ما قالب نموذج تسجيل المتطوعين؟
يبدأ استقطاب المتطوعين عادةً بالطريقة نفسها في كل مكان: يقول شخص إنه يرغب في المساعدة، ثم يتعين على المنسق معرفة أوقات تفرغه، وما يجيده، ومن يمكن الاتصال به إذا حدث خطب ما أثناء نوبة العمل. يجمع هذا النموذج كل هذه المعلومات منذ البداية، ليصل المتطوع الجديد إلى نظامك مستعدًا لمطابقته مع دور مناسب، بدلًا من الحاجة أولًا إلى محادثة منفصلة لجمع بياناته.
تمنح مصفوفة التفرغ الأسبوعي — التي تتيح اختيار الصباح أو بعد الظهر أو المساء أو اليوم بأكمله لكل يوم من أيام الأسبوع — المنسقين معلومات يمكنهم فعلًا إعداد الجداول بناءً عليها، بدلًا من عبارة مبهمة مثل «عادةً ما تكون عطلات نهاية الأسبوع مناسبة». وبالاقتران مع قائمة تحقق لاهتمامات الأدوار وحقل اختياري للمهارات، توفر معظم عمليات التسجيل للمنسق ما يكفي لإجراء المطابقة الأولى دون الحاجة إلى رفع الهاتف.
يُحفظ كل تسجيل كملف PDF في خزنة FileIt الخاصة بك، بحيث تكون تفاصيل المتطوع الجديد وتفرغه وأي حالة لفحص الخلفية محفوظة منذ اليوم الأول، وجاهزة للرجوع إليها عند إدراجه للمرة الأولى في جدول مهمة ما.
- مناسب لـ
- الجمعيات الخيرية، والمجموعات المجتمعية، والمؤسسات الدينية، والفعاليات التي تستقطب المتطوعين
- يُعبّئه
- المتطوع، أو أحد الوالدين/الأوصياء للمتطوعين دون 18 عامًا
- الوقت اللازم للإكمال
- نحو 5-6 دقائق
- يتضمن
- منطقًا شرطيًا قائمًا على العمر، ومصفوفة التفرغ الأسبوعي، وموافقة على فحص الخلفية
من يستخدم نموذج تسجيل المتطوعين؟
- تفتح منظمة مجتمعية تسجيلًا عامًا للمتطوعين، ثم تطابق الأشخاص مع الأدوار استنادًا إلى إجاباتهم
- يستقطب متجر خيري أو بنك طعام متطوعين أسبوعيين منتظمين ويحتاج إلى معرفة أوقات تفرغهم المعتادة مسبقًا
- تسجل منظمة تركز على الشباب ما إذا كان الدور سيتطلب فحص خلفية، وتحصل مبكرًا على الموافقة على هذه العملية
- يستقطب فريق فعاليات متطوعين لمرة واحدة ليوم واحد، ويستخدم سؤال التكرار لتحديدهم بشكل منفصل
- تجمع مجموعة تستقطب متطوعين دون 18 عامًا اسم أحد الوالدين أو الأوصياء ورقم هاتفه إلى جانب بيانات الشاب نفسه
- يتحقق برنامج يعتمد على القيادة، مثل توصيل الوجبات، مما إذا كان المتطوع يحمل رخصة قيادة كاملة قبل إسناد ذلك الدور إليه
أسئلة نموذج تسجيل المتطوعين هذا
22 أسئلة على 3 صفحات · يتضمن أسئلة مشروطة, صفحات متعددة, مربع اختيار الموافقة, التقييمات.
1 نبذة عنك
- اسمك*
- البريد الإلكتروني*
- الهاتف المحمول*
- عمرك* 18 عامًا فأكثر · 16–17 · أقل من 16 عامًا
- اسم الوالد أو ولي الأمر* لا يُطرح إلا عند انطباقه
- هاتف الوالد أو ولي الأمر* لا يُطرح إلا عند انطباقه
- عنوان المنزل
2 التفرغ والأدوار
- متى تكون متفرغًا عادةً؟* الصباح · بعد الظهر · المساء · طوال اليوم · غير متاح
- كم مرة يمكنك المساعدة؟* كل أسبوع · كل أسبوعين · مرة واحدة في الشهر · للفعاليات لمرة واحدة · مرن
- متاح ابتداءً من
- ما الأدوار التي تهمك؟* الاستقبال وخدمة الزوار · الفعاليات والتجهيز · الأعمال الإدارية وإدخال البيانات · جمع التبرعات · القيادة · الإرشاد والتدريس · وسائل التواصل الاجتماعي والتصوير · المطبخ والضيافة
- هل تحمل رخصة قيادة كاملة؟* لا يُطرح إلا عند انطباقه
- المهارات أو الخبرة أو المؤهلات
- لماذا ترغب في التطوع معنا؟
3 جهة اتصال للطوارئ والفحوصات
- اسم جهة الاتصال للطوارئ*
- صلة القرابة أو العلاقة بك
- هاتف جهة الاتصال للطوارئ*
- هل هناك أي معلومات عن حالتك الصحية أو احتياجاتك المتعلقة بإمكانية الوصول ينبغي أن نعرفها؟
- هل لديك بالفعل فحص خلفية ساري المفعول؟
- نوع الفحص وتاريخ إصداره لا يُطرح إلا عند انطباقه
- فحص الخلفية
- إقرار*
نموذج تسجيل المتطوعين، صفحةً صفحةً
1 نبذة عنك
يقدم المتطوع اسمه وبريده الإلكتروني ورقم هاتفه المحمول وفئته العمرية — 18 عامًا أو أكثر، أو 16-17 عامًا، أو دون 16 عامًا. ويؤدي اختيار أي من الفئتين الأصغر سنًا إلى إظهار حقول إلزامية لاسم أحد الوالدين أو الأوصياء ورقم هاتفه، لتحتفظ المنظمة ببيانات شخص بالغ مسؤول عن أي متطوع دون 18 عامًا. وعنوان المنزل اختياري.
