ما قالب نموذج تقرير مرحلي للمنحة؟
عندما تطلب جهة مانحة من عدة مستفيدين تقديم تقرير مرحلي، فإنها تريد عادةً المعلومات نفسها من كل واحد منهم: ما الذي أُنجز، وما الذي تغيّر للأشخاص المعنيين، وكيف أُنفقت الميزانية، وما الخطوة التالية. يطلب قالب تقرير المنحة المرحلي هذا تحديداً، ضمن هيكل موحّد، بدلاً من أن ترسل كل مؤسسة مستنداً بتنسيق مختلف.
يسهّل النموذج الإلكتروني مقارنة التقارير بين المستفيدين، إذ تظهر الحقول نفسها — الأهداف والمخرجات والنتائج والميزانية مقارنةً بالإنفاق — بالترتيب نفسه في كل مرة. ويعدّل المنطق الشرطي النموذج وفقاً لنوع التقرير: إذ يُظهر اختيار «نهائي» سؤالاً عمّا سيحدث بعد انتهاء المنحة، بينما تسأل التقارير المرحلية عن خطط الفترة التالية، كما يفتح أي انحراف في الميزانية يتجاوز 10% خانةً إلزامية للتفسير.
يتحوّل كل تقرير مُرسَل، إلى جانب كشفه المالي وأي أدلة مرفقة، تلقائياً إلى ملف PDF موقّع يُحفظ في خزنة FileIt، مما ينشئ أرشيفاً كاملاً ومؤرّخاً لكل منحة من دون سلسلة رسائل بريد إلكتروني منفصلة أو مجلد على محرك مشترك.
- مناسب لـ
- المؤسسات والجهات المانحة التي تجمع تقارير المستفيدين من المنح
- يملؤه
- مسؤول المشروع أو جهة الاتصال المالية في المؤسسة المستفيدة من المنحة
- الوقت المطلوب لإكماله
- نحو 20–30 دقيقة
- يتضمن
- مصفوفة تقدّم الأهداف، ومنطق انحراف الميزانية، وتحميل الكشف المالي، والتوقيع
من يستخدم نموذج تقرير مرحلي للمنحة؟
- تقدّم مؤسسة غير ربحية تقريرها المرحلي الفصلي عن منحة من مؤسسة مانحة
- يقدّم مستفيد منحة تقريراً نهائياً في نهاية منحة متعددة السنوات، متضمناً خطط الاستدامة
- تجمع جهة مانحة كشفاً مالياً وسرداً موحّدين من كل مستفيد ضمن مجموعة واحدة
- تطلب مؤسسة تغييراً في الميزانية أو الجدول الزمني ضمن تقاريرها الدورية
- يراجع مسؤول المنحة التقدّم المحرز في الأهداف المرقّمة الواردة في الاتفاقية الأصلية
- تجمع جهة مانحة قصص تغيير حاصلة على الأذونات اللازمة لمشاركتها في تقريرها السنوي
أسئلة نموذج تقرير مرحلي للمنحة هذا
36 أسئلة على 5 صفحات · يتضمن التوقيع, رفع ملف, أسئلة مشروطة, صفحات متعددة, مربع اختيار الموافقة, التقييمات.
1 تفاصيل المنحة
- اسم المؤسسة*
- رقم التسجيل
- مرجع المنحة*
- عنوان المشروع*
- نوع التقرير* مرحلي / ربع سنوي · سنوي · نهائي (نهاية المنحة)
- الفترة المشمولة بالتقرير من*
- إلى*
- أعدّ التقرير*
- الدور
- البريد الإلكتروني*
- الهاتف
2 المخرجات والنتائج
- ملخص التقدّم*
- عدد الأشخاص الذين تم الوصول إليهم خلال هذه الفترة
- المستهدف لهذه الفترة
- التقدّم المحرز نحو تحقيق الأهداف لم يبدأ · متأخر · يسير وفق الخطة · تم تحقيقه · لا ينطبق
- المخرجات المنجزة*
- النتائج*
- عمومًا، هل يسير المشروع وفق الخطة؟* نعم · جزئيًا · لا
- ما المتأخر، ولماذا، وماذا تفعل لمعالجته؟* لا يُطرح إلا عند انطباقه
3 البيانات المالية
- ميزانية المنحة لهذه الفترة*
- المبلغ المنفق من المنحة خلال هذه الفترة*
- هل يتجاوز أي بند من بنود الميزانية أو يقل عن الميزانية بأكثر من 10%؟*
- اشرح التباين* لا يُطرح إلا عند انطباقه
- التمويل الآخر المؤمَّن لهذا المشروع
- هل تحتاج إلى طلب تغيير في الميزانية أو الجدول الزمني أو الأنشطة؟*
- صِف التغيير الذي تطلبه* لا يُطرح إلا عند انطباقه
4 القصص والتعلّم
- قصة عن التغيير
- هل يوافق الأشخاص الواردون في هذه القصة على مشاركتها مع الجهة المانحة؟ لا يُطرح إلا عند انطباقه
- ماذا تعلّمت؟
- خطط الفترة المقبلة لا يُطرح إلا عند انطباقه
- ماذا سيحدث بعد انتهاء المنحة؟* لا يُطرح إلا عند انطباقه
5 المرفقات والإقرار
- البيان المالي*
- صور أو دراسات حالة أو أدلة أخرى
- الإقرار*
- التوقيع*
- التاريخ*
نموذج تقرير مرحلي للمنحة، صفحةً صفحةً
1 تفاصيل المنحة
يبدأ التقرير باسم المؤسسة، ورقم تسجيل اختياري، ومرجع المنحة الوارد في الاتفاقية، وعنوان المشروع، وخيار نوع التقرير — مرحلي/فصلي أو سنوي أو نهائي. كما يحدّد زوجا التاريخين «الفترة المشمولة من» و«إلى»، إلى جانب اسم مُعدّ التقرير ودوره وبريده الإلكتروني ورقم هاتفه، الشخص المسؤول الذي يمكن التواصل معه بدقة عند وجود أسئلة.
