ما قالب نموذج طلب بطاقة للشركة؟
إن إصدار بطاقات الشركة من دون آلية واضحة لتقديم الطلبات يجعل من الصعب الإجابة عن أسئلة أساسية لاحقًا. من طلب هذه البطاقة؟ وما الغرض منها؟ وما الذي وافق عليه؟ يضمن لك هذا النموذج الحصول على هذه الإجابات قبل إصدار البطاقة.
يحدد مقدّم الطلب ما إذا كان يريد بطاقة جديدة أو تغييرًا في الحد أو بطاقة بديلة، ويختار نوع البطاقة: للمشتريات العامة أو السفر والترفيه أو الوقود أو للاستخدام الافتراضي. ويوضح سبب حاجته إليها، ويحدد أوجه الإنفاق، ويطلب حدودًا شهرية وحدودًا لكل معاملة. وتوضح الصفحة الأخيرة شروط حامل البطاقة، وتطلب أربعة إقرارات منفصلة وتوقيعًا.
يُحفظ كل طلب بصيغة PDF موقّعة في خزانة FileIt، بحيث تظل الشروط التي وافق عليها حامل البطاقة محفوظة دائمًا للرجوع إليها إذا أثيرت أي تساؤلات حول الإنفاق.
- مناسب لـ
- فرق الشؤون المالية التي تصدر وتدير بطاقات ائتمان أو مشتريات أو وقود أو بطاقات افتراضية للشركة
- يُعبّئه
- الموظف الذي يحتاج إلى البطاقة
- الوقت اللازم لإكماله
- نحو 10 دقائق
- يتضمن
- طلبات البطاقات الجديدة وتغيير الحدود والبطاقات البديلة، وحقول الحدود، واتفاقية حامل بطاقة موقّعة من أربعة أجزاء
من يستخدم نموذج طلب بطاقة للشركة؟
- إصدار بطاقات سفر للموظفين الذين يسافرون بانتظام لأغراض العمل
- منح مديري المكاتب بطاقة مشتريات لشراء المستلزمات والاشتراكات
- إعداد بطاقات وقود للموظفين الميدانيين والسائقين
- إصدار بطاقات افتراضية للإعلانات عبر الإنترنت أو الإنفاق على البرمجيات
- معالجة طلبات رفع حد بطاقة قائمة مع تقديم مبرر خطي
- استبدال البطاقات المفقودة أو المسروقة أو التالفة مع توثيق ما حدث
أسئلة نموذج طلب بطاقة للشركة هذا
31 أسئلة على 4 صفحات · يتضمن التوقيع, أسئلة مشروطة, صفحات متعددة, مربع اختيار الموافقة.
1 معلومات عنك
- اسمك*
- البريد الإلكتروني للعمل*
- رقم الهاتف المحمول*
- المسمى الوظيفي*
- الرقم الوظيفي
- القسم* العمليات · المبيعات · التسويق · المالية · الهندسة · دعم العملاء · الموارد البشرية · أخرى
- مركز التكلفة المراد تحميله*
- المدير المعتمد*
- البريد الإلكتروني للمدير
2 البطاقة
- ما الذي تطلبه؟* بطاقة جديدة · تغيير حد بطاقتي الحالية · بطاقة بديلة
- لماذا تحتاج إلى الاستبدال؟* لا يُطرح إلا عند انطباقه مفقودة · مسروقة · تالفة · تغيير الاسم · منتهية الصلاحية
- نوع البطاقة* بطاقة مشتريات عامة · بطاقة السفر والترفيه · بطاقة الوقود · بطاقة افتراضية للمشتريات عبر الإنترنت
- لماذا تحتاج إلى بطاقة شركة؟*
