¿Qué es la plantilla del formulario de patrocinio de recaudación de fondos?
Contactar con patrocinadores por correo electrónico suele significar recibir un formato diferente de cada empresa: una envía el logotipo en un mensaje de texto, otra olvida la dirección de facturación y una tercera nunca confirma qué beneficios quiere realmente. Esta plantilla de formulario de patrocinio ofrece a todos los patrocinadores el mismo proceso sencillo: elegir un nivel, cargar un logotipo, proporcionar los datos de facturación y aceptar las condiciones. Así puedes planificar el programa y la facturación de tu evento a partir de un conjunto uniforme de respuestas.
Compartirlo mediante un enlace público funciona bien si estás promocionando el patrocinio abiertamente, o puedes enviarlo directamente por correo electrónico a empresas con las que ya hayas contactado, con su nombre y correo electrónico rellenados de antemano. En cualquier caso, ningún patrocinador necesita una cuenta de FileIt para completarlo.
Cada formulario completado se convierte inmediatamente en un PDF en tu bóveda, con el logotipo, la dirección de facturación y el acuerdo firmado adjuntos. Así, cuando llegue el momento de preparar el panel de patrocinadores o enviar una factura, no tendrás que buscar en antiguos hilos de correo electrónico para averiguar quién aceptó qué.
- Ideal para
- Entidades benéficas, colegios, clubes y grupos comunitarios que inscriben a patrocinadores para eventos
- Lo completa
- La empresa patrocinadora o su persona de contacto
- Tiempo para completarlo
- Unos 6 minutos
- Incluye
- Carga de logotipo, preguntas condicionales según el nivel de patrocinio y firma
¿Quién usa un formulario de patrocinio de recaudación de fondos?
- Una gala benéfica o una carrera popular que inscribe a patrocinadores principales, de oro, de plata y de bronce
- Una recaudación de fondos escolar que reúne a empresas locales para obtener donaciones en especie, como premios para una rifa o servicios de impresión
- Un festival comunitario que recopila logotipos y datos de facturación para su panel de patrocinadores
- Un club deportivo que contacta con empresas locales para patrocinar la equipación o un torneo
- Un evento artístico o musical que ofrece a los patrocinadores puestos de exposición y espacios para intervenir
- Cualquier evento de una organización sin ánimo de lucro que necesite un registro uniforme por patrocinador para la facturación y los agradecimientos
Preguntas de este formulario de patrocinio de recaudación de fondos
26 preguntas en 4 páginas · incluye firma, subir archivo, preguntas condicionales, varias páginas, casilla de consentimiento.
1 Tu empresa
- Nombre de la empresa u organización*
- Sitio web
- Sector
- Persona de contacto*
- Cargo
- Teléfono
- Correo electrónico*
2 Nivel de patrocinio
- Nivel de patrocinio* Patrocinador principal · Oro · Plata · Bronce · En especie (bienes o servicios) · Paquete personalizado
- Importe que te gustaría aportar* solo se pregunta cuando corresponde
- ¿Qué te gustaría donar?* solo se pregunta cuando corresponde
- Valor estimado solo se pregunta cuando corresponde
- ¿Qué beneficios te interesan más? Logotipo en materiales impresos y pancartas · Logotipo en el sitio web y las redes sociales · Stand o mesa de exposición · Espacio para hablar o discurso de bienvenida · Entradas para el evento · Anuncio en el programa del evento · Premio o actividad con tu nombre · Mención en la nota de prensa
- ¿Cuántas entradas te gustaría? solo se pregunta cuando corresponde
- Necesidades del stand solo se pregunta cuando corresponde
3 Marca y visibilidad
- Nombre tal como debe aparecer*
- Logotipo
- Nombres de usuario de redes sociales que debemos mencionar
- Descripción breve para el programa
4 Factura y acuerdo
- Factura a nombre de*
- Dirección de facturación*
- Correo electrónico de contabilidad*
- Número de pedido de compra
- NIF / identificación fiscal
- Pago* solo se pregunta cuando corresponde Pagar al recibir la factura · En un plazo de 30 días · En plazos; ponte en contacto conmigo
- Acuerdo*
- Firma
El formulario patrocinio de recaudación de fondos, página por página
1 Tu empresa
El formulario comienza con el nombre, el sitio web y el sector de la empresa patrocinadora, y continúa con el nombre, el cargo, el teléfono y el correo electrónico de la persona de contacto: todo lo que necesitas para saber con quién tratas y cómo contactar con esa persona.
2 Nivel de patrocinio
Los patrocinadores eligen su nivel: principal, oro, plata, bronce, una donación en especie de bienes o servicios, o un paquete personalizado. Al elegir «Paquete personalizado» aparece un campo para indicar el importe que desean aportar; al elegir «En especie» se pregunta qué desean donar y cuál es su valor estimado.
Después, cada patrocinador marca los beneficios que más le interesan: colocación del logotipo, un puesto de exposición, un espacio para intervenir, entradas para el evento, un anuncio en el programa, un premio con su nombre o una mención en prensa. Al marcar «Entradas para el evento» aparece una pregunta sobre cuántas desea, y al marcar «Puesto de exposición» se pregunta por sus necesidades, como espacio, electricidad o mesas.
3 Marca y reconocimiento
Los patrocinadores indican el nombre exacto que quieren que se imprima y se anuncie, cargan su logotipo (un PNG de alta resolución o un PDF vectorial, hasta tres versiones) y añaden los nombres de usuario de sus redes sociales para mencionarlos, además de una breve descripción de una línea para el programa. Esta página evita que tengas que cambiar el tamaño de los logotipos o volver a solicitarlos más adelante: recibes el archivo que el patrocinador realmente quiere que se utilice.
