¿Qué es la plantilla del formulario de solicitud para usar una herramienta de IA?
Cada semana aparecen nuevas herramientas de IA y, a menudo, el personal empieza a usarlas antes de que nadie haya comprobado adónde van los datos. Prohibirlas rara vez funciona; ofrecer una forma clara y rápida de solicitar su uso, sí. Un formulario de solicitud coherente también permite que los revisores vean siempre la misma información.
Esta solicitud para usar una herramienta de IA recopila quién la solicita y cuántas personas la usarían, la herramienta, el proveedor, el plan y el coste, y si ya se está utilizando. Pregunta por los usos previstos, si los resultados servirán para tomar decisiones sobre personas o se enviarán a clientes, y cómo se revisarán. La última página cubre los tipos de datos implicados, si el proveedor entrena el modelo con los datos introducidos, qué se sabe sobre sus condiciones comerciales y controles, los documentos justificativos y las alternativas ya aprobadas.
Cada solicitud se guarda como PDF en tu bóveda de FileIt, creando un registro de qué herramientas se han solicitado, por quién y con qué argumentos. Registra también tu decisión junto a ella.
- Ideal para
- Equipos de TI, seguridad, privacidad y asuntos legales que revisan herramientas de IA, y pequeñas empresas que están estableciendo una política de IA
- Quién lo rellena
- Cualquier miembro del personal que quiera usar una herramienta de IA por motivos de trabajo
- Tiempo para completarlo
- Unos 6–8 minutos
- Incluye
- Preguntas adicionales sobre decisiones relativas a personas y secretos, carga de documentos del proveedor y confirmación
¿Quién usa un formulario de solicitud para usar una herramienta de IA?
- Un equipo de marketing que solicita usar una herramienta de generación de imágenes
- Desarrolladores que solicitan un asistente de programación
- Un responsable que quiere transcribir y resumir reuniones automáticamente
- Activar una función de IA dentro de un software que la organización ya utiliza
- El equipo de RR. HH. pregunta si una herramienta de IA puede ayudar a filtrar candidaturas
- Incorporar a una revisión formal herramientas que ya se utilizan de manera informal
Preguntas de este formulario de solicitud para usar una herramienta de IA
26 preguntas en 4 páginas · incluye subir archivo, preguntas condicionales, varias páginas, casilla de consentimiento.
1 Sobre ti
- Tu nombre*
- Correo electrónico de trabajo*
- Equipo o departamento*
- Nombre de tu responsable
- ¿Cuántas personas la usarían?
2 La herramienta
- Nombre de la herramienta*
- Proveedor*
- Sitio web
- Plan o versión* Versión gratuita o para consumidores · Plan individual de pago · Plan empresarial o corporativo · Acceso mediante API o para desarrolladores · Una función de IA dentro de un software que ya usamos
- ¿Qué software existente?* solo se pregunta cuando corresponde
- Coste por usuario al mes
- ¿Ya la estás usando para el trabajo?*
- ¿Desde cuándo? solo se pregunta cuando corresponde
3 Cómo la usarás
- Usos previstos* Redactar o editar textos · Resumir documentos o reuniones · Investigación y análisis · Escribir o revisar código · Traducción · Respuestas o chats dirigidos a clientes · Imágenes, vídeo o diseño · Transcripción o toma de notas · Análisis de datos u hojas de cálculo
- Describe cómo la usarías*
- ¿Se utilizarán sus resultados para tomar decisiones sobre personas?* No · Puede servir de apoyo para una decisión que tome una persona · Sí, tomaría la decisión o influiría mucho en ella
- Explica la decisión y cómo la revisa una persona* solo se pregunta cuando corresponde
- ¿Se publicarán los resultados o se enviarán a clientes?*
- ¿Cómo se comprobarán los resultados antes de usarlos?*
4 Datos y proveedor
- ¿Qué datos introducirías en ella?* Solo información pública · Información empresarial interna no sensible · Información empresarial confidencial · Datos de clientes · Datos personales del personal u otras personas · Datos de salud u otros datos personales sensibles · Código fuente · Contraseñas, claves o secretos
- ¿Algo más que añadir sobre los datos?
- ¿El proveedor utiliza tus datos de entrada para entrenar sus modelos?* No, según sus condiciones · Solo si no optamos por excluirnos · Sí · No lo sé
- ¿Qué sabes sobre el proveedor? Hay condiciones comerciales o un acuerdo de tratamiento de datos disponible · Admite inicio de sesión único (SSO) · Controles de administración y registros de auditoría · Se puede limitar la conservación de datos · Datos almacenados en nuestra región · Certificaciones de seguridad publicadas
- Condiciones del proveedor y documentos de seguridad o privacidad
- ¿Has considerado una herramienta aprobada que ya tenemos?
- Declaración*
El formulario solicitud para usar una herramienta de IA, página por página
1 Sobre ti
La persona solicitante indica su nombre, correo electrónico de trabajo, equipo, responsable y cuántas personas usarían la herramienta.
