Apakah templat borang borang ketersediaan staf?
Membina jadual syif daripada mesej teks, nota lekit dan ingatan menyebabkan seseorang dijadualkan pada malam yang mereka sudah katakan tidak boleh bekerja. Templat ini memberikan setiap pekerja syif borang ringkas yang sama untuk minggu biasa mereka, had mereka dan cuti akan datang.
Intinya ialah grid ringkas tujuh hari dalam seminggu, yang ditandakan sebagai bila-bila masa, pagi, petang, malam, lewat malam atau tidak tersedia. Di sekelilingnya terdapat waktu mula paling awal dan waktu tamat paling lewat, jumlah jam minimum dan maksimum setiap minggu, syif pilihan serta sama ada mereka bersedia dipanggil untuk menggantikan syif pada notis singkat. Halaman terakhir merekodkan tarikh cuti akan datang dan komitmen tetap seperti pengajian atau pekerjaan lain.
Setiap penghantaran disimpan sebagai PDF bertarikh dalam peti besi FileIt anda. Apabila ketersediaan seseorang berubah, mereka menghantar semula borang dan anda dapat melihat dengan tepat perkara yang berubah serta bila perubahan itu berkuat kuasa.
- Sesuai untuk
- Peruncitan, hospitaliti, penjagaan, pergudangan dan mana-mana pasukan yang bekerja mengikut jadual syif
- Diisi oleh
- Pekerja syif, apabila mula bekerja dan setiap kali ketersediaan mereka berubah
- Masa untuk dilengkapkan
- Kira-kira 5 minit
- Termasuk
- Grid ketersediaan mengikut hari, jam dan pilihan syif, serta ketidaktersediaan akan datang
Siapa yang menggunakan borang borang ketersediaan staf?
- Kafe atau restoran yang membina jadual syif mingguan untuk kakitangan sambilan dan kasual
- Kedai runcit yang mengumpulkan ketersediaan sebelum musim cuti
- Penyedia perkhidmatan penjagaan yang merancang penggantian untuk syif awal, lewat dan malam
- Gudang yang mengambil pekerja bermusim dan perlu mengetahui had mereka dari awal
- Pekerja pelajar yang mengemas kini ketersediaan setiap semester mengikut jadual kuliah dan peperiksaan
- Pengurus yang menyimpan rekod bertarikh tentang waktu kerja yang dinyatakan oleh setiap orang
Soalan dalam borang borang ketersediaan staf ini
22 soalan dalam 3 halaman · termasuk soalan bersyarat, berbilang halaman, kotak pilihan persetujuan, penilaian.
1 Tentang anda
- Nama anda*
- E-mel*
- Nombor telefon bimbit*
- Peranan anda*
- Tapak atau lokasi
- Jenis pekerjaan* Sepenuh masa · Separuh masa · Kasual / sifar jam · Bermusim atau sementara · Pelajar / waktu penggal sahaja
- Ketersediaan ini berkuat kuasa mulai*
- Adakah ini perubahan kepada ketersediaan yang pernah anda berikan sebelum ini?
- Apakah yang berubah? hanya ditanya jika berkenaan
2 Minggu biasa anda
- Bilakah anda biasanya boleh bekerja?* Bila-bila masa · Pagi · Petang · Malam · Waktu malam · Tidak boleh bekerja
- Masa mula paling awal
- Masa tamat paling lewat
- Minimum jam seminggu yang anda inginkan
- Maksimum jam seminggu yang anda boleh bekerja*
- Syif pilihan Awal · Siang · Lewat · Malam · Syif berpecah · Tiada pilihan khusus
- Bolehkah kami menghubungi anda untuk mengisi syif dengan notis singkat?* Ya, bila-bila masa · Kadangkala — tanya saya · Tidak, sila jangan
3 Cuti dan komitmen lain
- Adakah terdapat tarikh terdekat apabila anda tidak boleh bekerja?*
- Tarikh mana dan sebabnya (pilihan)?* hanya ditanya jika berkenaan
- Komitmen tetap yang perlu kami ambil kira
- Bagaimanakah anda pergi ke tempat kerja? Kenderaan sendiri · Pengangkutan awam · Berjalan kaki atau berbasikal · Menumpang kenderaan orang lain
- Ada perkara lain tentang ketersediaan anda?
- Pengesahan*
Borang borang ketersediaan staf, halaman demi halaman
1 Tentang anda
Pekerja memberikan Nama anda, E-mel, Nombor mudah alih, Peranan anda, Tapak atau lokasi dan Jenis pekerjaan (sepenuh masa, sambilan, kasual, bermusim atau pelajar). Mereka menambah tarikh mula ketersediaan tersebut. Jika ini merupakan perubahan kepada maklumat yang diberikan sebelum ini, borang akan bertanya perkara yang berubah.
2 Minggu biasa anda
Grid wajib bertanya Bilakah anda biasanya boleh bekerja? untuk setiap hari, Isnin hingga Ahad: bila-bila masa, pagi, petang, malam, lewat malam atau tidak tersedia. Pekerja boleh menambah waktu mula paling awal dan waktu tamat paling lewat, jumlah jam minimum yang mereka inginkan dan jumlah maksimum yang boleh mereka lakukan, serta syif pilihan. Mereka juga menyatakan sama ada mereka boleh dihubungi untuk menggantikan syif pada notis singkat.
