Quel est le modèle de formulaire demande de déplacement professionnel ?
Les déplacements professionnels coûtent cher et sont faciles à réserver dans la précipitation. Une étape de pré-approbation permet de vérifier que le déplacement est pertinent et respecte le budget avant d’acheter des billets non remboursables. Ce modèle donne un cadre cohérent à cette étape.
Le voyageur indique où et quand il se déplace, le motif, les objectifs du déplacement et s’il pourrait être effectué à distance. Il estime les coûts ligne par ligne, du transport et de l’hébergement aux repas et aux frais de participation à un événement, et peut demander une avance de déplacement. La dernière page couvre les éléments à réserver et la personne qui s’en chargera, les vérifications de visa et de passeport pour les déplacements internationaux, ainsi qu’un contact d’urgence.
Chaque demande est enregistrée sous forme de PDF signé dans votre coffre-fort FileIt. Les approbateurs disposent immédiatement de toutes les informations, et le service financier conserve l’estimation pour la comparer ensuite à la note de frais.
- Idéal pour
- Les organisations qui souhaitent faire approuver les déplacements professionnels avant de les réserver
- Rempli par
- Le voyageur ou la personne qui réserve en son nom
- Temps nécessaire
- Environ 10 minutes
- Comprend
- Une estimation détaillée des coûts, une option d’avance de déplacement, ainsi que des vérifications de visa, de passeport et de contact d’urgence
Qui utilise un formulaire demande de déplacement professionnel ?
- Une entreprise qui exige l’approbation d’un responsable pour tout déplacement avec nuitée ou international
- Envoyer des collaborateurs à une conférence ou à un salon professionnel en estimant d’emblée le coût total
- Une équipe commerciale qui rend visite à des clients, avec refacturation des coûts au client
- Un responsable de bureau ou une équipe de voyages qui réserve les déplacements une fois ceux-ci approuvés
- Une organisation à but non lucratif qui maintient les dépenses de déplacement dans les limites des budgets de subvention
- Vérifier la validité du passeport et les besoins en visa avant que quiconque ne réserve un vol international
Questions de ce formulaire demande de déplacement professionnel
36 questions sur 4 pages · inclut signature, questions conditionnelles, pages multiples, case de consentement.
1 Voyageur
- Nom du voyageur*
- Adresse e-mail professionnelle*
- Numéro de portable*
- Intitulé du poste
- Service* Opérations · Ventes · Marketing · Finance · Ingénierie · Service client · Ressources humaines · Autre
- Responsable approbateur*
- Centre de coûts ou code projet
2 Le déplacement
- Où allez-vous ?* Dans le pays · À l’étranger
- Ville de destination*
- Pays* affichée uniquement si applicable
- Date de départ*
- Date de retour*
- Motif du déplacement* Réunion avec un client · Ventes ou développement commercial · Conférence ou salon professionnel · Formation · Visite de site ou installation · Réunion interne ou événement d’équipe
- Quel est le motif du déplacement et quel sera son objectif ?*
- Ce déplacement pourrait-il être effectué à distance ?*
- Pourquoi le déplacement est-il préférable ?* affichée uniquement si applicable
- Les coûts peuvent-ils être refacturés à un client ?
- Quel client ?* affichée uniquement si applicable
3 Coûts estimés
- Vols, train ou autocar
- Hébergement
- Location de voiture, taxis et transports locaux
- Repas et indemnités journalières
- Frais de conférence ou de formation
- Autres coûts
- Coût total estimé*
- Avez-vous besoin d’une avance en espèces ou pour votre déplacement ?
- Montant de l’avance nécessaire* affichée uniquement si applicable
4 Réservations et sécurité
- Que faut-il réserver ?* Vols · Train · Hôtel · Location de voiture · Place pour une conférence ou une formation · Rien — déjà réservé ou non nécessaire
- Qui effectuera la réservation ?* affichée uniquement si applicable L’équipe chargée des déplacements / le responsable administratif · Je m’en chargerai moi-même · Notre agence de voyages
- Préférences de voyage
- Avez-vous besoin d’un visa ou d’une autorisation de voyage ?* affichée uniquement si applicable Non · Oui, je l’ai déjà · Oui, je dois encore faire la demande · Je ne sais pas
- Date d’expiration du passeport* affichée uniquement si applicable
- Nom de la personne à contacter en cas d’urgence*
- Téléphone de la personne à contacter en cas d’urgence*
- Déclaration*
- Signature*
Le formulaire demande de déplacement professionnel, page par page
1 Voyageur
Le formulaire recueille le nom du Voyageur tel qu’il apparaît sur son passeport ou sa pièce d’identité, son adresse e-mail professionnelle, son numéro de mobile, son intitulé de poste, son service, son responsable approbateur et, facultativement, un centre de coûts ou un code projet.
2 Le déplacement
Le voyageur indique si le déplacement se déroule dans le pays ou à l’étranger, avec un champ consacré au pays pour les déplacements internationaux. Il renseigne la ville de destination, les dates de départ et de retour, ainsi que le Motif du déplacement : rendez-vous client, vente, conférence, formation, visite de site, réunion interne ou autre. Il décrit les objectifs du déplacement. Une réponse positive à la question Le déplacement pourrait-il être effectué à distance ? demande pourquoi le déplacement reste la meilleure option. Si les coûts sont refacturables, le formulaire demande quel client est concerné.