2 المخرجات والنتائج
يمنح مربع «ملخص التقدّم» لمحةً عن أبرز ما تحقق، يليه عدد الأشخاص الذين تم الوصول إليهم خلال هذه الفترة مقارنةً بالهدف. وتطلب مصفوفة بيان «التقدّم المحرز في الأهداف» — لم يبدأ، متأخر، يسير وفق الخطة، مُنجز، أو لا ينطبق — مقابل ما يصل إلى أربعة أهداف مرقّمة من اتفاقية المنحة. وتسأل حقول «المخرجات المنجزة» و«النتائج» عمّا أُنجز وما تغيّر للأشخاص المعنيين، مع أدلة مثل الاستبيانات. ويُظهر سؤال إلزامي عن السير وفق الخطة تفسيراً إلزامياً كلما لم تكن الإجابة «نعم» صريحة.
3 الشؤون المالية
تُعرض «ميزانية المنحة لهذه الفترة» مقابل «المبلغ المنفق من المنحة خلال هذه الفترة»، ويكشف سؤال إلزامي بنعم/لا عن تجاوز أي بند في الميزانية أو انخفاضه بأكثر من 10% خانةً إلزامية لتوضيح البنود المعنية ومقدار التغيير وسببه. ويغطي حقل اختياري «تمويل آخر جرى تأمينه»، بينما يكشف سؤال بنعم/لا عن الحاجة إلى تغيير الميزانية أو الجدول الزمني أو الأنشطة مربعاً لوصف التغيير، مع التنبيه إلى أن التغييرات تحتاج عادةً إلى موافقة خطية مسبقة من الجهة المانحة.
4 القصص والتعلّم
يدعو مربع اختياري بعنوان «قصة تغيير» إلى مشاركة قصة شخص أو أسرة، مع تعليمات واضحة بحذف التفاصيل التي تكشف الهوية ما لم يوافقوا على ذكر هويتهم. ويسأل سؤال متابعة عمّا إذا كان الأشخاص الواردون في القصة يوافقون على أن تشاركها الجهة المانحة. ويلتقط حقل «ما الذي تعلمتموه؟» ما نجح وما لم ينجح، وبحسب نوع التقرير، يطلب النموذج إما «خطط الفترة التالية»، أو، في التقرير النهائي، تفسيراً إلزامياً لما سيحدث بعد انتهاء المنحة.
5 المرفقات والاعتماد
يدعم «تحميل الكشف المالي» الإلزامي، بصيغة جدول بيانات أو PDF، الأرقام الواردة في التقرير، بينما يتيح تحميل اختياري إرفاق الصور أو دراسات الحالة أو غيرها من الأدلة، مع تذكير بإرفاق صور الأشخاص الذين وافقوا على مشاركتها فقط. ويؤكد إقرارٌ دقة التقرير وإنفاق المنحة على الأغراض المتفق عليها، باستثناء ما جرى توضيحه، ويُختتم بالتوقيع والتاريخ.
