Apakah templat borang pendaftaran tetamu hotel?
Tetamu yang berdiri di kaunter hadapan untuk mengisi kad pendaftaran kertas, sementara tetamu lain menunggu di belakang, ialah antara kelewatan yang paling mudah dielakkan dalam bidang hospitaliti. Templat pendaftaran tetamu hotel ini memindahkan keseluruhan kad ke dalam talian — butiran hubungan dan ID, tarikh penginapan, maklumat kenderaan, permintaan serta persetujuan terhadap polisi hotel — supaya semuanya selesai sebelum tetamu tiba.
Melakukannya dalam talian dan bukannya di atas kertas turut membantu dari segi praktikal pengurusan hotel: banyak tempat memerlukan rekod ID bagi setiap tetamu, dan borang ditaip yang mengandungi nombor dokumen serta tarikh luput jauh lebih boleh dipercayai berbanding tulisan tangan yang dicatat secara tergesa-gesa di kaunter yang sibuk. Logik bersyarat hanya memaparkan butiran syarikat untuk pengembara atas urusan perniagaan, dan butiran kenderaan hanya apabila tetamu mengesahkan bahawa mereka akan meletakkan kenderaan di tempat anda.
Setiap pendaftaran yang lengkap, bersama tandatangan tetamu, menjadi PDF yang disimpan secara automatik ke dalam peti besi FileIt anda, memberikan kaunter hadapan rekod yang boleh dicari dan bertarikh bagi setiap penginapan — jauh lebih mudah dicari semula berbanding kad dalam kotak fail.
- Sesuai untuk
- Hotel, B&B dan penginapan tetamu lain
- Diisi oleh
- Tetamu, sebaik-baiknya sebelum tiba
- Masa untuk lengkap
- Kira-kira 3 minit
- Termasuk
- Butiran dokumen ID, pendaftaran kenderaan, permintaan bilik, polisi hotel bertandatangan
Siapa yang menggunakan borang pendaftaran tetamu hotel?
- Sebuah hotel menghantar e-mel pautan pendaftaran sebelum ketibaan untuk mempercepatkan daftar masuk
- Sebuah B&B mengumpulkan butiran ID yang diwajibkan bagi tetamu yang menginap di negara tersebut
- Sebuah hotel merekodkan nombor pendaftaran kenderaan tetamu untuk tempat letak kereta
- Seorang pengembara atas urusan perniagaan mendaftar dengan nama syarikat dan nombor cukai untuk tujuan invois
- Sebuah hotel mencatat alahan atau keperluan diet sebelum perkhidmatan sarapan
- Kaunter hadapan menyediakan bilik lebih awal berdasarkan permintaan seperti daftar masuk awal atau bilik yang tenang
Soalan dalam borang pendaftaran tetamu hotel ini
32 soalan dalam 4 halaman · termasuk tandatangan, muat naik fail, soalan bersyarat, berbilang halaman, kotak pilihan persetujuan.
1 Butiran tetamu
- Nama penuh tetamu*
- E-mel*
- Telefon mudah alih*
- Alamat rumah*
- Tarikh lahir
- Kewarganegaraan*
2 Penginapan anda
- Rujukan tempahan
- Nombor bilik
- Tarikh ketibaan*
- Tarikh berlepas*
- Dewasa*
- Kanak-kanak (bawah 18 tahun)
- Nama tetamu lain di dalam bilik
- Tujuan penginapan Santai · Perniagaan · Acara atau persidangan · Lain-lain
- Nama syarikat hanya ditanya jika berkenaan
- Nombor cukai / VAT syarikat hanya ditanya jika berkenaan
3 Kad pengenalan dan kenderaan
- Dokumen pengenalan diri* Pasport · Kad pengenalan · Lesen memandu · Permit kediaman · Lain-lain
- Nombor dokumen*
- Negara yang mengeluarkan*
- Tarikh tamat tempoh
- Salinan kad pengenalan anda
- Adakah anda akan meletakkan kenderaan di premis kami?
