Quel est le modèle de formulaire formulaire de disponibilité du personnel ?
Établir un planning à partir de messages, de notes autocollantes et de souvenirs, c’est risquer de programmer quelqu’un le soir même où il avait dit ne pas pouvoir travailler. Ce modèle offre à chaque salarié en horaires décalés le même formulaire court pour indiquer ses disponibilités habituelles, ses limites et ses prochaines absences.
Au cœur du formulaire se trouve une grille simple des sept jours de la semaine, avec les choix : toute la journée, matinées, après-midis, soirées, nuits ou indisponible. Elle est complétée par les heures de début au plus tôt et de fin au plus tard, le nombre minimal et maximal d’heures par semaine, les créneaux préférés et la possibilité d’être appelé pour un remplacement de dernière minute. Une dernière page recueille les prochaines dates d’absence et les engagements réguliers, comme les études ou un autre emploi.
Chaque réponse est enregistrée au format PDF, avec sa date, dans votre coffre-fort FileIt. Lorsque les disponibilités d’une personne changent, elle soumet à nouveau le formulaire et vous voyez exactement ce qui a changé et à partir de quand.
- Idéal pour
- Le commerce, l’hôtellerie-restauration, les soins, la logistique et toute équipe travaillant selon un planning
- Rempli par
- Les salariés en horaires décalés, à leur arrivée et chaque fois que leurs disponibilités changent
- Temps nécessaire
- Environ 5 minutes
- Comprend
- Une grille de disponibilité jour par jour, les horaires et préférences de créneaux, ainsi que les prochaines indisponibilités
Qui utilise un formulaire formulaire de disponibilité du personnel ?
- Un café ou un restaurant qui établit les plannings hebdomadaires de son personnel à temps partiel et occasionnel
- Un magasin qui recueille les disponibilités avant la période des fêtes
- Un prestataire de soins qui planifie les remplacements pour les équipes du matin, du soir et de nuit
- Un entrepôt qui intègre des saisonniers devant indiquer leurs limites dès le départ
- Des étudiants salariés qui mettent à jour leurs disponibilités à chaque semestre en fonction des cours et des examens
- Un responsable qui conserve un relevé daté des disponibilités déclarées par chaque personne
Questions de ce formulaire formulaire de disponibilité du personnel
22 questions sur 3 pages · inclut questions conditionnelles, pages multiples, case de consentement, évaluations.
1 À propos de vous
- Votre nom*
- Adresse e-mail*
- Numéro de portable*
- Votre poste*
- Site ou lieu de travail
- Type de contrat* Temps plein · Temps partiel · Occasionnel / zéro heure · Saisonnier ou temporaire · Étudiant / uniquement pendant les périodes scolaires
- Ces disponibilités s’appliquent à partir du*
- S’agit-il d’une modification des disponibilités que vous avez déjà communiquées ?
- Qu’est-ce qui a changé ? affichée uniquement si applicable
2 Votre semaine habituelle
- Quand pouvez-vous habituellement travailler ?* À tout moment · Le matin · L’après-midi · Le soir · La nuit · Indisponible
- Heure de début la plus matinale
- Heure de fin la plus tardive
- Nombre minimal d’heures par semaine souhaité
- Nombre maximal d’heures par semaine possible*
- Horaires préférés Tôt · Journée · Tard · Nuit · Horaires fractionnés · Aucune préférence
- Pouvons-nous vous contacter pour assurer des remplacements au dernier moment ?* Oui, à tout moment · Parfois — demandez-moi · Non, veuillez ne pas le faire
3 Congés et autres engagements
- Avez-vous prochainement des dates auxquelles vous ne pouvez pas travailler ?*
- Quelles dates et pourquoi (facultatif) ?* affichée uniquement si applicable
- Engagements réguliers dont nous devons tenir compte
- Comment vous rendez-vous au travail ? Véhicule personnel · Transports en commun · À pied ou à vélo · Trajet avec quelqu’un
- Autre chose concernant vos disponibilités ?
- Confirmation*
Le formulaire formulaire de disponibilité du personnel, page par page
1 À propos de vous
Le salarié indique Votre nom, votre adresse e-mail, votre numéro de mobile, votre fonction, votre site ou lieu de travail et votre type de contrat (temps plein, temps partiel, occasionnel, saisonnier ou étudiant). Il ajoute la date à partir de laquelle les disponibilités s’appliquent. S’il s’agit d’une modification de ce qu’il a précédemment indiqué, le formulaire lui demande ce qui a changé.
2 Votre semaine habituelle
Une grille obligatoire demande Quand pouvez-vous habituellement travailler ? pour chaque jour, du lundi au dimanche : toute la journée, matinées, après-midis, soirées, nuits ou indisponible. Le salarié peut ajouter l’heure de début au plus tôt et l’heure de fin au plus tard, le nombre minimal d’heures souhaité et le nombre maximal d’heures possible, ainsi que ses créneaux préférés. Il indique également s’il peut être contacté pour un remplacement de dernière minute.
