Modèle de lettre d’autorisation

Qu’est-ce qu’un lettre d’autorisation ?

Une lettre d’autorisation (ou lettre d’habilitation) informe un bureau, une entreprise ou un autre organisme qu’une autre personne peut agir en votre nom pour une tâche précise. Vous pouvez l’utiliser pour demander à un proche de récupérer un passeport, un colis ou un certificat, autoriser un collègue à traiter avec un fournisseur ou un propriétaire, ou permettre à un ami de récupérer une voiture au garage pendant votre absence. Contrairement à une procuration (power of attorney), elle couvre une tâche clairement définie, pendant une courte période, et rien de plus.

Ce modèle est adressé à l’organisme concerné (ou « À qui de droit » (To whom it may concern)) et peut mentionner votre numéro de référence ou de compte. Vous décrivez la tâche avec vos propres mots, indiquez ce que la personne autorisée ne peut pas faire — par défaut, signer des contrats, effectuer des paiements, ouvrir ou fermer des comptes ou modifier des informations — et définissez les dates de validité. Le modèle indique la pièce d’identité que la personne autorisée présentera, fournit vos coordonnées pour permettre au destinataire de vérifier la lettre et précise clairement qu’il ne s’agit pas d’une procuration (power of attorney). La personne autorisée signe également, s’engageant à respecter les limites de l’autorisation et à remettre tout ce qu’elle récupère. Sa signature sert aussi de spécimen que le destinataire peut comparer avec sa pièce d’identité. Le modèle convient également à une entreprise qui autorise un employé ou un coursier.

Idéal pour: Récupérer des documents ou des objets, traiter avec un fournisseur, un propriétaire, un garage ou un bureau au nom de quelqu’un
Signée par: La personne ou l’entreprise qui donne l’autorisation, et la personne autorisée
Validité: Entre les dates que vous choisissez, ou jusqu’à l’accomplissement de la tâche
Longueur: 1 à 2 pages

Quand utiliser un lettre d’autorisation

Un parent autorise son enfant majeur à récupérer des documents auprès d’un organisme public
Autoriser un ami à récupérer votre voiture, votre colis ou vos vêtements au pressing pendant votre absence
Une entreprise autorise un employé ou un coursier à récupérer des marchandises ou à signer pour une livraison
Permettre à un proche de parler à votre propriétaire, à votre établissement scolaire ou à votre fournisseur de services publics au sujet d’une seule question
Un propriétaire autorise un responsable à traiter avec un fournisseur ou un prestataire précis

Ce que vous remplissez

15 champs à remplir, puis le nom et l’adresse e-mail de chaque signataire : partie donnant l’autorisation, personne autorisée.

1 Qui donne l’autorisation

Vos nom et prénom*
Votre adresse*
Votre numéro de téléphone ou votre adresse e-mail, pour vérifier la présente lettre*
Agissant au nom d’une société (facultatif)
Votre fonction au sein de la société
Votre référence ou numéro de compte (facultatif)

2 Qui est autorisé

Nom et prénom de la personne autorisée*
Son lien avec vous (facultatif)
Son document d’identité (facultatif)

3 La tâche

Destinataire*
Ce qu’elle peut faire*
Ce qu’elle ne peut pas faire
Pourquoi vous ne pouvez pas le faire vous-même (facultatif)
Valable à compter du*
Valable jusqu’au*

4 Qui signe

Partie donnant l’autorisation signature et date · La personne qui donne l’autorisation ou qui peut signer au nom de la société qui la donne.
Personne autorisée signature et date · La personne qui agira. Sa signature sur la lettre sert également de spécimen auquel le destinataire peut la comparer.

Ce que couvre le lettre d’autorisation

Ce que la Personne autorisée peut faire
Ce que la Personne autorisée ne peut pas faire
Durée de l’autorisation
Identification et vérification de la présente lettre
Engagement de la Personne autorisée

Utiliser le lettre d’autorisation, étape par étape

1 Ajoutez vos informations

Saisissez votre nom, votre adresse et un numéro de téléphone ou une adresse e-mail que le destinataire pourra utiliser pour vérifier la lettre. Si vous autorisez quelqu’un au nom d’une entreprise, ajoutez le nom de l’entreprise et votre fonction. Indiquez un numéro de référence ou de compte si l’organisme en a besoin pour retrouver votre dossier.

