Modèle de formulaire de parrainage d’événement

Quel est le modèle de formulaire parrainage de collecte de fonds ?

Relancer des sponsors par e-mail signifie généralement recevoir un format différent de chaque entreprise : l’une envoie un logo dans un SMS, une autre oublie l’adresse de facturation, une troisième ne confirme jamais les avantages qu’elle souhaite réellement. Ce modèle de formulaire de parrainage offre à chaque sponsor un processus simple et identique — choisir un niveau, téléverser un logo, fournir les informations de facturation et accepter les conditions — afin que vous puissiez préparer le programme de votre événement et votre facturation à partir d’un ensemble de réponses cohérent.

Le partager sous forme de lien public est pratique si vous faites ouvertement la promotion du parrainage, ou vous pouvez l’envoyer directement par e-mail aux entreprises que vous avez déjà contactées, avec leur nom et leur adresse e-mail préremplis. Dans les deux cas, aucun sponsor n’a besoin d’un compte FileIt pour le remplir.

Chaque formulaire complété devient immédiatement un PDF dans votre coffre-fort — logo, adresse de facturation et accord signé joints — de sorte que, au moment de préparer le mur des sponsors ou d’envoyer une facture, vous n’avez pas à parcourir d’anciens échanges d’e-mails pour retrouver qui a accepté quoi.

Qui utilise un formulaire parrainage de collecte de fonds ?

• Un gala associatif ou une course caritative qui recrute des sponsors principaux, or, argent et bronze
• Une collecte de fonds scolaire qui réunit des entreprises locales pour des dons en nature, comme des lots de tombola ou des services d’impression
• Un festival local qui recueille les logos et les informations de facturation pour son panneau de sponsors
• Un club sportif qui sollicite des entreprises locales pour sponsoriser des équipements ou un tournoi
• Un événement artistique ou musical qui propose aux sponsors des stands d’exposition et des interventions
• Tout événement associatif qui a besoin d’un dossier cohérent par sponsor pour la facturation et les remerciements

Questions de ce formulaire parrainage de collecte de fonds

26 questions sur 4 pages · inclut signature, téléversement de fichier, questions conditionnelles, pages multiples, case de consentement.

Le formulaire parrainage de collecte de fonds, page par page

1 Votre entreprise

Le formulaire commence par le nom, le site web et le secteur d’activité de l’entreprise sponsor, puis recueille le nom, la fonction, le téléphone et l’adresse e-mail de la personne à contacter — tout ce dont vous avez besoin pour savoir avec qui vous échangez et comment la joindre.

2 Niveau de parrainage

Les sponsors choisissent leur niveau — principal, or, argent, bronze, don en nature de biens ou de services, ou formule personnalisée. Le choix de « Formule personnalisée » affiche un champ pour indiquer le montant qu’ils souhaitent contribuer ; le choix de « Don en nature » demande plutôt ce qu’ils souhaitent donner et sa valeur estimée.

Chaque sponsor coche ensuite les avantages qui l’intéressent le plus — emplacement du logo, stand d’exposition, intervention, billets pour l’événement, encart dans le programme, prix à son nom ou mention dans la presse. Cocher « Billets pour l’événement » affiche une question sur le nombre souhaité, tandis que « Stand d’exposition » demande les besoins associés, comme l’espace, l’électricité ou les tables.

3 Image de marque et visibilité

Les sponsors indiquent le nom exact qu’ils souhaitent voir imprimé et annoncé, téléversent leur logo (un PNG haute résolution ou un PDF vectoriel, jusqu’à trois versions), puis ajoutent les identifiants de leurs réseaux sociaux à mentionner ainsi qu’une courte description d’une ligne pour le programme. Cette page vous évite de redimensionner les logos ou de les redemander plus tard : vous recevez le fichier que le sponsor souhaite réellement utiliser.

4 Facturation et accord

La dernière page recueille tout ce qui est nécessaire pour facturer correctement : la raison sociale à faire figurer sur la facture, l’adresse de facturation, l’adresse e-mail de la comptabilité, un numéro de bon de commande facultatif et un numéro de TVA ou identifiant fiscal s’il doit apparaître sur la facture. Sauf s’il s’agit d’un don en nature, le sponsor choisit également le délai de paiement — à réception, sous 30 jours ou en plusieurs échéances.

Une courte note rappelle aux organisateurs de présenter les niveaux de parrainage et les conditions dans leur propre dossier de sponsoring. Les sponsors terminent en acceptant de parrainer au niveau choisi, de payer selon les conditions convenues et de vous autoriser à utiliser leur nom et leur logo pour promouvoir l’événement — avec une signature facultative pour le confirmer.

Personnalisez le modèle

• Indiquez vos niveaux et montants réels de parrainage dans la note du modèle ou dans un titre, car le formulaire lui-même ne fixe pas les prix
• Ajoutez ou supprimez des cases à cocher pour les avantages afin qu’elles correspondent à ce que vous pouvez réellement offrir à chaque niveau
• Fixez une date de clôture avant l’impression des programmes ou des banderoles, afin que les sponsors tardifs sachent qu’ils doivent vous contacter directement
• Classez chaque réponse dans un dossier du coffre-fort dédié à l’événement concerné, surtout si vous organisez plusieurs collectes par an
• Activez l’envoi d’une copie PDF par e-mail afin que les sponsors disposent de leur propre exemplaire de ce qu’ils ont accepté
• Adaptez le texte de l’accord à votre propre dossier de sponsoring ou aux conditions de votre contrat

Conseils pour un meilleur formulaire parrainage de collecte de fonds

• Demandez les logos le plus tôt possible : les délais d’impression et de mise en ligne arrivent plus vite qu’on ne le pense
• Précisez exactement ce que comprend chaque avantage (nombre de billets, taille de l’emplacement du logo) afin d’éviter toute confusion par la suite
• Laissez la description du don en nature ouverte ; les sponsors proposent souvent des choses auxquelles vous n’aviez pas pensé
• Confirmez les informations de facturation au sponsor avant d’envoyer la facture, en particulier la raison sociale exacte et tout numéro de bon de commande
• Remerciez rapidement les sponsors : un court message personnalisé en complément de la confirmation automatique peut faire une grande différence auprès des sponsors locaux

Formulaire Parrainage de collecte de fonds : questions fréquentes

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Les modèles sont un point de départ. Vérifiez que les questions et les formulations concernant le consentement, la confidentialité ou les conditions conviennent à votre situation et aux règles en vigueur dans votre région. Page révisée le 2026-09-26.