Quel est le modèle de formulaire demande d’utilisation d’un outil d’IA ?
De nouveaux outils d’IA apparaissent chaque semaine, et le personnel commence souvent à les utiliser avant que quiconque ait vérifié où vont les données. Les interdire fonctionne rarement ; offrir une méthode claire et rapide pour en demander l’autorisation est plus efficace. Un formulaire de demande cohérent permet également aux personnes chargées de l’examen de consulter les mêmes informations à chaque fois.
Cette demande d’utilisation d’un outil d’IA recueille l’identité de la personne à l’origine de la demande et le nombre de personnes qui l’utiliseraient, ainsi que l’outil, le fournisseur, l’offre et le coût, et indique s’il est déjà utilisé. Elle demande les utilisations prévues, précise si les résultats serviront à prendre des décisions concernant des personnes ou seront envoyés à des clients, et explique comment ils seront vérifiés. La dernière page couvre les types de données concernés, la question de savoir si le fournisseur utilise les données saisies pour entraîner ses modèles, ce qui est connu de ses conditions commerciales et de ses contrôles, les documents justificatifs et les solutions déjà approuvées.
Chaque demande est enregistrée au format PDF dans votre coffre-fort FileIt, créant un historique des outils demandés, des personnes qui les ont demandés et des motifs invoqués — consignez votre décision à côté.
- Idéal pour
- Les équipes informatiques, de sécurité, de protection de la vie privée et juridiques qui examinent les outils d’IA, ainsi que les petites entreprises qui mettent en place une politique d’IA
- Rempli par
- Tout membre du personnel souhaitant utiliser un outil d’IA à des fins professionnelles
- Durée de remplissage
- Environ 6 à 8 minutes
- Comprend
- Questions de suivi sur les décisions concernant des personnes et les secrets, téléchargement de documents du fournisseur, confirmation
Qui utilise un formulaire demande d’utilisation d’un outil d’IA ?
- Une équipe marketing qui demande à utiliser un outil de génération d’images
- Des développeurs qui demandent un assistant de programmation
- Un responsable qui souhaite faire transcrire et résumer automatiquement les réunions
- Activer une fonctionnalité d’IA dans un logiciel déjà utilisé par l’organisation
- Le service RH qui demande si un outil d’IA peut aider à présélectionner les candidatures
- Soumettre à un examen officiel des outils déjà utilisés de manière informelle
Questions de ce formulaire demande d’utilisation d’un outil d’IA
26 questions sur 4 pages · inclut téléversement de fichier, questions conditionnelles, pages multiples, case de consentement.
1 À propos de vous
- Votre nom*
- Adresse e-mail professionnelle*
- Équipe ou service*
- Nom du responsable
- Combien de personnes l’utiliseraient ?
2 L’outil
- Nom de l’outil*
- Fournisseur*
- Site web
- Abonnement ou version* Version gratuite / grand public · Abonnement individuel payant · Abonnement professionnel ou entreprise · Accès API / développeur · Fonctionnalité d’IA intégrée à un logiciel que nous utilisons déjà
- De quel logiciel existant s’agit-il ?* affichée uniquement si applicable
- Coût par utilisateur et par mois
- L’utilisez-vous déjà dans le cadre de votre travail ?*
- Depuis quand ? affichée uniquement si applicable
3 Comment vous l’utiliserez
- Utilisations prévues* Rédaction ou modification de textes · Synthèse de documents ou de réunions · Recherche et analyse · Écriture ou révision de code · Traduction · Réponses ou conversations avec des clients · Images, vidéos ou conception graphique · Transcription ou prise de notes · Analyse de données ou feuilles de calcul
- Décrivez comment vous l’utiliseriez*
- Ses résultats serviront-ils à prendre des décisions concernant des personnes ?* Non · Ils pourraient éclairer une décision prise par une personne · Oui, ils prendraient la décision ou l’influenceraient fortement
- Expliquez la décision et la manière dont une personne l’examine* affichée uniquement si applicable
- Les résultats seront-ils publiés ou envoyés à des clients ?*
- Comment les résultats seront-ils vérifiés avant leur utilisation ?*
4 Données et fournisseur
- Quelles données y saisiriez-vous ?* Informations publiques uniquement · Informations professionnelles internes non sensibles · Informations professionnelles confidentielles · Données de clients ou de consommateurs · Données personnelles concernant des membres du personnel ou d’autres personnes · Données de santé ou autres données personnelles sensibles · Code source · Mots de passe, clés ou secrets
- Autre chose à ajouter concernant les données ?
- Le fournisseur utilise-t-il vos données d’entrée pour entraîner ses modèles ?* Non, selon ses conditions · Uniquement si nous ne désactivons pas cette option · Oui · Je ne sais pas
- Que savez-vous du fournisseur ? Des conditions professionnelles ou un accord sur le traitement des données sont disponibles · Prise en charge de l’authentification unique (SSO) · Contrôles d’administration et journaux d’audit · La durée de conservation des données peut être limitée · Données stockées dans notre région · Certifications de sécurité publiées
- Conditions du fournisseur, documents relatifs à la sécurité ou à la confidentialité
- Avez-vous envisagé un outil approuvé dont nous disposons déjà ?
- Attestation*
Le formulaire demande d’utilisation d’un outil d’IA, page par page
1 À propos de vous
La personne à l’origine de la demande indique son nom, son adresse e-mail professionnelle, son équipe, son responsable et le nombre de personnes qui utiliseraient l’outil.