3 Congés et autres engagements
La question Avez-vous des dates prochaines auxquelles vous ne pouvez pas travailler ? ouvre un champ permettant d’indiquer les dates et, facultativement, le motif. Le salarié peut mentionner des engagements réguliers, comme un autre emploi, des études, des responsabilités d’aidant ou des obligations religieuses, en ne partageant que ce qui lui convient. Il indique son moyen de transport pour se rendre au travail ; le choix des transports en commun affiche une courte invitation à préciser les éventuelles contraintes horaires. La page se termine par une confirmation indiquant qu’il soumettra une mise à jour si sa situation change.
Personnalisez le modèle
- Modifiez les colonnes de la grille pour reprendre les noms réels de vos créneaux, comme Matin, Journée, Soir et Nuit
- Ajoutez une liste déroulante pour le site ou le service si vous établissez les plannings de plusieurs lieux
- Programmez la fermeture du formulaire avant chaque création de planning afin de repérer facilement les mises à jour tardives
- Classez les disponibilités de chaque personne dans son propre dossier du coffre-fort afin de conserver tout l’historique au même endroit
- Ajoutez une question sur les compétences ou certifications, comme les premiers secours ou le service au bar, qui déterminent les personnes pouvant couvrir chaque créneau
- Partagez le lien dans la conversation de votre équipe à chaque saison afin que chacun actualise ses disponibilités
Conseils pour un meilleur formulaire formulaire de disponibilité du personnel
- Demandez les disponibilités avant le début de la haute saison, et non la semaine où elle commence
- Considérez les prochaines indisponibilités comme des informations utiles à la planification. Personne n’est tenu de justifier chaque date
- Respectez la préférence concernant les remplacements de dernière minute. Appeler rapidement les personnes qui ont refusé fait perdre confiance
- Vérifiez le nombre maximal d’heures au regard des contrats et des règles relatives au temps de travail avant de proposer des heures supplémentaires
- Demandez un nouveau formulaire chaque fois que la situation d’une personne change, plutôt que de vous fier à un message
Chaque réponse devient un PDF dans votre coffre-fort
Lorsqu’une personne soumet le formulaire, FileIt enregistre ses disponibilités au format PDF dans votre coffre-fort et envoie le formulaire par e-mail à son propriétaire. Le salarié reçoit une copie de ce qu’il vous a indiqué.
Les responsables des plannings travaillent généralement depuis le tableau Réponses, où la grille, les horaires et les absences de chaque personne peuvent être comparés en un coup d’œil et exportés. Comme chaque mise à jour est datée, vous pouvez toujours voir quelles disponibilités étaient en vigueur lors de l’établissement d’un planning.
- Commencez avec ce modèle. Il s’ouvre dans l’éditeur FileIt Forms — modifiez n’importe quelle question, ajoutez des pages et définissez les règles d’affichage des questions.
- Partagez-le. Activez un lien public ou envoyez-le par e-mail, avec un lien personnel pour chaque destinataire. Aucun compte FileIt n’est nécessaire.
- Obtenez les réponses au format PDF. Chaque réponse est enregistrée au format PDF dans le dossier du coffre-fort de votre choix, avec les fichiers importés en pièces jointes — et répertoriée dans un tableau des réponses exportable au format CSV.
Formulaire Formulaire de disponibilité du personnel : questions fréquentes
Ce modèle de formulaire de disponibilité du personnel est-il gratuit ?
Oui. Il est inclus dans l’application Forms de FileIt pour tous les comptes, y compris l’offre gratuite, et vous pouvez modifier chaque question.
Le personnel doit-il avoir un compte FileIt pour remplir le formulaire ?
Non. Vous partagez le formulaire sous forme de lien et le personnel le remplit sur son téléphone ou son ordinateur, sans compte.
Puis-je modifier les noms des créneaux dans la grille ?
Oui. Les colonnes et les lignes de la grille sont modifiables dans le concepteur, ce qui vous permet d’utiliser vos propres noms de créneaux.
Que se passe-t-il lorsque les disponibilités d’une personne changent ?
Elle soumet à nouveau le formulaire et répond oui à la question sur les modifications, qui lui demande ce qui a changé. Chaque version est conservée et datée dans votre coffre-fort.
Le formulaire établit-il le planning à ma place ?
Non. Il recueille les disponibilités dans un format uniforme. Vous établissez le planning à partir des réponses, à l’aide du tableau Réponses et de l’exportation.
Le personnel doit-il indiquer pourquoi il n’est pas disponible ?
Non. Le motif est facultatif. Le formulaire demande uniquement quelles sont les dates où la personne ne peut pas travailler.