Apakah templat borang pencalonan ahli lembaga?
Mencalonkan seseorang untuk jawatan dalam lembaga atau jawatankuasa biasanya bermakna mengumpulkan beberapa perkara yang sama: siapa mereka, sebab mereka sesuai, sumbangan mereka, serta pengisytiharan bahawa mereka tidak mempunyai konflik kepentingan yang tidak didedahkan. Menguruskan perkara ini melalui rantaian e-mel atau borang kertas bermakna anda perlu mengejar maklumat yang kurang, menaip semula kenyataan untuk pek pengundian dan berharap tiada jawapan konflik kepentingan yang hilang dalam peti masuk.
Templat borang pencalonan ahli lembaga ini mengubah proses tersebut menjadi satu borang dalam talian. Ia berfungsi sama ada seseorang mencalonkan diri sendiri atau mengemukakan nama rakan sekerja atau ahli lain, dan membimbing anda melalui pengalaman calon, pengisytiharan konflik kepentingan serta pengesahan rasmi daripada pencadang — semuanya sebelum pencalonan sampai kepada jawatankuasa pencalonan anda.
Setiap pencalonan yang lengkap disimpan secara automatik sebagai PDF dalam peti besi FileIt anda, supaya jawatankuasa anda mempunyai satu tempat untuk melihat semua calon bersama-sama sebelum AGM atau pemilihan, bukannya bersepah dalam e-mel dan lampiran.
- Sesuai untuk
- Organisasi bukan untung, badan amal, persatuan pemilik rumah, kelab dan persatuan keahlian yang mengadakan pemilihan lembaga atau pemegang amanah
- Diisi oleh
- Calon itu sendiri atau ahli yang mencalonkan orang lain
- Masa untuk dilengkapkan
- Kira-kira 6-8 minit
- Termasuk
- Soalan bersyarat untuk pencalonan diri sendiri atau orang lain, medan tandatangan dan dua pernyataan persetujuan
Siapa yang menggunakan borang pencalonan ahli lembaga?
- Badan amal yang mengumpulkan pencalonan pemegang amanah sebelum AGM
- Persatuan pemilik rumah yang mengadakan pemilihan jawatan lembaga
- Kelab keahlian yang mengisi jawatan jawatankuasa seperti bendahari atau setiausaha
- Jemaah atau kumpulan agama yang mencalonkan penatua, diakon atau ahli majlis
- Persatuan profesional yang mengumpulkan calon untuk jawatankuasa eksekutifnya
- Koperasi atau kesatuan kredit yang mengadakan proses pencalonan pengarah
Soalan dalam borang pencalonan ahli lembaga ini
27 soalan dalam 4 halaman · termasuk tandatangan, muat naik fail, soalan bersyarat, berbilang halaman, kotak pilihan persetujuan.
1 Calon
- Ini ialah…* Pencalonan diri sendiri · Pencalonan orang lain
- Nama calon*
- E-mel calon*
- Telefon calon
- Adakah calon bersetuju untuk dicalonkan?* hanya ditanya jika berkenaan
- Jawatan* Ahli lembaga / pemegang amanah · Pengerusi · Naib pengerusi · Bendahari · Setiausaha
- Adakah calon merupakan ahli semasa organisasi?*
- Ahli sejak hanya ditanya jika berkenaan
2 Kemahiran & pengalaman
- Mengapa calon ini?*
- Kemahiran dan pengalaman* Pengalaman tadbir urus atau lembaga · Kewangan atau perakaunan · Undang-undang · Pengumpulan dana · Pemasaran & komunikasi · Sumber manusia & individu · Perlindungan · IT & digital · Hartanah & kemudahan · Strategi & perancangan · Pengalaman hidup berkaitan dengan perjuangan kami · Hubungan dengan komuniti
- Pernahkah calon berkhidmat dalam lembaga atau jawatankuasa sebelum ini?