2 L’outil
Le nom de l’outil, son fournisseur et son site web sont indiqués, ainsi que l’offre — gratuite, payante individuelle, professionnelle, accès à l’API ou fonctionnalité d’IA intégrée à un logiciel existant, auquel cas le logiciel concerné est demandé. Le coût mensuel par utilisateur est facultatif et, si la personne à l’origine de la demande l’utilise déjà à des fins professionnelles, le formulaire demande depuis quand.
3 Comment vous l’utiliserez
Une liste des utilisations prévues — rédaction, synthèse, recherche, code, traduction, réponses aux clients, images, transcription et analyse de données — est suivie d’une description obligatoire. Le formulaire demande si les résultats serviront à prendre des décisions concernant des personnes ; toute réponse autre que non exige d’expliquer la décision et la manière dont une personne l’examine. Il demande également si les résultats seront publiés ou envoyés à des clients, et comment ils seront vérifiés avant utilisation.
4 Données et fournisseur
La personne à l’origine de la demande coche les données qu’elle saisirait dans l’outil, des informations publiques aux données clients et données personnelles, en passant par les données personnelles sensibles, le code source et les secrets — cocher « secrets » affiche un avertissement. Elle indique si le fournisseur utilise les données saisies pour entraîner ses modèles, coche ce qu’elle sait des conditions commerciales, du SSO, des contrôles administrateur, de la conservation des données, de leur emplacement et des certifications, et peut télécharger des documents du fournisseur. Elle indique les solutions déjà approuvées et confirme qu’elle n’utilisera pas l’outil avant son approbation.
Personnalisez le modèle
- Ajoutez votre politique d’IA au texte de couverture ou à la confirmation
- Ajoutez la liste des outils déjà approuvés au texte d’aide sur les solutions alternatives
- Faites correspondre les types de données à la classification des données de votre organisation
- Modifiez la devise du champ de coût
- Acheminez les demandes vers une boîte e-mail de suivi partagée entre les équipes informatique, protection de la vie privée et juridique
- Ajoutez une question de suivi pour les outils destinés aux clients
Conseils pour un meilleur formulaire demande d’utilisation d’un outil d’IA
- Examinez les conditions commerciales du fournisseur, et pas seulement les conditions destinées aux particuliers — elles diffèrent souvent
- Portez une attention particulière aux demandes concernant des données personnelles ou des décisions concernant des personnes
- Accordez l’autorisation sous conditions lorsque cela est pertinent, par exemple en interdisant les données clients
- Publiez la liste des outils approuvés afin que chacun puisse la consulter avant de faire une demande
- Réexaminez les outils lorsque le fournisseur modifie ses conditions ou que vous changez d’offre
- Considérez les réponses « Je ne sais pas » comme des questions à poser à la personne chargée de l’examen, et non comme des motifs de refus
Chaque réponse devient un PDF dans votre coffre-fort
Chaque demande est enregistrée au format PDF dans votre coffre-fort FileIt, avec les éventuels documents du fournisseur en pièces jointes, et les personnes chargées de l’examen sont informées par e-mail. La personne à l’origine de la demande peut recevoir une copie.
Le tableau des réponses affiche tous les outils ayant fait l’objet d’une demande ; filtrez par type de données ou par offre pour donner la priorité aux examens, ou exportez les données au format CSV pour tenir un registre des outils d’IA.
- Commencez avec ce modèle. Il s’ouvre dans l’éditeur FileIt Forms — modifiez n’importe quelle question, ajoutez des pages et définissez les règles d’affichage des questions.
- Partagez-le. Activez un lien public ou envoyez-le par e-mail, avec un lien personnel pour chaque destinataire. Aucun compte FileIt n’est nécessaire.
- Obtenez les réponses au format PDF. Chaque réponse est enregistrée au format PDF dans le dossier du coffre-fort de votre choix, avec les fichiers importés en pièces jointes — et répertoriée dans un tableau des réponses exportable au format CSV.
Formulaire Demande d’utilisation d’un outil d’IA : questions fréquentes
Ce modèle de demande d’utilisation d’un outil d’IA est-il gratuit ?
Oui. Il s’agit d’un modèle de démarrage dans l’application Forms de FileIt, disponible avec toutes les offres, y compris l’offre gratuite.
Le formulaire évalue-t-il automatiquement l’outil ?
Non. Il recueille les informations dont les personnes chargées de l’examen ont besoin. La décision est prise par votre propre équipe.
S’agit-il d’une évaluation de conformité juridique ?
Non. Il s’agit d’un formulaire pratique de collecte initiale. Selon la manière dont l’outil est utilisé et le lieu où vous exercez vos activités, une évaluation juridique ou relative à la protection de la vie privée peut être nécessaire.
Pourquoi demander si le fournisseur utilise les données saisies pour entraîner ses modèles ?
Cela détermine si des données confidentielles ou personnelles pourraient sortir de votre contrôle. La personne à l’origine de la demande peut ne pas le savoir ; une réponse « Je ne sais pas » est donc proposée.
Pouvons-nous assortir une autorisation de conditions ?
Le formulaire consigne la demande. Votre équipe communique l’autorisation et les éventuelles conditions — vous pouvez ajouter une section destinée à la personne qui approuve ou un formulaire d’autorisation distinct si vous souhaitez les enregistrer dans le même PDF.
Les utilisateurs peuvent-ils télécharger les conditions du fournisseur ?
Oui. Le téléchargement accepte les fichiers PDF, Word et image, dans la limite de cinq fichiers.