Modèle d’inscription de bénévoles

Quel est le modèle de formulaire inscription de bénévoles ?

Le recrutement de bénévoles commence généralement de la même façon partout : quelqu’un dit vouloir aider, puis un coordinateur doit déterminer quand cette personne est disponible, ce qu’elle sait faire et qui appeler en cas de problème pendant une permanence. Ce modèle recueille toutes ces informations dès le départ, afin qu’un nouveau bénévole soit prêt à être affecté à un rôle dans votre système, sans nécessiter au préalable un entretien distinct.

Une grille de disponibilités hebdomadaires — matin, après-midi, soir ou toute la journée pour chaque jour de la semaine — fournit aux coordinateurs des informations réellement exploitables pour établir un planning, plutôt qu’une réponse vague comme « les week-ends me conviennent généralement ». Associée à une liste de rôles souhaités et à un champ facultatif consacré aux compétences, elle permet, dans la plupart des cas, de faire une première affectation sans même décrocher le téléphone.

Chaque inscription est enregistrée au format PDF dans votre coffre-fort FileIt. Les coordonnées, disponibilités et éventuelles informations sur la vérification des antécédents d’un nouveau bénévole sont ainsi conservées dès le premier jour, prêtes à être consultées lors de sa première affectation.

Qui utilise un formulaire inscription de bénévoles ?

• Une organisation locale ouvre les inscriptions générales de bénévoles, puis affecte les personnes aux différents rôles en fonction de leurs réponses
• Une boutique solidaire ou une banque alimentaire recrute des bénévoles chaque semaine et doit connaître à l’avance leurs disponibilités habituelles
• Une organisation destinée aux jeunes indique si un rôle nécessite une vérification des antécédents et obtient rapidement le consentement nécessaire
• Une équipe événementielle recrute des bénévoles ponctuels pour une seule journée et utilise la question sur la fréquence pour les identifier séparément
• Un groupe qui recrute des bénévoles de moins de 18 ans recueille le nom et le numéro de téléphone d’un parent ou tuteur, en plus des coordonnées du jeune
• Un programme dépendant de la conduite, comme la livraison de repas, vérifie qu’un bénévole possède un permis de conduire complet avant de lui attribuer ce rôle

Questions de ce formulaire inscription de bénévoles

22 questions sur 3 pages · inclut questions conditionnelles, pages multiples, case de consentement, évaluations.

Le formulaire inscription de bénévoles, page par page

1 À propos de vous

Le bénévole indique son nom, son adresse e-mail, son numéro de mobile et sa tranche d’âge — 18 ans ou plus, 16-17 ans ou moins de 16 ans. Le choix de l’une des deux tranches d’âge les plus jeunes affiche des champs obligatoires pour le nom et le numéro de téléphone d’un parent ou tuteur. L’organisation dispose ainsi des coordonnées d’un adulte responsable pour tout bénévole de moins de 18 ans. L’adresse du domicile est facultative.

2 Disponibilités et rôles

Une grille permet au bénévole d’indiquer, pour chaque jour de la semaine, s’il est disponible le matin, l’après-midi, le soir, toute la journée ou pas du tout — une façon bien plus rapide de recueillir ses habitudes hebdomadaires qu’une description en texte libre. Un menu déroulant consacré à la fréquence (chaque semaine, toutes les deux semaines, une fois par mois, événements ponctuels ou flexible) et une date de début de disponibilité aident le coordinateur à planifier à l’avance.

Une liste de rôles — accueil et réception, événements et installation, administration et saisie de données, collecte de fonds, conduite, accompagnement et tutorat, réseaux sociaux et photographie, cuisine et restauration, ainsi que « Autre » — permet au bénévole de sélectionner tous les rôles qui l’intéressent. Le choix de la conduite affiche une question obligatoire sur la possession d’un permis de conduire complet. Des champs facultatifs sur les compétences, l’expérience ou les qualifications, ainsi que sur les motivations du bénévole, complètent la page.

3 Contact d’urgence et vérifications

La description de la page précise que ces informations restent confidentielles et sont utilisées uniquement pour assurer la sécurité du bénévole. Elle recueille le nom, le lien avec le bénévole et le numéro de téléphone de la personne à contacter en cas d’urgence, ainsi qu’un champ facultatif consacré aux besoins de santé ou d’accessibilité que l’organisation devrait connaître, en mettant l’accent sur les aides nécessaires plutôt que sur l’obligation de fournir un diagnostic.

Une section consacrée aux vérifications des antécédents explique en termes simples que certains rôles — par exemple auprès d’enfants ou d’adultes vulnérables — nécessitent une vérification, telle qu’une vérification DBS (Disclosure and Barring Service) ou un contrôle de police, et que l’organisation en informera toujours le bénévole avant de l’entreprendre. Une question oui/non demande si le bénévole possède déjà une vérification en cours de validité, avec un champ indiquant son type et sa date le cas échéant. Une case de consentement facultative permet également d’accepter une vérification ultérieure si le rôle attribué l’exige. Une déclaration finale confirme l’exactitude des informations fournies.

Personnalisez le modèle

• Adaptez la liste des rôles aux missions de bénévolat réellement proposées par votre organisation
• Supprimez ou renommez entièrement la section sur la vérification des antécédents si aucun de vos rôles ne l’exige
• Ajoutez une question demandant dans quels lieux ou antennes un bénévole peut se rendre si votre organisation possède plusieurs sites
• Définissez un âge minimum supérieur à celui prévu par défaut dans le modèle si votre assurance ou vos politiques l’imposent pour certains rôles
• Classez chaque inscription dans un dossier consacré aux nouveaux bénévoles en attente d’affectation, puis déplacez-la une fois le bénévole affecté à un rôle
• Ajoutez une question sur une personne de référence si votre procédure de vérification l’exige avant le début d’une mission
• Adaptez le message de confirmation pour décrire votre prochaine étape concrète, comme une séance d’intégration ou un appel de bienvenue

Conseils pour un meilleur formulaire inscription de bénévoles

• Recontactez rapidement les personnes après leur inscription : l’enthousiasme à l’idée de devenir bénévole tend à s’atténuer lorsqu’un long silence précède le premier contact
• Utilisez la grille de disponibilités comme point de départ pour les échanges sur le planning, et non comme un engagement ferme sur un planning fixe
• Indiquez dès le début quels rôles nécessitent une vérification des antécédents afin que personne ne soit pris au dépourvu en cours d’affectation
• Demandez uniquement les informations de santé et d’accessibilité que vous utiliserez réellement pour accompagner un bénévole, et non un historique médical général
• Tenez à jour les coordonnées des personnes à contacter en cas d’urgence en demandant régulièrement aux bénévoles de longue durée de les confirmer
• Remerciez chaque personne qui s’inscrit, même si vous ne pouvez pas lui proposer immédiatement un rôle : une bonne première impression influence sa décision d’attendre

Formulaire Inscription de bénévoles : questions fréquentes

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Les modèles sont un point de départ. Vérifiez que les questions et les formulations concernant le consentement, la confidentialité ou les conditions conviennent à votre situation et aux règles en vigueur dans votre région. Page révisée le 2026-09-26.