Apakah templat borang permintaan kerja fleksibel?
Permintaan kerja fleksibel lebih mudah diluluskan apabila dirancang dengan teliti, dan templat ini membantu pekerja melakukan perkara tersebut: menerangkan corak kerja semasa, mencadangkan perubahan dengan jelas serta memikirkan lebih awal cara sebarang kesan terhadap pasukan boleh diuruskan — sebelum pengurus mereka membacanya.
Borang dalam talian lebih berkesan berbanding e-mel atau permintaan secara lisan kerana ia merekodkan struktur yang sama setiap kali: perkara yang berubah, bila perubahan bermula, sama ada perubahan itu kekal atau sementara, serta kesan dan langkah mitigasi yang telah dipertimbangkan oleh pekerja. Keseragaman ini memudahkan pengurus dan HR membandingkan permintaan secara adil serta memberikan maklum balas dalam apa-apa tempoh yang ditetapkan oleh polisi anda.
Setiap permintaan yang dihantar, lengkap dengan tandatangan pekerja, disimpan sebagai PDF dalam peti besi FileIt anda — rekod yang jelas tentang perkara yang diminta dan bila permintaan itu dibuat, berguna jika permintaan tersebut perlu dirujuk semula sepanjang perbincangan susulan.
- Sesuai untuk
- Majikan yang mengendalikan permintaan rasmi untuk mengubah corak kerja
- Diisi oleh
- Pekerja yang membuat permintaan
- Masa untuk dilengkapkan
- Kira-kira 8–10 minit
- Termasuk
- Soalan corak kerja bersyarat, kesan dan mitigasi, tempoh percubaan, tandatangan
Siapa yang menggunakan borang permintaan kerja fleksibel?
- Ibu atau bapa memohon pengurangan waktu kerja agar sesuai dengan keperluan penjagaan anak
- Pekerja mencadangkan corak kerja hibrid dengan dua hari tetap bekerja dari rumah
- Dua orang rakan sekerja mencadangkan aturan perkongsian kerja secara rasmi untuk satu jawatan
- Pekerja yang kembali daripada cuti memohon perubahan corak kerja sementara bagi tempoh tertentu
- Seseorang memohon pelarasan kerja fleksibel berkaitan ketidakupayaan atau keadaan kesihatan
- Ahli pasukan mencadangkan waktu kerja mampat, dengan jumlah waktu kerja yang sama sepanjang lebih sedikit hari
Soalan dalam borang permintaan kerja fleksibel ini
25 soalan dalam 5 halaman · termasuk tandatangan, soalan bersyarat, berbilang halaman, kotak pilihan persetujuan.
1 Tentang anda
- Nama anda*
- E-mel kerja*
- Jawatan*
- Pengurus
- Jabatan Operasi · Jualan · Pemasaran · Kewangan · Kejuruteraan · Sokongan pelanggan · Sumber manusia · Lain-lain
- Pernahkah anda membuat permohonan kerja fleksibel dalam tempoh 12 bulan yang lalu?*
- Bilakah permohonan itu dibuat? hanya ditanya jika berkenaan
2 Corak kerja semasa anda
- Corak kerja semasa anda*
- Jam bekerja mengikut kontrak seminggu
3 Permohonan anda
- Apakah jenis perubahan yang anda mohon?* Pengurangan jam / sambilan · Jam dipadatkan (jam sama, hari lebih sedikit) · Waktu fleksibel (waktu mula dan tamat yang fleksibel) · Waktu berperingkat (waktu tetap yang berbeza) · Bekerja dari rumah / hibrid · Perkongsian kerja · Bekerja mengikut penggal · Jam bekerja tahunan
- Corak kerja yang anda mohon*
- Jam bekerja yang dimohon seminggu
- Hari bekerja dari rumah seminggu hanya ditanya jika berkenaan
- Adakah anda mempunyai rakan perkongsian kerja yang dicadangkan, dan bagaimanakah peranan itu akan dibahagikan? hanya ditanya jika berkenaan
- Tarikh mula pilihan*
- Adakah perubahan ini…* Kekal · Sementara, untuk tempoh tertentu
- Sehingga* hanya ditanya jika berkenaan
- Sebab permohonan (pilihan)
4 Kesan & percubaan
- Apakah kesan, jika ada, yang mungkin berlaku terhadap kerja anda, rakan sekerja atau pelanggan?*
- Bagaimanakah sebarang kesan boleh ditangani?*
- Adakah anda bersedia mencuba tempoh percubaan terlebih dahulu?*
- Tempoh percubaan yang anda cadangkan hanya ditanya jika berkenaan 4 minggu · 6 minggu · 3 bulan · 6 bulan · Sedia berbincang
- Adakah permohonan ini berkaitan dengan ketidakupayaan atau keadaan kesihatan?
