¿Qué es la plantilla del formulario de registro semanal de horas?
Los registros de horas en papel se pierden, las hojas de cálculo circulan por correo en cinco versiones y el equipo de nóminas acaba persiguiendo a la gente el último día del periodo de pago. Esta plantilla ofrece a todos el mismo formulario semanal sencillo, que pueden completar desde el móvil o el ordenador y archivar automáticamente.
Los empleados introducen sus horas de cada día laborable, con un breve campo de detalles para las horas de inicio y fin y las tareas realizadas. Los días del fin de semana solo aparecen si trabajaron durante ese periodo. La página de totales recoge las horas totales y extra, si las horas extra fueron aprobadas, los permisos disfrutados y un desglose opcional por proyecto o código de costes.
El empleado lo firma y añade la fecha, y FileIt lo guarda como PDF en tu bóveda. Así, el registro de horas de cada semana queda archivado para nóminas, para calcular los costes de los proyectos y para cualquier consulta posterior sobre las horas.
- Ideal para
- Personal por horas, empleados a tiempo parcial, contratistas y cualquier equipo que facture o asigne tiempo a proyectos
- Lo completa
- El empleado, al final de cada semana
- Tiempo necesario
- Unos 5 minutos
- Incluye
- Horas diarias de los siete días, preguntas sobre horas extra y permisos, desglose por proyecto y firma
¿Quién usa un formulario de registro semanal de horas?
- Una pequeña empresa que paga a su personal por horas a partir de registros semanales
- Un equipo de comercio u hostelería cuyo horario cambia cada semana
- Una agencia o consultoría que asigna el tiempo del personal a proyectos de clientes
- Contratistas que envían sus horas semanales firmadas para su aprobación antes de facturar
- Registrar las horas extra y los permisos junto con las horas normales en un único registro semanal
- Sustituir las tarjetas de fichaje en papel en una obra, centro o almacén por un formulario que se completa desde el móvil
Preguntas de este formulario de registro semanal de horas
32 preguntas en 4 páginas · incluye firma, preguntas condicionales, varias páginas, casilla de consentimiento.
1 Sobre ti
- Tu nombre*
- Correo electrónico de trabajo*
- ID de empleado o de nómina
- Departamento Operaciones · Ventas · Marketing · Finanzas · Ingeniería · Atención al cliente · Recursos humanos · Otro
- Responsable que aprueba*
- Semana que comienza*
- ¿Cómo se te paga?* Por horas · Con salario fijo · Contratista / agencia
2 Horas diarias
- Lunes — horas trabajadas
- Lunes — inicio, fin y proyecto
- Martes — horas trabajadas
- Martes — inicio, fin y proyecto
- Miércoles — horas trabajadas
- Miércoles — inicio, fin y proyecto
- Jueves — horas trabajadas
- Jueves — inicio, fin y proyecto
- Viernes — horas trabajadas
- Viernes — inicio, fin y proyecto
- ¿Trabajaste durante el fin de semana?*
- Sábado — horas trabajadas solo se pregunta cuando corresponde
- Sábado — inicio, fin y proyecto solo se pregunta cuando corresponde
- Domingo — horas trabajadas solo se pregunta cuando corresponde
- Domingo — inicio, fin y proyecto solo se pregunta cuando corresponde
3 Totales, permisos y proyectos
- Total de horas trabajadas esta semana*
- De las cuales, horas extra
- ¿Se aprobaron las horas extra con antelación?* solo se pregunta cuando corresponde Sí · No · Enviadas en una solicitud de horas extra independiente
- ¿Tuviste algún permiso o ausencia esta semana?* Ninguno · Vacaciones · Baja por enfermedad · Día festivo · Permiso no remunerado · Otro permiso
- ¿Qué días y cuántas horas? solo se pregunta cuando corresponde
- Horas por proyecto o código de coste
- ¿Hay algo más que nóminas o tu responsable deban saber?
4 Firma y confirmación
- Declaración*
- Firma*
- Fecha*
El formulario registro semanal de horas, página por página
1 Sobre ti
El empleado indica Tu nombre, Correo electrónico de trabajo, un ID de empleado o de nóminas opcional, Departamento, Responsable que aprueba, la Fecha de inicio de la semana y cómo se le paga: por horas, con salario fijo o como contratista/agencia.
2 Horas diarias
De lunes a viernes hay un campo de horas (hasta 24, en intervalos de un cuarto de hora y sin incluir las pausas no remuneradas) y un campo de detalles para la hora de inicio, fin y el proyecto. ¿Trabajaste durante el fin de semana? abre los mismos dos campos para el sábado y el domingo.