3 Cuti & komitmen lain
Adakah terdapat tarikh akan datang apabila anda tidak boleh bekerja? membuka ruangan untuk tarikh dan, jika mahu, sebabnya. Pekerja boleh menyatakan komitmen tetap seperti pekerjaan lain, pengajian, penjagaan atau komitmen keagamaan, dengan hanya berkongsi perkara yang mereka selesa nyatakan. Mereka menyatakan cara pergi ke tempat kerja, dan memilih pengangkutan awam akan memaparkan arahan ringkas untuk menyebut sebarang had masa. Halaman ini berakhir dengan pengesahan bahawa mereka akan menghantar kemas kini jika keadaan berubah.
Ubah suai templat ini
- Tukar lajur grid kepada nama syif sebenar anda, seperti Awal, Tengah, Lewat dan Malam
- Tambah menu lungsur tapak atau jabatan jika anda menyusun jadual untuk beberapa lokasi
- Tetapkan borang untuk ditutup sebelum setiap jadual syif dibina supaya kemas kini lewat mudah dikenal pasti
- Failkan ketersediaan setiap orang ke dalam folder peti besi mereka sendiri supaya sejarahnya kekal bersama
- Tambah soalan tentang kemahiran atau pensijilan, seperti pertolongan cemas atau perkhidmatan bar, yang mempengaruhi siapa yang boleh menggantikan syif tertentu
- Kongsi pautan dalam sembang pasukan setiap musim supaya semua orang mengemas kini ketersediaan mereka
Petua untuk borang borang ketersediaan staf yang lebih baik
- Minta ketersediaan sebelum musim sibuk bermula, bukan pada minggu musim itu bermula
- Anggap ketidaktersediaan akan datang sebagai maklumat untuk perancangan. Orang tidak wajib memberikan sebab bagi setiap tarikh
- Hormati pilihan tentang notis singkat. Menghubungi orang yang sudah menyatakan tidak bersedia akan menghakis kepercayaan dengan cepat
- Semak jumlah jam maksimum berbanding kontrak dan sebarang peraturan waktu bekerja sebelum menawarkan syif tambahan
- Minta borang baharu setiap kali keadaan seseorang berubah, dan jangan bergantung pada mesej sembang
Setiap respons menjadi PDF dalam vault anda
Apabila seseorang menghantar borang, FileIt menyimpan ketersediaan mereka sebagai PDF dalam peti besi anda dan menghantar e-mel kepada pemilik borang. Pekerja menerima salinan perkara yang mereka maklumkan kepada anda.
Perancang jadual syif biasanya bekerja daripada jadual Respons, yang membolehkan grid, jam dan cuti setiap orang dibandingkan sepintas lalu serta dieksport. Oleh sebab setiap kemas kini bertarikh, anda sentiasa dapat melihat ketersediaan yang berkuat kuasa ketika sesuatu jadual syif dibina.
- Mulakan dengan templat ini. Ia dibuka dalam pereka FileIt Forms — ubah mana-mana soalan, tambah halaman, tetapkan peraturan bila soalan dipaparkan.
- Kongsikannya. Hidupkan pautan awam atau hantarkannya melalui e-mel, setiap orang dengan pautan sendiri. Mereka tidak memerlukan akaun FileIt.
- Dapatkan jawapan sebagai PDF. Setiap respons disimpan sebagai PDF dalam folder vault yang anda pilih, bersama fail yang dimuat naik — dan disenaraikan dalam jadual Respons yang boleh anda eksport ke CSV.
Borang Borang ketersediaan staf: soalan lazim
Adakah templat borang ketersediaan staf ini percuma?
Ya. Templat ini disertakan dalam aplikasi Forms FileIt pada setiap akaun, termasuk pelan percuma, dan anda boleh mengedit setiap soalan.
Adakah staf memerlukan akaun FileIt untuk mengisinya?
Tidak. Anda berkongsi borang sebagai pautan dan staf mengisinya melalui telefon atau komputer tanpa akaun.
Bolehkah saya menukar nama syif dalam grid?
Ya. Lajur dan baris grid boleh diedit dalam pereka bentuk, jadi anda boleh menggunakan nama syif sendiri.
Apakah yang berlaku apabila ketersediaan seseorang berubah?
Mereka menghantar borang sekali lagi dan menjawab ya kepada soalan perubahan, yang bertanya perkara yang berubah. Setiap versi disimpan dan bertarikh dalam peti besi anda.
Adakah borang ini membina jadual syif untuk saya?
Tidak. Borang ini mengumpulkan ketersediaan dalam format yang seragam. Anda membina jadual syif daripada respons menggunakan jadual Respons dan fungsi eksport.
Adakah staf perlu menyatakan sebab mereka tidak tersedia?
Tidak. Sebab adalah pilihan. Borang hanya bertanya tarikh mereka tidak boleh bekerja.