ما قالب نموذج سجل ساعات التطوع؟
يعتمد تقدير جهود المتطوعين كما ينبغي، وإعداد تقارير دقيقة عن أثر مؤسستك، على معرفة عدد الساعات التي قدّمها الأشخاص بالضبط وما الذي أنجزوه. وغالبًا ما يؤدي سجل الحضور الورقي أو جدول البيانات الذي يحدّثه شخص اعتمادًا على ذاكرته إلى احتساب ساعات أقل من الواقع وفقدان تفاصيل ما حدث فعلًا أثناء الجلسة. يتيح هذا القالب لكل متطوع تسجيل جلسته بنفسه فور انتهائها، بينما لا تزال التفاصيل حاضرة في ذاكرته.
لأن النموذج يطلب وصفًا موجزًا للجلسة إلى جانب عدد الساعات، ستحصل على أكثر من مجرد رقم — بل على سجل مستمر لما أنجزه متطوعوك فعلًا، وهو غالبًا ما يحتاجه المموّل أو مجلس الإدارة تحديدًا في التقارير. كما تتيح حقول المسافة والمصروفات الاختيارية إرفاق طلبات التعويض بسجل الساعات نفسه بدل وصولها بشكل منفصل.
تُحفظ كل استجابة بصيغة PDF في خزنة FileIt الخاصة بك، وتُحفظ معها أي إيصالات مرفقة بمطالبة مصروفات، حتى يتمكن المنسق من رؤية السجل الكامل للمتطوع — بما في ذلك مطالبات مصروفاته — في مكان واحد.
- مناسب لـ
- الجمعيات الخيرية والمنظمات غير الربحية والمؤسسات المجتمعية التي تعتمد على المتطوعين
- يُعبّئه
- المتطوع بعد كل جلسة
- الوقت اللازم لإكماله
- نحو 3-4 دقائق
- يتضمن
- أقسامًا مشروطة للمسافة والمصروفات، ورفع الإيصالات، والإبلاغ عن الحوادث
من يستخدم نموذج سجل ساعات التطوع؟
- يطلب مطبخ مجتمعي من المتطوعين تسجيل ساعاتهم ووصف موجز بعد كل مناوبة
- تتابع متجر خيري الساعات عبر عدة فرق ومواقع باستخدام نموذج مشترك واحد
- يسجل برنامج للشباب ساعات الخدمة للمتطوعين الذين يحتاجون إلى ساعات موثقة لأغراض المدرسة أو متطلبات الحصول على شهادة
- تجمع مؤسسة تضم متطوعين يقودون المركبات مطالبات المسافة إلى جانب سجل الساعات المعتاد
- تقدم منظمة غير ربحية إلى مجلس إدارتها أو مموليها كل ربع سنة إجمالي ساعات التطوع وعدد الأشخاص الذين تمت مساعدتهم
- يستخدم منسق سؤال الحوادث المضمّن لاكتشاف أي أمر مبكرًا، من حادث بسيط إلى مصدر قلق يتعلق بالرفاه
أسئلة نموذج سجل ساعات التطوع هذا
24 أسئلة على 3 صفحات · يتضمن رفع ملف, أسئلة مشروطة, صفحات متعددة, مربع اختيار الموافقة, التقييمات.
1 أنت
- اسمك*
- البريد الإلكتروني*
- معرّف المتطوع
- البرنامج أو الفريق* مطبخ مجتمعي · متجر خيري · برنامج الشباب · الرفقة والزيارات · الفعاليات وجمع التبرعات · المكتب والشؤون الإدارية
2 الجلسة
- التاريخ*
- ساعات التطوع*
- وقت البدء
- وقت الانتهاء
- ماذا فعلت؟* تقديم الطعام أو إعداده · الفرز أو إدارة المخزون · خدمة العملاء أو مكتب الاستقبال · الإرشاد أو التدريس الخصوصي · القيادة أو التوصيل · جمع التبرعات أو تنظيم الفعاليات · الأعمال الإدارية أو إدخال البيانات · الصيانة أو البستنة
- أين؟* في مقرنا · خارج المقر / في فعالية · عن بُعد / من المنزل
- وصف موجز للجلسة*
- كم شخصًا ساعدت تقريبًا؟
- هل استخدمت مركبتك الخاصة لهذا النشاط؟
- المسافة المقطوعة (بالأميال أو بالكيلومترات) لا يُطرح إلا عند انطباقه
- هل تطالب باسترداد أي مصروفات دفعتها من مالك الخاص؟
- المبلغ المطلوب استرداده* لا يُطرح إلا عند انطباقه
- الإيصالات* لا يُطرح إلا عند انطباقه
3 الاعتماد
- المشرف أو المنسق*
- البريد الإلكتروني للمشرف
- هل حدث أي شيء ينبغي أن نعرفه؟*
- يرجى إخبارنا بما حدث* لا يُطرح إلا عند انطباقه
- كيف كانت الجلسة بالنسبة إليك؟
- يؤسفنا سماع ذلك — ما الذي يمكننا تحسينه؟ لا يُطرح إلا عند انطباقه
- التأكيد*
نموذج سجل ساعات التطوع، صفحةً صفحةً
1 أنت
يدخل المتطوع اسمه وبريده الإلكتروني، ورقم المتطوع اختياريًا إذا كان قد مُنح واحدًا. ويحدد سؤال البرنامج أو الفريق — المطبخ المجتمعي، المتجر الخيري، برنامج الشباب، الرفقة والزيارات، الفعاليات وجمع التبرعات، أو المكتب والإدارة، مع خيار "أخرى" — كل سجل ضمن الجزء المناسب من المؤسسة لأغراض إعداد التقارير.