- Jenama, model dan warna* hanya ditanya jika berkenaan
- Nombor pendaftaran* hanya ditanya jika berkenaan
4 Pilihan dan persetujuan
- Jangkaan waktu ketibaan
- Pilihan katil Katil double · Katil berkembar · Tiada pilihan
- Adakah terdapat apa-apa yang boleh kami sediakan? Daftar masuk awal · Daftar keluar lewat · Katil bayi · Katil tambahan · Bilik mudah diakses · Bilik yang tenang · Aras tinggi · Peralatan tempat tidur tanpa bulu
- Alahan atau keperluan pemakanan
- Adakah anda meraikan sesuatu?
- Polisi hotel*
- Berita dan tawaran
- Tandatangan tetamu*
Borang pendaftaran tetamu hotel, halaman demi halaman
1 Butiran tetamu
Kad bermula dengan nama penuh Tetamu (seperti yang tertera pada dokumen ID mereka), E-mel, Telefon bimbit, Alamat rumah, Tarikh lahir pilihan, dan Kewarganegaraan.
2 Penginapan anda
Rujukan tempahan dan Nombor bilik pilihan dipaparkan bersama tarikh Ketibaan dan Berlepas yang wajib diisi serta bilangan Dewasa dan Kanak-kanak di dalam bilik, di samping senarai pilihan Nama tetamu lain yang menginap. Pilihan Tujuan penginapan (riadah, perniagaan, acara atau persidangan, atau lain-lain) memaparkan ruangan Nama syarikat dan nombor cukai/VAT apabila 'perniagaan' dipilih, yang berguna untuk tujuan invois.
3 ID dan kenderaan
Satu nota menerangkan bahawa banyak negara mewajibkan hotel merekodkan butiran ID bagi setiap tetamu. Jenis dokumen ID yang wajib diisi (pasport, kad pengenalan negara, lesen memandu, permit kediaman atau lain-lain), Nombor dokumen, Negara pengeluar, serta Tarikh luput dan muat naik foto halaman pilihan dipaparkan seterusnya. Soalan ya/tidak tentang meletakkan kenderaan memaparkan ruangan wajib untuk jenama, model, warna dan nombor pendaftaran.
4 Pilihan dan persetujuan
Masa ketibaan dijangka dan pilihan Katil (double, twin atau tiada pilihan) membantu kaunter hadapan menyediakan bilik, bersama senarai semak permintaan — daftar masuk awal, daftar keluar lewat, katil bayi, katil tambahan, bilik mudah diakses atau tenang, tingkat tinggi, atau cadar tanpa bulu — serta nota pilihan tentang Alahan atau keperluan diet dan sebarang Acara yang diraikan. Nota privasi menerangkan bahawa butiran tersebut digunakan untuk menguruskan penginapan dan mematuhi peraturan pendaftaran tetamu tempatan, manakala e-mel pemasaran adalah pilihan. Persetujuan wajib terhadap polisi hotel (waktu daftar masuk dan daftar keluar, pembatalan, merokok dan kerosakan, serta penyelesaian caj semasa berlepas), pilihan menerima pemasaran, dan Tandatangan tetamu melengkapkan kad.
Ubah suai templat ini
- Laraskan senarai semak permintaan agar sepadan dengan kemudahan dan ciri bilik yang sebenarnya ditawarkan oleh premis anda
- Tambah ruangan nombor program kesetiaan jika hotel anda mempunyai skim keahlian sendiri
- Tetapkan folder peti besi mengikut bulan atau jenis bilik supaya pendaftaran mudah dicari kemudian
- Tambah perkataan polisi pembatalan dan kerosakan anda sendiri sebagai ganti pernyataan ruang letak
- Hidupkan salinan e-mel kepada tetamu supaya mereka mempunyai rekod sendiri tentang perkara yang dipersetujui
- Tambah soalan tentang anggaran waktu daftar keluar jika hal itu membantu pengemasan merancang tugas mereka
Petua untuk borang pendaftaran tetamu hotel yang lebih baik
- Hantar pautan pendaftaran bersama pengesahan tempahan supaya tetamu boleh melengkapkannya jauh sebelum tiba
- Pastikan senarai semak permintaan adalah realistik — hanya senaraikan perkara yang boleh disediakan oleh premis anda secara konsisten
- Semak peraturan tempatan tentang maklumat ID yang wajib direkodkan dan disimpan oleh hotel bagi tetamu dari luar negara
- Maklumkan nota alahan dan keperluan diet kepada dapur sebelum perkhidmatan sarapan, bukan hanya kepada kaunter hadapan
- Semak butiran kenderaan sebelum tetamu tiba jika tempat letak kereta anda terhad atau memerlukan permit
Setiap respons menjadi PDF dalam vault anda
Sebaik sahaja tetamu menghantar pendaftaran dan tandatangan mereka, FileIt menyimpannya sebagai PDF dalam folder peti besi yang anda tetapkan, dan kaunter hadapan menerima pemberitahuan e-mel serta-merta supaya bilik dan sebarang permintaan boleh disediakan sebelum tetamu tiba.
