ما قالب نموذج طلب سفر للعمل؟
السفر للعمل مكلف، ومن السهل حجزه على عجل. تضمن خطوة الموافقة المسبقة أن يتحقق أحدهم من جدوى الرحلة ووقوعها ضمن الميزانية قبل شراء تذاكر الطيران غير القابلة للاسترداد. يمنحك هذا القالب إطارًا موحدًا لهذه الخطوة.
يوضح المسافر المكان والموعد والغرض وما الذي ستحققه الرحلة، وما إذا كان من الممكن تنفيذها افتراضيًا. ويقدّر التكاليف بندًا بندًا، بدءًا من النقل والإقامة وصولًا إلى الوجبات ورسوم الفعاليات، ويمكنه طلب سلفة سفر. تغطي الصفحة الأخيرة ما يحتاج إلى حجز ومن سيتولى ذلك، والتحقق من التأشيرة وجواز السفر للرحلات الدولية، وجهة اتصال للطوارئ.
يُحفظ كل طلب بصيغة PDF موقّعة في خزنة FileIt الخاصة بك. ويطّلع الموافقون على الحالة كاملةً دفعة واحدة، كما يحتفظ قسم المالية بالتقدير لمقارنته لاحقًا بمطالبة المصروفات.
- الأفضل لـ
- المنظمات التي تريد الموافقة على رحلات العمل قبل حجزها
- يُعبّئه
- المسافر أو شخص يحجز نيابةً عنه
- الوقت اللازم للإكمال
- حوالي 10 دقائق
- يتضمن
- تقديرًا للتكاليف بندًا بندًا، وخيار طلب سلفة سفر، والتحقق من التأشيرة وجواز السفر وجهة اتصال للطوارئ
من يستخدم نموذج طلب سفر للعمل؟
- شركة تشترط موافقة المدير على جميع الرحلات التي تتضمن مبيتًا أو السفر الدولي
- إيفاد الموظفين إلى مؤتمر أو معرض تجاري وتقدير التكلفة الكاملة مقدمًا
- فريق مبيعات يزور العملاء، مع إعادة تحميل التكاليف على العميل
- مدير مكتب أو فريق سفر يحجز الرحلات بعد الموافقة عليها
- منظمة غير ربحية تحافظ على إنفاق السفر ضمن ميزانيات المنح
- التحقق من صلاحية جواز السفر ومتطلبات التأشيرة قبل أن يحجز أي شخص رحلة دولية
أسئلة نموذج طلب سفر للعمل هذا
36 أسئلة على 4 صفحات · يتضمن التوقيع, أسئلة مشروطة, صفحات متعددة, مربع اختيار الموافقة.
1 المسافر
- اسم المسافر*
- البريد الإلكتروني للعمل*
- رقم الهاتف المحمول*
- المسمى الوظيفي
- القسم* العمليات · المبيعات · التسويق · المالية · الهندسة · دعم العملاء · الموارد البشرية · أخرى
- المدير الموافق*
- مركز التكلفة أو رمز المشروع
2 الرحلة
- إلى أين ستذهب؟* داخل الدولة · إلى الخارج
- مدينة الوجهة*
- الدولة* لا يُطرح إلا عند انطباقه
- تاريخ المغادرة*
- تاريخ العودة*
- الغرض من الرحلة* اجتماع مع عميل · المبيعات أو تطوير الأعمال · مؤتمر أو معرض تجاري · دورة تدريبية · زيارة موقع أو تركيب · اجتماع داخلي أو فعالية للفريق
- ما الغرض من الرحلة، وما الذي ستحققه؟*
- هل يمكن إنجاز ذلك افتراضيًا بدلًا من السفر؟*
- لماذا يُعد السفر الخيار الأفضل؟* لا يُطرح إلا عند انطباقه
- هل يمكن تحميل التكاليف على عميل؟
