Apakah templat borang permohonan perjalanan perniagaan?
Perjalanan perniagaan mahal dan mudah ditempah secara tergesa-gesa. Langkah pra-kelulusan memastikan seseorang menyemak sama ada perjalanan itu berbaloi dan mengikut bajet sebelum penerbangan yang tidak boleh dikembalikan dibeli. Templat ini memberikan struktur yang konsisten untuk langkah tersebut.
Pengembara menyatakan ke mana dan bila mereka akan pergi, tujuan perjalanan, perkara yang ingin dicapai serta sama ada perjalanan itu boleh dilakukan secara maya. Mereka menganggarkan kos baris demi baris, daripada pengangkutan dan penginapan hingga makanan dan yuran acara, serta boleh memohon pendahuluan perjalanan. Halaman terakhir meliputi perkara yang perlu ditempah dan pihak yang akan membuat tempahan, semakan visa dan pasport untuk perjalanan antarabangsa serta kenalan kecemasan.
Setiap permohonan disimpan sebagai PDF yang ditandatangani dalam peti besi FileIt anda. Pelulus dapat melihat keseluruhan permohonan sekali gus, manakala bahagian kewangan mempunyai anggaran yang direkodkan untuk dibandingkan dengan tuntutan perbelanjaan kemudian.
- Sesuai untuk
- Organisasi yang mahu perjalanan perniagaan diluluskan sebelum ditempah
- Diisi oleh
- Pengembara atau seseorang yang membuat tempahan bagi pihaknya
- Masa untuk dilengkapkan
- Kira-kira 10 minit
- Termasuk
- Anggaran kos baris demi baris, pilihan pendahuluan perjalanan serta semakan visa, pasport dan kenalan kecemasan
Siapa yang menggunakan borang permohonan perjalanan perniagaan?
- Syarikat yang mewajibkan kelulusan pengurus untuk semua perjalanan bermalam atau antarabangsa
- Menghantar kakitangan ke persidangan atau pameran perdagangan dan menganggarkan jumlah kos lebih awal
- Pasukan jualan melawat pelanggan, dengan kos dicaj semula kepada pelanggan
- Pengurus pejabat atau pasukan perjalanan yang membuat tempahan selepas perjalanan diluluskan
- Pertubuhan bukan untung yang memastikan perbelanjaan perjalanan kekal dalam bajet geran
- Menyemak kesahan pasport dan keperluan visa sebelum sesiapa menempah penerbangan antarabangsa
Soalan dalam borang permohonan perjalanan perniagaan ini
36 soalan dalam 4 halaman · termasuk tandatangan, soalan bersyarat, berbilang halaman, kotak pilihan persetujuan.
1 Pengembara
- Nama pengembara*
- E-mel kerja*
- Nombor telefon bimbit*
- Jawatan
- Jabatan* Operasi · Jualan · Pemasaran · Kewangan · Kejuruteraan · Sokongan pelanggan · Sumber manusia · Lain-lain
- Pengurus yang meluluskan*
- Pusat kos atau kod projek
2 Perjalanan
- Ke manakah anda akan pergi?* Dalam negara · Ke luar negara
- Bandar destinasi*
- Negara* hanya ditanya jika berkenaan
- Tarikh berlepas*
- Tarikh pulang*
- Tujuan perjalanan* Mesyuarat dengan pelanggan · Jualan atau pembangunan perniagaan · Persidangan atau pameran perdagangan · Kursus latihan · Lawatan tapak atau pemasangan · Mesyuarat dalaman atau acara pasukan
- Apakah tujuan perjalanan ini dan apakah hasil yang akan dicapai?*
- Bolehkah perkara ini dilakukan secara maya?*
- Mengapakah perjalanan merupakan pilihan yang lebih baik?* hanya ditanya jika berkenaan
- Bolehkah kos ini dicaj semula kepada pelanggan?
