¿Qué es la plantilla del formulario de solicitud de reembolso por kilometraje?
Las solicitudes de reembolso por kilometraje son pequeñas por separado, pero se acumulan, y son uno de los tipos de gastos que los auditores y los equipos financieros revisan con más atención. Una solicitud que solo diga "kilometraje de septiembre: 212 millas" no permite que nadie la compruebe. Esta plantilla registra correctamente cada trayecto: la fecha, el punto de partida, el destino, el motivo y la distancia.
Empieza por el vehículo: tipo, combustible, matrícula y si el seguro de la persona solicitante cubre el uso profesional. Si no lo cubre, el formulario muestra una nota que explica por qué es importante. La persona solicitante elige millas o kilómetros e introduce la tarifa de tu política; después registra hasta tres trayectos y sube un registro de kilometraje para el resto. El formulario termina con los totales, los pasajeros y una declaración firmada en la que se confirma que se han descontado los desplazamientos habituales al trabajo.
Cada solicitud se guarda como PDF en tu bóveda de FileIt junto con sus archivos adjuntos, lista para su aprobación y pago.
- Ideal para
- Empresas que reembolsan al personal que conduce o utiliza su propio vehículo para trabajar
- Quién lo completa
- La persona empleada, cada mes o después de cada viaje profesional
- Tiempo para completarlo
- Unos 5-10 minutos
- Incluye
- Comprobaciones del vehículo y del seguro, datos de cada trayecto, carga de un registro de kilometraje y una declaración firmada
¿Quién usa un formulario de solicitud de reembolso por kilometraje?
- Personal de ventas que visita a clientes en su propio coche
- Personal de atención y servicios comunitarios que se desplaza entre visitas a domicilio
- Ingenieros o peritos que conducen hasta centros de trabajo que no son su lugar de trabajo habitual
- Personal que se desplaza en bicicleta entre oficinas por motivos profesionales, cuando tu política paga una tarifa por bicicleta
- Voluntariado o miembros del consejo que solicitan el reembolso del kilometraje por actividades benéficas
- Un equipo financiero que quiere que todas las solicitudes de kilometraje tengan el mismo formato verificable
Preguntas de este formulario de solicitud de reembolso por kilometraje
39 preguntas en 4 páginas · incluye firma, subir archivo, preguntas condicionales, varias páginas, casilla de consentimiento.
1 Tus datos
- Tu nombre*
- Correo electrónico de trabajo*
- ID de empleado o de nómina
- Departamento Operaciones · Ventas · Marketing · Finanzas · Ingeniería · Atención al cliente · Recursos humanos · Otro
- Centro de costos o código de proyecto
- Responsable que aprueba*
- Periodo de la solicitud*
2 Vehículo y tarifa
- Vehículo* Coche · Furgoneta · Motocicleta · Bicicleta
- Tipo de combustible solo se pregunta cuando corresponde Gasolina · Diésel · Híbrido · Eléctrico · Otro
- Matrícula / placa* solo se pregunta cuando corresponde
- ¿Tu seguro cubre el uso profesional?* solo se pregunta cuando corresponde
- Las distancias están en* Millas · Kilómetros
- Tarifa por milla / km*
3 Trayectos
- Fecha*
- Distancia de trabajo*
- Desde*
- Hasta*
- Motivo profesional*
- ¿Añadir otro trayecto?*
- Fecha* solo se pregunta cuando corresponde
- Distancia de trabajo* solo se pregunta cuando corresponde
- Desde* solo se pregunta cuando corresponde
- Hasta* solo se pregunta cuando corresponde
- Motivo profesional* solo se pregunta cuando corresponde
- ¿Añadir otro trayecto?* solo se pregunta cuando corresponde
- Fecha* solo se pregunta cuando corresponde
- Distancia de trabajo* solo se pregunta cuando corresponde
- Desde* solo se pregunta cuando corresponde
- Hasta* solo se pregunta cuando corresponde
- Motivo profesional* solo se pregunta cuando corresponde
- ¿Has hecho más de tres trayectos? solo se pregunta cuando corresponde
- Registro de kilometraje de los trayectos restantes* solo se pregunta cuando corresponde
4 Totales y declaración
- Distancia total de trabajo solicitada*
- Importe total solicitado*
- ¿Llevaste a compañeros como pasajeros?
- ¿Quiénes y en qué trayectos? solo se pregunta cuando corresponde
- Documentos justificativos
- Declaración*
- Firma*
El formulario solicitud de reembolso por kilometraje, página por página
1 Tus datos
La persona solicitante indica su nombre, correo electrónico profesional, ID de empleado o de nómina, departamento, centro de costes o código de proyecto, responsable de aprobación y periodo de la solicitud.
2 Vehículo y tarifa
La persona solicitante elige coche, furgoneta, motocicleta o bicicleta. Para cualquier opción que no sea bicicleta, el formulario pide el tipo de combustible, la matrícula y si su seguro cubre el uso profesional. Responder que no muestra una nota en la que se recomienda consultar con la aseguradora. Después, la persona elige millas o kilómetros e introduce la tarifa por milla o km indicada en tu política de gastos.