- أي عميل؟* لا يُطرح إلا عند انطباقه
3 التكاليف التقديرية
- الرحلات الجوية أو القطارات أو الحافلات
- الإقامة
- استئجار السيارات وسيارات الأجرة ووسائل النقل المحلية
- الوجبات والبدلات اليومية
- رسوم المؤتمر أو الدورة
- تكاليف أخرى
- إجمالي التكلفة التقديرية*
- هل تحتاج إلى سلفة نقدية أو سلفة سفر؟
- السلفة المطلوبة* لا يُطرح إلا عند انطباقه
4 الحجوزات والسلامة
- ما الذي يحتاج إلى حجز؟* رحلات جوية · قطار · فندق · استئجار سيارة · المشاركة في مؤتمر أو دورة · لا شيء — تم الحجز بالفعل أو لا حاجة إليه
- من سيجري الحجز؟* لا يُطرح إلا عند انطباقه فريق السفر / مدير المكتب · سأجري الحجز بنفسي · وكالة السفر التابعة لنا
- تفضيلات السفر
- هل تحتاج إلى تأشيرة أو تصريح سفر؟* لا يُطرح إلا عند انطباقه لا · نعم، ولديها · نعم، وما زلت بحاجة إلى التقديم عليها · لست متأكدًا
- تاريخ انتهاء صلاحية جواز السفر* لا يُطرح إلا عند انطباقه
- اسم جهة الاتصال في حالات الطوارئ*
- هاتف جهة الاتصال في حالات الطوارئ*
- إقرار*
- التوقيع*
نموذج طلب سفر للعمل، صفحةً صفحةً
1 المسافر
يجمع النموذج اسم المسافر كما يظهر في جواز سفره أو هويته، والبريد الإلكتروني للعمل، ورقم الهاتف المحمول، والمسمى الوظيفي، والقسم، والمدير الموافق، ومركز تكلفة أو رمز مشروع اختياري.
2 الرحلة
يحدد المسافر ما إذا كانت الرحلة داخل البلد أو إلى الخارج، مع حقل للبلد في الرحلات إلى الخارج. ويدخل مدينة الوجهة وتاريخي المغادرة والعودة، والغرض من الرحلة: اجتماع مع عميل، أو مبيعات، أو مؤتمر، أو تدريب، أو زيارة موقع، أو اجتماع داخلي، أو أمر آخر. كما يصف ما الذي ستحققه الرحلة. ويؤدي اختيار «نعم» عن سؤال «هل يمكن تنفيذ ذلك افتراضيًا بدلًا من السفر؟» إلى طلب توضيح سبب كون السفر الخيار الأفضل. وإذا كانت التكاليف قابلة لإعادة التحميل، يسأل النموذج عن العميل المعني.
3 التكاليف المقدّرة
تغطي ستة بنود اختيارية النقل والإقامة والنقل المحلي والوجبات والبدلات ورسوم المؤتمر أو الدورة والتكاليف الأخرى، يليها حقل إلزامي لإجمالي التكلفة المقدّرة. ويتيح سؤال بنعم أو لا للمسافر طلب سلفة نقدية أو سلفة سفر وتحديد قيمتها.
4 الحجوزات والسلامة
يحدد المسافر ما يحتاج إلى حجز، ويذكر الجهة التي ستتولى الحجز: فريق السفر، أو هو شخصيًا، أو وكالتك. ويمكنه إضافة تفضيلات السفر مثل الأوقات والمقاعد وأرقام برامج الولاء أو احتياجات سهولة الوصول. وبالنسبة إلى الرحلات إلى الخارج، يسأل النموذج عن التأشيرات وتاريخ انتهاء جواز السفر. ويقدم الجميع جهة اتصال للطوارئ، ويوافقون على إقرار بعدم الحجز قبل الموافقة، ثم يوقّعون.
