Quel est le modèle de formulaire fiche d’enregistrement hôtelier ?
Voir un client debout à la réception, en train de remplir une fiche d’enregistrement papier, tandis que d’autres attendent derrière lui, est l’un des retards les plus faciles à éviter dans l’hôtellerie. Ce modèle de fiche d’enregistrement hôtelier fait passer toute la fiche en ligne — coordonnées et pièce d’identité, dates du séjour, informations sur le véhicule, demandes et acceptation du règlement de l’hôtel — afin que tout soit prêt avant même l’arrivée du client.
Le faire en ligne plutôt que sur papier facilite également la gestion pratique de l’hôtel : de nombreux établissements doivent conserver une pièce d’identité pour chaque client, et un formulaire saisi avec un numéro de document et une date d’expiration est beaucoup plus fiable qu’une écriture manuscrite recueillie à la hâte derrière une réception très fréquentée. La logique conditionnelle affiche les informations sur l’entreprise uniquement pour les voyageurs d’affaires, et les informations sur le véhicule uniquement lorsqu’un client confirme qu’il se garera chez vous.
Chaque fiche remplie et signée par le client devient un PDF automatiquement enregistré dans votre coffre-fort FileIt, ce qui fournit à votre réception un historique consultable et daté de chaque séjour — bien plus facile à retrouver qu’une fiche dans un classeur.
- Idéal pour
- Hôtels, chambres d’hôtes et autres hébergements
- Remplie par
- Le client, idéalement avant son arrivée
- Temps nécessaire
- Environ 3 minutes
- Contenu
- Informations de la pièce d’identité, immatriculation du véhicule, demandes concernant la chambre, politiques de l’hôtel signées
Qui utilise un formulaire fiche d’enregistrement hôtelier ?
- Un hôtel envoie un lien d’enregistrement avant l’arrivée pour accélérer le check-in
- Une chambre d’hôtes recueille les informations d’identité requises pour les clients séjournant dans le pays
- Un hôtel enregistre l’immatriculation du véhicule d’un client pour son parking
- Un voyageur d’affaires s’enregistre avec le nom et le numéro fiscal de son entreprise pour la facturation
- Un hôtel note les allergies ou besoins alimentaires avant le service du petit-déjeuner
- La réception prépare une chambre à l’avance en fonction de demandes comme un enregistrement anticipé ou une chambre au calme
Questions de ce formulaire fiche d’enregistrement hôtelier
32 questions sur 4 pages · inclut signature, téléversement de fichier, questions conditionnelles, pages multiples, case de consentement.
1 Coordonnées du client
- Nom complet du client*
- E-mail*
- Téléphone portable*
- Adresse personnelle*
- Date de naissance
- Nationalité*
2 Votre séjour
- Référence de réservation
- Numéro de chambre
- Date d’arrivée*
- Date de départ*
- Adultes*
- Enfants (moins de 18 ans)
- Noms des autres clients dans la chambre
- Motif du séjour Loisirs · Affaires · Événement ou conférence · Autre
- Nom de l’entreprise affichée uniquement si applicable
- Numéro fiscal / numéro de TVA de l’entreprise affichée uniquement si applicable
3 Pièce d’identité et véhicule
- Pièce d’identité* Passeport · Carte nationale d’identité · Permis de conduire · Titre de séjour · Autre
- Numéro du document*
- Pays de délivrance*
- Date d’expiration
- Copie de votre pièce d’identité
- Stationnerez-vous un véhicule chez nous ?
- Marque, modèle et couleur* affichée uniquement si applicable
- Plaque d’immatriculation* affichée uniquement si applicable
4 Préférences et accord
- Heure d’arrivée prévue
- Préférence de lit Lit double · Lits jumeaux · Aucune préférence
- Souhaitez-vous que nous préparions quelque chose ? Arrivée anticipée · Départ tardif · Lit bébé · Lit supplémentaire · Chambre accessible · Chambre calme · Étage élevé · Literie sans plumes
- Allergies ou besoins alimentaires
- Célébrez-vous une occasion particulière ?
- Règlement de l’hôtel*
- Actualités et offres
- Signature du client*
Le formulaire fiche d’enregistrement hôtelier, page par page
1 Informations sur le client
La fiche commence par le nom complet du client (tel qu’il figure sur sa pièce d’identité), son adresse e-mail, son numéro de mobile, son adresse personnelle, sa date de naissance facultative et sa nationalité.
2 Votre séjour
Une référence de réservation et un numéro de chambre facultatifs apparaissent avec les dates d’arrivée et de départ obligatoires, ainsi que le nombre d’adultes et d’enfants dans la chambre, et la liste facultative des noms des autres clients hébergés. Un choix concernant le motif du séjour (loisirs, affaires, événement ou conférence, ou autre) affiche les champs du nom de l’entreprise et du numéro fiscal/TVA lorsque « affaires » est sélectionné, ce qui est utile pour la facturation.
3 Pièce d’identité et véhicule
Une note explique que de nombreux pays imposent aux hôtels d’enregistrer les informations d’identité de chaque client. Le type de pièce d’identité obligatoire (passeport, carte nationale d’identité, permis de conduire, titre de séjour ou autre), le numéro du document, le pays de délivrance, ainsi qu’une date d’expiration facultative et le téléversement de la page avec photo sont ensuite demandés. Une question oui/non sur le stationnement d’un véhicule affiche les champs obligatoires pour la marque, le modèle, la couleur et la plaque d’immatriculation.
