¿Qué es la plantilla del formulario de formulario de disponibilidad del personal?
Crear un cuadrante a partir de mensajes de texto, notas adhesivas y la memoria es la forma de acabar programando a alguien justo para la tarde que dijo que no podía trabajar. Esta plantilla ofrece a cada trabajador por turnos el mismo formulario breve para indicar su semana habitual, sus límites y sus próximas ausencias.
En el centro hay una cuadrícula sencilla con los siete días de la semana, marcados como cualquier hora, mañanas, tardes, noches o no disponible. También incluye las horas de inicio más tempranas y de finalización más tardías, el mínimo y máximo de horas semanales, los turnos preferidos y si acepta que le llamen para cubrir turnos con poca antelación. Una página final recoge las próximas fechas de ausencia y compromisos habituales, como estudiar o tener otro trabajo.
Cada respuesta se guarda como un PDF fechado en tu bóveda de FileIt. Cuando cambia la disponibilidad de alguien, vuelve a enviar el formulario y puedes ver exactamente qué ha cambiado y desde cuándo.
- Ideal para
- Comercios, hostelería, atención y cuidados, almacenes y cualquier equipo que trabaje con cuadrantes
- Lo completan
- Los trabajadores por turnos, al incorporarse y siempre que cambie su disponibilidad
- Tiempo necesario
- Unos 5 minutos
- Incluye
- Una cuadrícula de disponibilidad por día, horas y preferencias de turnos, y próximas ausencias
¿Quién usa un formulario de formulario de disponibilidad del personal?
- Una cafetería o restaurante que crea cuadrantes semanales para personal a tiempo parcial y eventual
- Una tienda que recopila la disponibilidad antes de la temporada navideña
- Un proveedor de atención y cuidados que planifica la cobertura de turnos de mañana, tarde y noche
- Un almacén que incorpora trabajadores temporales que deben indicar sus límites desde el principio
- Estudiantes que actualizan su disponibilidad cada trimestre según sus clases y exámenes
- Un responsable que conserva un registro fechado de lo que cada persona dijo que podía trabajar
Preguntas de este formulario de formulario de disponibilidad del personal
22 preguntas en 3 páginas · incluye preguntas condicionales, varias páginas, casilla de consentimiento, valoraciones.
1 Sobre ti
- Tu nombre*
- Correo electrónico*
- Número de teléfono móvil*
- Tu puesto*
- Centro o ubicación
- Tipo de contrato* Jornada completa · Jornada parcial · Trabajo ocasional / sin horas garantizadas · Estacional o temporal · Estudiante / solo durante el curso
- Esta disponibilidad se aplica a partir del*
- ¿Es esto un cambio respecto a la disponibilidad que nos diste anteriormente?
- ¿Qué ha cambiado? solo se pregunta cuando corresponde
2 Tu semana habitual
- ¿Cuándo puedes trabajar habitualmente?* Cualquier hora · Mañanas · Tardes · Noches · Madrugadas · No disponible
- Hora de inicio más temprana
- Hora de finalización más tardía
- Mínimo de horas semanales que te gustaría trabajar
- Máximo de horas semanales que puedes trabajar*
- Turnos preferidos Temprano · Diurno · Tarde · Noche · Turnos partidos · Sin preferencia
- ¿Podemos contactarte para cubrir turnos con poca antelación?* Sí, en cualquier momento · A veces — consúltame · No, por favor
3 Días libres y otros compromisos
- ¿Hay próximas fechas en las que no puedas trabajar?*
- ¿Qué fechas y por qué (opcional)?* solo se pregunta cuando corresponde
- Compromisos habituales que debamos tener en cuenta
- ¿Cómo te desplazas al trabajo? Vehículo propio · Transporte público · A pie o en bicicleta · Me lleva otra persona
- ¿Hay algo más sobre tu disponibilidad?
- Confirmación*
El formulario formulario de disponibilidad del personal, página por página
1 Sobre ti
La persona empleada indica Tu nombre, Correo electrónico, Número de móvil, Tu puesto, Centro o ubicación y Tipo de contrato (a tiempo completo, a tiempo parcial, eventual, temporal o estudiante). Añade la fecha a partir de la cual se aplica la disponibilidad. Si es un cambio respecto a lo indicado anteriormente, el formulario pregunta qué ha cambiado.
2 Tu semana habitual
Una cuadrícula obligatoria pregunta ¿Cuándo sueles poder trabajar? para cada día, de lunes a domingo: cualquier hora, mañanas, tardes, noches o no disponible. La persona empleada puede añadir las horas de inicio más tempranas y de finalización más tardías, el mínimo de horas que le gustaría trabajar y el máximo que puede hacer, además de sus turnos preferidos. También indica si pueden contactar con ella para cubrir turnos con poca antelación.