Kebanyakan premis menyemak jadual Respons setiap pagi untuk ketibaan pada hari tersebut, mengesahkan butiran ID, maklumat kenderaan dan sebarang permintaan khas sebelum daftar masuk bermula. Oleh sebab setiap pendaftaran disimpan sebagai PDF bertandatangan yang berasingan, mudah untuk membuka semula butiran penginapan tetamu terdahulu jika mereka kembali atau jika timbul persoalan selepas daftar keluar.
- Mulakan dengan templat ini. Ia dibuka dalam pereka FileIt Forms — ubah mana-mana soalan, tambah halaman, tetapkan peraturan bila soalan dipaparkan.
- Kongsikannya. Hidupkan pautan awam atau hantarkannya melalui e-mel, setiap orang dengan pautan sendiri. Mereka tidak memerlukan akaun FileIt.
- Dapatkan jawapan sebagai PDF. Setiap respons disimpan sebagai PDF dalam folder vault yang anda pilih, bersama fail yang dimuat naik — dan disenaraikan dalam jadual Respons yang boleh anda eksport ke CSV.
Borang Pendaftaran tetamu hotel: soalan lazim
Adakah templat borang pendaftaran tetamu hotel ini percuma?
Ya, ia disertakan dalam aplikasi Forms pada setiap akaun FileIt, termasuk pelan percuma, dan setiap soalan boleh disunting.
Adakah tetamu memerlukan akaun FileIt untuk mendaftar?
Tidak. Mereka melengkapkan dan menandatangani borang melalui pautan yang dihantar bersama pengesahan tempahan, tanpa memerlukan akaun.
Bagaimanakah kami mendapatkan pendaftaran tetamu sebagai PDF?
Setiap penghantaran, termasuk tandatangan dan sebarang salinan ID yang dimuat naik, disimpan secara automatik sebagai PDF dalam folder peti besi yang anda tetapkan untuk borang ini.
Adakah borang ini menyimpan dokumen ID tetamu dengan selamat?
Sebarang salinan ID yang dimuat naik dilampirkan pada respons dan disulitkan ketika disimpan, sama seperti semua data borang FileIt yang lain; simpan hanya maklumat yang benar-benar diperlukan oleh peraturan tempatan anda.
Bolehkah tetamu mendaftar sebelum tiba di hotel?
Ya — itulah manfaat utama templat ini. Menghantar pautan sebelum ketibaan membolehkan tetamu melengkapkannya lebih awal supaya daftar masuk lebih cepat.
Bolehkah kami mengumpulkan butiran kenderaan tetamu untuk tempat letak kereta?
Ya, soalan ya/tidak memaparkan ruangan untuk jenama, model, warna dan nombor pendaftaran kenderaan apabila tetamu mengesahkan bahawa mereka akan meletakkan kenderaan di tempat anda.
Adakah polisi hotel dalam borang ini mengikat di sisi undang-undang?
Pernyataan persetujuan ialah persetujuan terhadap polisi anda dalam bahasa mudah, bukannya kontrak undang-undang; sesuaikan perkataannya agar mencerminkan terma dan syarat sebenar anda.