- Pelanggan yang mana?* hanya ditanya jika berkenaan
3 Anggaran kos
- Penerbangan, kereta api atau bas
- Penginapan
- Sewa kereta, teksi dan pengangkutan tempatan
- Makanan dan elaun harian
- Yuran persidangan atau kursus
- Kos lain
- Jumlah anggaran kos*
- Adakah anda memerlukan pendahuluan tunai atau perjalanan?
- Pendahuluan yang diperlukan* hanya ditanya jika berkenaan
4 Tempahan & keselamatan
- Apakah yang perlu ditempah?* Penerbangan · Kereta api · Hotel · Sewa kereta · Tempat persidangan atau kursus · Tiada — telah ditempah atau tidak diperlukan
- Siapakah yang akan membuat tempahan?* hanya ditanya jika berkenaan Pasukan perjalanan / pengurus pejabat · Saya akan membuat tempahan sendiri · Agensi perjalanan kami
- Keutamaan perjalanan
- Adakah anda memerlukan visa atau kebenaran perjalanan?* hanya ditanya jika berkenaan Tidak · Ya, dan saya sudah memilikinya · Ya, dan saya masih perlu memohonnya · Tidak pasti
- Tarikh luput pasport* hanya ditanya jika berkenaan
- Nama orang untuk dihubungi semasa kecemasan*
- Nombor telefon orang untuk dihubungi semasa kecemasan*
- Pengisytiharan*
- Tandatangan*
Borang permohonan perjalanan perniagaan, halaman demi halaman
1 Pengembara
Borang ini mengumpulkan nama Pengembara seperti yang tertera pada pasport atau kad pengenalan mereka, e-mel kerja, nombor mudah alih, jawatan, jabatan, pengurus pelulus serta pusat kos atau kod projek secara pilihan.
2 Perjalanan
Pengembara menyatakan sama ada perjalanan itu dalam negara atau ke luar negara, dengan medan negara untuk perjalanan ke luar negara. Mereka memberikan bandar destinasi, tarikh berlepas dan pulang serta Tujuan perjalanan: mesyuarat pelanggan, jualan, persidangan, latihan, lawatan tapak, mesyuarat dalaman atau perkara lain. Mereka menerangkan perkara yang ingin dicapai melalui perjalanan tersebut. Jika menjawab ya kepada Bolehkah perkara ini dilakukan secara maya? mereka perlu menjelaskan mengapa perjalanan masih merupakan pilihan yang lebih baik. Jika kos boleh dicaj semula, borang akan bertanya pelanggan yang terlibat.
3 Anggaran kos
Enam baris pilihan meliputi pengangkutan, penginapan, pengangkutan tempatan, makanan dan elaun, yuran persidangan atau kursus serta kos lain, diikuti Jumlah anggaran kos yang wajib diisi. Soalan ya/tidak membolehkan pengembara memohon pendahuluan tunai atau perjalanan serta menyatakan jumlahnya.
4 Tempahan & keselamatan
Pengembara menandakan perkara yang perlu ditempah dan menyatakan pihak yang akan membuat tempahan: pasukan perjalanan, diri mereka sendiri atau agensi anda. Mereka boleh menambah pilihan perjalanan seperti waktu, tempat duduk, nombor kesetiaan atau keperluan kebolehcapaian. Untuk perjalanan ke luar negara, borang ini bertanya tentang visa dan tarikh luput pasport. Semua orang memberikan kenalan kecemasan, menerima perakuan bahawa mereka tidak akan membuat tempahan sebelum kelulusan dan menandatangani borang.