خصّص القالب كما تريد
- عدّل تسميات الأهداف في المصفوفة لتطابق الأهداف الفعلية في قالب اتفاقية المنحة
- أضف إرشادات خاصة بالعملة إذا كانت منحك تُقدّم بأكثر من عملة واحدة
- حدّد مجلد الخزنة لكل مستفيد حتى تتراكم تقارير كل مؤسسة في ملفها الخاص بمرور الوقت
- أضف قسماً لاعتماد المراجع إذا كانت إجراءاتك تتضمن ملاحظات مسؤول المنحة نفسه على التقرير
- فعّل تاريخ إغلاق يوافق موعد تقديم التقارير المعتاد للحفاظ على انتظام الإرسال
- أضف إشارة إلى سياسة حماية البيانات أو الموافقة على القصص الخاصة بمؤسستك بالقرب من سؤال مشاركة القصة
نصائح لتحسين نموذج تقرير مرحلي للمنحة
- وضّح للمستفيدين أن الإبلاغ عن أي قصور مفيد فعلاً، وليس أمراً يعرّض التمويل المستقبلي للخطر تلقائياً
- راجع تفسير انحراف الميزانية بعناية — فالتغيّر بنسبة 10% شائع ونادراً ما يكون مشكلة بحد ذاته، لكن السبب مهم
- لا تطلب قصة تغيير إلا عندما يكون لديك منفذ حقيقي لاستخدامها، واحترم دائماً إذن المشاركة الممنوح
- اقرأ إجابات الاستدامة في التقارير النهائية بعناية؛ فهي تكشف غالباً ما إذا كان أثر العمل سيستمر فعلاً
- حافظ على اتساق فترة إعداد التقارير بين المستفيدين في المجموعة نفسها، حتى يمكن مقارنة التقارير بعدل
تتحول كل إجابة إلى ملف PDF في خزنتك
بمجرد أن يرسل المستفيد تقريره، يحفظه FileIt — بما يشمل السرد وإجابات الميزانية والكشف المالي وأي أدلة — كملف PDF موقّع في مجلد الخزنة الخاص بالمنحة، مع إرسال إشعار بالبريد الإلكتروني إلى مسؤول المنحة حتى لا يفوت شيئاً قبل الموعد النهائي لتقديم التقرير.
تراجع الجهات المانحة عادةً جدول «الردود» على مستوى المجموعة لرصد الموضوعات المشتركة والانحرافات المُعلّمة، وتصدّر البيانات إلى CSV لإعداد تقارير على مستوى محفظة المنح. وبما أن كل تقرير يُحفظ كملف PDF مستقل، يبقى سجل التقارير الكامل للمنحة متعددة السنوات معاً في الخزنة، جاهزاً للتدقيق.
- ابدأ بهذا القالب. يُفتح في مصمم FileIt Forms — غيّر أي سؤال، وأضف صفحات، وحدد قواعد ظهور الأسئلة.
- شاركه. فعّل رابطًا عامًا، أو أرسله بالبريد الإلكتروني إلى الأشخاص، ولكل منهم رابطه الخاص. لا يحتاجون إلى حساب FileIt.
- احصل على الإجابات بصيغة PDF. تُحفظ كل إجابة كملف PDF في مجلد الخزنة الذي تختاره، مع إرفاق الملفات المرفوعة — وتظهر في جدول الإجابات الذي يمكنك تصديره بصيغة CSV.
نموذج تقرير مرحلي للمنحة: الأسئلة الشائعة
هل قالب نموذج التقرير المرحلي للمنحة هذا مجاني؟
نعم، يتضمنه تطبيق Forms في كل حساب من حسابات FileIt، بما في ذلك الخطة المجانية، ويمكن تعديل كل سؤال ليتوافق مع اتفاقية المنحة.
هل يحتاج مستفيد المنحة إلى حساب FileIt لإرسال التقرير؟
لا. أرسل رابط النموذج إلى كل مستفيد، وسيتمكن من تعبئته وتوقيعه وإرساله من دون الحاجة إلى حساب خاص به.
كيف نحصل على تقارير المنح بصيغة PDF؟
يُحفظ كل إرسال تلقائياً كملف PDF في مجلد الخزنة الذي أعددته لتلك المنحة، بما في ذلك الكشف المالي وأي أدلة مرفقة.
هل يستطيع هذا النموذج التعامل مع التقارير المرحلية والنهائية معاً؟
نعم — يكشف اختيار «نهائي» نوعاً من التقارير سؤالاً إلزامياً عن الاستدامة، بينما تسأل التقارير المرحلية أو السنوية عن خطط الفترة التالية.
ماذا يحدث إذا أبلغ المستفيد عن انحراف في الميزانية؟
يكشف سؤال بنعم/لا عن تجاوز أي بند أو انخفاضه بأكثر من 10% تفسيراً إلزامياً يوضح البنود المعنية ومقدار التغيير وسببه.
هل يستطيع المستفيدون طلب تغيير في ميزانيتهم أو جدولهم الزمني عبر هذا النموذج؟
نعم، يكشف سؤال بنعم/لا مربعاً لوصف التغيير المطلوب، مع ملاحظة تفيد بأن التغييرات تحتاج عادةً إلى موافقة خطية مسبقة من الجهة المانحة.
هل يمكننا جمع قصص التغيير بعد الحصول على الإذن المناسب؟
نعم — يقترن حقل القصة بسؤال عمّا إذا كان الأشخاص الواردون فيها يوافقون على أن تشاركها الجهة المانحة.