¿Qué es la plantilla del formulario de solicitud de viaje de negocios?
Los viajes de negocios son caros y es fácil reservarlos con prisas. Un paso de preaprobación permite comprobar que el viaje merece la pena y se ajusta al presupuesto antes de comprar vuelos no reembolsables. Esta plantilla da una estructura coherente a ese paso.
La persona que viaja indica dónde y cuándo será el viaje, el motivo, qué se conseguirá y si podría hacerse de forma virtual. Estima los costes línea por línea, desde el transporte y el alojamiento hasta las comidas y las tarifas de eventos, y puede solicitar un anticipo de viaje. La última página incluye lo que hay que reservar y quién debe hacerlo, las comprobaciones de visado y pasaporte para viajes internacionales, y un contacto de emergencia.
Cada solicitud se guarda como PDF firmado en tu bóveda de FileIt. Las personas responsables de aprobarla ven todo el caso de una vez, y el departamento financiero tiene la estimación archivada para compararla después con la declaración de gastos.
- Ideal para
- Organizaciones que quieren aprobar los viajes de negocios antes de reservarlos
- Lo completa
- La persona que viaja o alguien que reserva en su nombre
- Tiempo de cumplimentación
- Unos 10 minutos
- Incluye
- Una estimación de costes línea por línea, una opción de anticipo de viaje y comprobaciones de visado, pasaporte y contacto de emergencia
¿Quién usa un formulario de solicitud de viaje de negocios?
- Una empresa que exige la aprobación de un responsable para todos los viajes con pernoctación o internacionales
- Enviar al personal a una conferencia o feria comercial y estimar por adelantado el coste total
- Un equipo de ventas que visita a clientes y repercute los costes al cliente
- Una persona responsable de la oficina o un equipo de viajes que reserva los viajes una vez aprobados
- Una organización sin ánimo de lucro que mantiene el gasto de viajes dentro de los presupuestos de sus subvenciones
- Comprobar la validez del pasaporte y las necesidades de visado antes de reservar un vuelo internacional
Preguntas de este formulario de solicitud de viaje de negocios
36 preguntas en 4 páginas · incluye firma, preguntas condicionales, varias páginas, casilla de consentimiento.
1 Viajero
- Nombre del viajero*
- Correo electrónico de trabajo*
- Número de teléfono móvil*
- Puesto de trabajo
- Departamento* Operaciones · Ventas · Marketing · Finanzas · Ingeniería · Atención al cliente · Recursos humanos · Otro
- Responsable que aprueba*
- Centro de costes o código del proyecto
2 El viaje
- ¿Adónde vas?* Dentro del país · Al extranjero
- Ciudad de destino*
- País* solo se pregunta cuando corresponde
- Fecha de salida*
- Fecha de regreso*
- Motivo del viaje* Reunión con un cliente · Ventas o desarrollo de negocio · Conferencia o feria comercial · Curso de formación · Visita a instalaciones o instalación · Reunión interna o evento de equipo
- ¿Para qué es el viaje y qué se conseguirá con él?*
- ¿Podría hacerse virtualmente en su lugar?*
- ¿Por qué es mejor opción viajar?* solo se pregunta cuando corresponde
- ¿Se pueden repercutir los costes a un cliente?
- ¿Qué cliente?* solo se pregunta cuando corresponde
3 Costes estimados
- Vuelos, tren o autobús
- Alojamiento
- Alquiler de coche, taxis y transporte local
- Comidas y dietas
- Tasas de conferencia o curso
- Otros costes
- Coste total estimado*
- ¿Necesitas un anticipo en efectivo o para el viaje?
- Anticipo necesario* solo se pregunta cuando corresponde
4 Reservas y seguridad
- ¿Qué hay que reservar?* Vuelos · Tren · Hotel · Alquiler de coche · Plaza en una conferencia o curso · Nada — ya está reservado o no es necesario
- ¿Quién hará la reserva?* solo se pregunta cuando corresponde El equipo de viajes / responsable de la oficina · Haré la reserva yo mismo · Nuestra agencia de viajes
- Preferencias de viaje
- ¿Necesitas un visado o una autorización de viaje?* solo se pregunta cuando corresponde No · Sí, y ya la tengo · Sí, y todavía tengo que solicitarla · No estoy seguro
- Fecha de caducidad del pasaporte* solo se pregunta cuando corresponde
- Nombre de la persona de contacto en caso de emergencia*
- Teléfono de contacto en caso de emergencia*
- Declaración*
- Firma*
El formulario solicitud de viaje de negocios, página por página
1 Persona viajera
El formulario recopila el nombre de la persona viajera tal como aparece en su pasaporte o documento de identidad, su correo electrónico de trabajo, número de móvil, cargo, departamento, responsable que debe aprobarlo y, opcionalmente, un centro de costes o código de proyecto.