- Organisasi, jawatan dan tarikh yang mana? hanya ditanya jika berkenaan
- Bolehkah calon memberikan masa yang diperlukan oleh jawatan ini?*
- Beritahu kami tentang sebarang batasan ketersediaan* hanya ditanya jika berkenaan
- CV atau biografi ringkas
3 Konflik kepentingan
- Adakah calon mempunyai sebarang kepentingan yang boleh bercanggah dengan kepentingan organisasi?*
- Sila huraikan kepentingan tersebut* hanya ditanya jika berkenaan
- Adakah calon mempunyai pertalian atau hubungan peribadi yang rapat dengan mana-mana kakitangan atau ahli lembaga?*
- Siapa, dan apakah hubungannya* hanya ditanya jika berkenaan
- Kelayakan*
4 Pencadang & perakuan
- Nama anda (pencadang)* hanya ditanya jika berkenaan
- E-mel anda* hanya ditanya jika berkenaan
- Adakah anda ahli semasa? hanya ditanya jika berkenaan
- Nama penyokong pencalonan
- Perakuan*
- Tandatangan*
- Tarikh*
Borang pencalonan ahli lembaga, halaman demi halaman
1 Calon
Borang ini bermula dengan soalan sama ada Ini ialah pencalonan diri sendiri atau Pencalonan orang lain, yang menentukan perkara yang akan ditanya seterusnya. Kemudian, borang mengumpulkan nama, e-mel dan telefon Calon, dan — hanya apabila orang lain membuat pencalonan — soalan ya/tidak wajib Has the nominee agreed to be nominated? (Adakah calon bersetuju untuk dicalonkan?), supaya seseorang tidak boleh dicalonkan tanpa pengetahuannya.
Butang radio Position (Jawatan) membolehkan calon (atau pencadang) memilih ahli lembaga/pemegang amanah, pengerusi, naib pengerusi, bendahari atau setiausaha, dengan ruang untuk menaip jawatan lain jika organisasi anda menggunakan nama yang berbeza. Soalan Is the nominee a current member of the organisation? (Adakah calon merupakan ahli semasa organisasi?) ditanya seterusnya, dan jawapan ya akan memaparkan medan ringkas Member since (Ahli sejak), yang berguna jika peraturan anda menetapkan tempoh minimum keahlian untuk bertanding.
2 Kemahiran & pengalaman
Halaman ini menanyakan soalan terbuka Why this nominee? (Mengapa calon ini?), dengan nota bahawa jawapan mungkin dikongsi dengan ahli yang mengundi — berguna untuk kenyataan ringkas calon yang biasanya diedarkan sebelum pengundian. Senarai semak Skills and experience (Kemahiran dan pengalaman) merangkumi tadbir urus, kewangan, undang-undang, pengumpulan dana, pemasaran, sumber manusia, perlindungan, IT, hartanah, strategi, pengalaman hidup berkaitan perjuangan serta hubungan komuniti, dengan pilihan "lain-lain" untuk perkara yang tidak disenaraikan.
Has the nominee served on a board or committee before? (Pernahkah calon berkhidmat dalam lembaga atau jawatankuasa sebelum ini?) akan membuka soalan susulan tentang organisasi, jawatan dan tarikh terdahulu apabila dijawab ya. Soalan wajib Can the nominee commit the time the role needs? (Bolehkah calon meluangkan masa yang diperlukan oleh jawatan ini?) disertakan dengan kotak Tell us about any limits on availability (Beritahu kami tentang sebarang had ketersediaan) yang hanya muncul jika jawapannya tidak, supaya jawatankuasa dapat melihat sebarang kebimbangan tentang jadual lebih awal dan bukannya mengetahuinya selepas pengundian. Muat naik fail CV atau biografi ringkas secara pilihan melengkapkan halaman ini.
3 Konflik kepentingan
Nota penerangan ringkas meyakinkan calon bahawa mempunyai konflik kepentingan tidak menghalang mereka daripada dicalonkan — konflik itu hanya perlu diisytiharkan supaya lembaga boleh menguruskannya secara terbuka. Borang kemudian bertanya Does the nominee have any interest that could conflict with the organisation's? (Adakah calon mempunyai sebarang kepentingan yang mungkin bercanggah dengan kepentingan organisasi?), dengan contoh seperti jawatan berbayar, kontrak, pegangan saham atau jawatan pengarah yang berkaitan dengan organisasi, pembekal atau pemberi dananya; jawapan ya akan membuka kotak wajib untuk menerangkan kepentingan tersebut dengan kata-kata calon sendiri.