Ubah suai templat ini
- Tetapkan mata wang pada medan kos kepada mata wang tuntutan balik anda
- Tambahkan had dalam dasar perjalanan anda, seperti had maksimum hotel atau kelas perjalanan, pada penerangan halaman
- Tambahkan pasukan perjalanan atau pengurus pejabat kepada pemberitahuan supaya perjalanan yang diluluskan boleh ditempah dengan cepat
- Tambahkan medan untuk rujukan tempahan, atau failkan permohonan yang diluluskan bersama pengesahan tempahan dalam peti besi
- Wajibkan pusat kos jika setiap perjalanan mesti dicaj kepada bajet
- Buang soalan pendahuluan jika anda tidak menawarkan pendahuluan perjalanan
Petua untuk borang permohonan perjalanan perniagaan yang lebih baik
- Minta permohonan dibuat lebih awal supaya tambang yang berpatutan boleh ditempah, kerana tempahan saat akhir biasanya lebih mahal
- Semak tarikh luput pasport berbanding peraturan kemasukan destinasi sebelum meluluskan, bukan selepas membuat tempahan
- Bandingkan anggaran dengan tuntutan perbelanjaan akhir untuk menambah baik bajet masa hadapan
- Pastikan kenalan kecemasan semua pengembara sentiasa terkini dan ketahui lokasi mereka semasa berada di luar
- Pertimbangkan sama ada perjalanan itu boleh dilakukan secara maya dan terima alasan yang munasabah apabila ada
Setiap respons menjadi PDF dalam vault anda
Apabila permohonan dihantar, FileIt menyimpan PDF yang ditandatangani dalam peti besi anda dan menghantar e-mel kepada pemilik borang. Pengembara menerima salinan untuk rekod mereka.
Pelulus biasanya menyemak permohonan dalam jadual Respons, dengan melihat tujuan, jumlah anggaran dan tarikh bersama-sama, kemudian membalas kepada pengembara. Selepas diluluskan, pihak yang membuat tempahan menggunakan PDF yang sama, dan bahagian kewangan kemudiannya boleh memadankan tuntutan perbelanjaan dengan anggaran yang direkodkan.
- Mulakan dengan templat ini. Ia dibuka dalam pereka FileIt Forms — ubah mana-mana soalan, tambah halaman, tetapkan peraturan bila soalan dipaparkan.
- Kongsikannya. Hidupkan pautan awam atau hantarkannya melalui e-mel, setiap orang dengan pautan sendiri. Mereka tidak memerlukan akaun FileIt.
- Dapatkan jawapan sebagai PDF. Setiap respons disimpan sebagai PDF dalam folder vault yang anda pilih, bersama fail yang dimuat naik — dan disenaraikan dalam jadual Respons yang boleh anda eksport ke CSV.
Borang Permohonan perjalanan perniagaan: soalan lazim
Adakah templat permohonan perjalanan perniagaan ini percuma?
Ya. Templat ini disertakan dalam aplikasi Forms FileIt bagi setiap akaun, termasuk pelan percuma, dan anda boleh mengedit setiap soalan.
Adakah pengembara memerlukan akaun FileIt?
Tidak. Anda berkongsi borang sebagai pautan dan kakitangan boleh mengisinya serta menghantarnya tanpa akaun.
Adakah borang ini menjumlahkan kos?
Tidak. Pengembara memasukkan setiap baris kos dan jumlah keseluruhan sendiri, jadi pelulus perlu menyemak jumlah tersebut.
Adakah penghantaran borang akan menempah perjalanan?
Tidak. Borang ini ialah permohonan kelulusan. Perakuan meminta pengembara supaya tidak membuat tempahan sehingga ia diluluskan, dan tempahan dilakukan di luar borang.
Adakah borang ini menyemak keperluan visa?
Tidak. Untuk perjalanan antarabangsa, borang ini bertanya sama ada visa atau kebenaran perjalanan diperlukan dan bilakah pasport akan luput, supaya perkara ini disemak sebelum apa-apa ditempah.
Bolehkah kami menggunakannya untuk perjalanan dalam negara juga?
Ya. Soalan visa dan pasport hanya muncul untuk perjalanan ke luar negara.
Bolehkah saya menukar mata wang?
Ya. Setiap medan kos mempunyai tetapan mata wangnya sendiri dalam pereka bentuk.