ما قالب نموذج مطالبة بتعويض الأميال؟
مطالبات الأميال صغيرة كل واحدة على حدة، لكنها تتراكم، وهي من أكثر أنواع المصروفات التي يدقق فيها المدققون والفرق المالية. فمطالبة تقول فقط "أميال سبتمبر: 212 ميلًا" لا تتيح لأحد التحقق منها. يسجّل هذا القالب كل رحلة بطريقة صحيحة: التاريخ، ومن أين بدأت، وإلى أين انتهت، وسببها، ومسافتها.
يبدأ النموذج بالمركبة: النوع، والوقود، ورقم التسجيل، وما إذا كان تأمين صاحب المطالبة يغطي الاستخدام لأغراض العمل. وإذا لم يكن كذلك، يعرض النموذج ملاحظة توضّح أهمية ذلك. يختار صاحب المطالبة الأميال أو الكيلومترات ويدخل معدلك المعتمد، ثم يسجّل ما يصل إلى ثلاث رحلات، مع رفع سجل أميال لبقية الرحلات. ويُختتم النموذج بالإجماليات والركاب وإقرار موقّع يفيد بخصم رحلات التنقل المعتادة.
تُحفظ كل مطالبة بصيغة PDF في خزنة FileIt الخاصة بك مع مرفقاتها، لتكون جاهزة للاعتماد والدفع.
- مناسب لـ
- أصحاب العمل الذين يعوضون الموظفين عن قيادة أو ركوب مركباتهم الخاصة لأغراض العمل
- يُعبئه
- الموظف، شهريًا أو بعد كل رحلة عمل
- الوقت اللازم لإكماله
- نحو 5-10 دقائق
- يشمل
- التحقق من المركبة والتأمين، وإدخالات كل رحلة، ورفع سجل الأميال، وإقرارًا موقّعًا
من يستخدم نموذج مطالبة بتعويض الأميال؟
- موظفو المبيعات الذين يزورون العملاء بسياراتهم الخاصة
- موظفو الرعاية والموظفون المجتمعيون الذين يتنقلون بين الزيارات المنزلية
- المهندسون أو المسّاحون الذين يقودون إلى مواقع ليست مقر عملهم المعتاد
- الموظفون الذين يتنقلون بالدراجات بين المكاتب لأغراض العمل، حيث تدفع سياستك معدلًا خاصًا بالدراجات
- المتطوعون أو الأمناء الذين يطالبون بتعويض الأميال عن أعمال الجمعية الخيرية
- فريق مالي يريد تسجيل كل مطالبة أميال بالتنسيق نفسه القابل للتحقق
أسئلة نموذج مطالبة بتعويض الأميال هذا
39 أسئلة على 4 صفحات · يتضمن التوقيع, رفع ملف, أسئلة مشروطة, صفحات متعددة, مربع اختيار الموافقة.
