Apakah templat borang permintaan penggunaan alat AI?
Alat AI baharu muncul setiap minggu dan kakitangan sering mula menggunakannya sebelum sesiapa menyemak ke mana data dihantar. Melarangnya jarang berkesan; menyediakan cara yang jelas dan pantas untuk membuat permintaan lebih berkesan. Borang permintaan yang seragam juga bermakna penyemak melihat maklumat yang sama setiap kali.
Permintaan penggunaan alat AI ini mengumpulkan maklumat tentang siapa yang membuat permintaan dan berapa ramai yang akan menggunakannya, alat, pembekal, pelan dan kos, serta sama ada alat itu sudah digunakan. Borang ini bertanya tentang tujuan penggunaan, sama ada hasilnya akan mempengaruhi keputusan tentang individu atau dihantar kepada pelanggan, dan cara hasilnya akan disemak. Halaman terakhir merangkumi jenis data yang terlibat, sama ada pembekal melatih model menggunakan input, perkara yang diketahui tentang terma perniagaan dan kawalannya, dokumen sokongan serta alternatif yang telah diluluskan.
Setiap permintaan disimpan sebagai PDF dalam peti besi FileIt anda, lalu membina rekod alat yang diminta, oleh siapa dan berdasarkan perkara apa — rekodkan keputusan anda bersamanya.
- Sesuai untuk
- Pasukan IT, keselamatan, privasi dan undang-undang yang menyemak alat AI, serta perniagaan kecil yang menyediakan dasar AI
- Diisi oleh
- Mana-mana kakitangan yang mahu menggunakan alat AI untuk kerja
- Masa untuk dilengkapkan
- Kira-kira 6–8 minit
- Termasuk
- Soalan susulan tentang keputusan berkaitan individu dan rahsia, muat naik dokumen pembekal, pengakuan
Siapa yang menggunakan borang permintaan penggunaan alat AI?
- Pasukan pemasaran yang meminta penggunaan alat penjanaan imej
- Pembangun yang meminta pembantu pengekodan
- Pengurus yang mahu mesyuarat ditranskripsikan dan diringkaskan secara automatik
- Mendayakan ciri AI dalam perisian yang sudah digunakan oleh organisasi
- Pasukan HR yang bertanya sama ada alat AI boleh membantu menapis permohonan
- Membawa alat yang telah digunakan secara tidak rasmi ke dalam proses semakan yang sewajarnya
Soalan dalam borang permintaan penggunaan alat AI ini
26 soalan dalam 4 halaman · termasuk muat naik fail, soalan bersyarat, berbilang halaman, kotak pilihan persetujuan.
1 Tentang anda
- Nama anda*
- E-mel kerja*
- Pasukan atau jabatan*
- Nama pengurus
- Berapa ramai yang akan menggunakannya?
2 Alat tersebut
- Nama alat*
- Pembekal*
- Laman web
- Pelan atau versi* Versi percuma / pengguna · Pelan individu berbayar · Pelan perniagaan atau perusahaan · Akses API / pembangun · Ciri AI dalam perisian yang telah kami gunakan
- Perisian sedia ada yang mana?* hanya ditanya jika berkenaan
- Kos bagi setiap pengguna sebulan
- Adakah anda sudah menggunakannya untuk kerja?*
- Sejak bila? hanya ditanya jika berkenaan
3 Cara anda akan menggunakannya
- Tujuan penggunaan* Menggubal atau menyunting teks · Meringkaskan dokumen atau mesyuarat · Penyelidikan dan analisis · Menulis atau menyemak kod · Terjemahan · Balasan atau sembang dengan pelanggan · Imej, video atau reka bentuk · Transkripsi atau pencatatan nota · Analisis data atau hamparan
- Terangkan cara anda akan menggunakannya*
- Adakah hasilnya akan digunakan untuk membuat keputusan tentang individu?* Tidak · Ia mungkin menjadi pertimbangan dalam keputusan yang dibuat oleh seseorang · Ya, ia akan membuat atau banyak mempengaruhi keputusan tersebut
- Jelaskan keputusan tersebut dan cara seseorang menyemaknya* hanya ditanya jika berkenaan
- Adakah hasilnya akan diterbitkan atau dihantar kepada pelanggan?*
- Bagaimanakah hasilnya akan disemak sebelum digunakan?*
4 Data & pembekal
- Apakah data yang akan anda masukkan ke dalamnya?* Maklumat awam sahaja · Maklumat perniagaan dalaman yang tidak sensitif · Maklumat perniagaan sulit · Data pelanggan atau klien · Data peribadi tentang kakitangan atau orang lain · Data kesihatan atau data peribadi sensitif yang lain · Kod sumber · Kata laluan, kunci atau rahsia
- Ada apa-apa lagi untuk ditambah tentang data tersebut?
- Adakah pembekal menggunakan input anda untuk melatih modelnya?* Tidak, menurut terma mereka · Hanya jika kami tidak menarik diri · Ya · Saya tidak tahu
- Apakah yang anda tahu tentang pembekal? Terma perniagaan atau perjanjian pemprosesan data tersedia · Log masuk tunggal (SSO) disokong · Kawalan pentadbir dan log audit · Penyimpanan data boleh dihadkan · Data disimpan di rantau kami · Pensijilan keselamatan diterbitkan
- Terma pembekal, dokumen keselamatan atau privasi
- Adakah anda telah mempertimbangkan alat yang diluluskan dan telah kami miliki?
- Pengakuan*
Borang permintaan penggunaan alat AI, halaman demi halaman
1 Tentang anda
Peminta memberikan nama, e-mel kerja, pasukan, pengurus dan jumlah orang yang akan menggunakan alat tersebut.
