Apakah templat borang pendaftaran perjalanan berkumpulan?
Menganjurkan perjalanan berkumpulan — lawatan sekolah, retret, perjalanan insentif atau ziarah — bermakna mengumpulkan set butiran tepat yang sama daripada setiap pengembara: maklumat pasport untuk tempahan penerbangan dan hotel, pilihan penginapan sebilik, keperluan diet dan perubatan, serta seseorang yang boleh dihubungi ketika kecemasan. Templat pendaftaran perjalanan berkumpulan ini mengumpulkan semuanya dalam satu borang bagi setiap pengembara, berbanding hamparan penginapan, borang perubatan berasingan dan rangkaian e-mel tentang pilihan tempat duduk.
Pengumpulan maklumat secara dalam talian penting kerana tempahan syarikat penerbangan dan hotel memerlukan nama serta nombor pasport tepat seperti yang tercetak, manakala borang ditaip jauh kurang terdedah kepada kesilapan berbanding menyalin tulisan tangan daripada kertas. Logik bersyarat turut menjadikan borang lebih cekap: soalan penginapan hanya muncul jika pengembara tidak memilih bilik seorang, dan soalan insurans perjalanan hanya dikembangkan selepas seseorang mengesahkan bahawa mereka mempunyai polisi.
Pendaftaran setiap pengembara menjadi PDF tersendiri dalam peti besi FileIt anda sebaik sahaja dihantar, jadi ketua perjalanan mempunyai rekod lengkap dan individu bagi setiap orang dalam perjalanan — mudah dicari apabila timbul pertanyaan tentang keperluan diet atau tarikh luput pasport seseorang.
- Sesuai untuk
- Pengendali pelancongan, sekolah, kumpulan keagamaan dan organisasi yang menganjurkan perjalanan berkumpulan
- Diisi oleh
- Setiap pengembara secara individu
- Masa untuk melengkapkan
- Kira-kira 8–10 minit, dengan pasport tersedia
- Termasuk
- Butiran pasport, pilihan penginapan, halaman perubatan sulit, tandatangan
Siapa yang menggunakan borang pendaftaran perjalanan berkumpulan?
- Sebuah sekolah mendaftarkan setiap pelajar dan pengiring yang menyertai perjalanan ke luar negara
- Sebuah organisasi keagamaan mengumpulkan butiran untuk ziarah berkumpulan
- Sebuah syarikat mendaftarkan pekerja yang melakukan perjalanan bersama untuk perjalanan insentif
- Pengendali pelancongan mengumpulkan butiran pasport dan penginapan sebelum menempah penerbangan serta hotel
- Penganjur retret mengumpulkan keperluan diet dan perubatan secara sulit untuk ketua perjalanan
- Penyelaras perjalanan berkumpulan menyediakan senarai penginapan berdasarkan pilihan setiap pengembara
Soalan dalam borang pendaftaran perjalanan berkumpulan ini
32 soalan dalam 5 halaman · termasuk tandatangan, muat naik fail, soalan bersyarat, berbilang halaman, kotak pilihan persetujuan.
1 Pengembara
- Nama tepat seperti dalam pasport*
- Nama pilihan
- Tarikh lahir*
- Jantina Perempuan · Lelaki · X / bukan binari · Tidak mahu menyatakan
- E-mel*
- Telefon bimbit*
- Alamat rumah
2 Pasport dan dokumen perjalanan
- Kewarganegaraan*
- Nombor pasport*
- Negara yang mengeluarkan pasport*
- Tarikh tamat tempoh pasport*
- Salinan halaman foto pasport anda
- Visa untuk perjalanan ini Tidak diperlukan untuk kewarganegaraan saya · Saya sudah memilikinya · Saya memerlukannya · Tidak pasti
- Nombor penerbangan kerap
3 Pengaturan bilik
- Jenis bilik* Bilik perseorangan (caj tambahan mungkin dikenakan) · Berkongsi bilik twin · Berkongsi bilik double
- Dengan siapa anda ingin berkongsi bilik? hanya ditanya jika berkenaan
- Jika kami memasangkan anda, anda lebih suka berkongsi dengan hanya ditanya jika berkenaan Wanita · Lelaki · Sesiapa sahaja
