Quel est le modèle de formulaire demande de réservation au restaurant ?
Un formulaire de demande de réservation au restaurant permet aux clients de demander une table en indiquant la date, l’heure, le nombre de personnes et leurs éventuels besoins alimentaires dans une seule demande, plutôt que par un appel reçu en plein service ou une réservation griffonnée sur un carnet qui risque ensuite de se perdre. Il est conçu comme une demande et non comme une confirmation instantanée, afin que le restaurant garde le contrôle de son agenda.
Pendant un service chargé, il peut être difficile de bien entendre les réservations par téléphone, et les informations sur les allergies données oralement sont faciles à mal comprendre. Un formulaire recueille par écrit les besoins alimentaires et les allergies, afin que la cuisine puisse les consulter avant même l’arrivée du client, et signale automatiquement les groupes plus nombreux pour que l’équipe sache qu’il faudra peut-être les recontacter au sujet d’un menu fixe ou d’un acompte.
Ce modèle fait partie de l’application Forms de FileIt, incluse dans tous les comptes FileIt, y compris l’offre gratuite. Les clients peuvent le remplir sans avoir leur propre compte FileIt, et chaque demande de réservation devient un PDF, automatiquement classé dans votre coffre-fort afin que vous disposiez d’un historique complet et consultable des demandes par date.
- Idéal pour
- Restaurants, cafés et bars qui prennent des demandes de table en ligne
- Rempli par
- Clients souhaitant réserver une table
- Temps nécessaire
- Environ 3 minutes
- Comprend
- Occasion et préférences de place, cases à cocher pour les besoins alimentaires et les allergies, avis pour les grands groupes
Qui utilise un formulaire demande de réservation au restaurant ?
- Un client demandant une table pour un dîner d’anniversaire avec un message sur l’assiette du dessert
- Un groupe de plus de huit personnes nécessitant un échange au sujet d’un menu fixe ou d’un acompte avant la confirmation
- Une famille demandant des chaises hautes pour de jeunes enfants
- Un client signalant une allergie aux fruits à coque ou aux crustacés dont la cuisine doit être informée
- Une personne demandant une table plus calme ou un accès sans marches pour des raisons d’accessibilité
- Un client habituel acceptant de recevoir un rappel la veille de sa réservation
Questions de ce formulaire demande de réservation au restaurant
17 questions · inclut questions conditionnelles, case de consentement.
1 Votre réservation
- Nom pour la réservation*
- E-mail*
- Téléphone portable*
- Date*
- Heure souhaitée*
- Nombre de personnes*
- Pouvez-vous être flexible sur l’horaire ? Non, uniquement à cette heure · Dans les 30 minutes · Dans l’heure
- Combien de personnes parmi vos invités sont des enfants ?
- Chaises hautes nécessaires affichée uniquement si applicable
- Préférence de placement À l’intérieur · Terrasse extérieure · Au bar / comptoir · Salle privée · Aucune préférence
- Est-ce une occasion particulière ? Non, simplement un dîner · Anniversaire · Anniversaire de mariage · Repas d’affaires · Dîner en amoureux · Célébration · Autre
- Dites-nous-en plus affichée uniquement si applicable
- Régimes alimentaires particuliers dans votre groupe Végétarien · Végane · Pescétarien · Sans gluten · Sans produits laitiers · Halal · Casher · Allergie aux fruits à coque · Allergie aux crustacés · Autre allergie
- Détails pour la cuisine affichée uniquement si applicable
- Besoins en matière d’accessibilité
- Autre chose ?
- Rappel
Le formulaire demande de réservation au restaurant, page par page
1 Votre réservation
Il s’agit d’un formulaire d’une seule page, organisé en quatre groupes naturels. Il commence par les informations essentielles de la réservation : Nom associé à la réservation, E-mail, Mobile, Date, Heure souhaitée, Nombre de personnes et degré de flexibilité concernant l’horaire. Pour une réservation de plus de huit personnes, une note s’affiche automatiquement pour préciser que le restaurant peut proposer un menu fixe ou demander un acompte, afin que les grands groupes sachent à quoi s’attendre avant la réponse du restaurant.
2 Détails du groupe
Combien de personnes parmi les clients sont des enfants ? affiche le champ Des chaises hautes sont-elles nécessaires ? dès que la réponse est supérieure à zéro, tandis que Préférence de place permet de choisir l’intérieur, une terrasse extérieure, le bar ou une salle privée. S’agit-il d’une occasion spéciale ? couvre les anniversaires, les repas professionnels, les soirées en amoureux et les célébrations en général, avec un champ complémentaire pour préciser des détails comme un gâteau ou des fleurs sur la table dès qu’une occasion est sélectionnée.
3 Besoins alimentaires et accessibilité
Les besoins alimentaires de votre groupe est une liste de cases à cocher couvrant les régimes végétarien, végétalien, sans gluten, halal et casher, ainsi que des allergies précises comme celles aux fruits à coque ou aux crustacés. Un champ obligatoire de détails apparaît dès qu’une option est sélectionnée : la cuisine peut ainsi en prendre connaissance avant la venue du client. Besoins en matière d’accessibilité est un champ libre distinct pour tout besoin, de l’accès en fauteuil roulant à une table près de l’entrée.