خصّص القالب كما تريد
- اضبط العملة في حقول التكلفة على عملة التعويض الخاصة بك
- أضف حدود سياسة السفر الخاصة بك، مثل الحد الأقصى لتكلفة الفندق أو درجة السفر، إلى أوصاف الصفحات
- أضف فريق السفر أو مدير المكتب إلى الإشعارات حتى يمكن حجز الرحلات الموافق عليها بسرعة
- أضف حقلًا لمرجع الحجز، أو احفظ الطلب الموافق عليه إلى جانب تأكيدات الحجز في الخزنة
- اجعل إدخال مركز التكلفة إلزاميًا إذا كان يجب تحميل كل رحلة على ميزانية
- أزل سؤال السلفة إذا كنت لا تقدم سلف سفر
نصائح لتحسين نموذج طلب سفر للعمل
- اطلب تقديم الطلبات بوقت كافٍ لحجز أسعار مناسبة، إذ إن الحجوزات في اللحظة الأخيرة تكون عادةً أكثر تكلفة
- تحقق من تاريخ انتهاء جواز السفر وفقًا لقواعد الدخول إلى الوجهة قبل الموافقة، وليس بعد الحجز
- قارن التقدير بمطالبة المصروفات النهائية لتحسين الميزانيات المستقبلية
- حافظ على تحديث جهات اتصال الطوارئ لجميع المسافرين، واعرف أماكن وجودهم أثناء سفرهم
- تحقق مما إذا كان يمكن تنفيذ الرحلة افتراضيًا، وتقبل السبب المقنع عندما يكون ذلك ممكنًا
تتحول كل إجابة إلى ملف PDF في خزنتك
عند إرسال الطلب، يحفظ FileIt ملف PDF الموقّع في خزنتك ويرسل النموذج بالبريد الإلكتروني إلى مالكه. ويحصل المسافر على نسخة للاحتفاظ بها في سجلاته.
يراجع الموافقون الطلبات عادةً في جدول الردود، مع النظر إلى الغرض وإجمالي التقدير والتواريخ معًا، ثم يردون على المسافر. وبعد الموافقة، يستخدم الشخص الذي سيتولى الحجز ملف PDF نفسه، ويمكن لقسم المالية لاحقًا مطابقة مطالبة المصروفات مع التقدير المحفوظ.
- ابدأ بهذا القالب. يُفتح في مصمم FileIt Forms — غيّر أي سؤال، وأضف صفحات، وحدد قواعد ظهور الأسئلة.
- شاركه. فعّل رابطًا عامًا، أو أرسله بالبريد الإلكتروني إلى الأشخاص، ولكل منهم رابطه الخاص. لا يحتاجون إلى حساب FileIt.
- احصل على الإجابات بصيغة PDF. تُحفظ كل إجابة كملف PDF في مجلد الخزنة الذي تختاره، مع إرفاق الملفات المرفوعة — وتظهر في جدول الإجابات الذي يمكنك تصديره بصيغة CSV.
نموذج طلب سفر للعمل: الأسئلة الشائعة
هل قالب طلب السفر للعمل هذا مجاني؟
نعم. يتضمنه تطبيق Forms من FileIt في كل حساب، بما في ذلك الخطة المجانية، ويمكنك تعديل كل سؤال.
هل يحتاج المسافر إلى حساب FileIt؟
لا. تشارك النموذج كرابط، ويملؤه الموظفون ويرسلونه من دون حساب.
هل يجمع النموذج التكاليف؟
لا. يُدخل المسافر كل بند من بنود التكلفة والإجمالي بنفسه، لذا ينبغي للموافقين التحقق من الإجمالي.
هل يؤدي إرسال النموذج إلى حجز الرحلة؟
لا. إنه طلب للموافقة. ويطلب الإقرار من المسافر عدم الحجز حتى تتم الموافقة، ويجري الحجز خارج النموذج.
هل يتحقق النموذج من متطلبات التأشيرة؟
لا. في الرحلات الدولية، يسأل النموذج عما إذا كانت هناك حاجة إلى تأشيرة أو تصريح سفر، ومتى تنتهي صلاحية جواز السفر، حتى يتم التحقق من ذلك قبل إجراء أي حجز.
هل يمكننا استخدامه للرحلات الداخلية أيضًا؟
نعم. لا تظهر أسئلة التأشيرة وجواز السفر إلا في الرحلات إلى الخارج.
هل يمكنني تغيير العملة؟
نعم. لكل حقل تكلفة إعداد العملة الخاص به في أداة التصميم.