什么是 里程报销申请 表单模板？
里程报销单单笔金额通常不大，但累计起来就不可忽视，而且这是审计人员和财务团队重点检查的费用类型之一。仅写着“9 月里程：212 英里”的申请，谁也无法核查。本模板会逐一完整记录每次行程：日期、出发地、目的地、事由和距离。
表单从车辆信息开始：车辆类型、燃料、车牌号，以及申请人的保险是否承保公务用途。如果不承保，表单会显示说明，解释为何这很重要。申请人选择英里或公里，填写你的政策费率，然后最多记录三次行程；其余行程可上传里程记录。最后填写总距离、乘客信息，并签署声明，确认已扣除通勤里程。
每份申请都会连同附件以 PDF 格式保存到你的 FileIt 保管库中，随时可供审批和付款。
- 适合对象
- 为驾驶或乘坐个人车辆处理公务的员工报销的雇主
- 填写人
- 员工，每月填写一次或每次公务出行后填写
- 完成时间
- 约 5-10 分钟
- 包含内容
- 车辆和保险检查、逐次行程记录、里程记录上传及签署声明
谁会使用 里程报销申请 表单？
- 使用个人汽车拜访客户的销售人员
- 在上门服务之间出行的护理人员和社区工作人员
- 驾车前往非日常工作地点的工程师或测量员
- 因公务在办公室之间骑自行车出行的员工（适用于你的政策支付自行车费率的情况）
- 为慈善机构公务申报里程的志愿者或受托人
- 希望所有里程报销申请都采用统一、可核查格式的财务团队
此 里程报销申请 表单中的问题
共 4 页，39 个问题 · 包含 签名, 文件上传, 条件问题, 多页, 同意复选框.
1 您的详细信息
- 您的姓名*
- 工作邮箱*
- 员工编号或工资单编号
- 部门 运营部 · 销售部 · 市场部 · 财务部 · 工程部 · 客户支持部 · 人力资源部 · 其他
- 成本中心或项目代码
- 审批经理*
- 报销期间*
2 车辆与费率
- 车辆* 汽车 · 厢式货车 · 摩托车 · 自行车
- 燃料类型 仅在适用时提问 汽油 · 柴油 · 混合动力 · 电动 · 其他
- 注册号 / 车牌号* 仅在适用时提问
- 您的保险是否涵盖商业用途？* 仅在适用时提问
- 距离单位* 英里 · 公里
- 每英里 / 公里费率*
3 行程
- 日期*
- 公务行程距离*
- 出发地*
- 目的地*
- 公务事由*
- 添加另一段行程？*
- 日期* 仅在适用时提问
- 公务行程距离* 仅在适用时提问
- 出发地* 仅在适用时提问
- 目的地* 仅在适用时提问
- 公务事由* 仅在适用时提问
- 添加另一段行程？* 仅在适用时提问
- 日期* 仅在适用时提问
- 公务行程距离* 仅在适用时提问
- 出发地* 仅在适用时提问
- 目的地* 仅在适用时提问
- 公务事由* 仅在适用时提问
- 超过三段行程？ 仅在适用时提问
- 其余行程的里程记录* 仅在适用时提问
4 合计与声明
- 申报的公务行程总距离*
- 申报总金额*
- 您是否搭载同事同行？
- 哪些人，以及分别搭乘哪次行程？ 仅在适用时提问
- 证明文件
- 声明*
- 签名*
里程报销申请 表单，逐页查看
1 你的信息
申请人填写姓名、工作邮箱、员工编号或工资单 ID、部门、成本中心或项目代码、审批经理和申请期间。
2 车辆和费率
申请人选择汽车、厢式车、摩托车或自行车。除自行车外，表单还会询问燃料类型、车牌号，以及保险是否承保公务用途。选择“否”后会显示提示，建议向保险公司确认。然后选择英里或公里，并填写你们费用政策中的每英里/公里费率。
3 行程
顶部提醒申请人只申报公务出行；如果行程从家出发或在家结束，应从中扣除正常通勤距离。每次行程都需要填写日期、公务距离、出发地、目的地和公务用途。点击“添加另一次行程？”后可填写第二次和第三次行程。超过三次的行程，则上传里程记录。
4 总计和声明
申请人填写公务总距离和申报总金额，说明是否搭载同事作为乘客；如果有，还需填写乘客姓名及其对应行程。他们可以附加路线打印件或其他证明文件。页面最后是声明，涵盖公务用途、距离准确、已扣除通勤里程以及未重复申报，并要求签名。
定制你的模板
- 将费率和总额字段的货币设置为你用于报销的货币
- 在帮助文本或确认消息中写明标准费率，避免申请人另行查找
- 如果政策规定搭载同事可获得额外费率，请添加乘客里程字段
- 删除自行车选项，或添加电动滑板车等其他选项，以匹配你的政策
- 将财务团队的邮箱添加到通知中，让每份已提交的申请同时发送给财务和审批人
- 按月份将申请归档到不同文件夹，方便核对每次付款批次
填写 里程报销申请 表单的提示
- 在政策中公布里程费率以及通勤的认定方式，并在表单说明文字中添加政策链接
- 每年收集一次公务保险证明，而不是每次申请都要求提供
- 随机抽查部分申请，将距离与路线规划工具进行比对
- 将停车费和过路费连同收据放在单独的费用报销申请中申报，保持里程记录清晰
- 鼓励员工每月申报。三个月前的行程很难准确回忆
每份回复都会成为文件库中的 PDF
申请提交后，FileIt 会将其连同上传的里程记录或文件保存为 PDF，并通知表单所有者。申请人会收到一份副本。
审批人通常会在“回复”表中检查行程和总额，然后将已批准的申请转交财务或工资团队。由于每份申请都连同逐项列出的行程一起归档，日后回答任何付款相关的审计或税务问题都会很简单。
- 从此模板开始。它会在 FileIt Forms 设计器中打开 — 你可以修改任何问题、添加页面，并设置问题显示的条件。
- 分享表单。开启公开链接，或通过电子邮件发送给他人，每人都有专属链接。他们无需 FileIt 账户。
- 以 PDF 获取回复。每份回复都会保存为 PDF，存入你选择的文件库文件夹，上传的文件也会附在其中 — 还会列在可导出为 CSV 的回复表中。
里程报销申请 表单：常见问题
这个里程报销模板免费吗？
是的。它包含在每个账户的 FileIt Forms 应用中，包括免费套餐，而且每个问题都可以编辑。
员工需要 FileIt 账户才能提交申请吗？
不需要。你只需通过链接分享表单，员工无需账户即可填写并提交。
表单会自动计算金额吗？
不会。申请人会根据自己填写的费率，自行填写总距离和总金额，因此审批人应检查计算是否正确。
我们应该使用什么里程费率？
这取决于你的政策和当地税务规定。表单提供费率字段，供申请人填写你们的政策费率；你也可以将费率写在帮助文本中。
申请人可以记录超过三次行程吗？
可以。记录第三次行程后，他们可以上传里程记录，例如涵盖其余行程的电子表格或照片。
为什么表单要询问保险？
个人汽车保险通常不承保公务驾驶。这个问题会提醒员工在公务驾驶前确认保险范围，但不会阻止其提交申请。
我们可以导出申请供工资处理吗？
可以。所有提交内容都会显示在“回复”表中，你可以筛选并导出。