什么是 商务出差申请 表单模板？
商务出差费用高，而且很容易在匆忙中完成预订。设置预审批环节，可以在购买不可退款的机票前，由相关人员确认此次出差确有价值且不超出预算。本模板让这一流程更加规范。
出差人员填写出行地点和时间、出差目的、预期成果，以及是否可以改为线上进行。他们按项目估算费用，从交通和住宿到餐饮及活动费用，并可申请出差预支款。最后一页涵盖需要预订的事项及预订人、国际出差的签证和护照检查，以及紧急联系人信息。
每份申请都会以签署的 PDF 保存到您的 FileIt 文件库中。审批人可以一次查看完整信息，财务部门也能留存费用估算，之后与报销申请进行对照。
- 适用对象
- 希望在预订前审批商务出差的组织
- 填写人
- 出差人员，或代其预订的人
- 填写时间
- 约 10 分钟
- 包含内容
- 逐项费用估算、出差预支款选项，以及签证、护照和紧急联系人检查
谁会使用 商务出差申请 表单？
- 要求所有过夜出差或国际出差都获得经理审批的公司
- 派员工参加会议或贸易展，并提前估算全部费用
- 拜访客户且需要将费用转嫁给客户的销售团队
- 出差获批后负责预订行程的办公室经理或差旅团队
- 需要将差旅支出控制在资助预算内的非营利组织
- 在任何人预订国际航班前，检查护照有效期和签证需求
此 商务出差申请 表单中的问题
共 4 页，36 个问题 · 包含 签名, 条件问题, 多页, 同意复选框.
1 出差人员
- 出差人员姓名*
- 工作邮箱*
- 手机号码*
- 职位
- 部门* 运营部 · 销售部 · 市场部 · 财务部 · 工程部 · 客户支持部 · 人力资源部 · 其他
- 审批经理*
- 成本中心或项目代码
2 行程
- 您要前往哪里？* 国内 · 国外
- 目的地城市*
- 国家/地区* 仅在适用时提问
- 出发日期*
- 返程日期*
- 出差目的* 客户或顾客会议 · 销售或业务拓展 · 会议或贸易展会 · 培训课程 · 现场访问或安装 · 内部会议或团队活动
- 此次出差的目的是什么？预期达成什么成果？*
- 是否可以改为线上进行？*
- 为什么出差是更好的选择？* 仅在适用时提问
- 费用是否可以向客户收取？
- 客户名称* 仅在适用时提问
3 预计费用
- 机票、铁路或长途汽车
- 住宿
- 租车、出租车及当地交通
- 餐费及每日津贴
- 会议或课程费用
- 其他费用
- 预计总费用*
- 您是否需要现金或差旅预支款？
- 所需预支款* 仅在适用时提问
4 预订与安全
- 需要预订什么？* 机票 · 铁路票 · 酒店 · 租车 · 会议或课程名额 · 无需预订 — 已预订或不需要
- 由谁负责预订？* 仅在适用时提问 差旅团队 / 办公室经理 · 我自行预订 · 我们的旅行社
- 出行偏好
- 您是否需要签证或旅行授权？* 仅在适用时提问 否 · 是，我已取得 · 是，我仍需申请 · 不确定
- 护照有效期至* 仅在适用时提问
- 紧急联系人姓名*
- 紧急联系人电话*
- 声明*
- 签名*
商务出差申请 表单，逐页查看
1 出差人员
表单收集出差人员姓名（需与护照或身份证件上的姓名一致）、工作邮箱、手机号码、职位、部门、审批经理，以及可选的成本中心或项目代码。
2 出差行程
出差人员说明此次行程是在国内还是国外；如果是国外出差，还需填写国家。填写目的地城市、出发和返程日期，以及出差目的：客户会议、销售、会议、培训、现场访问、内部会议或其他事项。他们还需说明此次出差将实现什么目标。如果对“是否可以改为线上进行？”回答“是”，则需说明为什么出差仍是更好的选择。如果费用可向客户收取，表单还会询问具体客户。
3 预计费用
六个可选费用项目涵盖交通、住宿、市内交通、餐饮及补贴、会议或课程费用以及其他费用，之后必须填写“预计费用总额”。一个“是/否”问题允许出差人员申请现金或出差预支款，并填写金额。
4 预订与安全
出差人员勾选需要预订的事项，并说明由谁预订：差旅团队、自己，或您的代理机构。他们还可以添加出行偏好，例如时间、座位、会员号码或无障碍需求。对于国外出差，表单会询问签证情况和护照到期日。所有人都需填写紧急联系人，确认在获得审批前不会预订，并完成签名。
定制你的模板
- 将费用字段的货币设置为您的报销货币
- 在页面说明中加入差旅政策的限制，例如酒店费用上限或乘坐舱等
- 将差旅团队或办公室经理添加到通知对象，以便获批后快速预订行程
- 添加预订编号字段，或将已批准的申请与预订确认文件一同存入文件库
- 如果每次出差都必须计入预算，请将成本中心设为必填项
- 如果不提供出差预支款，请移除预支款问题
填写 商务出差申请 表单的提示
- 要求员工提前提交申请，以便预订合理价格的行程，因为临时预订通常费用更高
- 在审批前，而不是预订后，根据目的地入境规定检查护照有效期
- 将预计费用与最终报销申请进行比较，以改进今后的预算
- 确保所有出差人员的紧急联系人信息保持最新，并了解他们出差期间的去向
- 确认出差是否可以改为线上进行；如果确有充分理由，也应予以接受
每份回复都会成为文件库中的 PDF
提交申请后，FileIt 会将签署的 PDF 保存到您的文件库，并向表单所有者发送电子邮件。出差人员会收到一份副本以供留存。
审批人通常会在“回复”表格中查看申请，将出差目的、预计总额和日期放在一起审阅，然后回复出差人员。申请获批后，负责预订的人可以依据同一份 PDF 操作，财务部门之后也能将报销申请与留存的费用估算进行核对。
- 从此模板开始。它会在 FileIt Forms 设计器中打开 — 你可以修改任何问题、添加页面，并设置问题显示的条件。
- 分享表单。开启公开链接，或通过电子邮件发送给他人，每人都有专属链接。他们无需 FileIt 账户。
- 以 PDF 获取回复。每份回复都会保存为 PDF，存入你选择的文件库文件夹，上传的文件也会附在其中 — 还会列在可导出为 CSV 的回复表中。
商务出差申请 表单：常见问题
这个商务出差申请表模板免费吗？
是的。它包含在每个账户的 FileIt Forms 应用中，包括免费方案，而且您可以编辑每个问题。
出差人员需要 FileIt 账户吗？
不需要。您只需通过链接分享表单，员工无需账户即可填写并提交。
表单会自动汇总费用吗？
不会。出差人员需要自行填写每项费用和总额，因此审批人应检查总额。
提交表单后会自动预订行程吗？
不会。这是一份审批申请。声明要求出差人员在获批前不要预订，实际预订需在表单之外完成。
表单会检查签证要求吗？
不会。对于国际出差，表单会询问是否需要签证或旅行授权，以及护照何时到期，以便在预订任何行程前完成检查。
国内出差也可以使用吗？
可以。只有国外出差才会显示签证和护照问题。
可以更改货币吗？
可以。设计器中每个费用字段都有独立的货币设置。