¿Qué es la plantilla del formulario de solicitud de carta de invitación para visado?
Preparar una carta de invitación para la solicitud de visado de otra persona implica acertar con varios datos: su nombre tal como aparece en el pasaporte, el número y la fecha de caducidad del pasaporte, el motivo y las fechas de la visita, y la embajada a la que debe dirigirse la carta. Una solicitud rápida por correo electrónico suele omitir alguno de estos datos, lo que obliga a corregir la carta e intercambiar más mensajes cuando se acerca la fecha límite. Esta plantilla lo solicita todo de una vez.
Como el solicitante responde directamente, en lugar de transmitir los datos a través de otra persona, se reduce mucho el riesgo de errores tipográficos en el nombre o el número de pasaporte; además, el formulario le recuerda que debe escribir su nombre exactamente como aparece en el pasaporte. La carga obligatoria de la página del pasaporte con la fotografía permite a quien prepara la carta comprobar los datos antes de firmarla.
Una vez enviada, la solicitud se convierte en un PDF en tu bóveda de FileIt, con la copia del pasaporte adjunta, para que puedas preparar la carta y conservar todo el historial —la solicitud, la copia del pasaporte y la carta una vez emitida— en un mismo lugar.
- Ideal para
- Organizadores de congresos, universidades, empresas y cualquier organización que reciba visitantes internacionales
- Quién lo rellena
- El propio solicitante del visado
- Tiempo de cumplimentación
- Unos 5 minutos
- Incluye
- Carga del documento del pasaporte, dirección postal condicional y declaración
¿Quién usa un formulario de solicitud de carta de invitación para visado?
- Un organizador de congresos emite cartas de invitación a ponentes y asistentes internacionales que las necesitan para su solicitud de visado
- Una universidad solicita los datos del pasaporte y de la visita de investigadores visitantes antes de preparar una invitación formal
- Una empresa que recibe a un socio comercial extranjero para reuniones necesita enviar una carta firmada que confirme la visita
- Un evento con expositores de varios países recopila las solicitudes de cartas de visado mediante un único formulario estándar
- Una organización registra qué solicitantes necesitan que su carta se envíe por correo como original firmado y cuáles prefieren recibirla por email como PDF
- Un anfitrión registra la embajada o el consulado que utilizará cada solicitante, para que las cartas se dirijan correctamente desde el principio
Preguntas de este formulario de solicitud de carta de invitación para visado
29 preguntas en 4 páginas · incluye subir archivo, preguntas condicionales, varias páginas, casilla de consentimiento.
1 Sobre ti
- Nombre completo exactamente como aparece en tu pasaporte*
- Fecha de nacimiento*
- Nacionalidad*
- Correo electrónico*
- Teléfono*
- Domicilio*
- Empleador u organización
- Puesto de trabajo
2 Pasaporte
- Número de pasaporte*
- País de expedición*
- Fecha de expedición*
- Fecha de caducidad*
- Copia de la página de datos personales de tu pasaporte*
3 Tu visita
- Motivo de tu visita* Asistir a una conferencia o evento · Participar como ponente o hacer una presentación · Reuniones de negocios · Formación · Exponer
- Nombre del evento o reunión*
- Número de inscripción o pedido
- Tu contacto en nuestra organización
- Llegada prevista*
- Salida prevista*
- Ciudades que visitarás
- ¿Dónde te alojarás?
- ¿Quién paga el viaje?* Yo · Mi empleador · Tu organización (según lo acordado) · Un patrocinador o una subvención
- Nombre del empleador, patrocinador o entidad que concede la subvención* solo se pregunta cuando corresponde
4 La carta
- Embajada o consulado donde solicitarás el visado*
- Cita o fecha límite para el visado
- ¿Cómo necesitas la carta?* PDF firmado por correo electrónico · Original firmado por correo postal / mensajería
- Dirección postal para el original* solo se pregunta cuando corresponde
- ¿Debe dirigirse la carta a alguien en concreto?
- Declaración*
El formulario solicitud de carta de invitación para visado, página por página
1 Sobre ti
El solicitante introduce su nombre completo exactamente como aparece en el pasaporte, su fecha de nacimiento, nacionalidad y datos de contacto, además de su domicilio. Los campos opcionales para indicar su empresa u organización y su cargo ayudan al anfitrión a describir correctamente su función en la propia carta.
2 Pasaporte
Esta breve página recopila el número de pasaporte, el país emisor y las fechas de emisión y caducidad, además de una carga obligatoria de la página del pasaporte con la fotografía. El formulario indica claramente que esta copia se utiliza únicamente para comprobar que la carta coincide con el pasaporte; no se recopila para ningún otro fin.
3 Tu visita
Una pregunta de opción única establece el motivo de la visita: asistir a un congreso o evento, hablar o hacer una presentación, mantener reuniones de negocios, recibir formación o exponer. A continuación, se solicitan el nombre del evento o la reunión y, de forma opcional, un número de registro o pedido para quienes ya se hayan inscrito o hayan pagado. También se incluyen los datos de contacto de una persona de la organización anfitriona, las fechas previstas de llegada y salida, las ciudades que se visitarán y los datos del alojamiento.
Una pregunta sobre la financiación indica quién paga el viaje: el solicitante, su empresa, la organización anfitriona o un patrocinador o una subvención. Al elegir «patrocinador», aparece un campo para indicar el nombre del patrocinador o de la subvención, de modo que la carta pueda mencionar la fuente de financiación correcta si es necesario.