2 El viaje
La persona viajera indica si el viaje es nacional o al extranjero, con un campo para especificar el país en los viajes internacionales. Introduce la ciudad de destino, las fechas de salida y regreso, y el motivo del viaje: una reunión con un cliente, ventas, una conferencia, formación, una visita a instalaciones, una reunión interna u otro. Describe qué se conseguirá con el viaje. Si responde que sí a «¿Podría hacerse esto de forma virtual?», debe explicar por qué viajar sigue siendo la mejor opción. Si los costes se pueden repercutir, el formulario pregunta a qué cliente.
3 Costes estimados
Seis líneas opcionales cubren el transporte, el alojamiento, el transporte local, las comidas y dietas, las tarifas de conferencias o cursos y otros costes. Después aparece un campo obligatorio para el coste total estimado. Una pregunta de sí o no permite solicitar dinero en efectivo o un anticipo de viaje e indicar cuánto.
4 Reservas y seguridad
La persona viajera marca lo que hay que reservar e indica quién lo hará: el equipo de viajes, ella misma o tu agencia. Puede añadir preferencias de viaje, como horarios, asientos, números de fidelización o necesidades de accesibilidad. En los viajes al extranjero, el formulario pregunta por los visados y la fecha de caducidad del pasaporte. Todas las personas indican un contacto de emergencia, aceptan una declaración en la que se comprometen a no reservar antes de la aprobación y firman.
Personaliza la plantilla
- Configura la moneda de los campos de costes con la moneda en la que reembolsas los gastos
- Añade los límites de tu política de viajes, como los topes de hotel o la clase de viaje, a las descripciones de la página
- Añade al equipo de viajes o a la persona responsable de la oficina a las notificaciones para poder reservar rápidamente los viajes aprobados
- Añade un campo para la referencia de reserva o archiva la solicitud aprobada junto con las confirmaciones de reserva en la bóveda
- Exige un centro de costes si todos los viajes deben cargarse a un presupuesto
- Elimina la pregunta sobre el anticipo si no ofreces anticipos de viaje
Consejos para mejorar tu formulario solicitud de viaje de negocios
- Pide que las solicitudes se presenten con suficiente antelación para reservar tarifas razonables, ya que las reservas de última hora suelen ser más caras
- Comprueba la fecha de caducidad del pasaporte con las normas de entrada del destino antes de aprobar el viaje, no después de reservarlo
- Compara la estimación con la declaración final de gastos para mejorar los presupuestos futuros
- Mantén actualizados los contactos de emergencia de todas las personas que viajan y asegúrate de saber dónde están mientras se encuentran fuera
- Valora si el viaje podría hacerse de forma virtual y acepta un buen motivo cuando lo haya
Cada respuesta se convierte en un PDF en tu bóveda
Cuando se envía una solicitud, FileIt guarda el PDF firmado en tu bóveda y envía un correo electrónico a la persona propietaria del formulario. La persona viajera recibe una copia para sus archivos.
Las personas responsables de aprobar suelen revisar las solicitudes en la tabla de respuestas, consultando conjuntamente el motivo, el coste total estimado y las fechas, y después responden a la persona viajera. Una vez aprobado, quien haga la reserva trabaja con el mismo PDF y el departamento financiero puede comparar más adelante la declaración de gastos con la estimación archivada.
- Empieza con esta plantilla. Se abre en el diseñador de FileIt Forms: cambia cualquier pregunta, añade páginas y define las reglas para mostrar las preguntas.
- Compártelo. Activa un enlace público o envíalo por correo electrónico a otras personas, cada una con su propio enlace. No necesitan una cuenta de FileIt.
- Obtén las respuestas en PDF. Cada respuesta se guarda como PDF en la carpeta de la bóveda que elijas, con los archivos subidos adjuntos, y aparece en una tabla de respuestas que puedes exportar a CSV.
Formulario Solicitud de viaje de negocios: preguntas frecuentes
¿Es gratuita esta plantilla de solicitud de viaje de negocios?
Sí. Está incluida en la aplicación Forms de FileIt en todas las cuentas, incluido el plan gratuito, y puedes editar todas las preguntas.
¿Necesita la persona viajera una cuenta de FileIt?
No. Compartes el formulario mediante un enlace y el personal puede completarlo y enviarlo sin tener una cuenta.
¿El formulario suma los costes?
No. La persona viajera introduce cada línea de coste y el total manualmente, por lo que las personas responsables de aprobar deben comprobar el total.
¿Enviar el formulario reserva el viaje?
No. Es una solicitud de aprobación. La declaración pide a la persona viajera que no reserve hasta obtener la aprobación, y la reserva se realiza fuera del formulario.
¿El formulario comprueba los requisitos de visado?
No. Para los viajes internacionales pregunta si se necesita un visado o una autorización de viaje y cuándo caduca el pasaporte, para que estas cuestiones se comprueben antes de reservar nada.
¿También podemos usarlo para viajes nacionales?
Sí. Las preguntas sobre el visado y el pasaporte solo aparecen en los viajes al extranjero.
¿Puedo cambiar la moneda?
Sí. Cada campo de costes tiene su propia configuración de moneda en el diseñador.