¿Qué es la plantilla del formulario de registro de huéspedes de hotel?
Que un huésped tenga que rellenar una tarjeta de registro en papel en recepción mientras otros esperan detrás es uno de los retrasos más evitables en el sector hotelero. Esta plantilla de registro de huéspedes de hotel lleva toda la tarjeta a internet —datos de contacto e identidad, fechas de la estancia, información del vehículo, solicitudes y aceptación de las políticas del hotel— para que esté lista antes de que el huésped llegue.
Hacerlo online en lugar de usar papel también facilita la gestión diaria del hotel: muchos lugares exigen registrar un documento de identidad de cada huésped, y un formulario escrito a máquina con el número y la fecha de caducidad del documento es mucho más fiable que una letra manuscrita capturada a toda prisa en una recepción concurrida. La lógica condicional muestra los datos de la empresa solo a quienes viajan por negocios, y los datos del vehículo únicamente cuando el huésped confirma que aparcará en tu establecimiento.
Cada registro completado, con la firma del huésped, se convierte en un PDF que se guarda automáticamente en tu bóveda de FileIt. Así, tu recepción dispone de un registro con fecha y fácil de buscar para cada estancia, mucho más sencillo de encontrar que una tarjeta en un archivador.
- Ideal para
- Hoteles, B&B y otros alojamientos para huéspedes
- Lo completa
- El huésped, preferiblemente antes de llegar
- Tiempo de cumplimentación
- Aproximadamente 3 minutos
- Incluye
- Datos del documento de identidad, matrícula del vehículo, solicitudes para la habitación y políticas del hotel firmadas
¿Quién usa un formulario de registro de huéspedes de hotel?
- Un hotel envía por email un enlace de registro antes de la llegada para agilizar el check-in
- Un B&B recopila los datos de identidad exigidos para los huéspedes que se alojan en el país
- Un hotel registra la matrícula del vehículo de un huésped para el aparcamiento
- Un huésped que viaja por negocios se registra con el nombre y el número fiscal de su empresa para la facturación
- Un hotel anota alergias o necesidades alimentarias antes del servicio de desayuno
- La recepción prepara una habitación con antelación según solicitudes como un check-in temprano o una habitación silenciosa
Preguntas de este formulario de registro de huéspedes de hotel
32 preguntas en 4 páginas · incluye firma, subir archivo, preguntas condicionales, varias páginas, casilla de consentimiento.
1 Datos del huésped
- Nombre completo del huésped*
- Correo electrónico*
- Móvil*
- Domicilio*
- Fecha de nacimiento
- Nacionalidad*
2 Tu estancia
- Referencia de reserva
- Número de habitación
- Fecha de llegada*
- Fecha de salida*
- Adultos*
- Niños (menores de 18 años)
- Nombres de los demás huéspedes de la habitación
- Motivo de la estancia Ocio · Negocios · Evento o conferencia · Otro
- Nombre de la empresa solo se pregunta cuando corresponde
- Número fiscal / IVA de la empresa solo se pregunta cuando corresponde
3 Identidad y vehículo
- Documento de identidad* Pasaporte · Documento nacional de identidad · Permiso de conducir · Permiso de residencia · Otro
- Número del documento*
- País de expedición*
- Fecha de caducidad
- Copia de tu documento de identidad
- ¿Vas a aparcar un vehículo en el hotel?
- Marca, modelo y color* solo se pregunta cuando corresponde
- Matrícula* solo se pregunta cuando corresponde
4 Preferencias y acuerdo
- Hora prevista de llegada
- Preferencia de cama Doble · Dos camas individuales · Sin preferencia
- ¿Hay algo que podamos preparar? Entrada anticipada · Salida tardía · Cuna · Cama supletoria · Habitación accesible · Habitación tranquila · Planta alta · Ropa de cama sin plumas
- Alergias o necesidades alimentarias
- ¿Celebras algo?
- Políticas del hotel*
- Novedades y ofertas
- Firma del huésped*
El formulario registro de huéspedes de hotel, página por página
1 Datos del huésped
La tarjeta comienza con el Nombre completo del huésped (tal como aparece en su documento de identidad), Email, Teléfono móvil, Dirección particular, una Fecha de nacimiento opcional y la Nacionalidad.
2 Tu estancia
Una Referencia de reserva y un Número de habitación opcionales aparecen junto a las fechas obligatorias de Llegada y Salida y al número de Adultos y Niños en la habitación, además de una lista opcional con los Nombres de los demás huéspedes alojados. Una opción sobre el Motivo de la estancia (ocio, negocios, evento o conferencia, u otro) muestra los campos Nombre de la empresa y número fiscal o de IVA cuando se elige «negocios», lo que resulta útil para la facturación.
3 Identidad y vehículo
Una nota explica que muchos países exigen a los hoteles registrar los datos del documento de identidad de cada huésped. A continuación aparecen el Tipo de documento de identidad obligatorio (pasaporte, documento nacional de identidad, permiso de conducir, permiso de residencia u otro), el Número de documento, el País emisor y, de forma opcional, la Fecha de caducidad y la carga de una foto de la página de datos. Una pregunta de sí/no sobre si se aparcará un vehículo muestra campos obligatorios para la marca, el modelo, el color y la matrícula.
