Qu’est-ce qu’un autorisation de partager des informations ?
Les entreprises sont prudentes lorsqu’elles discutent du compte d’un client avec une autre personne, et c’est tout à fait justifié. Pourtant, les clients souhaitent souvent être aidés : un enfant adulte qui gère les factures d’un parent, un conjoint qui s’occupe d’un compte de services publics, un comptable qui demande des précisions sur une facture ou un aidant qui organise des rendez-vous. Une autorisation de partager des informations est la permission signée par le client permettant à l’entreprise de traiter avec cette personne.
Dans ce modèle, le titulaire du compte indique la personne autorisée et son lien avec elle, le compte concerné (ou tous les comptes), les informations pouvant être partagées et celles qui doivent rester confidentielles, ainsi que les moyens de partage autorisés : par téléphone, par écrit ou en personne. Vous choisissez si la personne autorisée peut uniquement poser des questions et recevoir des informations, ou si elle peut aussi effectuer des demandes courantes, comme signaler un problème, demander une copie d’une facture ou organiser un paiement avec le mode de paiement habituel. Dans tous les cas, elle ne peut pas clôturer ou transférer le compte, modifier la personne autorisée, changer les coordonnées ou les informations de sécurité, ni souscrire de nouveau crédit. L’entreprise peut vérifier son identité et refuser les demandes qui semblent irrégulières. L’autorisation prend fin à la date prévue ou lorsqu’elle est révoquée, et le formulaire précise clairement qu’il ne s’agit pas d’une procuration (power of attorney).
- Idéal pour
- Les fournisseurs de services publics, les opérateurs télécoms, les bailleurs, les cliniques, les écoles, les comptables et les entreprises de services
- Signé par
- Le titulaire du compte, puis l’entreprise
- Pouvoir accordé
- Informations uniquement, ou informations et demandes courantes
- Longueur
- 1 à 2 pages
Quand utiliser un autorisation de partager des informations
- Un client âgé autorise sa fille ou son fils à discuter de ses factures
- Un locataire autorise son conjoint ou son parent à parler à l’agent de location
- Un client autorise son comptable ou son aide-comptable à demander des précisions sur les factures et relevés
- Un aidant ou un intervenant de soutien organise des rendez-vous au nom d’une personne
- Un client voyageant à l’étranger autorise un ami à régler un problème lié à son compte
Ce que vous remplissez
12 champs à remplir, puis le nom et l’adresse e-mail de chaque signataire : titulaire du compte, entreprise.
1 Le compte
- Nom de l’entreprise*
- Coordonnées auxquelles envoyer les modifications ou la révocation*
- Nom complet du titulaire du compte*
- Numéro de compte ou de client
2 La personne autorisée
- Nom complet de la personne autorisée*
- Lien avec le titulaire du compte*
- Téléphone et adresse e-mail de la personne autorisée
3 Ce qui est autorisé
- Informations pouvant être communiquées*
- Informations ne devant pas être communiquées
- La personne autorisée peut* uniquement poser des questions et recevoir des informations · poser des questions, recevoir des informations et effectuer des demandes courantes en mon nom, telles que signaler un problème, demander une copie d’une facture ou d’un relevé, organiser un paiement à partir de mon moyen de paiement habituel ou prendre rendez-vous
- Les informations peuvent être communiquées* par téléphone, e-mail, courrier ou en personne · par téléphone uniquement · uniquement par écrit (e-mail ou courrier)
- L’autorisation prend fin le
4 Qui signe
- Titulaire du compte signature et date · Le client dont les informations seront communiquées.
- Entreprise signature et date, fonction · L’entreprise qui détient le compte.
Ce que couvre le autorisation de partager des informations
- Personne autorisée
- Informations pouvant être communiquées
- Ce que la Personne autorisée peut faire
- Vérification de l’identité
- Durée de l’autorisation
- Points importants
- Confirmation de l’entreprise
Utiliser le autorisation de partager des informations, étape par étape
1 Identifier le compte
Indiquez le nom de votre entreprise, le contact à joindre pour toute modification ou révocation, le nom du titulaire du compte et le numéro de compte — ou laissez le numéro vide pour couvrir tous les comptes qu’il détient auprès de vous.
2 Désigner la personne autorisée
Ajoutez son nom complet, son lien avec le titulaire du compte ainsi que son numéro de téléphone ou son adresse e-mail, afin que votre équipe puisse la reconnaître lorsqu’elle vous contactera.
3 Fixer les limites
Conservez ou modifiez la liste des informations pouvant être partagées, ajoutez celles qui doivent rester confidentielles (comme les mots de passe), choisissez les canaux de communication et indiquez si l’autorisation couvre les informations uniquement ou les informations et les demandes courantes. Ajoutez une date de fin si l’autorisation est temporaire.
4 Envoyer pour signature
Le titulaire du compte signe, puis vous contresignez pour confirmer que l’autorisation est enregistrée, et le PDF signé est classé dans votre coffre-fort. Notez également la personne autorisée dans vos propres systèmes.
Conseils avant l’envoi
- Vérifiez toujours l’identité de la personne autorisée avant de partager quoi que ce soit — le formulaire vous y autorise.
- Si une personne doit prendre des décisions juridiques ou financières pour le titulaire du compte, elle a besoin d’une procuration (power of attorney) ou d’une autorisation juridique similaire, et non de ce formulaire.
- Les informations de santé, les informations fiscales et certaines informations financières nécessitent souvent leurs propres formulaires d’autorisation. Utilisez-les lorsqu’ils s’appliquent.
- Réexaminez régulièrement les autorisations en cours et demandez au titulaire du compte de confirmer qu’il souhaite toujours les maintenir.
Signez en ligne en quelques minutes
- Remplissez les champs. Les noms, dates et montants sont directement intégrés au contrat — l’aperçu indique exactement où.
- Indiquez qui signe. Cochez « C’est moi » pour votre propre partie. FileIt génère le PDF avec chaque case de signature et de date sur la bonne ligne. Vous pouvez tout vérifier ou déplacer avant l’envoi.
- Envoyez-le. Chaque signataire reçoit un lien sécurisé et signe depuis n’importe quel appareil — sans compte. Le PDF signé, avec une piste d’audit et un certificat d’achèvement, est classé dans votre coffre-fort et envoyé par e-mail à tout le monde.
Autorisation de partager des informations : questions fréquentes
Est-ce la même chose qu’une procuration (power of attorney) ?
Non. Elle permet uniquement à l’entreprise de parler avec la personne désignée au sujet du compte et, si cette option est choisie, de traiter les demandes courantes. Elle ne lui donne aucun pouvoir pour prendre des décisions juridiques ou financières et ne porte pas atteinte aux droits du titulaire du compte.
Le titulaire du compte peut-il l’annuler ?
Oui, à tout moment, en contactant l’entreprise à l’adresse ou au numéro indiqué sur le formulaire. Les informations déjà partagées ne sont pas concernées.
La personne autorisée peut-elle clôturer le compte ?
Non. Quelle que soit l’option choisie, elle ne peut pas clôturer ou transférer le compte, modifier la personne autorisée, changer les coordonnées ou les informations de sécurité, ni souscrire de nouveau crédit ou de nouveaux contrats.
Une signature électronique est-elle valide pour cette autorisation ?
En général, oui. Les signatures électroniques sont valides pour les documents courants comme celui-ci aux États-Unis (ESIGN Act and UETA), au Royaume-Uni, dans l’Union européenne (eIDAS) et au Canada. Certains documents réglementés, comme ceux contenant des informations de santé, peuvent nécessiter un formulaire spécifique.