3 Coûts estimés
Six lignes facultatives couvrent le transport, l’hébergement, les transports locaux, les repas et indemnités, les frais de conférence ou de formation, ainsi que les autres coûts. Elles sont suivies d’un champ obligatoire Total des coûts estimés. Une question oui/non permet au voyageur de demander une avance en espèces ou de déplacement et d’en indiquer le montant.
4 Réservations et sécurité
Le voyageur coche les éléments à réserver et indique qui s’en chargera : l’équipe de voyages, lui-même ou votre agence. Il peut ajouter des préférences de voyage telles que les horaires, les sièges, les numéros de fidélité ou les besoins d’accessibilité. Pour les déplacements internationaux, le formulaire demande des informations sur les visas et la date d’expiration du passeport. Chacun renseigne un contact d’urgence, accepte une déclaration indiquant qu’il ne réservera rien avant l’approbation, puis signe.
Personnalisez le modèle
- Définissez la devise des champs de coûts sur celle utilisée pour vos remboursements
- Ajoutez les limites de votre politique de déplacement, comme les plafonds d’hôtel ou la classe de voyage, dans les descriptions des pages
- Ajoutez l’équipe de voyages ou le responsable de bureau aux notifications afin que les déplacements approuvés puissent être réservés rapidement
- Ajoutez un champ pour la référence de réservation ou classez la demande approuvée avec les confirmations de réservation dans le coffre-fort
- Rendez le centre de coûts obligatoire si chaque déplacement doit être imputé à un budget
- Supprimez la question sur l’avance si vous ne proposez pas d’avances de déplacement
Conseils pour un meilleur formulaire demande de déplacement professionnel
- Demandez les déplacements suffisamment à l’avance pour réserver à des tarifs raisonnables, car les réservations de dernière minute coûtent généralement plus cher
- Vérifiez la date d’expiration du passeport par rapport aux règles d’entrée de la destination avant l’approbation, et non après la réservation
- Comparez l’estimation à la note de frais finale afin d’améliorer les budgets futurs
- Tenez à jour les contacts d’urgence de toutes les personnes qui voyagent et sachez où elles se trouvent pendant leur absence
- Demandez-vous si le déplacement pourrait être effectué à distance et acceptez une bonne justification lorsqu’il y en a une
Chaque réponse devient un PDF dans votre coffre-fort
Lorsqu’une demande est envoyée, FileIt enregistre le PDF signé dans votre coffre-fort et envoie un e-mail au propriétaire du formulaire. Le voyageur reçoit une copie pour ses archives.
Les approbateurs examinent généralement les demandes dans le tableau des réponses, en étudiant ensemble le motif, le total estimé et les dates, puis répondent au voyageur. Une fois la demande approuvée, la personne chargée de la réservation travaille à partir du même PDF, et le service financier peut ensuite comparer la note de frais à l’estimation enregistrée.
- Commencez avec ce modèle. Il s’ouvre dans l’éditeur FileIt Forms — modifiez n’importe quelle question, ajoutez des pages et définissez les règles d’affichage des questions.
- Partagez-le. Activez un lien public ou envoyez-le par e-mail, avec un lien personnel pour chaque destinataire. Aucun compte FileIt n’est nécessaire.
- Obtenez les réponses au format PDF. Chaque réponse est enregistrée au format PDF dans le dossier du coffre-fort de votre choix, avec les fichiers importés en pièces jointes — et répertoriée dans un tableau des réponses exportable au format CSV.
Formulaire Demande de déplacement professionnel : questions fréquentes
Ce modèle de demande de déplacement professionnel est-il gratuit ?
Oui. Il est inclus dans l’application Forms de FileIt avec chaque compte, y compris l’offre gratuite, et vous pouvez modifier toutes les questions.
Le voyageur a-t-il besoin d’un compte FileIt ?
Non. Vous partagez le formulaire sous forme de lien et les collaborateurs le remplissent et l’envoient sans compte.
Le formulaire additionne-t-il les coûts ?
Non. Le voyageur saisit lui-même chaque ligne de coût et le total ; les approbateurs doivent donc vérifier ce total.
L’envoi du formulaire réserve-t-il le déplacement ?
Non. Il s’agit d’une demande d’approbation. La déclaration demande au voyageur de ne rien réserver avant l’approbation, et la réservation s’effectue en dehors du formulaire.
Le formulaire vérifie-t-il les exigences en matière de visa ?
Non. Pour les déplacements internationaux, il demande si un visa ou une autorisation de voyage est nécessaire et quand le passeport expire, afin que ces éléments soient vérifiés avant toute réservation.
Pouvons-nous aussi l’utiliser pour des déplacements nationaux ?
Oui. Les questions sur le visa et le passeport apparaissent uniquement pour les déplacements internationaux.
Puis-je modifier la devise ?
Oui. Chaque champ de coût possède son propre réglage de devise dans l’éditeur.