2 التفرغ والأدوار
تتيح مصفوفة للمتطوع تحديد الصباح أو بعد الظهر أو المساء أو اليوم بأكمله أو عدم التفرغ لكل يوم من أيام الأسبوع — وهي طريقة أسرع بكثير لتسجيل نمط أسبوعي من وصف نصي حر. كما تساعد قائمة منسدلة للتكرار (كل أسبوع، كل أسبوعين، مرة في الشهر، فعاليات لمرة واحدة، أو مرن) وتاريخ بدء التفرغ المنسقَ على التخطيط مسبقًا.
وتتيح قائمة تحقق بالأدوار — الاستقبال والعمل في الواجهة الأمامية، والفعاليات والتجهيز، والأعمال الإدارية وإدخال البيانات، وجمع التبرعات، والقيادة، والإرشاد والتدريس، ووسائل التواصل الاجتماعي والتصوير، والمطبخ والضيافة، بالإضافة إلى «أخرى» — للمتطوع تحديد كل ما يهمه. ويؤدي اختيار القيادة إلى إظهار سؤال إلزامي حول امتلاك رخصة قيادة كاملة. وتكمل الصفحةَ حقولٌ اختيارية للمهارات أو الخبرة أو المؤهلات، وسبب رغبة المتطوع في المساعدة.
3 جهة اتصال للطوارئ والفحوصات
يوضح وصف الصفحة التوقعات: تُحفظ هذه المعلومات بسرية ولا تُستخدم إلا للحفاظ على سلامة المتطوع. ويجمع النموذج اسم جهة اتصال للطوارئ وصلتها بالمتطوع ورقم هاتفها، إلى جانب حقل اختياري لأي احتياجات صحية أو احتياجات وصول ينبغي أن تعرفها المنظمة، مع التركيز على ما يساعد بدلًا من طلب تشخيص.
ويوضح قسم فحوصات الخلفية، بعبارات بسيطة، أن بعض الأدوار — مثل العمل مع الأطفال أو البالغين المعرّضين للخطر — تتطلب فحصًا مثل فحص DBS أو فحصًا من الشرطة، وأن المنظمة ستُبلغ المتطوع دائمًا قبل البدء بأي فحص. ويسأل سؤال بنعم/لا عما إذا كان المتطوع يحمل بالفعل فحصًا ساريًا، مع حقل للنوع والتاريخ عند الإجابة بنعم، بينما يغطي مربع موافقة اختياري الموافقة على إجراء فحص مستقبلي إذا تطلب الدور الذي ستتم مطابقته ذلك. ويؤكد الإقرار النهائي دقة المعلومات المقدمة.
