Apakah templat borang pengakuan penggunaan IT yang dibenarkan?
Kebanyakan organisasi mempunyai dasar penggunaan IT yang dibenarkan. Namun, jauh lebih sedikit yang boleh menunjukkan siapa yang benar-benar telah membacanya, versi yang dibaca dan bila mereka kali terakhir mengesahkannya. Apabila berlaku masalah — kata laluan dikongsi, data dihantar ke akaun peribadi — rekod itu penting.
Borang pengakuan ini merekodkan siapa yang menandatangani dan sebabnya (kakitangan baharu, pembaharuan tahunan atau dasar yang dikemas kini), dasar yang telah dibaca serta versinya, dan sebarang soalan yang mereka ada. Mereka kemudiannya mengesahkan enam peraturan utama satu demi satu — penggunaan untuk urusan perniagaan, kata laluan, pengendalian data, perisian dan peranti, pelaporan, serta pemantauan — sebelum menandatangani dan meletakkan tarikh.
Setiap pengakuan yang ditandatangani disimpan sebagai PDF dalam peti besi FileIt anda, supaya anda mempunyai rekod bertarikh bagi setiap orang yang mudah dicari semasa audit atau apabila dasar berubah.
- Sesuai untuk
- Ketua HR, IT dan pematuhan yang mengumpul pengesahan dasar daripada kakitangan, kontraktor dan sukarelawan
- Diisi oleh
- Setiap orang yang diberikan akses kepada sistem anda
- Masa untuk melengkapkan
- Kira-kira 3–5 minit selepas membaca dasar
- Termasuk
- Enam pengesahan peraturan berasingan, senarai semak dasar, susulan soalan dan tandatangan
Siapa yang menggunakan borang pengakuan penggunaan IT yang dibenarkan?
- Menandatangani dasar IT sebagai sebahagian daripada dokumen hari pertama kakitangan baharu
- Kempen pengesahan semula tahunan di seluruh organisasi
- Meminta semua orang mengesahkan dasar kata laluan atau alat AI yang baru dikemas kini
- Mendapatkan kontraktor dan kakitangan agensi menerima peraturan sebelum akaun diberikan kepada mereka
- Sekolah meminta kakitangan menandatangani dasar penggunaan yang dibenarkan setiap tahun
- Badan amal merekodkan persetujuan sukarelawan sebelum memberikan mereka akses e-mel
Soalan dalam borang pengakuan penggunaan IT yang dibenarkan ini
22 soalan dalam 4 halaman · termasuk tandatangan, soalan bersyarat, berbilang halaman, kotak pilihan persetujuan.
1 Tentang anda
- Nama penuh*
- E-mel kerja*
- ID pekerja atau kakitangan
- Jawatan
- Jabatan atau pasukan
- Anda ialah* Seorang pekerja · Kontraktor atau perunding · Pekerja sementara atau pekerja agensi · Sukarelawan atau pelatih
- Tarikh tamat kontrak hanya ditanya jika berkenaan
- Mengapa anda menandatangani?* Saya baharu / mula mendapat akses · Pengesahan semula tahunan · Dasar telah dikemas kini
2 Dasar
- Saya telah membaca* Dasar penggunaan IT yang boleh diterima · Dasar kata laluan dan pengesahan · Dasar penggunaan e-mel dan internet · Dasar perlindungan data dan kerahsiaan · Dasar kerja jarak jauh dan peranti mudah alih · Dasar media sosial · Dasar alat AI
- Versi dasar atau tarikh yang tertera pada dokumen
- Adakah anda mempunyai sebarang soalan tentang dasar ini?
- Soalan anda* hanya ditanya jika berkenaan
3 Peraturan utama
- Penggunaan untuk urusan kerja*
- Kata laluan dan log masuk*
- Pengendalian data*
- Perisian dan peranti*
- Pelaporan*
- Pemantauan*
4 Tandatangan
- Tarikh*
- Tandatangan*
- Nama pengurus
- E-mel pengurus
Borang pengakuan penggunaan IT yang dibenarkan, halaman demi halaman
1 Tentang anda
Penandatangan memberikan nama, e-mel kerja, ID kakitangan, jawatan dan jabatan mereka, serta menyatakan sama ada mereka pekerja, kontraktor, pekerja sementara atau sukarelawan; bukan pekerja diminta memberikan tarikh tamat kontrak. Mereka memilih sama ada mereka orang baharu, membuat pembaharuan tahunan atau menandatangani kerana dasar telah berubah.
2 Dasar
Nota memaklumkan pemilik borang supaya menambah nama, versi dan pautan bagi setiap dasar mereka sendiri di sini. Penandatangan menandakan dasar yang telah dibaca — penggunaan yang dibenarkan, kata laluan, e-mel dan internet, perlindungan data, kerja jarak jauh dan peranti, media sosial serta alat AI — dan mencatat versi yang dipaparkan. Jika mereka mempunyai soalan, satu kotak meminta mereka menyatakannya supaya soalan itu boleh dijawab sebelum akses disahkan.