2 الجلسة
يسجل المتطوع التاريخ، وعدد ساعات التطوع بزيادات ربع ساعة، ووقت البدء والانتهاء اختياريًا. وتوضح قائمة اختيار لأنواع الأنشطة — تقديم الطعام أو إعداده، الفرز أو المخزون، خدمة العملاء أو الاستقبال، الإرشاد أو التدريس، القيادة أو التوصيل، جمع التبرعات أو الفعاليات، الأعمال الإدارية أو إدخال البيانات، الصيانة أو البستنة، مع خيار "أخرى" — نوع العمل الذي أُنجز فعلًا، إلى جانب مكان حدوثه (في الموقع أو خارجه أو عن بُعد).
يضيف حقل وصف موجز وعدد اختياري تقريبي للأشخاص الذين تمت مساعدتهم سياقًا مفيدًا لإعداد تقارير الأثر. ثم يسأل قسم السفر والمصروفات عمّا إذا كان المتطوع قد استخدم مركبته الخاصة (فتظهر خانة المسافة عندئذ) وما إذا كان يطالب بتعويض عن أي مصروفات — وعند الإجابة بنعم، يظهر حقل المبلغ الإلزامي وخانة رفع الإيصال الإلزامية، حتى لا تصل أي مطالبة دون مستند مؤيد.
3 الاعتماد
يذكر المتطوع اسم مشرف أو منسق يمكنه تأكيد الساعات، مع إمكانية إضافة بريد إلكتروني لذلك الشخص. ويكشف سؤال بنعم أو لا، «هل حدث أي أمر ينبغي أن نعرفه؟»، عن حقل وصف إلزامي عند الإجابة بنعم — ليشمل أي شيء من حادث إلى مصدر قلق يتعلق بالرفاه، يتابعه المنسق بشكل منفصل. وتختتم العملية بتقييم لكيفية سير الجلسة، وحقل اختياري «ما الذي يمكننا تحسينه؟» لا يظهر إلا للتقييمات المنخفضة، لإغلاق حلقة الملاحظات. ويؤكد مربع اختيار نهائي أن الساعات والتفاصيل المقدمة دقيقة.
خصّص القالب كما تريد
- عدّل قوائم البرامج والأنشطة لتطابق فرق مؤسستك ومهامها المعتادة
- غيّر مرجع معدل المسافة في سجلاتك الخاصة، لأن النموذج يسجل المسافة لكنه لا يحسب بدل المسافة
- أضف خطوة اعتماد من المشرف خارج النموذج إذا كانت الساعات تحتاج إلى اعتماد قبل احتسابها لشهادة أو متطلب
- وجّه الاستجابات إلى مجلد خاص بكل متطوع، حتى يتراكم سجل جلساته الكامل في مكان واحد بمرور الوقت
- أنشئ تصديرًا شهريًا أو ربع سنوي من جدول الاستجابات لجمع الساعات في تقارير مجلس الإدارة أو الممولين
- أضف سؤالًا عن الفعالية المحددة التي تتعلق بها الجلسة، إذا كانت مؤسستك تنظم فعاليات دورية منفردة
- فعّل رسائل بريد إلكتروني إضافية للتنبيهات حتى يتلقى المنسق إشعارًا فورًا إذا أبلغ متطوع عن حادث
نصائح لتحسين نموذج سجل ساعات التطوع
- شجّع المتطوعين على تسجيل ساعاتهم في اليوم نفسه، بينما لا تزال تفاصيل مثل الأشخاص الذين تمت مساعدتهم وما أنجزوه حاضرة في ذاكرتهم
- اجعل قائمة الأنشطة قصيرة ومحددة بما يناسب مؤسستك — فالقائمة العامة الطويلة تبطئ المستخدمين
- راجع إجابات الحوادث بسرعة، حتى الحوادث البسيطة، إذ يسهل التعامل مع المشكلات الصغيرة قبل تكرارها
- استخدم شرط رفع الإيصال باستمرار، حتى تكون لكل مطالبة مصروفات مستندات مؤيدة محفوظة
- صدّر الساعات المسجلة بانتظام بدل الانتظار حتى يحين موعد التقرير، لاكتشاف أي تأكيدات مفقودة من المشرفين مبكرًا
- قدّر جهود المتطوعين بالاستناد إلى الأوصاف الفعلية التي يكتبونها، لا إلى إجمالي الساعات فقط — فهذا يعني لهم الكثير
تتحول كل إجابة إلى ملف PDF في خزنتك
بمجرد أن يرسل المتطوع سجله، يحفظه FileIt بصيغة PDF في خزنتك، مع أي إيصالات مرفقة، داخل المجلد الذي أعددته — وغالبًا ما يكون مجلدًا لكل متطوع أو لكل برنامج. وستتلقى إشعارًا بالبريد الإلكتروني فورًا، وهو أمر مهم خصوصًا إذا تم الإبلاغ عن حادث.