4 Préférences et accord
Une heure d’arrivée prévue et une préférence de literie facultatives (lit double, lits jumeaux ou sans préférence) aident la réception à préparer la chambre, avec une liste de demandes — enregistrement anticipé, départ tardif, lit bébé, lit supplémentaire, chambre accessible ou au calme, étage élevé ou literie sans plumes — ainsi que des notes facultatives sur les allergies ou besoins alimentaires et toute occasion célébrée. Une note sur la confidentialité explique que ces informations servent à gérer le séjour et à respecter les règles locales d’enregistrement des clients, et que les e-mails marketing sont facultatifs. L’accord obligatoire relatif aux politiques de l’hôtel (heures d’arrivée et de départ, annulation, tabac et dommages, et règlement des frais au départ), l’acceptation facultative des communications marketing et la signature du client complètent la fiche.
Personnalisez le modèle
- Adaptez la liste de demandes aux équipements et caractéristiques de chambre réellement proposés par votre établissement
- Ajoutez un champ pour le numéro de programme de fidélité si votre hôtel gère son propre programme d’adhésion
- Définissez le dossier du coffre-fort par mois ou par type de chambre pour retrouver facilement les fiches plus tard
- Ajoutez votre propre formulation concernant les politiques d’annulation et de dommages à la place du texte provisoire
- Activez l’envoi d’une copie par e-mail au client afin qu’il conserve son propre exemplaire de ce qu’il a accepté
- Ajoutez une question sur l’heure de départ prévue si cela aide le personnel d’entretien à organiser sa journée
Conseils pour un meilleur formulaire fiche d’enregistrement hôtelier
- Envoyez le lien d’enregistrement avec la confirmation de réservation afin que les clients puissent le remplir bien avant leur arrivée
- Gardez une liste de demandes réaliste : ne mentionnez que les services que votre établissement peut fournir de manière fiable
- Vérifiez les règles locales concernant les informations d’identité que les hôtels doivent recueillir et conserver pour les clients venant de l’étranger
- Transmettez les notes sur les allergies et les besoins alimentaires à la cuisine avant le service du petit-déjeuner, et pas uniquement à la réception
- Vérifiez les informations sur les véhicules avant l’arrivée d’un client si votre parking dispose de places limitées ou nécessite une autorisation
Chaque réponse devient un PDF dans votre coffre-fort
Dès qu’un client envoie sa fiche et sa signature, FileIt l’enregistre en PDF dans le dossier du coffre-fort que vous avez configuré, et votre réception reçoit immédiatement une notification par e-mail. Vous pouvez ainsi préparer la chambre et répondre aux éventuelles demandes avant l’arrivée du client.
La plupart des établissements consultent chaque matin le tableau des réponses pour les arrivées du jour, afin de confirmer les informations d’identité, les données du véhicule et les demandes particulières avant le début du check-in. Comme chaque fiche d’enregistrement est conservée dans son propre PDF signé, il est facile de retrouver les détails du séjour d’un ancien client s’il revient ou si une question se pose après son départ.
- Commencez avec ce modèle. Il s’ouvre dans l’éditeur FileIt Forms — modifiez n’importe quelle question, ajoutez des pages et définissez les règles d’affichage des questions.
- Partagez-le. Activez un lien public ou envoyez-le par e-mail, avec un lien personnel pour chaque destinataire. Aucun compte FileIt n’est nécessaire.
- Obtenez les réponses au format PDF. Chaque réponse est enregistrée au format PDF dans le dossier du coffre-fort de votre choix, avec les fichiers importés en pièces jointes — et répertoriée dans un tableau des réponses exportable au format CSV.
Formulaire Fiche d’enregistrement hôtelier : questions fréquentes
Ce modèle de fiche d’enregistrement hôtelier est-il gratuit ?
Oui, il est inclus dans l’application Forms de chaque compte FileIt, y compris dans l’offre gratuite, et toutes les questions peuvent être modifiées.
Un client doit-il avoir un compte FileIt pour s’enregistrer ?
Non. Il remplit et signe le formulaire depuis un lien envoyé avec sa confirmation de réservation, sans avoir besoin de compte.
Comment recevoir les fiches d’enregistrement des clients au format PDF ?
Chaque envoi, y compris la signature et toute copie de pièce d’identité téléversée, est automatiquement enregistré en PDF dans le dossier du coffre-fort que vous avez configuré pour ce formulaire.
Ce formulaire stocke-t-il la pièce d’identité d’un client en toute sécurité ?
Toute copie de pièce d’identité téléversée est jointe à la réponse et chiffrée au repos, comme toutes les autres données de formulaire FileIt ; ne conservez que les informations réellement exigées par vos règles locales.
Les clients peuvent-ils s’enregistrer avant leur arrivée à l’hôtel ?
Oui — c’est le principal avantage de ce modèle. En envoyant le lien avant l’arrivée, vous leur permettez de remplir la fiche à l’avance et d’accélérer ainsi le check-in.
Pouvons-nous recueillir les informations sur le véhicule d’un client pour le parking ?
Oui, une question oui/non affiche les champs correspondant à la marque, au modèle, à la couleur et à la plaque d’immatriculation du véhicule lorsqu’un client confirme qu’il se garera chez vous.
Les politiques de l’hôtel figurant sur ce formulaire ont-elles une valeur juridiquement contraignante ?
La déclaration de consentement est un accord rédigé en termes simples concernant vos politiques, et non un contrat juridique ; adaptez sa formulation afin qu’elle reflète vos conditions générales réelles.