¿Qué es la plantilla del formulario de informe de objeto perdido?
«Creo que me dejé el teléfono en algún sitio» es el inicio de una conversación que normalmente necesita varias preguntas más antes de que alguien pueda revisar con seguridad el área de objetos perdidos. Esta plantilla lo pregunta todo desde el principio: qué objeto es, su marca, color y cualquier rasgo distintivo, dónde y aproximadamente cuándo se perdió, y cómo quiere recibirlo el huésped si aparece.
Un menú desplegable con categorías habituales —desde teléfonos y carteras hasta joyas, documentos e incluso el juguete de un niño— agiliza el informe, mientras que un campo de descripción, fotos opcionales y una estimación del valor proporcionan al personal suficiente información para identificar el objeto con seguridad, incluidos detalles «que solo conocería el propietario» y que ayudan a confirmar una reclamación legítima antes de entregarlo.
Cada informe se convierte en un PDF que se archiva en la bóveda de FileIt del establecimiento, incluidas las fotos adjuntas, para que el personal de objetos perdidos pueda buscar rápidamente en informes anteriores en lugar de depender de un libro de registro o de correos electrónicos dispersos.
- Ideal para
- Hoteles, restaurantes, recintos, operadores turísticos y proveedores de transporte que gestionan objetos perdidos
- Lo completa
- El huésped, comensal, pasajero o visitante que perdió el objeto
- Tiempo de cumplimentación
- Unos 5 minutos
- Incluye
- Un menú desplegable de categorías, fotos opcionales y preguntas condicionales sobre el método de devolución
¿Quién usa un formulario de informe de objeto perdido?
- Un huésped de hotel que cree que dejó algo en su habitación o en una zona común
- Un comensal que informa de un objeto olvidado en una mesa del restaurante
- Un organizador de eventos que recibe informes de objetos perdidos de los asistentes durante o después de un evento
- Un operador de transporte, como una empresa de autobuses lanzadera o excursiones, que recopila informes de los pasajeros
- Un recinto que quiere un registro uniforme y consultable de los informes de objetos perdidos en lugar de un libro de registro en papel
- Confirmar la propiedad antes de entregar un objeto encontrado, utilizando detalles que solo conocería su verdadero propietario
Preguntas de este formulario de informe de objeto perdido
21 preguntas en 4 páginas · incluye subir archivo, preguntas condicionales, varias páginas, casilla de consentimiento.
1 Tus datos
- Tu nombre*
- Correo electrónico*
- Teléfono*
- Eras Huésped del hotel · Comiendo aquí · En un evento · Pasajero · De visita
- Referencia de reserva o número de habitación
2 El objeto
- ¿Qué has perdido?* Teléfono móvil · Cartera o bolso · Bolso o equipaje · Llaves · Pasaporte o documentos · Joyas o reloj · Gafas o gafas de sol · Ordenador portátil, tableta u otro dispositivo electrónico · Ropa · Cargador o cable · Juguete infantil · Otro
- ¿Qué tipo de objeto es?* solo se pregunta cuando corresponde
- Describe el objeto*
- Marca / modelo
- Color
- Rasgos distintivos
- Valor aproximado
- Fotos del objeto
3 Dónde y cuándo
- Fecha en que lo perdiste*
- Hora aproximada
- ¿Dónde crees que lo perdiste?*
- ¿Qué seguridad tienes de que lo perdiste aquí? Seguro · Probablemente · No estoy seguro
4 Cómo recuperarlo
- Si lo encontramos* Lo recogeré personalmente · Envíenmelo, por favor (yo pagaré los gastos de envío) · Alguien lo recogerá por mí
- Dirección de entrega* solo se pregunta cuando corresponde
- Nombre de la persona que lo recogerá* solo se pregunta cuando corresponde
- Propiedad*
El formulario informe de objeto perdido, página por página
1 Tus datos
El formulario comienza con el nombre, correo electrónico y teléfono de la persona que informa, y después pregunta qué la llevó al establecimiento —ser huésped de un hotel, ir a comer, asistir a un evento, viajar como pasajero o hacer una visita—, junto con una referencia de reserva o número de habitación opcional para ayudar al personal a comprobarlo rápidamente.
2 El objeto
Un menú desplegable incluye categorías habituales: teléfono móvil, cartera o bolso, bolsa o equipaje, llaves, pasaporte o documentos, joyas o reloj, gafas, portátil o dispositivos electrónicos, ropa, cargador o cable, juguete de un niño u otro objeto, con un campo adicional si se elige «otro». Un cuadro de descripción solicita el tamaño, material, contenido, funda o adhesivos —cualquier detalle que ayude al personal a reconocerlo—, junto con la marca, el color, un valor aproximado y rasgos distintivos como un grabado o una etiqueta con el nombre que solo conocería el verdadero propietario.
La carga opcional de fotos admite hasta tres imágenes, y el texto de ayuda sugiere incluir una foto de la persona que informa con el objeto, o de su caja o recibo, como prueba útil de propiedad.
3 Dónde y cuándo
La persona que informa indica la fecha y la hora aproximada en que se perdió el objeto, describe dónde cree que ocurrió —por ejemplo, una habitación concreta, la terraza del restaurante o el autobús lanzadera del aeropuerto— y valora hasta qué punto está segura de que se perdió en este establecimiento y no en otro lugar.
