Modèle de formulaire de candidature au conseil

Quel est le modèle de formulaire candidature à un conseil d’administration ?

Proposer quelqu’un pour un poste au conseil d’administration ou au sein d’un comité implique généralement de recueillir les mêmes informations : son identité, les raisons pour lesquelles il serait un bon choix, ce qu’il peut apporter et une déclaration confirmant l’absence de conflit d’intérêts non déclaré. Gérer cela par échanges d’e-mails ou formulaires papier implique de relancer les personnes pour obtenir les informations manquantes, de retaper les déclarations pour le dossier de vote et d’espérer qu’aucune réponse concernant les conflits d’intérêts ne se perde dans une boîte de réception.

Ce modèle de formulaire de candidature à un conseil transforme cette démarche en un seul formulaire en ligne. Il convient aussi bien à une personne qui se porte candidate qu’à quelqu’un qui propose un collègue ou un autre membre, et couvre l’expérience du candidat, une déclaration de conflits d’intérêts ainsi qu’une validation officielle par le proposant — avant même que la candidature ne parvienne à votre comité des candidatures.

Chaque candidature terminée est automatiquement enregistrée au format PDF dans votre coffre-fort FileIt. Votre comité dispose ainsi d’un emplacement unique où consulter tous les candidats avant une assemblée générale annuelle (AGM) ou une élection, plutôt que de devoir gérer une multitude d’e-mails et de pièces jointes.

Qui utilise un formulaire candidature à un conseil d’administration ?

• Une association caritative recueillant les candidatures de membres du conseil de surveillance avant son assemblée générale annuelle (AGM)
• Une association de propriétaires organisant l’élection des membres de son conseil d’administration
• Un club de membres pourvoir des postes au sein de son comité, comme trésorier ou secrétaire
• Une congrégation ou un groupe religieux proposant des anciens, diacres ou membres du conseil
• Une association professionnelle recueillant les candidatures à son comité exécutif
• Une coopérative ou une coopérative de crédit organisant un processus de candidature au poste d’administrateur

Questions de ce formulaire candidature à un conseil d’administration

27 questions sur 4 pages · inclut signature, téléversement de fichier, questions conditionnelles, pages multiples, case de consentement.

Le formulaire candidature à un conseil d’administration, page par page

1 Le candidat

Le formulaire commence par demander s’il s’agit d’une auto-candidature ou d’une candidature d’une autre personne, ce qui détermine les questions posées ensuite. Il recueille alors le nom, l’adresse e-mail et le numéro de téléphone du candidat et — uniquement lorsqu’une autre personne le propose — pose une question obligatoire par oui/non : Le candidat a-t-il accepté d’être proposé ?, afin que personne ne puisse proposer un nom à l’insu de l’intéressé.

Un bouton radio intitulé Fonction permet au candidat (ou au proposant) de choisir entre administrateur/membre du conseil de surveillance, président, vice-président, trésorier ou secrétaire, avec la possibilité de saisir un autre intitulé si votre organisation utilise des noms différents pour ses fonctions. La question Le candidat est-il actuellement membre de l’organisation ? vient ensuite. Une réponse affirmative fait apparaître un court champ Membre depuis, pratique lorsque votre règlement exige une durée minimale d’adhésion pour pouvoir se présenter.

2 Compétences et expérience

Cette page pose la question ouverte Pourquoi ce candidat ?, en précisant que la réponse pourra être communiquée aux membres votants — ce qui est utile pour les courtes présentations de candidats généralement diffusées avant un vote. Une liste de compétences et d’expériences couvre la gouvernance, la finance, le droit, la collecte de fonds, le marketing, les ressources humaines, la protection des personnes, l’informatique, l’immobilier, la stratégie, l’expérience vécue de la cause défendue et les liens avec la communauté, avec une option « autre » pour tout élément non répertorié.

La question Le candidat a-t-il déjà siégé au sein d’un conseil ou d’un comité ? ouvre, en cas de réponse affirmative, un champ complémentaire pour les organisations, fonctions et dates précédentes. La question obligatoire Le candidat peut-il consacrer le temps nécessaire à cette fonction ? est associée à un champ Parlez-nous des éventuelles limites de ses disponibilités, qui n’apparaît que si la réponse est négative. Le comité connaît ainsi les éventuelles contraintes d’emploi du temps dès le départ, plutôt que de les découvrir après le vote. Un téléchargement facultatif de CV ou de courte biographie complète la page.

