nombre de tu responsable
2 El dispositivo
- ¿Qué se ha perdido o te han robado?* Portátil · Teléfono móvil · Tableta · Tarjeta de identificación o de acceso · Llave o token de seguridad · Memoria USB o disco externo
- ¿De quién es el dispositivo?* De la empresa · Dispositivo personal utilizado para trabajar (BYOD)
- Marca y modelo
- Etiqueta de activo o número de serie
- Número de teléfono del teléfono perdido solo se pregunta cuando corresponde
- ¿Estaba protegido?* solo se pregunta cuando corresponde Sí: PIN, contraseña o bloqueo biométrico · Sin bloqueo · No estoy seguro
- ¿Qué estaba abierto o almacenado en él? solo se pregunta cuando corresponde Correo electrónico del trabajo · Aplicaciones de chat (Teams, Slack) · Archivos o documentos · Datos de clientes o personales · Sistemas financieros o de pago · Contraseñas guardadas · VPN o acceso remoto
- Describe los datos sensibles que contenía solo se pregunta cuando corresponde
- ¿A qué edificios o zonas daba acceso la tarjeta? solo se pregunta cuando corresponde
3 Qué ocurrió
- ¿Se ha perdido o te lo han robado?* Perdido · Robado · No estoy seguro
- ¿Cuándo lo tuviste por última vez?*
- Hora aproximada
- Última ubicación conocida*
- Qué ocurrió*
- ¿Aparece el dispositivo en algún servicio para localizar dispositivos? solo se pregunta cuando corresponde
- ¿Lo has denunciado a la policía? solo se pregunta cuando corresponde
- Número de referencia policial o de la denuncia solo se pregunta cuando corresponde
- Cuerpo o comisaría de policía solo se pregunta cuando corresponde
4 Acciones
- ¿Qué has hecho hasta ahora? He cambiado mis contraseñas · He cerrado las sesiones desde otro dispositivo · He llamado a la mesa de ayuda de TI · He contactado con el operador de telefonía móvil · He avisado a mi responsable · Lo he comunicado a la seguridad del edificio · Todavía nada
- ¿Aceptas que TI bloquee o borre el dispositivo de forma remota?* solo se pregunta cuando corresponde Bloquearlo primero; todavía podría encontrarlo · Borrarlo ahora · Dejar que TI decida
- ¿Necesitas un reemplazo?*
- Lo necesito para el solo se pregunta cuando corresponde
- ¿Dónde debe enviarse el reemplazo? solo se pregunta cuando corresponde
- Declaración*
El formulario informe de dispositivo perdido o robado, página por página
1 Sobre ti
Una nota pide informar inmediatamente y llamar al servicio de asistencia si es posible. La persona que informa indica su nombre, un correo electrónico —uno personal si el dispositivo perdido era su única forma de acceder al correo de trabajo—, un número de teléfono, su departamento y su responsable.
2 El dispositivo
La persona que informa elige el tipo de dispositivo —portátil, teléfono, tableta, credencial, llave de seguridad o unidad USB— y si es propiedad de la empresa o un dispositivo personal utilizado para el trabajo. A continuación se solicitan la marca, el modelo y la etiqueta de activo, y para un teléfono perdido se pide su número. Para cualquier dispositivo que no sea una credencial, el formulario pregunta si estaba bloqueado y qué sesiones estaban iniciadas o qué información estaba almacenada en él; al marcar datos de clientes o personales, aparece un campo para describirlos. Para una credencial, pregunta a qué edificios o zonas daba acceso.
3 Qué ocurrió
La persona que informa indica si se perdió, fue robado o no está segura, cuándo y dónde lo tuvo por última vez y qué ocurrió. Para los dispositivos se pregunta por el rastreo mediante la función de localización del dispositivo. Si puede haber sido robado, el formulario pregunta si se informó a la policía y, en ese caso, solicita el número de referencia y el cuerpo o la comisaría.
