Qu’est-ce qu’un autorisation de vérification des références ?
Avant de prendre une décision définitive d’embauche, la plupart des employeurs contactent les références d’un candidat : anciens responsables, collègues ou clients qui peuvent parler de son travail. Une autorisation de vérification des références constitue l’autorisation écrite du candidat à cet effet. Elle le protège en limitant les personnes que vous pouvez contacter et l’usage que vous pouvez faire des informations, et elle vous aide, car certains anciens employeurs ne communiquent des informations qu’après avoir reçu une autorisation signée.
Dans ce modèle, vous indiquez les références fournies par le candidat et, éventuellement, les anciens employeurs dont le service des ressources humaines peut confirmer les dates et les intitulés de poste, puis vous consignez le choix du candidat quant au contact de son employeur actuel : à tout moment, uniquement après une offre conditionnelle ou jamais. Le formulaire précise les éléments qui peuvent être demandés (dates, poste, performance et comportement, motif du départ, possibilité de le réembaucher), indique clairement qu’il ne couvre pas les vérifications des antécédents judiciaires, du crédit ou effectuées par une société spécialisée, et engage l’employeur à utiliser les informations uniquement pour prendre sa décision d’embauche, à les garder confidentielles et à les supprimer lorsqu’elles ne sont plus nécessaires. Il comprend une décharge pour les références qui répondent honnêtement et de bonne foi, une durée de validité exprimée en mois et le droit du candidat de retirer son consentement. L’employeur contresigne pour confirmer la manière dont il utilisera les informations.
- Idéal pour
- Les candidats en dernière phase avant une offre d’emploi ou avant qu’une offre ne devienne inconditionnelle
- Signé par
- Le candidat, puis l’employeur potentiel
- Employeur actuel
- Le candidat choisit : à tout moment, uniquement après une offre conditionnelle, jamais ou sans objet
- Longueur
- Environ 2 pages
Quand utiliser un autorisation de vérification des références
- Vérifier les références d’un candidat présélectionné avant une offre
- Confirmer les références d’une nouvelle recrue après une offre conditionnelle
- Le service des ressources humaines d’un ancien employeur demande une autorisation signée avant de confirmer les dates et les intitulés de poste
- Les recruteurs recueillent le consentement au nom d’un client qui recrute
- Les postes pour lesquels des références sont exigées par votre propre politique, comme les postes de confiance
Ce que vous remplissez
11 champs à remplir, puis le nom et l’adresse e-mail de chaque signataire : candidat, employeur.
1 Le poste
- Employeur potentiel (nom de l'entreprise)*
- Adresse de l'employeur
- Poste faisant l'objet de la candidature*
2 Le candidat
- Nom complet du candidat*
- Autres noms utilisés chez d'anciens employeurs
- Adresse e-mail ou numéro de téléphone du candidat
3 Personnes pouvant être contactées
- Personnes que l'employeur peut contacter pour obtenir des références*
- Anciens employeurs dont le service des ressources humaines peut confirmer les informations
- Employeur actuel* peut être contacté à tout moment · ne peut être contacté qu'après réception d'une offre d'emploi conditionnelle · ne peut pas être contacté · ne s'applique pas, car je n'occupe actuellement aucun emploi
4 Utilisation des informations
- Durée de l'autorisation (mois)*
- Contact pour toute question concernant les informations du candidat*
5 Qui signe
- Candidat signature et date · Le candidat autorisant cette démarche.
- Employeur signature et date, fonction · L'employeur potentiel, généralement le responsable du recrutement ou le recruteur.
Ce que couvre le autorisation de vérification des références
- Personnes pouvant être contactées
- Informations pouvant être demandées
- Utilisation des informations
- Exonération de responsabilité
- Durée de l'autorisation
- Confirmation de l'employeur
Utiliser le autorisation de vérification des références, étape par étape
1 Décrivez le poste
Saisissez le nom et l’adresse de votre entreprise ainsi que le poste auquel le candidat a postulé. Ces informations apparaissent dans le titre et le paragraphe d’introduction.