3 Peraturan utama
Enam pernyataan persetujuan berasingan merangkumi penggunaan sistem untuk urusan perniagaan, merahsiakan kata laluan dan kod pengesahan, mengendalikan data hanya di tempat yang diluluskan, tidak memasang perisian yang tidak diluluskan atau melumpuhkan alat keselamatan, melaporkan insiden dengan segera, serta memahami pemantauan dan akibat pelanggaran. Setiap satu perlu ditandakan secara berasingan.
4 Tandatangan
Penandatangan meletakkan tarikh dan menandatangani borang, serta boleh menamakan pengurus mereka dan memberikan e-mel pengurus untuk rekod anda.
Ubah suai templat ini
- Tambahkan nama, versi dan pautan bagi setiap dasar dalam bahagian Dasar
- Edit enam pernyataan peraturan supaya sepadan dengan teks dasar sebenar anda
- Buang dasar daripada senarai semak yang tidak anda miliki
- Hantar pautan peribadi kepada setiap kakitangan untuk pembaharuan tahunan dan jejak siapa yang telah melengkapkannya
- Failkan pengakuan ke dalam folder setiap orang dalam peti besi anda
- Tetapkan tarikh tutup untuk kempen pengesahan semula yang terhad tempoh
Petua untuk borang pengakuan penggunaan IT yang dibenarkan yang lebih baik
- Pastikan pernyataan ringkas dan khusus — orang membaca peraturan pendek, bukan teks undang-undang yang panjang
- Rekodkan versi dasar supaya anda tahu siapa yang perlu menandatangani semula selepas perubahan
- Jawab soalan sebelum mengesahkan akses, dan kemas kini dasar jika soalan yang sama kerap timbul
- Sertakan kontraktor dan sukarelawan, bukan hanya pekerja
- Jalankan semula pengakuan sekurang-kurangnya setiap kali dasar berubah dengan ketara
- Minta penasihat anda menyemak pernyataan pemantauan berdasarkan undang-undang pekerjaan dan privasi tempatan
Setiap respons menjadi PDF dalam vault anda
Setiap pengakuan disimpan sebagai PDF yang ditandatangani dalam peti besi FileIt anda, dan penandatangan boleh menerima salinan mereka sendiri melalui e-mel. Pemilik borang dimaklumkan tentang setiap penghantaran.
Jika anda menghantar pautan peribadi, anda boleh melihat siapa yang telah dan belum menandatangani. Jadual Respons boleh dieksport ke CSV untuk melaporkan penyelesaian mengikut jabatan atau sebab menandatangani.
- Mulakan dengan templat ini. Ia dibuka dalam pereka FileIt Forms — ubah mana-mana soalan, tambah halaman, tetapkan peraturan bila soalan dipaparkan.
- Kongsikannya. Hidupkan pautan awam atau hantarkannya melalui e-mel, setiap orang dengan pautan sendiri. Mereka tidak memerlukan akaun FileIt.
- Dapatkan jawapan sebagai PDF. Setiap respons disimpan sebagai PDF dalam folder vault yang anda pilih, bersama fail yang dimuat naik — dan disenaraikan dalam jadual Respons yang boleh anda eksport ke CSV.
Borang Pengakuan penggunaan IT yang dibenarkan: soalan lazim
Adakah borang pengakuan penggunaan yang dibenarkan ini percuma?
Ya. Ia ialah templat permulaan dalam aplikasi FileIt Forms, tersedia pada setiap pelan termasuk pelan percuma.
Adakah borang ini menyertakan dokumen dasar kami?
Tidak. Ia menyertakan ruang letak untuk anda menambah nama, versi dan pautan bagi setiap dasar anda sendiri. Pernyataan peraturan ialah contoh umum yang patut anda edit.
Bolehkah saya menjejak siapa yang belum menandatangani?
Ya, jika anda menghantar pautan peribadi kepada setiap orang. FileIt menunjukkan permintaan yang telah dilengkapkan dan yang masih belum selesai.
Adakah tandatangan itu mengikat di sisi undang-undang?
Borang ini merekodkan tandatangan yang dilukis, tarikh dan setiap pernyataan yang disahkan dalam PDF. Sama ada itu mencukupi untuk tujuan anda bergantung pada dasar dan undang-undang tempatan anda.
Bolehkah kontraktor menandatanganinya tanpa akaun?
Ya. Sesiapa yang mempunyai pautan boleh mengisinya dan menandatangani tanpa akaun FileIt.
Berapa kerapkah orang perlu menandatangani semula?
Banyak organisasi memintanya semasa penerimaan masuk, apabila dasar berubah dan sekali setahun. Soalan sebab dalam borang membolehkan anda merekodkan keadaan yang berkenaan.