4 Acciones
Una lista de comprobación registra lo que se ha hecho: cambiar contraseñas, cerrar sesiones, llamar al servicio de asistencia, contactar con el operador, e informar al responsable y a la seguridad del edificio. Para los dispositivos, la persona que informa elige entre bloquearlo primero, borrarlo ahora o dejar que TI decida. Indica si necesita un dispositivo de sustitución, para cuándo y dónde debe entregarse, y confirma que el informe es exacto.
Personaliza la plantilla
- Añade los números de teléfono de tu servicio de asistencia y de la seguridad del edificio a la nota inicial
- Cambia los tipos de dispositivo para que coincidan con los que proporciona tu organización
- Añade una pregunta sobre el centro de costes si las sustituciones se cargan a los departamentos
- Envía los informes a un buzón de seguridad o de TI con notificaciones
- Añade una opción para adjuntar un informe policial o documentación del seguro si la necesitas
- Adapta el texto sobre el borrado remoto para que coincida con tu política de BYOD o de dispositivos
Consejos para mejorar tu formulario informe de dispositivo perdido o robado
- Revoca las sesiones y los tokens de la persona usuaria en cuanto llegue un informe, incluso antes de realizar el borrado
- Desactiva inmediatamente las credenciales perdidas: son fáciles de utilizar y difíciles de detectar
- Si había datos personales en el dispositivo, inicia también tu proceso de brecha de datos (data breach)
- Compara el registro de activos con el informe para confirmar el estado del cifrado
- Conserva la referencia policial junto con el informe para las reclamaciones al seguro
- Cierra el proceso: actualiza el registro si aparece el dispositivo
Cada respuesta se convierte en un PDF en tu bóveda
Cada informe se guarda como PDF en tu bóveda de FileIt y la persona propietaria del formulario recibe un correo electrónico en cuanto llega. La persona que informa puede obtener una copia con los datos que ha proporcionado.
TI actúa en sus propias herramientas de gestión de dispositivos e identidad: FileIt no bloquea ni borra dispositivos. La tabla de respuestas y la exportación CSV facilitan la revisión de las pérdidas a lo largo del tiempo, por ejemplo, por tipo de dispositivo o departamento.
- Empieza con esta plantilla. Se abre en el diseñador de FileIt Forms: cambia cualquier pregunta, añade páginas y define las reglas para mostrar las preguntas.
- Compártelo. Activa un enlace público o envíalo por correo electrónico a otras personas, cada una con su propio enlace. No necesitan una cuenta de FileIt.
- Obtén las respuestas en PDF. Cada respuesta se guarda como PDF en la carpeta de la bóveda que elijas, con los archivos subidos adjuntos, y aparece en una tabla de respuestas que puedes exportar a CSV.
Formulario Informe de dispositivo perdido o robado: preguntas frecuentes
¿Es gratuito este formulario de informe de dispositivo perdido?
Sí. Es una plantilla inicial de la aplicación FileIt Forms, incluida en todos los planes, incluido el gratuito.
¿Puede FileIt borrar el dispositivo?
No. El formulario registra el informe y el consentimiento de la persona para bloquear o borrar el dispositivo. TI lo hace en tus herramientas de gestión de dispositivos.
¿El formulario cubre los teléfonos personales utilizados para el trabajo?
Sí. La pregunta sobre la propiedad incluye los dispositivos personales utilizados para el trabajo, y la pregunta sobre el borrado remoto también se aplica a ellos. Asegúrate de que el texto coincida con tu política de BYOD.
¿Es necesario iniciar sesión para informar?
No. Cualquier persona que tenga el enlace puede informar desde cualquier dispositivo, algo importante cuando el teléfono o portátil de esa persona es precisamente el que ha desaparecido.
¿Qué ocurre si el dispositivo contenía datos personales?
Al marcar datos de clientes o personales, se solicita una descripción del tipo de datos. La persona responsable de protección de datos deberá decidir entonces si es necesario gestionarlo como una brecha de datos (data breach).
¿Es obligatorio presentar una denuncia policial?
No. El formulario pregunta si se presentó una y registra la referencia en ese caso. Si exiges una o no depende de tu propia política.