2 La herramienta
Se registran el nombre de la herramienta, el proveedor y el sitio web, junto con el plan: gratuito, individual de pago, empresarial, acceso a la API o una función de IA dentro de un software existente; en este último caso, se pregunta qué software es. El coste mensual por usuario es opcional y, si la persona solicitante ya la utiliza para trabajar, el formulario pregunta desde cuándo.
3 Cómo la usarás
A continuación de una lista de usos previstos —redacción, resumen, investigación, código, traducción, respuestas a clientes, imágenes, transcripción y análisis de datos— se solicita una descripción obligatoria. El formulario pregunta si los resultados se utilizarán para tomar decisiones sobre personas; cualquier respuesta distinta de «no» requiere explicar la decisión y cómo la revisa una persona. También pregunta si los resultados se publicarán o se enviarán a clientes y cómo se comprobarán antes de usarlos.
4 Datos y proveedor
La persona solicitante marca los datos que introduciría en la herramienta, desde información pública hasta datos de clientes y datos personales, datos personales sensibles, código fuente y secretos; marcar secretos muestra una advertencia. Indica si el proveedor entrena el modelo con los datos introducidos, marca lo que sabe sobre las condiciones comerciales, el SSO, los controles de administración, la conservación, la ubicación de los datos y las certificaciones, y puede cargar documentos del proveedor. Anota las alternativas aprobadas y confirma que no utilizará la herramienta hasta que se apruebe.
Personaliza la plantilla
- Incluye un enlace a tu política de IA en el texto de portada o en la confirmación
- Añade una lista de herramientas ya aprobadas al texto de ayuda sobre alternativas
- Adapta los tipos de datos a la clasificación de datos de tu organización
- Cambia la moneda del campo de coste
- Dirige las solicitudes a un buzón compartido de revisión para TI, privacidad y asuntos legales
- Añade una pregunta adicional para las herramientas destinadas a clientes
Consejos para mejorar tu formulario solicitud para usar una herramienta de IA
- Revisa las condiciones comerciales del proveedor, no solo las condiciones para consumidores: a menudo son diferentes
- Presta especial atención a las solicitudes que impliquen datos personales o decisiones sobre personas
- Aprueba con condiciones cuando tenga sentido, por ejemplo, sin datos de clientes
- Publica una lista de herramientas aprobadas para que las personas puedan consultarla antes de solicitar una
- Vuelve a revisar las herramientas cuando el proveedor cambie sus condiciones o tú cambies de plan
- Considera las respuestas «No lo sé» como preguntas para el revisor, no como motivos para rechazar la solicitud
Cada respuesta se convierte en un PDF en tu bóveda
Cada solicitud se guarda como PDF en tu bóveda de FileIt con los documentos del proveedor adjuntos, y los revisores reciben una notificación por correo electrónico. La persona solicitante puede recibir una copia.
La tabla de Respuestas muestra todas las herramientas que se han solicitado; filtra por tipo de datos o plan para priorizar las revisiones, o expórtala a CSV para mantener un registro de las herramientas de IA.
- Empieza con esta plantilla. Se abre en el diseñador de FileIt Forms: cambia cualquier pregunta, añade páginas y define las reglas para mostrar las preguntas.
- Compártelo. Activa un enlace público o envíalo por correo electrónico a otras personas, cada una con su propio enlace. No necesitan una cuenta de FileIt.
- Obtén las respuestas en PDF. Cada respuesta se guarda como PDF en la carpeta de la bóveda que elijas, con los archivos subidos adjuntos, y aparece en una tabla de respuestas que puedes exportar a CSV.
Formulario Solicitud para usar una herramienta de IA: preguntas frecuentes
¿Es gratuita esta plantilla de solicitud para usar una herramienta de IA?
Sí. Es una plantilla inicial de la aplicación FileIt Forms, disponible en todos los planes, incluido el gratuito.
¿El formulario evalúa automáticamente la herramienta?
No. Recopila la información que necesitan tus revisores. La decisión la toma tu propio equipo.
¿Es una evaluación del cumplimiento legal?
No. Es un formulario práctico de recopilación inicial. Según cómo se utilice la herramienta y dónde operes, puede ser necesaria una evaluación legal o de privacidad adicional.
¿Por qué se pregunta si el proveedor entrena el modelo con los datos introducidos?
Esto afecta a la posibilidad de que los datos confidenciales o personales acaben fuera de tu control. Es posible que la persona solicitante no lo sepa, por eso existe la respuesta «No lo sé».
¿Podemos añadir condiciones a una aprobación?
El formulario registra la solicitud. Tu equipo comunica la aprobación y las condiciones que pueda incluir; si quieres que queden registradas en el mismo PDF, puedes añadir una sección para la persona aprobadora o un formulario de aprobación independiente.
¿Se pueden cargar las condiciones del proveedor?
Sí. La carga admite archivos PDF, Word y de imagen, hasta un máximo de cinco.