2 Alat tersebut
Nama alat, pembekal dan laman web direkodkan bersama pelan — percuma, berbayar individu, perniagaan, akses API atau ciri AI dalam perisian sedia ada, yang memerlukan nama perisian. Kos bulanan bagi setiap pengguna adalah pilihan, dan jika peminta sudah menggunakannya untuk kerja, borang bertanya sejak bila.
3 Cara anda akan menggunakannya
Senarai semak tujuan penggunaan — merangka, meringkaskan, penyelidikan, kod, terjemahan, balasan pelanggan, imej, transkripsi dan analisis data — diikuti penerangan yang wajib diisi. Borang ini bertanya sama ada hasilnya akan digunakan untuk membuat keputusan tentang individu; apa-apa jawapan selain tidak memerlukan penerangan tentang keputusan itu dan cara seseorang menyemaknya. Borang ini juga bertanya sama ada hasilnya akan diterbitkan atau dihantar kepada pelanggan, serta cara hasilnya akan disemak sebelum digunakan.
4 Data & pembekal
Peminta menandakan data yang akan dimasukkan ke dalam alat tersebut, daripada maklumat awam hingga data pelanggan dan data peribadi, data peribadi sensitif, kod sumber dan rahsia — menandakan rahsia akan memaparkan amaran. Mereka menyatakan sama ada pembekal melatih model menggunakan input, menandakan perkara yang diketahui tentang terma perniagaan, SSO, kawalan pentadbir, penyimpanan, lokasi data dan pensijilan, serta boleh memuat naik dokumen pembekal. Mereka menyatakan sebarang alternatif yang telah diluluskan dan mengakui bahawa mereka tidak akan menggunakan alat tersebut sehingga diluluskan.
Ubah suai templat ini
- Pautkan dasar AI anda dalam teks muka hadapan atau pengakuan
- Tambahkan senarai alat yang telah diluluskan ke dalam teks bantuan alternatif
- Padankan jenis data dengan skim pengelasan data organisasi anda
- Tukar mata wang pada medan kos
- Halakan permintaan ke peti mel semakan bersama untuk IT, privasi dan undang-undang
- Tambahkan soalan susulan untuk alat yang akan berhadapan dengan pelanggan
Petua untuk borang permintaan penggunaan alat AI yang lebih baik
- Semak terma perniagaan pembekal, bukan terma pengguna sahaja — kedua-duanya sering berbeza
- Berikan perhatian paling dekat kepada permintaan yang melibatkan data peribadi atau keputusan tentang individu
- Luluskan dengan syarat jika sesuai, seperti tiada data pelanggan
- Terbitkan senarai alat yang diluluskan supaya orang ramai boleh menyemaknya sebelum membuat permintaan
- Semak semula alat apabila pembekal menukar termanya atau anda menukar pelan
- Anggap jawapan "Saya tidak tahu" sebagai soalan untuk penyemak, bukan alasan untuk menolak
Setiap respons menjadi PDF dalam vault anda
Setiap permintaan disimpan sebagai PDF dalam peti besi FileIt anda bersama sebarang dokumen pembekal yang dilampirkan, dan penyemak dimaklumkan melalui e-mel. Peminta boleh menerima salinan.
Jadual Respons menunjukkan setiap alat yang telah diminta; tapis mengikut jenis data atau pelan untuk mengutamakan semakan, atau eksport ke CSV untuk menyelenggara daftar alat AI.
- Mulakan dengan templat ini. Ia dibuka dalam pereka FileIt Forms — ubah mana-mana soalan, tambah halaman, tetapkan peraturan bila soalan dipaparkan.
- Kongsikannya. Hidupkan pautan awam atau hantarkannya melalui e-mel, setiap orang dengan pautan sendiri. Mereka tidak memerlukan akaun FileIt.
- Dapatkan jawapan sebagai PDF. Setiap respons disimpan sebagai PDF dalam folder vault yang anda pilih, bersama fail yang dimuat naik — dan disenaraikan dalam jadual Respons yang boleh anda eksport ke CSV.
Borang Permintaan penggunaan alat AI: soalan lazim
Adakah templat permintaan alat AI ini percuma?
Ya. Ini ialah templat permulaan dalam aplikasi FileIt Forms, tersedia pada setiap pelan termasuk pelan percuma.
Adakah borang ini menilai alat tersebut secara automatik?
Tidak. Borang ini mengumpulkan maklumat yang diperlukan oleh penyemak anda. Keputusan dibuat oleh pasukan anda sendiri.
Adakah ini penilaian pematuhan undang-undang?
Tidak. Ini ialah borang pengumpulan maklumat yang praktikal. Bergantung pada cara alat digunakan dan lokasi operasi anda, penilaian undang-undang atau privasi lanjut mungkin diperlukan.
Mengapa perlu bertanya sama ada pembekal melatih model menggunakan input?
Perkara ini mempengaruhi sama ada data sulit atau peribadi boleh berada di luar kawalan anda. Peminta mungkin tidak tahu, jadi terdapat pilihan jawapan "Saya tidak tahu".
Bolehkah kami menambah syarat pada kelulusan?
Borang ini merekodkan permintaan. Kelulusan dan sebarang syarat dimaklumkan oleh pasukan anda — anda boleh menambah bahagian pelulus atau borang kelulusan berasingan jika mahu merekodkannya dalam PDF yang sama.
Bolehkah orang memuat naik terma pembekal?
Ya. Muat naik menerima fail PDF, Word dan imej, sehingga lima fail.