Qu’est-ce qu’un formulaire de procuration d'actionnaire ?
Les actionnaires qui ne peuvent pas assister à une assemblée générale annuelle (annual general meeting) ou à une autre assemblée d'actionnaires peuvent généralement désigner un mandataire — une autre personne qui les représente, prend la parole et vote en leur nom. La désignation doit normalement être faite par écrit et parvenir à la société avant la date limite indiquée dans l'avis de convocation ou prévue par les statuts de la société.
Ce formulaire indique le nom de la société, de l'assemblée, de l'actionnaire et du mandataire, et couvre la totalité ou une partie des actions de l'actionnaire. Vous pouvez répertorier chaque résolution avec une instruction POUR, CONTRE ou ABSTENTION, ou laisser au mandataire la liberté de voter comme il l'entend. Des notes standard précisent qu'un mandataire ne doit pas nécessairement être actionnaire et qu'une présence en personne peut annuler la désignation. Le mandataire contresigne pour l'accepter.
- Idéal pour
- Les actionnaires d'une société privée qui ne peuvent pas assister à une assemblée
- Signé par
- L'actionnaire ; le mandataire accepte
- Vote
- Orienté pour chaque résolution ou laissé à la discrétion du mandataire
- Longueur
- 1 à 2 pages
Quand utiliser un formulaire de procuration d'actionnaire
- Voter à l'assemblée générale annuelle d'une société privée pendant un déplacement
- Un actionnaire personne morale désignant un salarié pour le représenter
- Donner au président de l'assemblée une procuration avec instructions de vote
- Un actionnaire familial autorisant un proche à voter
- Un investisseur votant à distance sur une résolution spéciale
Ce que vous remplissez
12 champs à remplir, puis le nom et l’adresse e-mail de chaque signataire : actionnaire, mandataire.
1 L’assemblée
- Société*
- Assemblée* assemblée générale annuelle · assemblée générale · assemblée spéciale des actionnaires · assemblée de catégorie
- Date de l’assemblée*
- Heure de l’assemblée
- Lieu de l’assemblée
2 L’actionnaire
- Actionnaire*
- Adresse de l’actionnaire
- Actions couvertes par cette procuration*
3 Le mandataire
- Mandataire*
- Adresse du mandataire
4 Instructions de vote
- Résolutions et instructions de vote
- Le formulaire doit parvenir à la Société au plus tard le
5 Qui signe
- Actionnaire signature et date · Ou une personne autorisée à signer au nom d’un actionnaire personne morale.
- Mandataire signature et date · Signe pour accepter sa désignation.
Ce que couvre le formulaire de procuration d'actionnaire
- Désignation
- Instructions de vote
- Remarques
- Acceptation par le mandataire
Utiliser le formulaire de procuration d'actionnaire, étape par étape
1 Indiquez les informations de l'assemblée
Indiquez le nom de la société, le type d'assemblée, ainsi que sa date, son heure et son lieu à partir de l'avis de convocation.
2 Identifiez l'actionnaire et le mandataire
Indiquez qui donne la procuration et qui est désigné, ainsi que si elle couvre la totalité ou seulement une partie des actions.
3 Ajoutez les instructions de vote
Répertoriez chaque résolution avec POUR, CONTRE ou ABSTENTION, ou laissez le champ vide pour permettre au mandataire de décider.
4 Signez et envoyez à temps
Signez, faites accepter la procuration par le mandataire, puis envoyez le PDF signé à la société avant la date limite indiquée dans l'avis. FileIt conserve une copie dans votre coffre-fort.
Conseils avant l’envoi
- Lisez l'avis de convocation pour connaître la date limite applicable à la procuration et savoir où envoyer le formulaire.
- De nombreuses sociétés fournissent leur propre formulaire de procuration ; utilisez-le si elles l'exigent.
- Numérotez les résolutions comme dans l'avis de convocation afin d'éviter toute confusion.
- Les sociétés cotées organisent généralement le vote par procuration par l'intermédiaire de leur teneur de registre ; ce formulaire est destiné aux sociétés privées.
Signez en ligne en quelques minutes
- Remplissez les champs. Les noms, dates et montants sont directement intégrés au contrat — l’aperçu indique exactement où.
- Indiquez qui signe. Cochez « C’est moi » pour votre propre partie. FileIt génère le PDF avec chaque case de signature et de date sur la bonne ligne. Vous pouvez tout vérifier ou déplacer avant l’envoi.
- Envoyez-le. Chaque signataire reçoit un lien sécurisé et signe depuis n’importe quel appareil — sans compte. Le PDF signé, avec une piste d’audit et un certificat d’achèvement, est classé dans votre coffre-fort et envoyé par e-mail à tout le monde.
Formulaire de procuration d'actionnaire : questions fréquentes
Mon mandataire doit-il être actionnaire ?
Généralement non, sauf si les statuts de la société (company's rules) l'exigent.
Que se passe-t-il si je ne donne pas d'instructions de vote ?
Le mandataire peut voter ou s'abstenir comme il le juge approprié pour chaque résolution et pour les autres questions examinées lors de l'assemblée.
Puis-je quand même assister à l'assemblée ?
Généralement oui. Selon les statuts de la société, voter en personne peut annuler la procuration.
La société acceptera-t-elle une procuration signée électroniquement ?
Beaucoup l'acceptent, mais cela dépend des statuts de la société et de l'avis de convocation. Vérifiez-le avant de vous y fier.