Modèle de demande de remboursement kilométrique

Quel est le modèle de formulaire demande de remboursement kilométrique ?

Les demandes de remboursement kilométrique sont modestes prises individuellement, mais elles s’accumulent. C’est aussi l’un des types de dépenses que les auditeurs et les équipes financières examinent le plus attentivement. Une demande indiquant simplement « Kilométrage de septembre : 212 miles » ne permet à personne de la vérifier. Ce modèle enregistre correctement chaque trajet : la date, le point de départ, la destination, le motif et la distance.

Le formulaire commence par le véhicule : type, carburant, immatriculation et couverture ou non de l’usage professionnel par l’assurance du demandeur. Si ce n’est pas le cas, le formulaire affiche une note expliquant pourquoi c’est important. Le demandeur choisit les miles ou les kilomètres et saisit votre taux de remboursement, puis enregistre jusqu’à trois trajets, avec la possibilité de téléverser un relevé kilométrique pour les autres. Il se termine par les totaux, les passagers et une déclaration signée confirmant que les trajets domicile-travail ont été déduits.

Chaque demande est classée au format PDF dans votre coffre FileIt avec ses pièces jointes, prête à être approuvée et payée.

Qui utilise un formulaire demande de remboursement kilométrique ?

• Les commerciaux qui rendent visite à des clients avec leur propre voiture
• Les auxiliaires de vie et le personnel de proximité qui se déplacent entre les visites à domicile
• Les ingénieurs ou géomètres qui se rendent sur des sites ne constituant pas leur lieu de travail habituel
• Le personnel qui se déplace à vélo entre différents bureaux dans le cadre professionnel, lorsque votre politique prévoit un taux vélo
• Les bénévoles ou administrateurs qui demandent le remboursement de kilomètres parcourus pour les besoins d’une association
• Une équipe financière qui souhaite que chaque demande de remboursement kilométrique utilise le même format vérifiable

Questions de ce formulaire demande de remboursement kilométrique

39 questions sur 4 pages · inclut signature, téléversement de fichier, questions conditionnelles, pages multiples, case de consentement.

Le formulaire demande de remboursement kilométrique, page par page

1 Vos informations

Le demandeur indique Votre nom, Adresse e-mail professionnelle, Identifiant salarié ou de paie, Service, Centre de coûts ou code projet, Responsable approbateur et Période concernée.

2 Véhicule et taux

Le demandeur choisit une voiture, une camionnette, une moto ou un vélo. Pour tout véhicule autre qu’un vélo, le formulaire demande le type de carburant, l’immatriculation et si l’assurance couvre l’usage professionnel. Une réponse négative affiche une note suggérant de vérifier ce point auprès de l’assureur. Le demandeur choisit ensuite les miles ou les kilomètres et saisit le Taux par mile / km indiqué dans votre politique de remboursement des frais.

3 Trajets

Un rappel en haut du formulaire précise de déclarer uniquement les trajets professionnels et de déduire les trajets domicile-travail des déplacements commençant ou se terminant au domicile. Chaque trajet comporte une Date, une Distance professionnelle, un point De départ, une Destination et un Motif professionnel. Ajouter un autre trajet ? permet d’en ouvrir un deuxième, puis un troisième. Au-delà de trois trajets, il est possible de téléverser un relevé kilométrique pour les autres.

4 Totaux et déclaration

Le demandeur saisit la Distance professionnelle totale et le Montant total demandé, indique s’il a transporté des collègues comme passagers et, le cas échéant, lesquels et lors de quels trajets. Il peut joindre des itinéraires imprimés ou d’autres justificatifs. La page se termine par une déclaration portant sur le motif professionnel, l’exactitude des distances, la déduction des trajets domicile-travail et l’absence de demandes en double, ainsi que par une signature.

Personnalisez le modèle

• Définissez la devise des champs de taux et de total selon celle dans laquelle vous remboursez
• Indiquez votre taux standard dans le texte d’aide ou le message de confirmation afin que les demandeurs n’aient pas à le rechercher
• Ajoutez un champ pour les kilomètres avec passagers si votre politique prévoit un taux supplémentaire pour le transport de collègues
• Supprimez l’option vélo ou ajoutez-en d’autres, comme la trottinette électrique, pour l’adapter à votre politique
• Ajoutez l’adresse e-mail de l’équipe financière aux notifications afin que chaque demande envoyée lui parvienne également, ainsi qu’à l’approbateur
• Classez les demandes dans un dossier par mois afin de faciliter le rapprochement de chaque cycle de paiement

Conseils pour un meilleur formulaire demande de remboursement kilométrique

• Publiez dans votre politique votre taux kilométrique et la définition des trajets domicile-travail, puis ajoutez un lien vers cette politique dans le texte d’introduction du formulaire
• Demandez un justificatif d’assurance couvrant l’usage professionnel une fois par an plutôt qu’à chaque demande
• Vérifiez ponctuellement les distances à l’aide d’un planificateur d’itinéraire sur un échantillon de demandes
• Déclarez les frais de stationnement et de péage dans une demande de remboursement distincte, avec les justificatifs, afin de garder le kilométrage clairement séparé
• Encouragez les demandes mensuelles. Il est difficile de se souvenir précisément de trajets datant de trois mois

Formulaire Demande de remboursement kilométrique : questions fréquentes

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Les modèles sont un point de départ. Vérifiez que les questions et les formulations concernant le consentement, la confidentialité ou les conditions conviennent à votre situation et aux règles en vigueur dans votre région. Page révisée le 2026-09-28.