¿Qué es la plantilla del formulario de confirmación de uso aceptable de TI?
La mayoría de las organizaciones tienen una política de uso aceptable de TI. Muchas menos pueden demostrar quién la ha leído, qué versión leyó y cuándo confirmó su aceptación por última vez. Cuando algo sale mal —una contraseña compartida o datos enviados a una cuenta personal— ese registro es importante.
Este formulario de confirmación registra quién firma y por qué (nueva incorporación, renovación anual o actualización de las políticas), qué políticas ha leído y qué versión, además de cualquier pregunta que tenga. Después, la persona confirma una por una seis normas clave —uso empresarial, contraseñas, gestión de datos, software y dispositivos, notificación y supervisión— antes de firmar y fechar el formulario.
Cada confirmación firmada se guarda como PDF en tu bóveda de FileIt, para que tengas un registro fechado de cada persona, fácil de encontrar durante una auditoría o cuando cambien las políticas.
- Ideal para
- Responsables de RR. HH., TI y cumplimiento que recopilan la confirmación de políticas de empleados, contratistas y voluntarios
- Lo completa
- Cada persona a la que se da acceso a tus sistemas
- Tiempo necesario
- Unos 3–5 minutos después de leer las políticas
- Incluye
- Seis confirmaciones de normas independientes, lista de políticas, seguimiento de preguntas y firma
¿Quién usa un formulario de confirmación de uso aceptable de TI?
- Firmar las políticas de TI como parte de la documentación del primer día de una nueva incorporación
- Una campaña anual de renovación de confirmaciones en toda la organización
- Pedir a todo el mundo que confirme una política de contraseñas o de herramientas de IA recién actualizada
- Conseguir que contratistas y personal de agencias acepten las normas antes de proporcionarles cuentas
- Una escuela que pide al personal firmar su política de uso aceptable cada año
- Registrar el acuerdo de los voluntarios de una organización benéfica antes de darles acceso al correo electrónico
Preguntas de este formulario de confirmación de uso aceptable de TI
22 preguntas en 4 páginas · incluye firma, preguntas condicionales, varias páginas, casilla de consentimiento.
1 Sobre ti
- Nombre completo*
- Correo electrónico laboral*
- Identificador de empleado o personal
- Puesto de trabajo
- Departamento o equipo
- Eres* Empleado/a · Contratista o consultor/a · Trabajador/a temporal o de agencia · Voluntario/a o becario/a
- Fecha de finalización del contrato solo se pregunta cuando corresponde
- ¿Por qué firmas?* Soy nuevo/a / estoy comenzando a tener acceso · Confirmación anual · Las políticas se han actualizado
2 Políticas
- He leído* Política de uso aceptable de TI · Política de contraseñas y autenticación · Política de uso del correo electrónico e Internet · Política de protección de datos y confidencialidad · Política de trabajo remoto y dispositivos móviles · Política de redes sociales · Política sobre herramientas de IA
- Versión o fecha de la política que aparece en los documentos
- ¿Tienes alguna pregunta sobre estas políticas?
- Tus preguntas* solo se pregunta cuando corresponde
3 Reglas principales
- Uso profesional*
- Contraseñas e inicio de sesión*
- Tratamiento de datos*
- Software y dispositivos*
- Notificación*
- Supervisión*
4 Firma
- Fecha*
- Firma*
- Nombre del responsable
- Correo electrónico del responsable
El formulario confirmación de uso aceptable de TI, página por página
1 Sobre ti
La persona firmante indica su nombre, correo electrónico de trabajo, ID de empleado, cargo y departamento, y señala si es empleado, contratista, trabajador temporal o voluntario; a las personas que no son empleadas se les pide la fecha de finalización del contrato. Eligen si son nuevas, si renuevan anualmente o si firman porque las políticas han cambiado.
2 Políticas
Una nota indica al propietario del formulario que añada aquí el nombre, la versión y el enlace de cada una de sus propias políticas. La persona firmante marca las políticas que ha leído —uso aceptable, contraseñas, correo electrónico e Internet, protección de datos, trabajo remoto y dispositivos, redes sociales y herramientas de IA— e indica la versión mostrada. Si tiene preguntas, hay un campo para anotarlas y responderlas antes de confirmar el acceso.