5 Pengisytiharan
- Pengisytiharan*
- Tandatangan*
Borang permintaan kerja fleksibel, halaman demi halaman
1 Tentang anda
Borang bermula dengan Nama anda, E-mel kerja, Jawatan, Pengurus baris dan Jabatan, serta soalan ya/tidak yang wajib dijawab tentang sama ada pekerja pernah membuat permintaan kerja fleksibel dalam tempoh 12 bulan yang lalu — medan tarikh akan dipaparkan jika ya, kerana banyak polisi mengehadkan kekerapan permintaan rasmi boleh dibuat.
2 Corak kerja semasa anda
Kotak Corak kerja semasa anda meminta maklumat tentang hari, waktu mula dan tamat serta tempat pekerja bekerja pada masa ini, di samping Waktu bekerja berkontrak seminggu yang boleh diisi secara pilihan — iaitu asas untuk mengukur bahagian lain dalam permintaan ini.
3 Perkara yang anda minta
Senarai semak jenis perubahan merangkumi pengurangan waktu kerja, waktu kerja mampat, waktu kerja anjal, waktu kerja berperingkat, bekerja dari rumah atau secara hibrid, perkongsian kerja, kerja mengikut tempoh persekolahan atau waktu kerja tahunan, dengan ruang untuk menerangkan lebih daripada satu pilihan. Kotak Corak kerja yang anda minta memerlukan tahap perincian khusus yang sama seperti corak semasa, manakala Waktu bekerja yang diminta seminggu merekodkan sebarang perubahan pada jumlah waktu kerja. Memilih 'bekerja dari rumah' akan memaparkan soalan tentang bilangan hari bekerja dari rumah setiap minggu, manakala memilih 'perkongsian kerja' akan memaparkan soalan tentang rakan kongsi yang berpotensi dan cara jawatan itu mungkin dibahagikan. Tarikh mula pilihan wajib diisi, dan memilih sama ada perubahan itu kekal atau sementara akan memaparkan tarikh tamat bagi permintaan sementara, serta sebab permintaan yang boleh diisi secara pilihan, kerana banyak tempat tidak mewajibkan sebab diberikan tetapi konteks masih boleh membantu.
4 Kesan & percubaan
Dua kotak wajib bertanya Apakah kesan, jika ada, yang mungkin berlaku terhadap kerja, rakan sekerja atau pelanggan anda dan Bagaimanakah sebarang kesan boleh ditangani — mendorong pekerja memikirkan pengaturan pengganti, waktu teras atau cara mereka akan terus boleh dihubungi sebelum pengurus perlu bertanya. Soalan ya/tidak tentang kesediaan menjalani tempoh percubaan akan memaparkan tempoh yang dicadangkan (4 minggu, 6 minggu, 3 bulan, 6 bulan atau sedia berbincang), manakala soalan pilihan menandakan sama ada permintaan itu berkaitan dengan ketidakupayaan atau keadaan kesihatan, yang mungkin juga menjadikannya permintaan untuk pelarasan munasabah (reasonable adjustment).
5 Pengakuan
Nota ringkas menjelaskan bahawa permintaan akan dipertimbangkan berdasarkan polisi kerja fleksibel majikan dan apa-apa keperluan undang-undang yang berkaitan, yang mungkin menetapkan cara dan masa keputusan diberikan serta cara untuk membuat rayuan. Pengakuan mengesahkan bahawa maklumat yang diberikan adalah tepat dan perubahan yang dipersetujui mungkin menjejaskan terma seperti gaji atau cuti, kemudian pekerja menandatangani borang untuk melengkapkan permintaan.
