什么是 iT 可接受使用确认 表单模板？
大多数组织都有 IT 可接受使用政策，但能证明谁真正读过、读的是哪个版本以及上次何时确认的人要少得多。当出现问题时——例如共享密码或将数据发送到个人账户——这份记录就很重要。
这份确认表会记录签署人是谁，以及签署原因（新员工入职、年度续签或政策更新）；还会记录他们阅读过哪些政策及其版本，以及他们提出的问题。随后，他们会逐项确认六条关键规则——业务用途、密码、数据处理、软件和设备、报告以及监控——最后签名并注明日期。
每份已签署的确认表都会以 PDF 格式保存到你的 FileIt 保管库中，因此每个人都有一份带日期的记录，在审计时或政策变更时都能轻松找到。
- 适合对象
- 负责收集员工、承包商和志愿者政策签署确认的 HR、IT 和合规负责人
- 填写人
- 每一位将获得你方系统访问权限的人员
- 完成时间
- 阅读政策后约需 3–5 分钟
- 包含内容
- 六项独立规则确认、政策清单、问题跟进和签名
谁会使用 iT 可接受使用确认 表单？
- 作为新员工入职第一天文件的一部分签署 IT 政策
- 在整个组织内开展年度重新确认活动
- 要求所有人确认新更新的密码政策或 AI 工具政策
- 在为承包商和外包机构员工创建账户前，让他们接受相关规则
- 学校要求员工每年签署其可接受使用政策
- 慈善机构在授予志愿者电子邮件访问权限前，记录他们对相关规则的同意
此 iT 可接受使用确认 表单中的问题
共 4 页，22 个问题 · 包含 签名, 条件问题, 多页, 同意复选框.
1 关于您
- 姓名*
- 工作邮箱*
- 员工或职员编号
- 职位
- 部门或团队
- 您的身份* 员工 · 承包商或顾问 · 临时工或劳务派遣人员 · 志愿者或实习生
- 合同结束日期 仅在适用时提问
- 您为何签署？* 我是新员工 / 开始获得访问权限 · 年度重新确认 · 政策已更新
2 政策
- 我已阅读* IT 合理使用政策 · 密码和身份验证政策 · 电子邮件和互联网使用政策 · 数据保护和保密政策 · 远程办公和移动设备政策 · 社交媒体政策 · AI 工具政策
- 文件中显示的政策版本或日期
- 您对这些政策有任何疑问吗？
- 您的问题* 仅在适用时提问
3 关键规定
- 业务使用*
- 密码和登录*
- 数据处理*
- 软件和设备*
- 报告*
- 监控*
4 签署
- 日期*
- 签名*
- 经理姓名
- 经理邮箱
iT 可接受使用确认 表单，逐页查看
1 关于你
签署人填写姓名、工作邮箱、员工编号、职位和部门，并说明自己是员工、承包商、临时工作人员还是志愿者；非员工还需填写合同结束日期。他们选择签署原因：首次签署、年度续签，或因政策发生变化而签署。
2 政策
这里有一条提示，告知表单所有者添加各自政策的名称、版本和链接。签署人勾选自己已阅读的政策——可接受使用、密码、电子邮件和互联网、数据保护、远程办公和设备、社交媒体以及 AI 工具——并注明所显示的版本。如果有问题，问题框可供填写，以便在确认访问权限前得到答复。
3 关键规则
六项独立的同意声明涵盖：将系统用于业务用途、保护密码和验证码的私密性、仅在获批准的位置处理数据、不安装未经批准的软件或禁用安全工具、及时报告事件，以及了解监控和违规后果。每项都必须单独勾选。
4 签名
签署人填写日期并签署表单，也可以填写其经理的姓名和经理的电子邮箱，供你方记录。
定制你的模板
- 在“政策”部分添加每项政策的名称、版本和链接
- 编辑六条规则声明，使其符合你实际的政策措辞
- 从清单中删除你没有的政策
- 向每位员工发送个人链接进行年度续签，并跟踪完成情况
- 将确认表归档到保管库中每个人的文件夹
- 为有时限的重新确认活动设置截止日期
填写 iT 可接受使用确认 表单的提示
- 让声明简短明确——人们会阅读简短的规则，而不是冗长的法律文本
- 记录政策版本，以便知道政策变更后哪些人需要重新签署
- 在确认访问权限前回答问题；如果同一个问题反复出现，就更新政策
- 不要只涵盖员工，也要包括承包商和志愿者
- 每当政策发生重大变化时，至少重新开展一次确认
- 请你自己的顾问根据当地劳动法和隐私法检查监控声明
每份回复都会成为文件库中的 PDF
每份确认表都会以已签署的 PDF 格式保存到你的 FileIt 保管库中，签署人还可以通过电子邮件收到自己的副本。表单所有者会收到每次提交的通知。
如果你发送了个人链接，就可以查看哪些人已经签署、哪些人尚未签署。“回复”表格可导出为 CSV，以按部门或签署原因报告完成情况。
- 从此模板开始。它会在 FileIt Forms 设计器中打开 — 你可以修改任何问题、添加页面，并设置问题显示的条件。
- 分享表单。开启公开链接，或通过电子邮件发送给他人，每人都有专属链接。他们无需 FileIt 账户。
- 以 PDF 获取回复。每份回复都会保存为 PDF，存入你选择的文件库文件夹，上传的文件也会附在其中 — 还会列在可导出为 CSV 的回复表中。
IT 可接受使用确认 表单：常见问题
这份 IT 可接受使用确认表免费吗？
是的。这是 FileIt Forms 应用中的入门模板，所有套餐均可使用，包括免费套餐。
表单是否包含我们的政策文件？
不包含。表单提供了占位位置，用于添加你各项政策的名称、版本和链接。规则声明只是通用示例，你应根据实际情况进行编辑。
我可以跟踪哪些人尚未签署吗？
可以，前提是你向每个人发送个人链接。FileIt 会显示哪些请求已完成，以及哪些仍待完成。
签名是否具有法律约束力？
表单会在 PDF 中记录手写签名、日期以及每项已确认的声明。这是否足以满足你的用途，取决于你的政策和当地法律。
承包商可以不注册账户就签署吗？
可以。任何拥有链接的人都可以填写并签署，无需 FileIt 账户。
人们应该多久重新签署一次？
许多组织会要求人们在入职时、政策变更时以及每年签署一次。表单中的签署原因问题可以记录适用的情况。