Soalan kedua, Is the nominee related to, or in a close personal relationship with, any staff or board member? (Adakah calon mempunyai pertalian keluarga atau hubungan peribadi rapat dengan mana-mana kakitangan atau ahli lembaga?), berfungsi dengan cara yang sama, dengan soalan susulan tentang siapa individu tersebut dan apakah hubungan mereka. Halaman ini ditutup dengan pernyataan persetujuan Eligibility (Kelayakan) yang mengesahkan bahawa, berdasarkan pengetahuan terbaik pencadang, calon tidak hilang kelayakan di sisi undang-undang atau peraturan organisasi sendiri untuk berkhidmat.
4 Pencadang & pengisytiharan
Apabila pencalonan dibuat untuk orang lain, halaman ini mengumpulkan nama dan e-mel pencadang serta sama ada mereka ahli semasa, dan medan Seconder's name (Nama penyokong kedua) secara pilihan tersedia jika peraturan organisasi anda menetapkan bahawa pencalonan perlu disokong oleh pencadang kedua. Nota templat ringkas mengingatkan sesiapa yang menyediakan borang supaya menyemak peraturan kelayakan dan pencalonan berdasarkan perlembagaan atau undang-undang kecil organisasi sendiri, kerana peraturan ini berbeza-beza antara organisasi.
Borang ini berakhir dengan pernyataan persetujuan Declaration (Pengisytiharan) yang mengesahkan bahawa maklumat adalah tepat dan calon bersetuju nama serta kenyataannya dikongsi dengan mereka yang mengundi, diikuti Signature (Tandatangan) dan Date (Tarikh) yang wajib diisi. Pengesahan bertandatangan ini memberikan jawatankuasa pencalonan anda rekod yang lengkap dan teratur bagi setiap calon sebelum kertas undi diedarkan.
Ubah suai templat ini
- Kemas kini pilihan Position (Jawatan) dan perkataan kelayakan supaya sepadan dengan perlembagaan, undang-undang kecil atau peraturan pemilihan anda sendiri
- Tambahkan tarikh tutup dalam tetapan borang supaya pencalonan dihentikan secara automatik selepas tempoh pencalonan anda berakhir
- Tetapkan bilangan maksimum respons jika peraturan anda mengehadkan jumlah pencalonan yang boleh diterima
- Hidupkan pemberitahuan e-mel kepada jawatankuasa pencalonan anda supaya tiada siapa perlu menyemak pencalonan baharu secara manual
- Failkan respons ke dalam folder khusus "Board elections" dalam peti besi anda, berasingan daripada urusan harian
- Tambah atau buang kemahiran dalam senarai semak Skills and experience (Kemahiran dan pengalaman) supaya mencerminkan keperluan sebenar lembaga anda bagi kitaran ini
Petua untuk borang pencalonan ahli lembaga yang lebih baik
- Maklumkan calon terlebih dahulu sebelum seseorang mencalonkan mereka, supaya soalan "has the nominee agreed" (adakah calon bersetuju) tidak mengejutkan mereka
- Pastikan soalan kenyataan calon kekal fokus — jawapan yang ringkas dan jelas lebih mudah dibandingkan oleh ahli secara sepintas lalu
- Pastikan sesiapa yang menyemak jawapan konflik kepentingan mempunyai kuasa (dan budi bicara) untuk membuat susulan secara peribadi jika perlu
- Tetapkan tarikh tutup yang jelas jauh sebelum AGM supaya ada masa untuk menyediakan kertas undi dan kenyataan calon
- Semak pencalonan apabila diterima dan bukannya menunggu sehingga tarikh akhir, sekiranya terdapat perkara yang perlu dijelaskan
- Simpan rekod yang konsisten bagi setiap kitaran pemilihan dalam folder peti besi tersendiri supaya pencalonan terdahulu mudah ditemui kemudian
Setiap respons menjadi PDF dalam vault anda
Sebaik sahaja pencalonan dihantar, FileIt menyimpannya sebagai PDF dalam folder peti besi pilihan anda, dengan merangkumi butiran calon, kemahiran, jawapan konflik kepentingan dan pengisytiharan bertandatangan pencadang dalam satu dokumen. Dengan pemberitahuan pemilik dihidupkan, seseorang dalam jawatankuasa pencalonan anda akan menerima e-mel serta-merta, supaya pencalonan tidak terlepas pandang sehingga tarikh tutup.