Ubah suai templat ini
- Laraskan nota polisi supaya merujuk kepada polisi kerja fleksibel dan rangka kerja berkanun anda sendiri di tempat anda beroperasi
- Tukar pilihan tempoh percubaan supaya sepadan dengan tempoh yang biasanya ditawarkan oleh organisasi anda
- Tambah medan untuk cara pilihan pekerja menerima keputusan (mesyuarat, e-mel, surat)
- Tetapkan folder peti besi supaya permintaan disimpan di bawah rekod HR pekerja tersebut
- Tambah soalan tentang pihak lain yang telah dirujuk secara tidak rasmi, seperti perbincangan pasukan, sebelum permintaan rasmi dibuat
- Hidupkan pemberitahuan kepada pengurus baris dan HR supaya tiada pihak terlepas permintaan baharu
Petua untuk borang permintaan kerja fleksibel yang lebih baik
- Jawab permintaan dalam apa-apa tempoh yang ditetapkan oleh polisi atau undang-undang tempatan anda — kelewatan merupakan salah satu punca kekecewaan yang paling biasa
- Baca bahagian kesan dan mitigasi dengan teliti; permintaan yang dirancang dengan baik patut menerima jawapan yang dipertimbangkan dan khusus, bukannya penolakan melalui borang
- Tawarkan tempoh percubaan jika munasabah — ia mengurangkan risiko untuk meluluskan permintaan dan memberikan bukti sebenar yang boleh dinilai oleh kedua-dua pihak kemudian
- Kekalkan proses yang konsisten tanpa mengira sebab yang diberikan, kerana di banyak tempat pekerja tidak perlu memberikan justifikasi untuk permintaan mereka
- Templat ini dan nota polisinya ialah titik permulaan, bukan nasihat undang-undang — semak kandungannya berdasarkan undang-undang pekerjaan tempatan dan polisi anda sendiri sebelum menggunakannya
Setiap respons menjadi PDF dalam vault anda
Sebaik sahaja pekerja menghantar permintaan yang telah ditandatangani, FileIt menyimpannya sebagai PDF dan memfailkannya dalam folder peti besi yang telah anda tetapkan untuk rekod HR, dengan pemberitahuan e-mel serta-merta supaya pengurus atau pihak HR yang bertanggungjawab boleh memulakan proses tanpa berlengah.
Selepas itu, kebanyakan majikan mengatur perbincangan seperti yang dijanjikan dalam mesej pengesahan, dengan merujuk semula kepada butiran khusus tentang corak kerja, kesan dan tempoh percubaan yang diterangkan oleh pekerja. Oleh sebab keseluruhan permintaan disimpan sebagai PDF bertandatangan, anda boleh menyemak semula dengan mudah perkara yang dicadangkan apabila mendokumentasikan keputusan atau, jika perlu, rayuan.
- Mulakan dengan templat ini. Ia dibuka dalam pereka FileIt Forms — ubah mana-mana soalan, tambah halaman, tetapkan peraturan bila soalan dipaparkan.
- Kongsikannya. Hidupkan pautan awam atau hantarkannya melalui e-mel, setiap orang dengan pautan sendiri. Mereka tidak memerlukan akaun FileIt.
- Dapatkan jawapan sebagai PDF. Setiap respons disimpan sebagai PDF dalam folder vault yang anda pilih, bersama fail yang dimuat naik — dan disenaraikan dalam jadual Respons yang boleh anda eksport ke CSV.
Borang Permintaan kerja fleksibel: soalan lazim
Adakah templat borang permintaan kerja fleksibel ini percuma?
Ya, templat ini disertakan dalam aplikasi Forms pada setiap akaun FileIt, termasuk pelan percuma, dan setiap soalan boleh diedit supaya sepadan dengan polisi anda.
Adakah pekerja memerlukan akaun FileIt untuk menghantar permintaan?
Tidak. Kongsi borang melalui pautan atau e-mel, dan pekerja boleh mengisinya serta menandatanganinya tanpa memerlukan akaun sendiri.
Bagaimanakah kami mendapatkan permintaan kerja fleksibel dalam bentuk PDF?
Setiap penghantaran, termasuk tandatangan pekerja, disimpan secara automatik sebagai PDF dalam folder peti besi yang anda tetapkan untuk borang ini.
Adakah borang ini menjamin permintaan akan diluluskan?
Tidak — borang ini hanya menyusun cara permintaan dibuat. Keputusan tetap dibuat berdasarkan polisi kerja fleksibel anda sendiri dan apa-apa undang-undang pekerjaan tempatan yang terpakai.
Bolehkah pekerja memohon perubahan sementara dan bukannya perubahan kekal?
Ya, memilih 'sementara, untuk tempoh tertentu' akan memaparkan medan untuk tarikh perubahan itu berakhir.
Adakah templat ini merupakan nasihat undang-undang tentang hak kerja fleksibel?
Tidak — templat ini ialah titik permulaan untuk menyusun permintaan. Semak nota polisi dan proses berdasarkan undang-undang pekerjaan serta polisi anda sendiri di tempat anda beroperasi.
Bolehkah dua orang pekerja mencadangkan perkongsian kerja menggunakan borang ini?
Ya, memilih perkongsian kerja dalam jenis perubahan akan memaparkan soalan tentang rakan kongsi yang berpotensi dan cara mereka membahagikan jawatan tersebut, walaupun lazimnya setiap pekerja perlu menghantar permintaan masing-masing.