3 Totales, permisos y proyectos
El empleado introduce el Total de horas trabajadas esta semana y las horas extra. Si hay horas extra, el formulario pregunta si se aprobaron por adelantado o si se enviaron en una solicitud de horas extra independiente. Una pregunta obligatoria sobre permisos incluye vacaciones, baja por enfermedad, festivos, permisos sin sueldo y otros permisos. Al elegir cualquier permiso, se pregunta qué días y cuántas horas. Los campos opcionales desglosan las horas por proyecto o código de costes y permiten añadir notas para nóminas o el responsable.
4 Firma y confirmación
El empleado confirma que el registro de horas refleja fielmente las horas trabajadas, lo firma y añade la fecha.
Personaliza la plantilla
- Cambia el nombre del campo de proyecto para adaptarlo a tu forma de calcular los costes, por ejemplo, cliente, número de trabajo o centro de costes
- Elimina la pregunta sobre el fin de semana si tu personal nunca trabaja esos días
- Añade el correo electrónico de tu equipo de nóminas a las notificaciones para que también reciba cada registro enviado
- Archiva los registros de horas de cada empleado en su propia carpeta de la bóveda, o en una carpeta por periodo de pago
- Añade un campo para el kilometraje o la ubicación del centro si el personal se desplaza entre distintas ubicaciones
- Envía el formulario como una solicitud semanal a cada empleado para que todos reciban un enlace personal
Consejos para mejorar tu formulario registro semanal de horas
- Pide a las personas que completen su registro el último día laborable de la semana, mientras aún recuerdan bien las horas
- Comprueba que las horas diarias suman el total antes de aprobarlo
- Contrasta las horas extra del registro con cualquier solicitud de horas extra antes de pagarlas
- Acuerda una fecha límite clara para los registros de cada periodo de pago y respétala
- Conserva archivados los registros anteriores. Los registros de horas suelen ser necesarios para resolver consultas sobre pagos y para auditorías
Cada respuesta se convierte en un PDF en tu bóveda
Cuando el empleado lo envía, FileIt guarda el registro firmado como PDF en tu bóveda y notifica al propietario del formulario. El empleado recibe una copia para sus propios registros.
Los responsables suelen revisar los registros de horas de la semana en la tabla de respuestas, donde los totales, las horas extra y los permisos aparecen juntos, y exportarlos para nóminas. El PDF firmado permanece archivado por si surge más adelante alguna consulta sobre las horas.
- Empieza con esta plantilla. Se abre en el diseñador de FileIt Forms: cambia cualquier pregunta, añade páginas y define las reglas para mostrar las preguntas.
- Compártelo. Activa un enlace público o envíalo por correo electrónico a otras personas, cada una con su propio enlace. No necesitan una cuenta de FileIt.
- Obtén las respuestas en PDF. Cada respuesta se guarda como PDF en la carpeta de la bóveda que elijas, con los archivos subidos adjuntos, y aparece en una tabla de respuestas que puedes exportar a CSV.
Formulario Registro semanal de horas: preguntas frecuentes
¿Es gratuita esta plantilla de registro semanal de horas?
Sí. Está incluida en la aplicación Forms de FileIt en todas las cuentas, incluido el plan gratuito, y puedes editar todas las preguntas.
¿Necesitan los empleados una cuenta de FileIt para enviar un registro de horas?
No. Compartes el formulario mediante un enlace y los empleados pueden completarlo y enviarlo sin tener una cuenta.
¿El formulario suma las horas automáticamente?
No. Los empleados introducen por sí mismos las horas diarias y el total semanal, por lo que el responsable que aprueba debe comprobar el total comparándolo con las cifras diarias.
¿Pueden los empleados registrar permisos en el registro de horas?
Sí. Una pregunta sobre permisos incluye vacaciones, baja por enfermedad, festivos, permisos sin sueldo y otros permisos, con un campo para indicar qué días y cuántas horas.
¿Podemos hacer un seguimiento de las horas por proyecto?
Sí. Cada día tiene un campo de detalles y la página de totales incluye un campo opcional para las horas por proyecto o código de costes.
¿Puede el responsable firmar también el registro de horas?
La plantilla incluye la firma del empleado. Añade un segundo campo de firma en el diseñador si tu proceso necesita la firma del responsable en el mismo PDF.
¿Puedo exportar los registros de horas para nóminas?
Sí. Todos los envíos aparecen en la tabla de respuestas, que puedes filtrar y exportar.