1 بياناتك
- اسمك*
- البريد الإلكتروني للعمل*
- رقم الموظف أو رقم كشوف الرواتب
- القسم العمليات · المبيعات · التسويق · المالية · الهندسة · دعم العملاء · الموارد البشرية · أخرى
- مركز التكلفة أو رمز المشروع
- المدير المعتمد*
- فترة المطالبة*
2 المركبة والسعر
- المركبة* سيارة · شاحنة صغيرة · دراجة نارية · دراجة
- نوع الوقود لا يُطرح إلا عند انطباقه بنزين · ديزل · هجين · كهربائي · أخرى
- رقم التسجيل / لوحة الترخيص* لا يُطرح إلا عند انطباقه
- هل يغطي تأمينك استخدام المركبة لأغراض العمل؟* لا يُطرح إلا عند انطباقه
- المسافات بوحدة* الأميال · الكيلومترات
- السعر لكل ميل / كيلومتر*
3 الرحلات
- التاريخ*
- مسافة العمل*
- من*
- إلى*
- الغرض من رحلة العمل*
- إضافة رحلة أخرى؟*
- التاريخ* لا يُطرح إلا عند انطباقه
- مسافة العمل* لا يُطرح إلا عند انطباقه
- من* لا يُطرح إلا عند انطباقه
- إلى* لا يُطرح إلا عند انطباقه
- الغرض من رحلة العمل* لا يُطرح إلا عند انطباقه
- إضافة رحلة أخرى؟* لا يُطرح إلا عند انطباقه
- التاريخ* لا يُطرح إلا عند انطباقه
- مسافة العمل* لا يُطرح إلا عند انطباقه
- من* لا يُطرح إلا عند انطباقه
- إلى* لا يُطرح إلا عند انطباقه
- الغرض من رحلة العمل* لا يُطرح إلا عند انطباقه
- هل لديك أكثر من ثلاث رحلات؟ لا يُطرح إلا عند انطباقه
- سجل المسافة المقطوعة للرحلات المتبقية* لا يُطرح إلا عند انطباقه
4 الإجماليات والإقرار
- إجمالي مسافة العمل المطالب بها*
- إجمالي المبلغ المطالب به*
- هل اصطحبت زملاء كركاب؟
- من اصطحبت، وفي أي رحلات؟ لا يُطرح إلا عند انطباقه
- المستندات المؤيدة
- الإقرار*
- التوقيع*
نموذج مطالبة بتعويض الأميال، صفحةً صفحةً
1 بياناتك
يدخل صاحب المطالبة اسمك، وبريد العمل الإلكتروني، ورقم الموظف أو رقم كشوف الرواتب، والقسم، ومركز التكلفة أو رمز المشروع، والمدير المعتمد، وفترة المطالبة.
2 المركبة والمعدل
يختار صاحب المطالبة سيارة أو شاحنة صغيرة أو دراجة نارية أو دراجة هوائية. وباستثناء الدراجة الهوائية، يطلب النموذج نوع الوقود ورقم التسجيل وما إذا كان التأمين يغطي الاستخدام لأغراض العمل. وتؤدي الإجابة بـ«لا» إلى عرض ملاحظة تقترح التحقق من شركة التأمين. ثم يختار الأميال أو الكيلومترات ويدخل المعدل لكل ميل / كم الوارد في سياسة المصروفات الخاصة بك.
3 الرحلات
توضح تذكيرات في أعلى النموذج ضرورة المطالبة عن رحلات العمل فقط، وخصم التنقل المعتاد من الرحلات التي تبدأ من المنزل أو تنتهي فيه. وتحتوي كل رحلة على التاريخ، ومسافة العمل، ونقطة الانطلاق، ونقطة الوصول، والغرض من العمل. ويفتح خيار «إضافة رحلة أخرى؟» حقلي رحلة ثانية وثالثة. ومن لديه أكثر من ثلاث رحلات يرفع سجل أميال لبقية الرحلات.
4 الإجماليات والإقرار
يدخل صاحب المطالبة إجمالي مسافة العمل وإجمالي المبلغ المطالب به، ويذكر ما إذا كان قد نقل زملاء كركاب، وإن كان كذلك، يذكر أسماءهم والرحلات التي رافقوه فيها. ويمكنه إرفاق مطبوعات المسارات أو المستندات الداعمة الأخرى. وتُختتم الصفحة بإقرار يغطي غرض العمل، ودقة المسافات، وخصم التنقل، وعدم تقديم مطالبات مزدوجة، إلى جانب التوقيع.
