Quel est le modèle de formulaire demande de carte d’entreprise ?
Distribuer des cartes d’entreprise sans procédure de demande claire complique la réponse aux questions essentielles par la suite. Qui a demandé cette carte, à quoi devait-elle servir et à quoi cette personne a-t-elle consenti ? Ce modèle permet d’obtenir ces réponses avant l’émission de la carte.
Le demandeur indique s’il souhaite une nouvelle carte, une modification de plafond ou un remplacement, puis choisit le type de carte : achats généraux, déplacements et frais de représentation, carburant ou virtuelle. Il explique pourquoi il en a besoin, coche les dépenses prévues et demande des plafonds mensuels et par transaction. La dernière page présente les conditions applicables au titulaire et lui demande quatre consentements distincts ainsi qu’une signature.
Chaque demande est enregistrée au format PDF signé dans votre coffre-fort FileIt. Vous disposez ainsi toujours des conditions acceptées par le titulaire si une dépense est un jour contestée.
- Idéal pour
- Les équipes financières qui émettent et gèrent des cartes d’entreprise de crédit, d’achat, de carburant ou virtuelles
- Rempli par
- L’employé qui a besoin de la carte
- Temps nécessaire
- Environ 10 minutes
- Comprend
- Les demandes de nouvelle carte, de modification de plafond et de remplacement, les champs de plafond et un accord signé du titulaire en quatre parties
Qui utilise un formulaire demande de carte d’entreprise ?
- Émettre des cartes de déplacement aux employés qui voyagent régulièrement pour leur travail
- Donner aux responsables de bureau une carte d’achat pour les fournitures et les abonnements
- Mettre en place des cartes carburant pour le personnel de terrain et les conducteurs
- Émettre des cartes virtuelles pour les dépenses de publicité en ligne ou de logiciels
- Traiter les demandes d’augmentation du plafond d’une carte existante avec une justification écrite
- Remplacer les cartes perdues, volées ou endommagées en conservant une trace des circonstances
Questions de ce formulaire demande de carte d’entreprise
31 questions sur 4 pages · inclut signature, questions conditionnelles, pages multiples, case de consentement.
1 À propos de vous
- Votre nom*
- Adresse e-mail professionnelle*
- Numéro de téléphone mobile*
- Intitulé du poste*
- Matricule
- Service* Opérations · Ventes · Marketing · Finance · Ingénierie · Service client · Ressources humaines · Autre
- Centre de coûts à imputer*
- Responsable approbateur*
- Adresse e-mail du responsable
2 La carte
- Que demandez-vous ?* Une nouvelle carte · Une modification du plafond de ma carte actuelle · Une carte de remplacement
- Pourquoi doit-elle être remplacée ?* affichée uniquement si applicable Perdue · Volée · Endommagée · Changement de nom · Arrivée à expiration
- Type de carte* Carte d’achat générale · Carte de voyage et de divertissement · Carte carburant · Carte virtuelle pour les achats en ligne
- Pourquoi avez-vous besoin d’une carte d’entreprise ?*
- À quoi l’utiliserez-vous ?* Vols et trajets en train · Hôtels · Repas avec des clients ou l’équipe · Logiciels et abonnements · Fournitures de bureau ou de site · Carburant · Événements et conférences · Publicité en ligne
- Plafond mensuel actuel* affichée uniquement si applicable
- Plafond mensuel demandé*
- Plafond demandé par transaction
- Dépenses mensuelles habituelles prévues
- L’utiliserez-vous à l’étranger ou auprès de fournisseurs étrangers ?
- Dans quels pays ? affichée uniquement si applicable
3 Informations et livraison de la carte
- Nom à inscrire sur la carte*
- Où la carte doit-elle être envoyée ?* affichée uniquement si applicable Au bureau · À mon domicile · Je la récupérerai auprès du service financier
- Quel bureau ?* affichée uniquement si applicable
- Adresse personnelle* affichée uniquement si applicable
- Date de naissance
4 Convention du titulaire de la carte
- Usage professionnel uniquement*
- Justificatifs et rapprochement*
- Sécurité et restitution*
- Utilisation abusive*
- Signature du titulaire de la carte*
- Date*
Le formulaire demande de carte d’entreprise, page par page
1 À propos de vous
Le demandeur indique Votre nom, Votre adresse e-mail professionnelle, Votre numéro de mobile, Votre fonction, Votre identifiant employé, Votre service, le Centre de coûts à débiter et son Responsable approbateur, avec une adresse e-mail facultative.
2 La carte
Le demandeur choisit une nouvelle carte, une modification de plafond ou un remplacement. Pour un remplacement, il doit en indiquer le motif. En cas de perte ou de vol, un rappel lui demande d’appeler le fournisseur de la carte pour la bloquer et d’en informer d’abord le service financier. En cas de modification de plafond, il doit indiquer le plafond mensuel actuel. Il choisit le Type de carte, explique Pourquoi avez-vous besoin d’une carte d’entreprise ? et coche les usages prévus, comme les déplacements, les hôtels, les repas, les logiciels, les fournitures, le carburant, les événements ou la publicité. Il indique ensuite le plafond mensuel souhaité, un plafond facultatif par transaction et ses dépenses mensuelles habituelles. Pour une utilisation à l’étranger, il précise les pays concernés.
