什么是 aI 工具使用申请 表单模板？
新的 AI 工具每周都会出现，员工往往在有人检查数据流向之前就开始使用。简单地禁止通常难以奏效；提供一种清晰、快捷的申请方式才更有效。一致的申请表还意味着审核人员每次都能看到相同的信息。
这份 AI 工具使用申请表会收集申请人及预计使用人数、工具、供应商、套餐和费用，以及工具是否已在使用。表单会询问预期用途、输出结果是否会用于影响他人的决策或发送给客户，以及结果将如何接受检查。最后一页涵盖涉及的数据类型、供应商是否会使用输入内容进行训练、已知的商业条款和控制措施、支持性文件，以及已获批准的替代方案。
每份申请都会作为 PDF 保存到你的 FileIt 保管库中，建立一份记录，说明申请了哪些工具、由谁申请以及申请依据是什么——并将你的决定一并记录。
- 适用对象
- 审核 AI 工具的 IT、安全、隐私和法务团队，以及正在制定 AI 政策的小型企业
- 填写人
- 任何希望在工作中使用 AI 工具的员工
- 填写时间
- 约 6–8 分钟
- 包含内容
- 关于涉及人员决策和机密信息的后续问题、供应商文件上传、确认声明
谁会使用 aI 工具使用申请 表单？
- 营销团队申请使用图像生成工具
- 开发人员申请使用编程助手
- 经理希望自动转录和总结会议
- 启用组织已在使用的软件中的 AI 功能
- HR 询问 AI 工具是否可以帮助筛选申请
- 将已被非正式使用的工具纳入正式审核
此 aI 工具使用申请 表单中的问题
共 4 页，26 个问题 · 包含 文件上传, 条件问题, 多页, 同意复选框.
1 关于您
- 您的姓名*
- 工作邮箱*
- 团队或部门*
- 经理姓名
- 有多少人会使用？
2 工具信息
- 工具名称*
- 供应商*
- 网站
- 套餐或版本* 免费版 / 消费者版本 · 付费个人套餐 · 商业版或企业版套餐 · API / 开发者访问权限 · 我们已在使用的软件中的 AI 功能
- 哪款现有软件？* 仅在适用时提问
- 每位用户每月的费用
- 您是否已经将其用于工作？*
- 从何时开始？ 仅在适用时提问
3 使用方式
- 预期用途* 起草或编辑文本 · 总结文档或会议内容 · 研究与分析 · 编写或审查代码 · 翻译 · 面向客户的回复或聊天 · 图像、视频或设计 · 转录或记笔记 · 数据分析或电子表格
- 请描述您将如何使用它*
- 其输出内容是否会用于对人员作出决定？* 否 · 其输出内容可能为人员作出的决定提供参考 · 是，其将作出或在很大程度上影响该决定
- 请说明该决定以及人员如何进行审核* 仅在适用时提问
- 输出内容是否会发布或发送给客户？*
- 输出内容在使用前将如何审核？*
4 数据与供应商
- 您会向其中输入哪些数据？* 仅限公开信息 · 内部非敏感业务信息 · 机密业务信息 · 客户数据 · 员工或其他人员的个人数据 · 健康数据或其他敏感个人数据 · 源代码 · 密码、密钥或机密信息
- 还有关于数据的补充信息吗？
- 供应商是否使用您输入的内容训练其模型？* 否，根据其条款 · 仅在我们未选择退出时 · 是 · 我不知道
- 您了解该供应商哪些情况？ 可提供商业条款或数据处理协议 · 支持单点登录（SSO） · 提供管理员控制和审计日志 · 可限制数据保留期限 · 数据存储在我们的区域内 · 已公布安全认证
- 供应商条款、安全或隐私文件
- 您是否考虑过我们已有的获批工具？
- 确认声明*
aI 工具使用申请 表单，逐页查看
1 关于你
申请人填写姓名、工作邮箱、团队、经理，以及预计使用该工具的人数。