Daripada jadual Responses (Respons), jawatankuasa anda boleh menyemak setiap pencalonan secara bersebelahan, membuka setiap PDF untuk melihat butiran penuh dan mengeksport senarai sebagai CSV bagi membina senarai calon atau kertas undi. Oleh sebab jawapan konflik kepentingan dikumpulkan dalam borang yang sama, tiada langkah berasingan diperlukan untuk mendapatkan maklumat tersebut sebelum lembaga anda bermesyuarat bagi menyemak calon.
- Mulakan dengan templat ini. Ia dibuka dalam pereka FileIt Forms — ubah mana-mana soalan, tambah halaman, tetapkan peraturan bila soalan dipaparkan.
- Kongsikannya. Hidupkan pautan awam atau hantarkannya melalui e-mel, setiap orang dengan pautan sendiri. Mereka tidak memerlukan akaun FileIt.
- Dapatkan jawapan sebagai PDF. Setiap respons disimpan sebagai PDF dalam folder vault yang anda pilih, bersama fail yang dimuat naik — dan disenaraikan dalam jadual Respons yang boleh anda eksport ke CSV.
Borang Pencalonan ahli lembaga: soalan lazim
Adakah templat borang pencalonan ahli lembaga ini percuma?
Ya. Ia disertakan dengan aplikasi Forms pada setiap akaun FileIt, termasuk pelan percuma, dan anda boleh mengedit mana-mana soalan sebelum menerbitkannya.
Adakah calon atau pencadang memerlukan akaun FileIt untuk mengisinya?
Tidak. Sesiapa yang mempunyai pautan borang boleh menghantar pencalonan tanpa membuat akaun.
Bagaimanakah kami mengumpulkan semua pencalonan selepas tarikh akhir?
Setiap pencalonan disimpan sebagai PDF dalam peti besi anda secara automatik, dan anda juga boleh melihat, menapis serta mengeksport setiap respons sebagai CSV daripada jadual Responses (Respons).
Adakah melengkapkan borang ini menjadikan pencalonan sah di sisi undang-undang?
Tidak. Templat ini ialah titik permulaan, bukan nasihat undang-undang — semak soalan dan perkataan kelayakannya berdasarkan perlembagaan, undang-undang kecil atau peraturan pemilihan anda sendiri sebelum bergantung padanya.
Bolehkah kami menghentikan penerimaan pencalonan secara automatik selepas tarikh tertentu?
Ya, tetapkan tarikh tutup dalam tetapan borang dan borang akan berhenti menerima penghantaran baharu selepas tarikh tersebut berlalu.
Bolehkah kami mewajibkan pencadang kedua bagi setiap pencalonan?
Medan nama pencadang kedua telah tersedia; jika peraturan anda mewajibkannya, anda juga boleh menandakannya sebagai wajib dalam pereka bentuk.
Apakah yang berlaku jika calon belum bersetuju untuk dicalonkan?
Borang bertanya terus kepada pencadang sama ada calon telah bersetuju, supaya jawatankuasa anda boleh membuat susulan sebelum menganggap pencalonan itu sah.
Bolehkah kami menghantar borang ini hanya kepada ahli semasa dan bukannya menjadikannya awam?
Ya — anda boleh menghantar pautan peribadi melalui e-mel kepada senarai ahli anda, setiap satunya telah diisi awal dengan nama dan e-mel individu tersebut, sebagai ganti atau tambahan kepada pautan awam.