4 Factura y acuerdo
La última página recopila todo lo necesario para facturar correctamente: la razón social que debe figurar en la factura, la dirección de facturación, el correo electrónico de contabilidad, un número de orden de compra opcional y un número de IVA o identificación fiscal si debe aparecer en la factura. A menos que el patrocinio sea en especie, los patrocinadores también eligen cuándo pagar: al recibir la factura, en un plazo de 30 días o a plazos.
Una breve nota recuerda a los organizadores que deben detallar los niveles y las condiciones del patrocinio en su propio dossier de patrocinio, y los patrocinadores terminan aceptando patrocinar en el nivel elegido, pagar según las condiciones acordadas y permitirte utilizar su nombre y logotipo para promocionar el evento, con una firma opcional para confirmarlo.
Personaliza la plantilla
- Incluye tus niveles e importes de patrocinio reales en la nota de la plantilla o en un encabezado, ya que el formulario no fija los precios
- Añade o elimina casillas de beneficios para que coincidan con lo que realmente puedes ofrecer en cada nivel
- Establece una fecha límite anterior al momento en que los programas o pancartas vayan a imprenta, para que los patrocinadores tardíos sepan que deben contactarte directamente
- Guarda cada respuesta en una carpeta de la bóveda específica para el evento, especialmente si organizas varias recaudaciones de fondos al año
- Activa el envío de una copia en PDF por correo electrónico para que los patrocinadores tengan su propio registro de lo acordado
- Adapta el texto del acuerdo a tu propio dossier de patrocinio o a las condiciones de tu contrato
Consejos para mejorar tu formulario patrocinio de recaudación de fondos
- Pide los logotipos lo antes posible: las fechas límite de impresión y publicación en la web llegan más rápido de lo esperado
- Sé específico sobre lo que incluye realmente cada beneficio (cuántas entradas, qué tamaño tendrá la colocación del logotipo) para evitar confusiones más adelante
- Mantén abierta la descripción de la donación en especie; los patrocinadores suelen ofrecer cosas que no se te había ocurrido pedir
- Confirma los datos de facturación con el patrocinador antes de enviar la factura, especialmente la razón social exacta y cualquier número de orden de compra
- Da las gracias cuanto antes: una breve nota personal junto con la confirmación automática ayuda mucho a crear una buena relación con los patrocinadores locales
Cada respuesta se convierte en un PDF en tu bóveda
En cuanto un patrocinador envía el formulario, FileIt guarda sus respuestas como un PDF en tu bóveda, incluido el logotipo que haya cargado, y te envía un correo electrónico para avisarte de que se ha inscrito un nuevo patrocinador. Si has activado el envío de una copia a la persona que responde, el patrocinador también recibe su propio PDF, que sirve además como confirmación sencilla de lo acordado.
A partir de ahí, la mayoría de los organizadores utilizan la tabla de respuestas para hacer un seguimiento de los patrocinadores por nivel, abrir los PDF individuales al preparar las facturas o el material gráfico del programa y exportarlo todo a CSV para entregárselo a quien gestione la contabilidad o las comunicaciones con los patrocinadores.
- Empieza con esta plantilla. Se abre en el diseñador de FileIt Forms: cambia cualquier pregunta, añade páginas y define las reglas para mostrar las preguntas.
- Compártelo. Activa un enlace público o envíalo por correo electrónico a otras personas, cada una con su propio enlace. No necesitan una cuenta de FileIt.
- Obtén las respuestas en PDF. Cada respuesta se guarda como PDF en la carpeta de la bóveda que elijas, con los archivos subidos adjuntos, y aparece en una tabla de respuestas que puedes exportar a CSV.
Formulario Patrocinio de recaudación de fondos: preguntas frecuentes
¿Es gratuita esta plantilla de formulario de patrocinio?
Sí. Es una de las más de 160 plantillas incluidas en la aplicación Forms de todas las cuentas de FileIt, incluido el plan gratuito, y puedes editar todos los campos.
¿Necesitan los patrocinadores una cuenta de FileIt para completarlo?
No. Compartes un enlace o envías una invitación por correo electrónico, y la persona de contacto del patrocinador lo completa sin crear ninguna cuenta.
¿Cómo obtengo después los datos de cada patrocinador?
Cada envío se guarda automáticamente como un PDF en tu bóveda de FileIt, con el logotipo adjunto, y también puedes ver, filtrar y exportar todas las respuestas a CSV.
¿Puedo pedir información diferente según el nivel de patrocinio?
Sí: la plantilla ya cambia sus preguntas según el nivel elegido (por ejemplo, una donación en especie pregunta qué se va a donar, mientras que un paquete personalizado pide un importe), y puedes añadir tus propias condiciones.
¿Este formulario cobra el pago a los patrocinadores?
No. Registra lo que el patrocinador acepta pagar y cómo quiere que se le facture; tú gestionas por separado la facturación y el cobro reales.
¿El acuerdo de patrocinio de este formulario es jurídicamente vinculante?
Este formulario te ofrece un punto de partida para registrar el acuerdo de un patrocinador, pero no constituye asesoramiento jurídico. Haz que revisen tus propias condiciones de patrocinio para asegurarte de que se adaptan a tu evento y a la normativa local.
¿Puedo limitar el número de patrocinadores de cada nivel?
El propio formulario no limita las respuestas por categoría, pero puedes establecer un número máximo total de respuestas o una fecha límite, y hacer un seguimiento manual si se completa un nivel concreto.