4 Preferencias y aceptación
La Hora prevista de llegada y la Preferencia de cama opcionales (doble, dos camas individuales o sin preferencia) ayudan a la recepción a preparar la habitación. También se incluye una lista de solicitudes: check-in temprano, check-out tardío, cuna, cama supletoria, habitación accesible o silenciosa, planta alta o ropa de cama sin plumas; además de notas opcionales sobre Alergias o necesidades alimentarias y cualquier Ocasión que se esté celebrando. Una nota de privacidad explica que los datos se utilizan para gestionar la estancia y cumplir las normas locales de registro de huéspedes, y que los emails de marketing son opcionales. La tarjeta se completa con la aceptación obligatoria de las políticas del hotel (horarios de check-in y check-out, cancelaciones, fumadores y daños, y liquidación de los cargos a la salida), una suscripción opcional a comunicaciones de marketing y la Firma del huésped.
Personaliza la plantilla
- Ajusta la lista de solicitudes para que coincida con los servicios y características de habitación que realmente ofrece tu establecimiento
- Añade un campo para el número del programa de fidelización si tu hotel tiene su propio sistema de membresía
- Configura la carpeta de la bóveda por mes o por tipo de habitación para encontrar fácilmente los registros más adelante
- Añade tu propio texto sobre las políticas de cancelación y daños en lugar del texto provisional
- Activa el envío de una copia por email al huésped para que tenga su propio registro de lo que aceptó
- Añade una pregunta sobre la hora prevista de check-out si ayuda al equipo de limpieza a planificar su jornada
Consejos para mejorar tu formulario registro de huéspedes de hotel
- Envía el enlace de registro junto con la confirmación de la reserva para que los huéspedes puedan completarlo con suficiente antelación
- Mantén una lista de solicitudes realista: incluye solo lo que tu establecimiento pueda proporcionar de forma fiable
- Consulta las normas locales sobre la información de identidad que los hoteles deben registrar y conservar de los huéspedes extranjeros
- Comunica las alergias y necesidades alimentarias a la cocina antes del servicio de desayuno, no solo a la recepción
- Revisa los datos del vehículo antes de la llegada si tu aparcamiento tiene espacio limitado o requiere un permiso
Cada respuesta se convierte en un PDF en tu bóveda
En cuanto un huésped envía su registro y firma, FileIt lo guarda como PDF en la carpeta de la bóveda que hayas configurado y tu recepción recibe una notificación inmediata por email. Así puedes preparar la habitación y atender cualquier solicitud antes de que llegue el huésped.
La mayoría de los establecimientos revisan cada mañana la tabla de respuestas para comprobar las llegadas de ese día y confirmar los datos de identidad, la información del vehículo y cualquier solicitud especial antes de que empiece el check-in. Como cada registro se conserva como un PDF firmado independiente, es fácil volver a consultar los datos de la estancia de un huésped anterior si regresa o si surge alguna duda después del check-out.
- Empieza con esta plantilla. Se abre en el diseñador de FileIt Forms: cambia cualquier pregunta, añade páginas y define las reglas para mostrar las preguntas.
- Compártelo. Activa un enlace público o envíalo por correo electrónico a otras personas, cada una con su propio enlace. No necesitan una cuenta de FileIt.
- Obtén las respuestas en PDF. Cada respuesta se guarda como PDF en la carpeta de la bóveda que elijas, con los archivos subidos adjuntos, y aparece en una tabla de respuestas que puedes exportar a CSV.
Formulario Registro de huéspedes de hotel: preguntas frecuentes
¿Es gratuita esta plantilla de registro de huéspedes de hotel?
Sí, está incluida en la app Forms de todas las cuentas de FileIt, incluido el plan gratuito, y puedes editar todas las preguntas.
¿Necesita un huésped una cuenta de FileIt para registrarse?
No. Puede completar y firmar el formulario desde el enlace que recibe con la confirmación de su reserva, sin necesidad de crear una cuenta.
¿Cómo recibimos los registros de huéspedes en PDF?
Cada envío, incluida la firma y cualquier copia del documento de identidad que se haya cargado, se guarda automáticamente como PDF en la carpeta de la bóveda que hayas configurado para este formulario.
¿Este formulario guarda de forma segura el documento de identidad de un huésped?
Cualquier copia del documento de identidad que se cargue se adjunta a la respuesta y se cifra en reposo, igual que todos los demás datos de formularios de FileIt; conserva únicamente lo que exijan realmente las normas locales.
¿Pueden registrarse los huéspedes antes de llegar al hotel?
Sí: esa es la principal ventaja de esta plantilla. Enviar el enlace antes de la llegada permite que los huéspedes lo completen con antelación y agiliza el check-in.
¿Podemos recopilar los datos del vehículo de un huésped para el aparcamiento?
Sí. Una pregunta de sí/no muestra campos para la marca, el modelo, el color y la matrícula del vehículo cuando el huésped confirma que aparcará en tu establecimiento.
¿Las políticas del hotel incluidas en este formulario son jurídicamente vinculantes?
La declaración de consentimiento es un acuerdo redactado en lenguaje sencillo sobre tus políticas, no un contrato legal; adapta el texto para que refleje tus términos y condiciones reales.