يستخدم المنسقون عادةً جدول الاستجابات لمقارنة الساعات بأسماء المشرفين، ومتابعة أي حوادث أو مطالبات مصروفات، وتصدير البيانات إلى CSV عندما يحين وقت جمع الساعات لتقرير أو تجديد شهادة متطوع. وتشكر رسالة التأكيد المتطوع فورًا، لذلك لا حاجة إلى التواصل معه بشكل منفصل لمجرد إخباره بأن ساعاته قد استُلمت.
- ابدأ بهذا القالب. يُفتح في مصمم FileIt Forms — غيّر أي سؤال، وأضف صفحات، وحدد قواعد ظهور الأسئلة.
- شاركه. فعّل رابطًا عامًا، أو أرسله بالبريد الإلكتروني إلى الأشخاص، ولكل منهم رابطه الخاص. لا يحتاجون إلى حساب FileIt.
- احصل على الإجابات بصيغة PDF. تُحفظ كل إجابة كملف PDF في مجلد الخزنة الذي تختاره، مع إرفاق الملفات المرفوعة — وتظهر في جدول الإجابات الذي يمكنك تصديره بصيغة CSV.
نموذج سجل ساعات التطوع: الأسئلة الشائعة
هل قالب نموذج سجل ساعات التطوع هذا مجاني؟
نعم. وهو مشمول في تطبيق Forms من FileIt ضمن كل الخطط، بما فيها الخطة المجانية، ويمكنك تعديل كل سؤال ليتوافق مع مؤسستك.
هل يحتاج المتطوعون إلى حساب FileIt لتسجيل ساعاتهم؟
لا. شارك رابطًا عامًا أو أرسله إليهم كدعوة شخصية عبر البريد الإلكتروني، وسيتمكن المتطوعون من إرسال سجل دون إنشاء حساب.
كيف نحصل على الساعات المسجلة لإعداد التقارير؟
يُحفظ كل سجل تلقائيًا بصيغة PDF في خزنة FileIt الخاصة بك، ويمكنك تصفية قائمة السجلات كاملة وتصديرها إلى CSV لجمع الساعات.
هل يمكن للمتطوعين المطالبة ببدل المسافة أو المصروفات من خلال هذا النموذج؟
يسجل النموذج المسافة المقطوعة ومبلغ المصروفات مع اشتراط رفع الإيصال — لكنه لا يعالج أي دفعة، لذلك تظل مؤسستك مسؤولة عن معالجة التعويض بشكل منفصل.
هل يمكننا اشتراط تأكيد المشرف للساعات قبل احتسابها؟
يجمع النموذج اسم المشرف وبريده الإلكتروني حتى تعرف من يمكنك الرجوع إليه، لكن تأكيد الساعات أو اعتمادها يتم خارج النموذج، كجزء من إجراءاتك الخاصة.
ماذا يحدث إذا أبلغ متطوع عن حادث؟
يكشف سؤال الحادث عن حقل وصف إلزامي، ويمكنك إعداد رسائل بريد إلكتروني إضافية للتنبيهات حتى يتلقى المنسق إشعارًا فور إرسال البلاغ.
هل يمكننا متابعة الساعات عبر عدة برامج أو فرق؟
نعم، يُوسم كل سجل ببرنامج أو فريق، حتى تتمكن من تصفية جدول الاستجابات حسب هذا الحقل.
هل يمكن للمتطوعين تسجيل جلسة من هواتفهم؟
نعم، يعمل النموذج على أي جهاز مزود بمتصفح، وهي الطريقة التي يسجل بها معظم المتطوعين جلساتهم فور انتهائها.