- Pilihan tempat duduk dalam penerbangan dan bas Tingkap · Lorong · Tiada pilihan
4 Kesihatan, diet dan insurans
- Keperluan diet Vegetarian · Vegan · Pescatarian · Tanpa gluten · Tanpa tenusu · Halal · Kosher · Alahan kacang · Alahan makanan laut bercengkerang
- Adakah terdapat sebarang keadaan perubatan, alahan atau ubat yang perlu diketahui oleh ketua kumpulan?*
- Sila berikan butiran* hanya ditanya jika berkenaan
- Keperluan mobiliti atau kebolehcapaian
- Adakah anda mempunyai insurans perjalanan untuk perjalanan ini?*
- Syarikat insurans* hanya ditanya jika berkenaan
- Nombor polisi* hanya ditanya jika berkenaan
- Nombor bantuan kecemasan syarikat insurans hanya ditanya jika berkenaan
5 Orang untuk dihubungi ketika kecemasan dan pengisytiharan
- Nama orang untuk dihubungi ketika kecemasan*
- Hubungan* Pasangan / suami atau isteri · Ibu bapa · Adik-beradik · Anak · Rakan · Rakan sekerja · Lain-lain
- Telefon*
- E-mel
- Pengisytiharan*
- Tandatangan*
Borang pendaftaran perjalanan berkumpulan, halaman demi halaman
1 Pengembara
Borang bermula dengan Nama tepat seperti dalam pasport, Nama pilihan secara pilihan, Tarikh lahir, Jantina (dinyatakan kadangkala diperlukan oleh syarikat penerbangan dan hotel), E-mel, Telefon bimbit — nombor yang akan dibawa oleh pengembara semasa perjalanan — serta Alamat rumah secara pilihan.
2 Pasport dan dokumen perjalanan
Kewarganegaraan, Nombor pasport, Negara yang mengeluarkan pasport dan Tarikh luput pasport (dengan nota bahawa banyak negara memerlukan tempoh sah sekurang-kurangnya enam bulan selepas kepulangan) merekodkan perkara yang diperlukan untuk tempahan, bersama muat naik halaman foto pasport secara pilihan. Soalan Visa (tidak diperlukan, sudah memilikinya, akan memerlukannya atau tidak pasti) dan Nombor penerbangan kerap secara pilihan melengkapkan halaman ini.
3 Penginapan sebilik
Pilihan Jenis bilik yang wajib diisi — seorang, berkongsi dua katil atau berkongsi katil kelamin — menentukan soalan seterusnya: apa-apa pilihan selain seorang akan memaparkan medan untuk nama individu yang ingin dikongsi bilik, dan jika dibiarkan kosong, pilihan untuk dipasangkan dengan wanita, lelaki atau sesiapa sahaja akan dipaparkan. Pilihan Tempat duduk untuk penerbangan dan bas secara pilihan (tingkap, lorong atau tiada pilihan) turut dikumpulkan di sini.
4 Kesihatan, diet dan insurans
Halaman ini ditandakan sebagai sulit dan hanya dikongsi dengan ketua perjalanan. Senarai semak merangkumi keperluan diet biasa dan alahan, manakala soalan ya/tidak yang wajib diisi tentang keadaan perubatan, alahan atau ubat-ubatan akan memaparkan kotak untuk butiran, termasuk perkara yang perlu dilakukan ketika kecemasan. Kotak Keperluan mobiliti atau kebolehcapaian secara pilihan merangkumi berjalan jauh, tangga, cuaca panas atau altitud, dan soalan ya/tidak yang wajib diisi tentang insurans perjalanan akan memaparkan medan untuk syarikat insurans, nombor polisi dan nombor bantuan kecemasan secara pilihan.
5 Kenalan kecemasan dan pengakuan
Pengembara memberikan nama, hubungan, telefon dan e-mel kenalan kecemasan secara pilihan — seseorang yang tidak menyertai perjalanan kumpulan — sebelum membuat pengakuan bahawa butiran mereka sepadan dengan pasport dan bersetuju agar penganjur berkongsi butiran tersebut dengan syarikat penerbangan, hotel dan pembekal tempatan hanya apabila diperlukan, kemudian menurunkan tandatangan.