2 Indiquez les références
Ajoutez chaque référence sur sa propre ligne : nom, relation, organisation et coordonnées. Vous pouvez les renseigner à partir de la candidature du candidat ou lui demander ces informations au préalable. Les services des ressources humaines des anciens employeurs sont facultatifs.
3 Fixez les limites
Choisissez à quel moment l’employeur actuel peut être contacté — convenez-en d’abord avec le candidat, puisque le formulaire est rédigé en son nom. Par défaut, le contact n’est autorisé qu’après une offre conditionnelle, ce qui protège les candidats qui n’ont pas informé leur employeur qu’ils cherchent un nouvel emploi. Indiquez la durée de validité de l’autorisation en mois ainsi qu’un contact pour les questions concernant les informations du candidat.
4 Envoyez le formulaire au candidat
Le candidat signe d’abord, puis vous contresignez la confirmation de l’employeur. Conservez le PDF signé avec la candidature et transmettez-en une copie à toute référence qui demande à voir l’autorisation.
Conseils avant l’envoi
- Posez les mêmes questions essentielles à chaque référence afin de comparer les candidats équitablement, et notez les réponses.
- Ne demandez pas aux références d’informations sur la santé, les projets familiaux, la religion ou toute autre caractéristique dont vous ne pouvez pas légalement tenir compte.
- Si vous souhaitez également effectuer une vérification des antécédents judiciaires, du crédit ou des antécédents, utilisez la déclaration et l’autorisation distinctes exigées par votre droit local — ce formulaire ne les couvre volontairement pas.
- Supprimez les notes relatives aux références des candidats non retenus conformément à votre politique de conservation.
Signez en ligne en quelques minutes
- Remplissez les champs. Les noms, dates et montants sont directement intégrés au contrat — l’aperçu indique exactement où.
- Indiquez qui signe. Cochez « C’est moi » pour votre propre partie. FileIt génère le PDF avec chaque case de signature et de date sur la bonne ligne. Vous pouvez tout vérifier ou déplacer avant l’envoi.
- Envoyez-le. Chaque signataire reçoit un lien sécurisé et signe depuis n’importe quel appareil — sans compte. Le PDF signé, avec une piste d’audit et un certificat d’achèvement, est classé dans votre coffre-fort et envoyé par e-mail à tout le monde.
Autorisation de vérification des références : questions fréquentes
Ai-je besoin d’une autorisation écrite pour vérifier les références ?
Pas partout, mais c’est une bonne pratique et certains anciens employeurs la demandent avant de communiquer quoi que ce soit. Lorsque les lois sur la protection des données ou de la vie privée s’appliquent, une autorisation signée aide également à démontrer que le candidat savait ce que vous feriez de ses informations.
Cela couvre-t-il une vérification des antécédents ?
Non. Le formulaire couvre les références contactées directement par l’employeur. Les vérifications des antécédents judiciaires et du crédit, ainsi que les rapports de sociétés spécialisées, nécessitent souvent une déclaration et une autorisation distinctes en vertu du droit local.
Le candidat peut-il retirer son consentement ?
Oui. Le formulaire lui permet de retirer son consentement par écrit à tout moment, sans effet sur les contacts déjà pris. L’employeur pourrait alors ne plus être en mesure de terminer l’évaluation de la candidature.
Une signature électronique suffit-elle pour ce consentement ?
En général, oui. Les signatures électroniques sont valables pour les documents courants comme celui-ci aux États-Unis (loi sur les signatures électroniques dans le commerce national et mondial (ESIGN Act) et loi uniforme sur les transactions électroniques (UETA)), au Royaume-Uni, dans l’Union européenne (eIDAS) et au Canada, et la piste d’audit de FileIt enregistre quand et comment le candidat a signé.