3 Trayectos
En la parte superior aparece un recordatorio para reclamar únicamente los trayectos profesionales y descontar los desplazamientos habituales al trabajo de los trayectos que comiencen o terminen en casa. Cada trayecto incluye Fecha, Distancia profesional, Origen, Destino y Finalidad profesional. ¿Añadir otro trayecto? abre un segundo y un tercero. Quien tenga más de tres puede subir un registro de kilometraje para el resto.
4 Totales y declaración
La persona solicitante introduce la Distancia profesional total y el Importe total solicitado, indica si llevaba a compañeros como pasajeros y, en ese caso, quiénes eran y en qué trayectos. También puede adjuntar impresiones de rutas u otros documentos justificativos. La página termina con una declaración sobre la finalidad profesional, la exactitud de las distancias, la deducción de los desplazamientos habituales al trabajo y la ausencia de solicitudes duplicadas, además de una firma.
Personaliza la plantilla
- Configura la moneda de los campos de tarifa y total con la moneda en la que haces los reembolsos
- Indica tu tarifa estándar en el texto de ayuda o en el mensaje de confirmación para que las personas solicitantes no tengan que buscarla
- Añade un campo para las millas de pasajeros si tu política paga una tarifa adicional por llevar a compañeros
- Elimina la opción de bicicleta o añade otras, como patinete eléctrico, para adaptarla a tu política
- Añade el correo electrónico del equipo financiero a las notificaciones para que cada solicitud enviada también le llegue a ese equipo, además de a la persona aprobadora
- Archiva las solicitudes en una carpeta por mes para que sea fácil conciliar cada proceso de pagos
Consejos para mejorar tu formulario solicitud de reembolso por kilometraje
- Publica en la política tu tarifa por kilometraje y qué se considera desplazamiento habitual al trabajo, e incluye un enlace desde el texto de introducción del formulario
- Solicita una vez al año la documentación del seguro para uso profesional en lugar de hacerlo con cada solicitud
- Comprueba las distancias comparándolas con un planificador de rutas en una muestra de solicitudes
- Reclama el aparcamiento y los peajes en una solicitud de gastos independiente con recibos, para mantener separado el kilometraje
- Fomenta las solicitudes mensuales. Es difícil recordar con precisión los trayectos de hace tres meses
Cada respuesta se convierte en un PDF en tu bóveda
Cuando se envía la solicitud, FileIt la guarda como PDF con cualquier registro o documento cargado y notifica a la persona propietaria del formulario. La persona solicitante recibe una copia.
Normalmente, las personas aprobadoras comprueban los trayectos y los totales en la tabla de respuestas y después envían las solicitudes aprobadas al equipo financiero o de nóminas. Como cada solicitud se archiva con sus trayectos detallados, más adelante es fácil responder a una auditoría o consulta fiscal sobre cualquier pago.
- Empieza con esta plantilla. Se abre en el diseñador de FileIt Forms: cambia cualquier pregunta, añade páginas y define las reglas para mostrar las preguntas.
- Compártelo. Activa un enlace público o envíalo por correo electrónico a otras personas, cada una con su propio enlace. No necesitan una cuenta de FileIt.
- Obtén las respuestas en PDF. Cada respuesta se guarda como PDF en la carpeta de la bóveda que elijas, con los archivos subidos adjuntos, y aparece en una tabla de respuestas que puedes exportar a CSV.
Formulario Solicitud de reembolso por kilometraje: preguntas frecuentes
¿Esta plantilla de reembolso por kilometraje es gratuita?
Sí. Está incluida en la aplicación Forms de FileIt en todas las cuentas, incluido el plan gratuito, y puedes editar todas las preguntas.
¿Necesita el personal una cuenta de FileIt para enviar una solicitud?
No. Compartes el formulario mediante un enlace y el personal lo completa y lo envía sin tener una cuenta.
¿Calcula el formulario el importe automáticamente?
No. La persona solicitante introduce por su cuenta la distancia total y el importe, utilizando la tarifa que ha indicado, por lo que las personas aprobadoras deben comprobar las operaciones.
¿Qué tarifa por kilometraje debemos utilizar?
Depende de tu política y de las normas fiscales locales. El formulario incluye un campo de tarifa para que la persona solicitante introduzca la tarifa de tu política, y puedes incluirla en el texto de ayuda.
¿Pueden las personas solicitantes registrar más de tres trayectos?
Sí. Después del tercer trayecto pueden subir un registro de kilometraje, como una hoja de cálculo o una foto, que cubra el resto.
¿Por qué pregunta el formulario por el seguro?
Los seguros de coche personales suelen excluir la conducción por motivos profesionales. La pregunta invita a comprobarlo antes de conducir por trabajo. No impide enviar la solicitud.
¿Podemos exportar las solicitudes para la nómina?
Sí. Todos los envíos aparecen en la tabla de respuestas, que puedes filtrar y exportar.