4 Cómo recuperarlo
La persona que informa elige cómo quiere que le devuelvan el objeto si aparece: recogerlo en persona, recibirlo por mensajería a su cargo o hacer que otra persona lo recoja en su nombre; cada opción abre el campo correspondiente para la dirección o el nombre de la persona autorizada. Una nota explica que los objetos encontrados normalmente se conservan durante un tiempo limitado antes de donarlos o desecharlos, y que no se guardan alimentos, bebidas ni artículos de aseo. Para terminar, la persona confirma que el objeto le pertenece o que está autorizada para recogerlo, y acepta que pueden pedirle una prueba de propiedad y un documento de identidad con foto antes de entregárselo.
Personaliza la plantilla
- Ajusta el menú desplegable de categorías de objetos para adaptarlo a lo que suele perderse en tu establecimiento
- Indica durante cuánto tiempo se suelen conservar los objetos encontrados antes de desecharlos, de acuerdo con tu propia política en la nota que ven las personas que informan
- Dirige las notificaciones al departamento o mostrador concreto responsable de los objetos perdidos
- Archiva los informes en una carpeta de la bóveda organizada por mes o por ubicación para buscarlos rápidamente más adelante
- Añade un registro interno de «objeto encontrado» que permita al personal comparar los nuevos informes con los objetos que ya están almacenados
- Activa el envío por correo electrónico de una copia en PDF a la persona que informa para que tenga un registro de lo que ha enviado
- Ajusta la moneda del campo de valor para que coincida con el lugar donde opera tu establecimiento
Consejos para mejorar tu formulario informe de objeto perdido
- Pide a quienes informan rasgos distintivos o detalles que solo conocería el verdadero propietario: es la forma más rápida de confirmar una coincidencia de manera segura
- Pide siempre un documento de identidad con foto antes de entregar un objeto encontrado, incluso cuando la descripción coincida bastante
- Registra cada informe sin demora para que el personal que comprueba los objetos encontrados pueda buscar rápidamente entre los envíos recientes
- Explica claramente durante cuánto tiempo se conservan los objetos y no guardes alimentos, bebidas ni artículos de aseo
- Informa claramente a los huéspedes sobre los costes de mensajería si eligen que les envíen el objeto en lugar de recogerlo
- Mantén un registro uniforme tanto de los objetos perdidos como de los encontrados para poder relacionarlos aunque hayan pasado varias semanas
Cada respuesta se convierte en un PDF en tu bóveda
En cuanto se envía un informe, FileIt lo guarda como PDF en tu bóveda, con las fotos adjuntas, y el personal recibe una notificación por correo electrónico. Si se activa el envío de una copia por correo electrónico a la persona que responde, esta también recibe su propio PDF con la confirmación de lo que ha enviado.
A partir de ahí, la mayoría de los establecimientos utiliza la tabla de respuestas para buscar informes abiertos y compararlos con objetos encontrados en sus instalaciones, y contacta por correo electrónico cuando parece probable que haya una coincidencia. Como cada informe incluye el método de devolución preferido, el personal puede pasar directamente a organizar la recogida, el envío por mensajería o la recogida en persona una vez confirmada la propiedad.
- Empieza con esta plantilla. Se abre en el diseñador de FileIt Forms: cambia cualquier pregunta, añade páginas y define las reglas para mostrar las preguntas.
- Compártelo. Activa un enlace público o envíalo por correo electrónico a otras personas, cada una con su propio enlace. No necesitan una cuenta de FileIt.
- Obtén las respuestas en PDF. Cada respuesta se guarda como PDF en la carpeta de la bóveda que elijas, con los archivos subidos adjuntos, y aparece en una tabla de respuestas que puedes exportar a CSV.
Formulario Informe de objeto perdido: preguntas frecuentes
¿Es gratuita esta plantilla de formulario de informe de objetos perdidos?
Sí. Está incluida en la app Forms de FileIt en todos los planes, incluido el gratuito, y puedes editar todas las preguntas para adaptarlas a tu establecimiento.
¿Necesita el huésped una cuenta de FileIt para informar de un objeto perdido?
No. Comparte el formulario mediante un enlace público en tu sitio web o envíalo por correo electrónico; no hace falta una cuenta de FileIt para enviar un informe.
¿Cómo obtengo una copia de un informe enviado?
Cada informe se guarda automáticamente como PDF en tu bóveda, y puedes activar el envío de una copia en PDF por correo electrónico a la persona que perdió el objeto.
¿Durante cuánto tiempo conserváis los objetos encontrados antes de desecharlos?
Esta plantilla incluye una nota que explica que los objetos encontrados normalmente se conservan durante un periodo limitado, a menudo de unos 90 días, y que no se guardan alimentos, bebidas ni artículos de aseo; ajusta este periodo para que coincida con tu propia política.
¿Enviar este informe garantiza que se encontrará el objeto?
No: registra el informe para que el personal pueda compararlo con los objetos que aparezcan, pero no garantiza que se localice el objeto.
¿Qué prueba necesito para recoger un objeto encontrado?
El formulario pide a las personas que confirmen la propiedad, y la mayoría de los establecimientos también solicita un documento de identidad con foto y una descripción que coincida con el objeto antes de entregarlo.
¿Puede otra persona recoger el objeto en mi nombre?
Sí: al elegir esa opción de devolución se abre un campo para indicar el nombre de la persona autorizada, que normalmente tendrá que mostrar un documento de identidad con foto al llegar.