3 Informations et livraison de la carte
Le demandeur indique le Nom à imprimer sur la carte. Pour une carte physique, il choisit une livraison au bureau, à son domicile ou un retrait auprès du service financier, puis renseigne le bureau ou l’adresse correspondante. La date de naissance est facultative et peut être demandée par les fournisseurs qui en ont besoin pour vérifier l’identité des titulaires.
4 Accord du titulaire
Un bref résumé des règles applicables au titulaire est suivi de quatre consentements obligatoires : usage professionnel uniquement, justificatifs et rapprochement, sécurité et restitution de la carte, ainsi que les conséquences d’une utilisation abusive. Le titulaire signe et date l’accord.
Personnalisez le modèle
- Remplacez le texte de l’accord par le contenu de votre propre politique de cartes d’entreprise
- Définissez, dans les champs de plafond, la devise dans laquelle vos cartes sont émises
- Ajoutez à l’accord le délai de remise des justificatifs, par exemple dans les cinq jours ouvrés suivant la fin du mois
- Ajoutez l’adresse e-mail du service financier aux notifications afin qu’il reçoive chaque demande dès son envoi
- Supprimez les types de cartes que vous ne proposez pas ou ajoutez les noms de votre fournisseur pour ces cartes
- Classez les accords signés dans le dossier du coffre-fort de chaque titulaire afin de les retrouver facilement lors du renouvellement ou du départ de l’entreprise
Conseils pour un meilleur formulaire demande de carte d’entreprise
- Fixez les plafonds en fonction des dépenses prévues, et non du montant maximal dont quelqu’un pourrait un jour avoir besoin
- Demandez l’approbation du responsable avant que le service financier ne commande la carte
- Examinez régulièrement les cartes et leurs plafonds, et annulez les cartes qui ne sont pas utilisées
- Récupérez les cartes lors du départ de l’entreprise, en même temps que les ordinateurs portables et les badges d’accès
- Assurez-vous que les titulaires savent exactement qui appeler en cas de perte de la carte, à toute heure du jour ou de la nuit
Chaque réponse devient un PDF dans votre coffre-fort
Lorsque la demande est envoyée, FileIt enregistre le PDF signé dans votre coffre-fort et envoie un e-mail au propriétaire du formulaire. Le demandeur reçoit une copie des conditions qu’il a acceptées.
Le service financier examine généralement les demandes dans le tableau Réponses, vérifie les plafonds et l’approbation du responsable, puis commande la carte auprès du fournisseur. L’accord signé reste archivé pendant toute la durée d’activation de la carte et au-delà, au cas où une transaction serait un jour contestée.
- Commencez avec ce modèle. Il s’ouvre dans l’éditeur FileIt Forms — modifiez n’importe quelle question, ajoutez des pages et définissez les règles d’affichage des questions.
- Partagez-le. Activez un lien public ou envoyez-le par e-mail, avec un lien personnel pour chaque destinataire. Aucun compte FileIt n’est nécessaire.
- Obtenez les réponses au format PDF. Chaque réponse est enregistrée au format PDF dans le dossier du coffre-fort de votre choix, avec les fichiers importés en pièces jointes — et répertoriée dans un tableau des réponses exportable au format CSV.
Formulaire Demande de carte d’entreprise : questions fréquentes
Ce modèle de demande de carte d’entreprise est-il gratuit ?
Oui. Il est inclus dans l’application Forms de FileIt sur tous les comptes, y compris l’offre gratuite, et vous pouvez modifier chaque question.
Le demandeur doit-il avoir un compte FileIt ?
Non. Vous partagez le formulaire sous forme de lien, et les employés le remplissent et l’envoient sans compte.
L’envoi du formulaire entraîne-t-il l’émission d’une carte ?
Non. Il enregistre la demande et l’accord signé. Une fois la demande approuvée, le service financier commande la carte auprès de votre fournisseur.
Puis-je utiliser mes propres conditions applicables aux titulaires ?
Oui. Le résumé de l’accord et les quatre déclarations de consentement sont des textes modifiables dans le concepteur.
Les employés peuvent-ils demander une augmentation du plafond d’une carte existante ?
Oui. Ils choisissent Modifier le plafond de ma carte actuelle et expliquent pourquoi dans le même formulaire.
Le formulaire collecte-t-il les numéros de carte ?
Non. Il ne demande ni numéros de carte, ni codes PIN, ni codes de sécurité, et vous ne devriez pas le modifier pour le faire.
Où les accords signés sont-ils conservés ?
Chaque envoi est enregistré au format PDF dans votre coffre-fort FileIt et répertorié dans le tableau Réponses du formulaire.