3 Ausencias y otros compromisos
La pregunta ¿Hay próximas fechas en las que no puedas trabajar? abre un campo para indicar las fechas y, de forma opcional, el motivo. La persona empleada puede anotar compromisos habituales, como otro trabajo, estudios, cuidados o compromisos religiosos, compartiendo solo lo que considere adecuado. Indica cómo se desplaza al trabajo y, si elige transporte público, aparece un breve aviso para que mencione cualquier limitación horaria. La página termina con una confirmación de que enviará una actualización si algo cambia.
Personaliza la plantilla
- Cambia las columnas de la cuadrícula para que correspondan a tus nombres reales de turnos, como Mañana, Intermedio, Tarde y Noche
- Añade un menú desplegable de centros o departamentos si organizas turnos en varias ubicaciones
- Configura el cierre del formulario antes de crear cada cuadrante para detectar fácilmente las actualizaciones tardías
- Guarda la disponibilidad de cada persona en su propia carpeta de la bóveda para mantener todo el historial junto
- Añade una pregunta sobre habilidades o certificaciones, como primeros auxilios o servicio de barra, que determinen quién puede cubrir cada turno
- Comparte el enlace en el chat de tu equipo cada temporada para que todos actualicen su disponibilidad
Consejos para mejorar tu formulario formulario de disponibilidad del personal
- Pide la disponibilidad antes de que empiece la temporada de mayor actividad, no durante la semana en que comienza
- Considera las próximas ausencias como información para planificar. Nadie tiene que explicar el motivo de cada fecha
- Respeta la preferencia sobre avisos con poca antelación. Llamar a quienes dijeron que no aceptaban esos turnos deteriora rápidamente la confianza
- Comprueba el máximo de horas según los contratos y las normas sobre tiempo de trabajo antes de ofrecer turnos adicionales
- Pide un formulario nuevo siempre que cambien las circunstancias de alguien, en lugar de basarte en un mensaje del chat
Cada respuesta se convierte en un PDF en tu bóveda
Cuando alguien envía el formulario, FileIt guarda su disponibilidad como PDF en tu bóveda y envía el formulario por correo electrónico a su propietario. La persona empleada recibe una copia de lo que te indicó.
Quienes planifican los cuadrantes suelen trabajar desde la tabla de Respuestas, donde pueden comparar de un vistazo la cuadrícula, las horas y las ausencias de cada persona, y exportarlas. Como cada actualización lleva fecha, siempre puedes ver qué disponibilidad estaba vigente cuando se creó un cuadrante.
- Empieza con esta plantilla. Se abre en el diseñador de FileIt Forms: cambia cualquier pregunta, añade páginas y define las reglas para mostrar las preguntas.
- Compártelo. Activa un enlace público o envíalo por correo electrónico a otras personas, cada una con su propio enlace. No necesitan una cuenta de FileIt.
- Obtén las respuestas en PDF. Cada respuesta se guarda como PDF en la carpeta de la bóveda que elijas, con los archivos subidos adjuntos, y aparece en una tabla de respuestas que puedes exportar a CSV.
Formulario Formulario de disponibilidad del personal: preguntas frecuentes
¿Es gratuita esta plantilla de disponibilidad del personal?
Sí. Está incluida en la app Forms de FileIt en todas las cuentas, incluido el plan gratuito, y puedes editar todas las preguntas.
¿Necesita el personal una cuenta de FileIt para completarla?
No. Compartes el formulario mediante un enlace y el personal lo completa desde su teléfono u ordenador sin necesidad de tener una cuenta.
¿Puedo cambiar los nombres de los turnos de la cuadrícula?
Sí. Puedes editar las columnas y filas de la cuadrícula en el diseñador para usar tus propios nombres de turnos.
¿Qué ocurre cuando cambia la disponibilidad de alguien?
Vuelve a enviar el formulario y responde que sí a la pregunta sobre cambios, que le pide indicar qué ha cambiado. Cada versión se conserva fechada en tu bóveda.
¿El formulario crea el cuadrante por mí?
No. Recopila la disponibilidad en un formato uniforme. Tú creas el cuadrante a partir de las respuestas, utilizando la tabla de Respuestas y la exportación.
¿El personal tiene que indicar por qué no está disponible?
No. El motivo es opcional. El formulario solo pregunta qué fechas no puede trabajar.