- فيم ستستخدمها؟* الرحلات الجوية والقطارات · الفنادق · وجبات العملاء أو الفريق · البرامج والاشتراكات · مستلزمات المكتب أو الموقع · الوقود · الفعاليات والمؤتمرات · الإعلانات عبر الإنترنت
- الحد الشهري الحالي* لا يُطرح إلا عند انطباقه
- الحد الشهري المطلوب*
- الحد المطلوب للمعاملة الواحدة
- الإنفاق الشهري المعتاد المتوقع
- هل ستستخدمها في الخارج أو مع مورّدين من خارج البلاد؟
- ما البلدان؟ لا يُطرح إلا عند انطباقه
3 تفاصيل البطاقة والتسليم
- الاسم المراد طباعته على البطاقة*
- إلى أين ينبغي إرسال البطاقة؟* لا يُطرح إلا عند انطباقه إلى المكتب · إلى عنوان منزلي · سأستلمها من قسم المالية
- أي مكتب؟* لا يُطرح إلا عند انطباقه
- عنوان المنزل* لا يُطرح إلا عند انطباقه
- تاريخ الميلاد
4 اتفاقية حامل البطاقة
- للاستخدام التجاري فقط*
- الإيصالات والمطابقة*
- الأمان والإعادة*
- إساءة الاستخدام*
- توقيع حامل البطاقة*
- التاريخ*
نموذج طلب بطاقة للشركة، صفحةً صفحةً
1 معلوماتك
يقدم مقدّم الطلب الاسم، والبريد الإلكتروني للعمل، ورقم الهاتف المحمول، والمسمى الوظيفي، ورقم الموظف، والقسم، ومركز التكلفة المراد تحميله، واسم المدير المعتمد مع بريد إلكتروني اختياري.
2 البطاقة
يختار مقدّم الطلب بطاقة جديدة أو تغييرًا في الحد أو بطاقة بديلة. وتطلب البطاقات البديلة توضيح السبب. وتعرض البطاقات المفقودة أو المسروقة تذكيرًا بالاتصال بمزوّد البطاقة لحظرها وإبلاغ الشؤون المالية أولًا، بينما يطلب تغيير الحد تحديد الحد الشهري الحالي. ثم يختار نوع البطاقة، ويجيب عن سؤال «لماذا تحتاج إلى بطاقة للشركة؟»، ويحدد أوجه استخدامها، مثل السفر أو الفنادق أو الوجبات أو البرمجيات أو المستلزمات أو الوقود أو الفعاليات أو الإعلانات. بعد ذلك يُدخل الحد الشهري المطلوب، والحد الاختياري للمعاملة الواحدة، ومتوسط إنفاقه الشهري. ويتطلب الاستخدام خارج الدولة تحديد البلدان المعنية.
3 تفاصيل البطاقة والتسليم
يُدخل مقدّم الطلب الاسم المراد طباعته على البطاقة. وبالنسبة إلى البطاقات الفعلية، يختار التسليم إلى المكتب أو عنوان المنزل أو الاستلام من الشؤون المالية، مع إدخال المكتب أو العنوان المطابق. وتاريخ الميلاد اختياري، ويُطلب فقط من مزوّدي البطاقات الذين يحتاجون إليه للتحقق من حاملي البطاقات.
4 اتفاقية حامل البطاقة
تتبع ملخصًا موجزًا لقواعد حامل البطاقة أربعة إقرارات مطلوبة: الاستخدام لأغراض العمل فقط، والإيصالات والمطابقة، وأمن البطاقة وإعادتها، وما يحدث عند إساءة الاستخدام. ويوقّع حامل البطاقة على الاتفاقية ويؤرخها.