4 La carta
El solicitante indica la embajada o el consulado donde presentará la solicitud y puede añadir la fecha de su cita o la fecha límite, para que el anfitrión sepa con qué urgencia necesita la carta. Una opción de entrega —PDF firmado por email u original firmado por correo postal o mensajería— muestra un campo de dirección postal solo cuando se selecciona el envío postal. Además, un campo opcional permite indicar a quién debe dirigirse la carta; si se deja en blanco, aparece «A la atención del funcionario de visados».
Una nota en lenguaje claro explica que la carta de invitación confirma la participación, no garantiza la concesión del visado y que el anfitrión no puede ponerse en contacto con las embajadas ni influir en su decisión. Las cartas solo se emiten a participantes registrados o invitados. Después, el solicitante confirma una declaración en la que afirma que la información coincide con su pasaporte y acepta que aparezca en la carta.
Personaliza la plantilla
- Añade un campo obligatorio para el número de registro o entrada si solo emites cartas a asistentes confirmados que ya han pagado
- Elimina por completo la opción de entrega postal si tu organización solo envía PDF firmados por email
- Añade una pregunta para saber si se solicita un visado Schengen o un visado para varios países, si eso afecta al texto de la carta
- Establece una fecha de cierre relacionada con tu evento, ya que la tramitación del visado suele requerir varias semanas de antelación
- Guarda cada solicitud en una carpeta junto al evento o programa al que asistirá el solicitante
- Añade correos electrónicos de notificación adicionales para que tanto tu equipo administrativo como la persona que firma las cartas reciban las solicitudes cuando lleguen
- Adapta el mensaje de confirmación para indicar el plazo habitual de tu organización para emitir una carta
Consejos para mejorar tu formulario solicitud de carta de invitación para visado
- Anima a los solicitantes a enviar la solicitud lo antes posible: las citas para el visado pueden reservarse con semanas o meses de antelación
- Comprueba la página del pasaporte cargada y compárala con los datos escritos antes de firmar la carta
- Mantén el texto estándar de la carta basado en hechos y adaptado a cada persona; evita cualquier afirmación que pueda interpretarse como una garantía
- Guarda las copias de los pasaportes de forma segura y consérvalas solo durante el tiempo que realmente las necesites, de acuerdo con tus propias prácticas de gestión de datos
- Deja claro en el mensaje de confirmación que no puedes intervenir en las decisiones de la embajada, para que los solicitantes no esperen que lo hagas
- Registra las solicitudes por embajada o país si emites habitualmente cartas para eventos con un público internacional diverso
Cada respuesta se convierte en un PDF en tu bóveda
En cuanto un solicitante envía la solicitud, FileIt la guarda como PDF en tu bóveda, con la página del pasaporte con la fotografía adjunta, dentro de la carpeta que hayas configurado. Recibes una notificación por email de inmediato, y el solicitante puede recibir una copia de lo que ha enviado si has activado esa opción.
La persona que prepara las cartas de invitación revisa después la solicitud en la tabla de respuestas, comprueba los datos del pasaporte y redacta la carta utilizando la plantilla estándar de tu organización. El formulario no genera ni envía la carta; solo recopila todo lo necesario para prepararla de forma precisa y rápida.
- Empieza con esta plantilla. Se abre en el diseñador de FileIt Forms: cambia cualquier pregunta, añade páginas y define las reglas para mostrar las preguntas.
- Compártelo. Activa un enlace público o envíalo por correo electrónico a otras personas, cada una con su propio enlace. No necesitan una cuenta de FileIt.
- Obtén las respuestas en PDF. Cada respuesta se guarda como PDF en la carpeta de la bóveda que elijas, con los archivos subidos adjuntos, y aparece en una tabla de respuestas que puedes exportar a CSV.
Formulario Solicitud de carta de invitación para visado: preguntas frecuentes
¿Es gratis esta plantilla de formulario de solicitud de carta de invitación para visado?
Sí. Está incluida en la app Forms de FileIt en todos los planes, incluido el plan gratuito, y puedes editar cualquier pregunta para adaptarla a tu organización.
¿Los solicitantes necesitan una cuenta de FileIt para enviar una solicitud?
No. Comparte un enlace público o envíala como una invitación personal por email; los solicitantes pueden enviar el formulario sin crear una cuenta.
¿Cómo recibimos las solicitudes cumplimentadas?
Cada solicitud se guarda automáticamente como PDF en tu bóveda de FileIt, con la página del pasaporte con la fotografía adjunta, y puedes consultar o exportar todas las solicitudes desde la tabla de respuestas.
¿FileIt genera o envía la carta de invitación?
No. El formulario solo recopila los datos necesarios para preparar la carta; tu organización sigue redactando, firmando y emitiendo la carta correspondiente.
¿Una carta de invitación garantiza que se conceda el visado?
No, y el formulario se lo indica directamente a los solicitantes: una carta de invitación confirma la participación, pero no garantiza un visado, y el anfitrión no puede influir en la decisión de la embajada.
¿Los solicitantes pueden pedir un original por correo en lugar de un PDF por email?
Sí. La pregunta sobre la entrega ofrece ambas opciones, y al elegir el envío postal aparece un campo para indicar la dirección postal del solicitante.
¿Es seguro recopilar así una copia del pasaporte de una persona?
La carga se almacena en tu bóveda de FileIt y las respuestas están cifradas en reposo. Aun así, debes tratar las copias de pasaportes con el mismo cuidado que aplicarías a otros documentos personales sensibles.
¿Podemos aceptar solicitudes únicamente de personas ya inscritas en nuestro evento?
Puedes añadir un campo obligatorio para el número de registro o comprobar manualmente el estado de la inscripción antes de preparar cada carta.