2 Indiquez le nom de la personne autorisée

Saisissez son nom complet, exactement comme il apparaît sur sa pièce d’identité, et indiquez éventuellement le document qu’elle présentera — les derniers chiffres d’un numéro de passeport ou de permis suffisent généralement.

3 Décrivez la tâche et les limites

Décrivez la tâche aussi précisément que possible : quoi, où et pour quelle affaire. Modifiez la liste des actions interdites, qui complète la phrase « La personne autorisée ne peut pas… ». Ajoutez une brève explication si l’organisme risque de demander pourquoi vous ne pouvez pas vous déplacer.

4 Définissez les dates et envoyez

Choisissez le premier et le dernier jour de validité de la lettre — prévoyez une période courte. Ajoutez la personne autorisée comme signataire et envoyez la lettre ; elle signera après vous et pourra présenter le PDF signé ou une version imprimée.

Conseils avant l’envoi

Vérifiez d’abord que l’organisme accepte les lettres d’autorisation. Les banques, les organismes publics et les tribunaux ont souvent leurs propres formulaires ou exigent un document notarié.
Donnez une copie de votre pièce d’identité à la personne autorisée si l’organisme le demande, mais n’inscrivez jamais de numéro complet de compte bancaire ou de carte dans la lettre.
Une tâche par lettre. Une lettre qui tente de tout couvrir a moins de chances d’être acceptée et risque davantage d’être mal utilisée.
Si vous avez besoin que quelqu’un gère globalement votre argent ou vos biens, ou agisse si vous perdez votre capacité juridique, vous avez besoin d’une procuration (power of attorney) établie conformément au droit local — pas de cette lettre.
Informez l’organisme si vous retirez l’autorisation avant la date de fin.

Signez en ligne en quelques minutes

Remplissez les champs. Les noms, dates et montants sont directement intégrés au contrat — l’aperçu indique exactement où.
Indiquez qui signe. Cochez « C’est moi » pour votre propre partie. FileIt génère le PDF avec chaque case de signature et de date sur la bonne ligne. Vous pouvez tout vérifier ou déplacer avant l’envoi.
Envoyez-le. Chaque signataire reçoit un lien sécurisé et signe depuis n’importe quel appareil — sans compte. Le PDF signé, avec une piste d’audit et un certificat d’achèvement, est classé dans votre coffre-fort et envoyé par e-mail à tout le monde.

Utilisez le modèle lettre d’autorisation — c’est gratuit

Lettre d’autorisation : questions fréquentes

Quelle est la différence entre une lettre d’autorisation et une procuration (power of attorney) ?

Une lettre d’autorisation permet à quelqu’un d’accomplir une tâche limitée pendant une courte période. Une procuration (power of attorney) est un document juridique officiel, généralement soumis aux règles de signature et de témoignage prévues par le droit local, qui peut conférer des pouvoirs beaucoup plus larges sur vos affaires. Cette lettre précise clairement qu’il ne s’agit pas d’une procuration.

Tous les organismes accepteront-ils cette lettre ?

Non — chaque organisme décide de ce qu’il accepte. Certains agiront sur présentation d’une lettre signée et d’une pièce d’identité, tandis que d’autres exigeront leur propre formulaire, une signature manuscrite originale ou un document notarié. Renseignez-vous à l’avance ; la lettre demande au destinataire d’indiquer à la personne autorisée si autre chose est nécessaire.

Pourquoi la personne autorisée signe-t-elle aussi ?

Sa signature confirme qu’elle accepte les limites de l’autorisation et remettra ce qu’elle récupère. Elle fournit également au destinataire un spécimen de signature à comparer avec sa pièce d’identité.

Une lettre d’autorisation signée électroniquement est-elle valable ?

Les signatures électroniques sont généralement valables pour les documents courants comme celui-ci aux États-Unis (ESIGN Act et UETA), au Royaume-Uni, dans l’Union européenne (eIDAS) et au Canada. Les documents qui doivent être notariés ou signés devant témoins, comme de nombreuses procurations (powers of attorney), doivent généralement être signés en personne.

Ce modèle est-il gratuit ?

Oui. Vous pouvez l’utiliser gratuitement avec l’application eSignature de FileIt, et la personne autorisée n’a pas besoin d’un compte FileIt pour signer.