خصّص القالب كما تريد
- استبدل نص الاتفاقية بصياغة سياسة بطاقات الشركة الخاصة بك
- حدد العملة في حقول الحدود وفقًا للعملة التي تُصدر بها بطاقاتك
- أضف الموعد النهائي لتقديم الإيصالات، مثل خلال خمسة أيام عمل من نهاية الشهر، إلى الاتفاقية
- أضف بريد الشؤون المالية الإلكتروني إلى الإشعارات ليطلعوا على كل طلب فور وروده
- احذف أنواع البطاقات التي لا تقدمها، أو أضف أسماء مزوّد الخدمة الذي تتعامل معه لكل نوع
- أودع الاتفاقيات الموقّعة في مجلد خزانة كل حامل بطاقة لتسهيل العثور عليها عند التجديد أو إنهاء الخدمة
نصائح لتحسين نموذج طلب بطاقة للشركة
- حدد الحدود بناءً على الإنفاق المتوقع، لا على الحد الأقصى الذي قد يحتاج إليه أي شخص على الإطلاق
- اطلب موافقة المدير قبل أن تطلب الشؤون المالية البطاقة
- راجع البطاقات والحدود دوريًا وألغِ البطاقات غير المستخدمة
- استرد البطاقات عند إنهاء الخدمة، إلى جانب الحواسيب المحمولة وبطاقات دخول المبنى
- تأكد من أن حاملي البطاقات يعرفون تحديدًا بمن يتصلون إذا فُقدت البطاقة، ليلًا أو نهارًا
تتحول كل إجابة إلى ملف PDF في خزنتك
عند إرسال الطلب، يحفظ FileIt ملف PDF الموقّع في خزانة ملفاتك ويرسل النموذج بالبريد الإلكتروني إلى مالكه. ويحصل مقدّم الطلب على نسخة من الشروط التي وافق عليها.
تراجع الشؤون المالية الطلبات عادةً في جدول الاستجابات، وتتحقق من الحدود وموافقة المدير، ثم تطلب البطاقة من المزوّد. وتظل الاتفاقية الموقّعة محفوظة طوال فترة سريان البطاقة وبعدها، تحسبًا للطعن في أي معاملة.
- ابدأ بهذا القالب. يُفتح في مصمم FileIt Forms — غيّر أي سؤال، وأضف صفحات، وحدد قواعد ظهور الأسئلة.
- شاركه. فعّل رابطًا عامًا، أو أرسله بالبريد الإلكتروني إلى الأشخاص، ولكل منهم رابطه الخاص. لا يحتاجون إلى حساب FileIt.
- احصل على الإجابات بصيغة PDF. تُحفظ كل إجابة كملف PDF في مجلد الخزنة الذي تختاره، مع إرفاق الملفات المرفوعة — وتظهر في جدول الإجابات الذي يمكنك تصديره بصيغة CSV.
نموذج طلب بطاقة للشركة: الأسئلة الشائعة
هل نموذج طلب بطاقة الشركة هذا مجاني؟
نعم. وهو مشمول في تطبيق Forms من FileIt في كل حساب، بما في ذلك الخطة المجانية، ويمكنك تعديل كل سؤال.
هل يحتاج مقدّم الطلب إلى حساب FileIt؟
لا. يمكنك مشاركة النموذج كرابط، ويستطيع الموظفون تعبئته وإرساله من دون حساب.
هل يؤدي إرسال النموذج إلى إصدار بطاقة؟
لا. فهو يسجل الطلب والاتفاقية الموقّعة. وتطلب الشؤون المالية البطاقة من المزوّد بعد الموافقة عليها.
هل يمكنني استخدام شروط حامل البطاقة الخاصة بي؟
نعم. يمكن تعديل ملخص الاتفاقية وعبارات الموافقة الأربعة كنصوص في المصمم.
هل يمكن للموظفين طلب رفع حد بطاقة قائمة؟
نعم. يختارون «تغيير حد بطاقتي الحالية» ويوضحون السبب في النموذج نفسه.
هل يجمع النموذج أرقام البطاقات؟
لا. فهو لا يطلب أرقام البطاقات أو أرقام التعريف الشخصية أو رموز الأمان، ولا ينبغي تغييره ليطلبها.
أين تُحفظ الاتفاقيات الموقّعة؟
يُحفظ كل إرسال بصيغة PDF في خزانة FileIt، ويظهر في جدول الاستجابات الخاص بالنموذج.