خصّص القالب كما تريد
- عدّل قائمة التحقق الخاصة بالأدوار لتطابق أدوار المتطوعين الفعلية التي تقدمها منظمتك
- أزل قسم فحص الخلفية بالكامل أو أعد تسميته إذا لم يتطلب أي من أدوارك فحصًا
- أضف سؤالًا عن المواقع أو الفروع التي يستطيع المتطوع الوصول إليها إذا كنت تعمل عبر مواقع متعددة
- حدّد حدًا أدنى للعمر أعلى من الحد الافتراضي في النموذج إذا تطلب تأمينك أو سياساتك ذلك لبعض الأدوار
- احفظ كل تسجيل في مجلد للمتطوعين الجدد الذين ينتظرون المطابقة، وانقله بعد إسناد دور إليهم
- أضف سؤالًا عن جهة اتصال مرجعية إذا كانت عملية التحقق لديك تتطلب ذلك قبل بدء المتطوع
- عدّل رسالة التأكيد لتصف خطوتك التالية الفعلية، مثل جلسة تعريفية أو مكالمة ترحيبية
نصائح لتحسين نموذج تسجيل المتطوعين
- تابع بسرعة بعد التسجيل — إذ يميل الحماس للتطوع إلى التراجع إذا طال الصمت قبل أول تواصل
- استخدم مصفوفة التفرغ كنقطة انطلاق في محادثات إعداد الجداول، لا كالتزام ثابت بجدول مناوبات
- كن واضحًا منذ البداية بشأن الأدوار التي تتطلب فحص خلفية، حتى لا يفاجأ أحد في منتصف عملية المطابقة
- اطلب فقط معلومات الصحة والوصول التي ستستخدمها فعليًا لدعم المتطوع، لا سجلًا طبيًا عامًا
- حافظ على تحديث تفاصيل جهة اتصال الطوارئ عبر مطالبة المتطوعين المستمرين بإعادة تأكيدها دوريًا
- اشكر كل متطوع يسجل، حتى إذا لم تتمكن من تقديم دور له فورًا — فالانطباع الأول الجيد يؤثر في استعداده للانتظار
تتحول كل إجابة إلى ملف PDF في خزنتك
بمجرد أن يرسل شخص نموذج التسجيل، تحفظه FileIt كملف PDF في خزنتك، داخل المجلد الذي أعددته للمتطوعين الجدد، ويصلك إشعار عبر البريد الإلكتروني فورًا. وإذا فعّلت النسخة الاختيارية، فسيتلقى المتطوع أيضًا ملف PDF خاصًا به يتضمن ما أرسله.
يراجع المنسق بعد ذلك التسجيل في جدول الردود، ويطابق تفرغ المتطوع واهتماماته بالأدوار مع الاحتياجات الحالية، ثم يتابع معه مباشرة — عادةً عبر الهاتف أو البريد الإلكتروني، كما تعد رسالة التأكيد. وبما أن كل تسجيل يتبع البنية نفسها، فإن مقارنة عدة متطوعين جدد جنبًا إلى جنب سريعة، حتى عندما تصل التسجيلات دفعة واحدة بعد حملة استقطاب.
- ابدأ بهذا القالب. يُفتح في مصمم FileIt Forms — غيّر أي سؤال، وأضف صفحات، وحدد قواعد ظهور الأسئلة.
- شاركه. فعّل رابطًا عامًا، أو أرسله بالبريد الإلكتروني إلى الأشخاص، ولكل منهم رابطه الخاص. لا يحتاجون إلى حساب FileIt.
- احصل على الإجابات بصيغة PDF. تُحفظ كل إجابة كملف PDF في مجلد الخزنة الذي تختاره، مع إرفاق الملفات المرفوعة — وتظهر في جدول الإجابات الذي يمكنك تصديره بصيغة CSV.
نموذج تسجيل المتطوعين: الأسئلة الشائعة
هل نموذج تسجيل المتطوعين هذا مجاني؟
نعم. إنه مشمول في تطبيق Forms من FileIt ضمن كل الخطط، بما فيها الخطة المجانية، ويمكن تعديل كل سؤال ليلائم مؤسستك.
هل يحتاج المتطوعون إلى حساب FileIt للتسجيل؟
لا. شارك رابطًا عامًا على موقعك الإلكتروني أو وسائل التواصل الاجتماعي، ويمكن للمتطوعين إرسال النموذج دون إنشاء حساب.
كيف نرى التسجيلات الواردة؟
يُحفظ كل تسجيل تلقائيًا كملف PDF في خزنة FileIt الخاصة بك، ويمكنك تصفح القائمة الكاملة أو تصفيتها أو تصديرها من جدول الردود.
هل يمكن لمن هم دون 18 عامًا التسجيل عبر هذا النموذج؟
نعم، إذ يؤدي اختيار فئة عمرية دون 18 عامًا إلى إظهار حقول إلزامية لاسم أحد الوالدين أو الأوصياء ورقم هاتفه.
هل يجري هذا النموذج فحص خلفية فعليًا؟
لا. فهو يسجل الموافقة وما إذا كان المتطوع يحمل بالفعل فحصًا ساريًا — أما إجراء أي فحص خلفية فعلي فهو عملية منفصلة خارج النموذج.
هل يمكننا السؤال عن التفرغ بتفصيل أكبر مما تسمح به المصفوفة؟
يمكنك إضافة أسئلة شرطية أخرى في المصمم إذا لم تكن مصفوفة بسيطة للصباح/بعد الظهر/المساء/اليوم بأكمله محددة بما يكفي لإعداد جداولك.
هل يمكننا إيقاف التسجيلات إذا لم نكن بحاجة إلى مزيد من المتطوعين حاليًا؟
نعم، يمكنك تحديد تاريخ إغلاق أو حد أقصى لعدد الردود في إعدادات النموذج.
هل يمكننا جمع جهة اتصال مرجعية قبل مطابقة المتطوع مع دور؟
يمكنك إضافة سؤال عن جهة اتصال مرجعية إلى النموذج إذا كان ذلك جزءًا من عملية التحقق لديك.