2 工具信息
记录工具名称、供应商和网站，以及套餐类型——免费版、付费个人版、企业版、API 访问权限，或现有软件中的 AI 功能；如果选择后者，表单会询问具体是哪款软件。每位用户的月费为可选项；如果申请人已经将其用于工作，表单还会询问从何时开始使用。
3 你将如何使用它
表单先提供预期用途选项供勾选——起草、总结、研究、代码、翻译、客户回复、图像、转录和数据分析——随后要求填写说明。表单会询问输出结果是否会用于对人员作出决策；选择“否”以外的任何选项都需要说明决策内容及人工审核方式。表单还会询问输出结果是否会发布或发送给客户，以及在使用前将如何检查输出结果。
4 数据和供应商
申请人勾选将输入工具的数据类型，从公开信息到客户数据和个人数据、敏感个人数据、源代码及机密信息——勾选机密信息时会显示警告。申请人说明供应商是否会使用输入内容进行训练，勾选其所了解的商业条款、SSO、管理员控制、保留期限、数据所在地和认证情况，并可上传供应商文件。申请人还需注明任何已获批准的替代方案，并确认在获得批准前不会使用该工具。
定制你的模板
- 在封面文字或确认声明中添加你的 AI 政策链接
- 在替代方案帮助文字中添加已获批准工具列表
- 根据组织的数据分类方案调整数据类型
- 更改费用字段中的货币
- 将申请转发到 IT、隐私和法务团队共用的审核邮箱
- 为面向客户的工具添加后续问题
填写 aI 工具使用申请 表单的提示
- 审核供应商的商业条款，而不只是消费者条款——两者通常不同
- 尤其关注涉及个人数据或人员决策的申请
- 在适当情况下附带条件批准，例如不得使用客户数据
- 发布已获批准工具列表，让员工在申请前可以先行查询
- 供应商更改条款或你更改套餐时，重新审核相关工具
- 将“我不知道”的回答视为需要审核人员跟进的问题，而不是拒绝理由
每份回复都会成为文件库中的 PDF
每份申请都会作为 PDF 保存到你的 FileIt 保管库中，并附上供应商文件；审核人员会收到电子邮件通知。申请人可以收到一份副本。
“回复”表格会显示所有已提交申请的工具；你可以按数据类型或套餐筛选，以确定审核优先级，也可以导出为 CSV 以维护 AI 工具登记表。
- 从此模板开始。它会在 FileIt Forms 设计器中打开 — 你可以修改任何问题、添加页面，并设置问题显示的条件。
- 分享表单。开启公开链接，或通过电子邮件发送给他人，每人都有专属链接。他们无需 FileIt 账户。
- 以 PDF 获取回复。每份回复都会保存为 PDF，存入你选择的文件库文件夹，上传的文件也会附在其中 — 还会列在可导出为 CSV 的回复表中。
AI 工具使用申请 表单：常见问题
这份 AI 工具申请模板免费吗？
是的。这是 FileIt Forms 应用中的入门模板，所有套餐均可使用，包括免费套餐。
表单会自动评估工具吗？
不会。它会收集审核人员所需的信息。决定由你自己的团队作出。
这是法律合规评估吗？
不是。这是一份实用的信息收集表。根据工具的使用方式和你的运营所在地，可能还需要进行进一步的法律或隐私评估。
为什么要询问供应商是否会使用输入内容进行训练？
这会影响机密数据或个人数据是否可能脱离你的控制。申请人可能并不清楚，因此表单提供“我不知道”这一选项。
我们可以在批准中添加条件吗？
表单会记录申请。批准决定及任何条件由你的团队传达——如果希望将其记录在同一份 PDF 中，可以添加审批人部分或单独的审批表。
员工可以上传供应商条款吗？
可以。上传功能接受 PDF、Word 和图像文件，最多五个。