خصّص القالب كما تريد
- اضبط عملة حقلي المعدل والإجمالي على العملة التي تقدم التعويض بها
- ضع معدلك القياسي في نص المساعدة أو رسالة التأكيد، حتى لا يضطر أصحاب المطالبات إلى البحث عنه
- أضف حقلًا لأميال الركاب إذا كانت سياستك تدفع معدلًا إضافيًا مقابل نقل الزملاء
- أزل خيار الدراجة الهوائية أو أضف خيارات أخرى مثل السكوتر الكهربائي، بما يتوافق مع سياستك
- أضف بريد فريق الشؤون المالية إلى الإشعارات حتى تصله كل مطالبة مقدّمة، إلى جانب المعتمد
- احفظ المطالبات في مجلد واحد لكل شهر لتسهيل مطابقة كل دفعة
نصائح لتحسين نموذج مطالبة بتعويض الأميال
- انشر معدل الأميال وما يُعدّ تنقلًا في السياسة، واربط بها من نص الغلاف في النموذج
- اطلب إثبات تأمين العمل مرة واحدة سنويًا بدلًا من طلبه مع كل مطالبة
- تحقق عشوائيًا من المسافات بمقارنتها مع مخطط مسارات لعينة من المطالبات
- طالب بتكاليف مواقف السيارات ورسوم الطرق ضمن مطالبة مصروفات منفصلة مع الإيصالات، حتى تبقى الأميال واضحة
- شجّع على تقديم المطالبات شهريًا؛ فمن الصعب تذكر الرحلات التي تمت قبل ثلاثة أشهر بدقة
تتحول كل إجابة إلى ملف PDF في خزنتك
عند تقديم المطالبة، يحفظها FileIt بصيغة PDF مع أي سجل أو مستندات مرفوعة، ويرسل إشعارًا إلى مالك النموذج. ويحصل صاحب المطالبة على نسخة.
يتحقق المعتمدون عادةً من الرحلات والإجماليات في جدول الردود، ثم يحيلون المطالبات المعتمدة إلى الشؤون المالية أو كشوف الرواتب. وبما أن كل مطالبة تُحفظ مع قائمة رحلاتها، فمن السهل الرد لاحقًا على أي تدقيق أو استفسار ضريبي بشأن أي دفعة.
- ابدأ بهذا القالب. يُفتح في مصمم FileIt Forms — غيّر أي سؤال، وأضف صفحات، وحدد قواعد ظهور الأسئلة.
- شاركه. فعّل رابطًا عامًا، أو أرسله بالبريد الإلكتروني إلى الأشخاص، ولكل منهم رابطه الخاص. لا يحتاجون إلى حساب FileIt.
- احصل على الإجابات بصيغة PDF. تُحفظ كل إجابة كملف PDF في مجلد الخزنة الذي تختاره، مع إرفاق الملفات المرفوعة — وتظهر في جدول الإجابات الذي يمكنك تصديره بصيغة CSV.
نموذج مطالبة بتعويض الأميال: الأسئلة الشائعة
هل قالب تعويض الأميال هذا مجاني؟
نعم. وهو مشمول في تطبيق Forms من FileIt ضمن كل حساب، بما في ذلك الخطة المجانية، ويمكنك تعديل كل سؤال.
هل يحتاج الموظفون إلى حساب FileIt لتقديم مطالبة؟
لا. يمكنك مشاركة النموذج كرابط، ويملؤه الموظفون ويقدمونه دون حساب.
هل يحسب النموذج المبلغ تلقائيًا؟
لا. يدخل صاحب المطالبة إجمالي المسافة والمبلغ بنفسه، باستخدام المعدل الذي أدخله، لذلك ينبغي للمعتمدين التحقق من الحساب.
ما معدل الأميال الذي ينبغي أن نستخدمه؟
يعتمد ذلك على سياستك وقواعد الضرائب المحلية. يحتوي النموذج على حقل للمعدل ليدخل فيه صاحب المطالبة معدلك المعتمد، ويمكنك وضع المعدل في نص المساعدة.
هل يمكن لأصحاب المطالبات تسجيل أكثر من ثلاث رحلات؟
نعم. بعد الرحلة الثالثة يمكنهم رفع سجل أميال، مثل جدول بيانات أو صورة، يغطي بقية الرحلات.
لماذا يسأل النموذج عن التأمين؟
غالبًا ما تستثني وثائق تأمين السيارات الشخصية القيادة لأغراض العمل. ويحث هذا السؤال الأشخاص على التحقق قبل القيادة في رحلة عمل، ولا يمنع تقديم المطالبة.
هل يمكننا تصدير المطالبات إلى كشوف الرواتب؟
نعم. تظهر جميع الطلبات في جدول الردود، ويمكنك تصفيتها وتصديرها.