4 Notes et confirmation
Autre chose ? permet aux clients d’ajouter toute information qui n’a pas encore été indiquée. Une note claire leur rappelle qu’il s’agit d’une demande et non d’une réservation confirmée, et qu’une réponse leur sera envoyée par e-mail. Une case de consentement facultative permet aux clients d’accepter de recevoir un message la veille de leur réservation.
Personnalisez le modèle
- Adaptez le seuil et le message concernant les grands groupes à la capacité de votre propre salle
- Ajoutez une question sur l’acompte ou la préautorisation de carte pour les réservations dépassant un certain nombre de personnes
- Classez les demandes par date dans des dossiers quotidiens afin que l’équipe de salle puisse rapidement consulter les réservations du lendemain
- Activez l’envoi d’une copie PDF au client afin qu’il dispose d’une confirmation écrite de sa demande
- Ajoutez un nombre maximal de réponses par service si vous acceptez un nombre limité de demandes en ligne à chaque service
- Modifiez les options de place pour les adapter à la configuration de votre restaurant
Conseils pour un meilleur formulaire demande de réservation au restaurant
- Lisez chaque note concernant les besoins alimentaires et les allergies avant l’arrivée du client : c’est précisément la raison pour laquelle ces informations sont recueillies par écrit
- Répondez rapidement pour confirmer les réservations, puisque ce formulaire recueille une demande et ne constitue pas une confirmation automatique
- Utilisez le champ consacré à l’occasion pour préparer une petite attention, comme une bougie ou une carte, que les clients remarqueront et dont ils se souviendront
- Fixez rapidement des attentes claires pour les grands groupes, plutôt que de les surprendre le jour même avec une demande d’acompte
- Gardez une vue d’ensemble des réservations du jour en exportant les données au format CSV chaque matin
- Comparez les absences non signalées avec les données de votre coffre-fort si vous envisagez une politique d’acompte pour les clients récidivistes
Chaque réponse devient un PDF dans votre coffre-fort
Dès qu’un client envoie sa demande, FileIt l’enregistre au format PDF sous un nom comprenant celui du client et la classe dans le dossier du coffre-fort que vous avez configuré pour les réservations. Les notifications au propriétaire et la copie destinée au client étant toutes deux activées par défaut, votre équipe de salle est immédiatement alertée et le client dispose d’une trace écrite de sa demande.
Ensuite, la plupart des restaurants utilisent le tableau Réponses pour consulter en un coup d’œil les demandes du jour ou de la semaine, les filtrer par date ou par nombre de personnes et exporter les réservations au format CSV afin de planifier la salle et d’informer la cuisine des allergies. L’étape suivante consiste généralement à répondre par e-mail pour confirmer la table, exactement comme l’indique le message de confirmation intégré.
- Commencez avec ce modèle. Il s’ouvre dans l’éditeur FileIt Forms — modifiez n’importe quelle question, ajoutez des pages et définissez les règles d’affichage des questions.
- Partagez-le. Activez un lien public ou envoyez-le par e-mail, avec un lien personnel pour chaque destinataire. Aucun compte FileIt n’est nécessaire.
- Obtenez les réponses au format PDF. Chaque réponse est enregistrée au format PDF dans le dossier du coffre-fort de votre choix, avec les fichiers importés en pièces jointes — et répertoriée dans un tableau des réponses exportable au format CSV.
Formulaire Demande de réservation au restaurant : questions fréquentes
Ce modèle de formulaire de demande de réservation au restaurant est-il gratuit ?
Oui. Il est inclus dans l’application Forms de tous les comptes FileIt, y compris l’offre gratuite.
Les clients doivent-ils avoir un compte FileIt pour demander une table ?
Non. Les clients remplissent et envoient le formulaire uniquement à l’aide du lien que vous partagez, sans avoir besoin d’un compte FileIt.
Comment recevoir les demandes de réservation au format PDF ?
Chaque demande est automatiquement enregistrée au format PDF dans le dossier du coffre-fort de votre choix. La liste complète peut être consultée et exportée au format CSV depuis le tableau Réponses.
Ce formulaire confirme-t-il automatiquement la réservation ?
Non. Il s’agit d’une demande : le message de confirmation intégré indique aux clients que le restaurant leur répondra par e-mail pour confirmer leur table. Vous gardez ainsi le contrôle de votre agenda et de votre capacité d’accueil.
Les clients peuvent-ils nous informer de leurs allergies avant leur arrivée ?
Oui. La sélection d’une case concernant un besoin alimentaire ou une allergie ouvre un champ de détails obligatoire, afin de fournir à la cuisine une indication écrite sur les besoins de chacun et la gravité éventuelle de l’allergie.
Puis-je demander un acompte pour les grands groupes ?
Le modèle affiche déjà une note concernant un éventuel menu fixe ou acompte pour les groupes de plus de huit personnes. Vous pouvez ajouter votre propre question sur l’acompte ou un lien de paiement si vous souhaitez le recueillir directement.
Puis-je modifier les options de place ou d’occasion ?
Oui. Toutes les options du concepteur, y compris les préférences de place et les occasions, peuvent être modifiées pour correspondre à votre restaurant.
Puis-je limiter le nombre de demandes de réservation par service ?
Oui : vous pouvez définir un nombre maximal de réponses pour une période donnée, ou simplement répondre aux clients et marquer les réservations comme confirmées une fois votre capacité atteinte.