3 Conflits d’intérêts

Une courte note explicative rassure les candidats : avoir un conflit d’intérêts ne les exclut pas automatiquement — il suffit de le déclarer afin que le conseil puisse le gérer en toute transparence. Le formulaire demande ensuite Le candidat a-t-il un intérêt susceptible d’entrer en conflit avec ceux de l’organisation ?, en donnant des exemples tels qu’une fonction rémunérée, un contrat, une participation au capital ou un mandat d’administrateur en lien avec l’organisation, ses fournisseurs ou ses bailleurs de fonds ; une réponse affirmative ouvre un champ obligatoire permettant de décrire l’intérêt avec les propres mots du candidat.

Une deuxième question, Le candidat est-il apparenté à un membre du personnel ou du conseil, ou entretient-il avec lui une relation personnelle étroite ?, fonctionne de la même manière, avec une question complémentaire demandant de préciser l’identité de la personne et la nature de la relation. La page se termine par une déclaration de consentement relative à l’éligibilité, confirmant qu’à la connaissance du proposant, rien dans la loi ou dans les propres règles de l’organisation n’empêche le candidat d’exercer cette fonction.

4 Proposant et déclaration

Lorsque la candidature concerne une autre personne, cette page recueille le nom et l’adresse e-mail du proposant, ainsi que l’information indiquant s’il est actuellement membre. Un champ facultatif Nom du second proposant est disponible si le règlement de votre organisation exige qu’une candidature soit appuyée par un second membre. Une courte note du modèle rappelle à la personne qui configure le formulaire de vérifier les règles d’éligibilité et de candidature à la lumière des statuts ou du règlement intérieur de l’organisation, car ces règles varient considérablement d’une organisation à l’autre.

Le formulaire se termine par une déclaration de consentement confirmant que les informations sont exactes et que le candidat accepte que son nom et sa présentation soient communiqués aux personnes qui voteront, suivie des champs obligatoires Signature et Date. Cette validation signée fournit à votre comité des candidatures un dossier complet et fiable pour chaque candidat avant l’envoi des bulletins.

Personnalisez le modèle

• Actualisez les options de Fonction et le texte relatif à l’éligibilité pour les adapter à vos statuts, à votre règlement intérieur ou à vos règles électorales
• Ajoutez une date de clôture dans les paramètres du formulaire afin que les candidatures soient automatiquement interrompues à la fin de la période prévue
• Définissez un nombre maximal de réponses si vos règles limitent le nombre de candidatures acceptées
• Activez une notification par e-mail à destination de votre comité des candidatures afin que personne n’ait à vérifier manuellement l’arrivée de nouvelles candidatures
• Classez les réponses dans un dossier dédié « Élections du conseil » de votre coffre-fort, séparé des documents courants
• Ajoutez ou supprimez des compétences dans la liste Compétences et expérience afin de refléter les besoins réels de votre conseil pour cette élection

Conseils pour un meilleur formulaire candidature à un conseil d’administration

• Prévenez les candidats avant de les proposer, afin que la question « le candidat a-t-il accepté » ne les surprenne jamais
• Restez centré sur la question de présentation du candidat : une réponse courte et claire est plus facile à comparer d’un coup d’œil par les membres
• Assurez-vous que la personne qui examine les réponses relatives aux conflits d’intérêts dispose de l’autorité et de la discrétion nécessaires pour effectuer un suivi confidentiel si besoin
• Fixez une date de clôture suffisamment en amont de votre assemblée générale annuelle (AGM) afin d’avoir le temps de préparer les bulletins et les présentations des candidats
• Examinez les candidatures au fur et à mesure plutôt que d’attendre la date limite, au cas où certaines informations devraient être précisées
• Conservez un dossier cohérent pour chaque cycle électoral dans son propre dossier du coffre-fort, afin de retrouver facilement les candidatures passées

Formulaire Candidature à un conseil d’administration : questions fréquentes

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Les modèles sont un point de départ. Vérifiez que les questions et les formulations concernant le consentement, la confidentialité ou les conditions conviennent à votre situation et aux règles en vigueur dans votre région. Page révisée le 2026-09-26.