Ubah suai templat ini
- Tambah soalan tentang lawatan atau tambahan yang disukai jika perjalanan anda menawarkan pilihan tambahan
- Tetapkan tarikh tutup jauh lebih awal daripada tarikh akhir tiket supaya pendaftaran lewat tidak melambatkan tempahan
- Hadkan akses kepada folder peti besi yang diberikan kerana maklumat perubatan dan pasport yang dikumpulkan adalah sensitif
- Tambah medan rujukan pembayaran atau deposit jika anda menjejakinya secara berasingan daripada pendaftaran
- Laraskan pilihan penginapan jika perjalanan anda menggunakan konfigurasi berbeza, seperti bilik keluarga
- Eksport respons ke CSV untuk membina senarai penginapan dan manifes pasport bagi ejen pelancongan anda
Petua untuk borang pendaftaran perjalanan berkumpulan yang lebih baik
- Ingatkan pengembara dalam jemputan anda supaya menyediakan pasport sebelum memulakan borang
- Semak semula tarikh luput pasport berbanding syarat kemasukan destinasi anda jauh sebelum berlepas
- Hadkan jawapan perubatan dan kesihatan kepada ketua perjalanan sahaja, selaras dengan nota kerahsiaan pada halaman ini
- Dapatkan butiran insurans yang belum lengkap lebih awal — lebih mudah membetulkan kekurangan beberapa minggu sebelum perjalanan berbanding di lapangan terbang
- Borang ini mengumpulkan maklumat untuk tujuan perancangan sahaja; ia bukan nasihat visa, imigresen atau perubatan, jadi arahkan pengembara yang mempunyai soalan khusus kepada pihak berkuasa berkaitan atau profesional
Setiap respons menjadi PDF dalam vault anda
Sebaik sahaja pengembara menghantar pendaftaran, FileIt menyimpannya sebagai PDF bertandatangan — termasuk sebarang imbasan pasport — dalam folder peti besi yang telah anda sediakan untuk perjalanan tersebut, dengan pemberitahuan e-mel segera supaya penganjur boleh terus mula membina manifes.
Ketua perjalanan biasanya menggunakan jadual Respons untuk membina senarai penginapan, menyemak keperluan diet dan perubatan sebelum katering dimuktamadkan, serta mengeksport butiran pengembara ke CSV untuk dikongsi dengan syarikat penerbangan, hotel atau ejen pelancongan. Oleh sebab pendaftaran setiap pengembara disimpan sebagai PDF tersendiri, anda boleh menyemak butiran seseorang dengan mudah tanpa perlu mencari dalam rekod orang lain.
- Mulakan dengan templat ini. Ia dibuka dalam pereka FileIt Forms — ubah mana-mana soalan, tambah halaman, tetapkan peraturan bila soalan dipaparkan.
- Kongsikannya. Hidupkan pautan awam atau hantarkannya melalui e-mel, setiap orang dengan pautan sendiri. Mereka tidak memerlukan akaun FileIt.
- Dapatkan jawapan sebagai PDF. Setiap respons disimpan sebagai PDF dalam folder vault yang anda pilih, bersama fail yang dimuat naik — dan disenaraikan dalam jadual Respons yang boleh anda eksport ke CSV.
Borang Pendaftaran perjalanan berkumpulan: soalan lazim
Adakah templat borang pendaftaran perjalanan berkumpulan ini percuma?
Ya, ia disertakan dalam aplikasi Forms pada setiap akaun FileIt, termasuk pelan percuma, dan setiap soalan boleh disunting.
Adakah pengembara memerlukan akaun FileIt untuk mendaftar?
Tidak. Setiap pengembara mengisi dan menghantar pendaftaran sendiri melalui pautan dikongsi atau jemputan e-mel, tanpa memerlukan akaun.
Bagaimanakah kami mendapatkan pendaftaran setiap pengembara sebagai PDF?
Setiap penghantaran disimpan secara automatik sebagai PDF, termasuk sebarang imbasan pasport yang dimuat naik, dalam folder peti besi yang anda pilih untuk borang ini.
Adakah maklumat perubatan dalam borang ini dirahsiakan?
Halaman ini dilabelkan untuk dikongsi dengan ketua perjalanan sahaja, dan anda mengawal siapa yang mempunyai akses kepada folder peti besi tempat respons disimpan.
Bolehkah kami mengumpulkan pilihan penginapan sebagai sebahagian daripada pendaftaran?
Ya — pengembara memilih jenis bilik dan, melainkan mereka memilih bilik seorang, boleh menamakan rakan sebilik pilihan atau pilihan pasangan umum.
Adakah borang ini menguruskan permohonan visa untuk pengembara?
Tidak — borang ini hanya merekodkan sama ada pengembara menjangka perlu mendapatkan visa. Permohonan visa kekal menjadi tanggungjawab pengembara sendiri, atau penganjur jika mereka menyelaraskannya secara berasingan.
Bolehkah kami mewajibkan butiran insurans perjalanan sebelum seseorang disahkan?
Borang ini bertanya sama ada pengembara mempunyai insurans dan, jika ya, meminta butiran polisi; menjadikannya syarat wajib untuk perjalanan ialah keputusan berdasarkan polisi perjalanan anda sendiri.