3 Normas clave
Seis declaraciones de consentimiento independientes abarcan el uso empresarial de los sistemas, la protección de contraseñas y códigos de verificación, el tratamiento de datos únicamente en lugares aprobados, la prohibición de instalar software no aprobado o desactivar herramientas de seguridad, la notificación rápida de incidentes y la comprensión de la supervisión y las consecuencias de una infracción. Cada una debe marcarse por separado.
4 Firma
La persona firmante fecha y firma el formulario, y puede indicar el nombre y el correo electrónico de su responsable para tus registros.
Personaliza la plantilla
- Añade el nombre, la versión y el enlace de cada política en la sección Políticas
- Edita las seis declaraciones de normas para que coincidan con el texto real de tus políticas
- Elimina de la lista las políticas que no tengas
- Envía enlaces personales a cada miembro del personal para una renovación anual y controla quién la ha completado
- Archiva las confirmaciones en la carpeta de cada persona dentro de tu bóveda
- Establece una fecha de cierre para las campañas de confirmación con duración limitada
Consejos para mejorar tu formulario confirmación de uso aceptable de TI
- Mantén las declaraciones breves y específicas: la gente lee normas cortas, no textos legales largos
- Registra la versión de la política para saber quién debe volver a firmar después de un cambio
- Responde a las preguntas antes de confirmar el acceso y actualiza la política si la misma pregunta se repite
- Incluye a contratistas y voluntarios, no solo a empleados
- Repite la confirmación al menos cada vez que una política cambie de forma sustancial
- Pide a tu propio asesor que revise la declaración de supervisión conforme a la legislación laboral y de privacidad local
Cada respuesta se convierte en un PDF en tu bóveda
Cada confirmación se guarda como PDF firmado en tu bóveda de FileIt, y la persona firmante puede recibir su propia copia por correo electrónico. El propietario del formulario recibe una notificación por cada envío.
Si enviaste enlaces personales, puedes ver quién ha firmado y quién no. La tabla de respuestas se puede exportar a CSV para informar del grado de cumplimiento por departamento o por motivo de la firma.
- Empieza con esta plantilla. Se abre en el diseñador de FileIt Forms: cambia cualquier pregunta, añade páginas y define las reglas para mostrar las preguntas.
- Compártelo. Activa un enlace público o envíalo por correo electrónico a otras personas, cada una con su propio enlace. No necesitan una cuenta de FileIt.
- Obtén las respuestas en PDF. Cada respuesta se guarda como PDF en la carpeta de la bóveda que elijas, con los archivos subidos adjuntos, y aparece en una tabla de respuestas que puedes exportar a CSV.
Formulario Confirmación de uso aceptable de TI: preguntas frecuentes
¿Es gratuito este formulario de confirmación de uso aceptable?
Sí. Es una plantilla inicial de la aplicación FileIt Forms, disponible en todos los planes, incluido el gratuito.
¿Incluye el formulario nuestros documentos de políticas?
No. Incluye un espacio reservado para que añadas el nombre, la versión y el enlace de cada una de tus propias políticas. Las declaraciones de normas son ejemplos generales que debes editar.
¿Puedo controlar quién no ha firmado?
Sí, si envías enlaces personales a cada persona. FileIt muestra qué solicitudes se han completado y cuáles siguen pendientes.
¿La firma es jurídicamente vinculante?
El formulario captura una firma manuscrita, la fecha y cada declaración confirmada en un PDF. Que esto sea suficiente para tus fines dependerá de tus políticas y de la legislación local.
¿Pueden firmarlo los contratistas sin tener una cuenta?
Sí. Cualquier persona que tenga el enlace puede completarlo y firmarlo sin una cuenta de FileIt.
¿Con qué frecuencia deberían volver a firmar?
Muchas organizaciones lo solicitan durante la incorporación, cuando cambia una política y una vez al año. La pregunta sobre el motivo del formulario permite registrar cuál de estas situaciones se aplica.