Borang Kebenaran Semakan Rujukan Percuma

Apakah kebenaran semakan rujukan?

Sebelum membuat keputusan pengambilan pekerja yang muktamad, kebanyakan majikan bercakap dengan rujukan calon: bekas pengurus, rakan sekerja atau pelanggan yang boleh memberikan maklumat tentang kerja mereka. Kebenaran semakan rujukan ialah kebenaran bertulis calon untuk berbuat demikian. Ia melindungi calon dengan mengehadkan pihak yang boleh anda hubungi dan cara anda mengendalikan maklumat tersebut, serta membantu anda kerana sesetengah bekas majikan hanya akan berkongsi maklumat selepas melihat persetujuan yang ditandatangani.

Dalam templat ini, anda menyenaraikan rujukan yang diberikan oleh calon dan, secara pilihan, bekas majikan yang pasukan sumber manusia mereka boleh mengesahkan tarikh dan jawatan. Anda juga merekodkan pilihan calon tentang sama ada majikan semasa mereka boleh dihubungi pada bila-bila masa, hanya selepas tawaran bersyarat, atau tidak sama sekali. Borang ini menyenaraikan perkara yang boleh ditanya (tarikh, peranan, prestasi dan kelakuan, sebab meninggalkan pekerjaan, serta sama ada mereka akan mengambil calon itu bekerja semula), menjelaskan bahawa ia tidak meliputi rekod jenayah, kredit atau pemeriksaan latar belakang oleh syarikat saringan, dan mewajibkan majikan menggunakan maklumat tersebut hanya untuk keputusan pengambilan pekerja, merahsiakannya dan memadamkannya apabila tidak lagi diperlukan. Ia turut merangkumi pelepasan liabiliti bagi rujukan yang menjawab secara jujur dan dengan niat baik, tempoh luput dalam bulan, serta hak calon untuk menarik balik persetujuan. Majikan turut menandatangani borang untuk mengesahkan cara maklumat itu akan digunakan.

Sesuai untuk: Calon peringkat akhir sebelum tawaran kerja atau sebelum tawaran menjadi tanpa syarat
Ditandatangani oleh: Calon, kemudian bakal majikan
Majikan semasa: Calon memilih: bila-bila masa, hanya selepas tawaran bersyarat, tidak sama sekali atau tidak berkenaan
Panjang: Kira-kira 2 halaman

Bila hendak menggunakan kebenaran semakan rujukan

Menyemak rujukan calon yang disenarai pendek sebelum membuat tawaran
Mengesahkan rujukan pekerja baharu selepas tawaran bersyarat
Pasukan sumber manusia bekas majikan meminta persetujuan bertulis sebelum mengesahkan tarikh dan jawatan
Perekrut mengumpulkan persetujuan bagi pihak pelanggan yang mengambil pekerja
Jawatan yang memerlukan rujukan mengikut dasar anda sendiri, seperti jawatan yang melibatkan amanah

Perkara yang anda isi

11 ruang kosong, kemudian nama dan e-mel setiap orang yang menandatangani: calon, majikan.

1 Peranan

Bakal majikan (nama syarikat)*
Alamat majikan
Jawatan yang dipohon*

2 Calon

Nama penuh calon*
Nama lain yang digunakan dengan majikan terdahulu
E-mel atau telefon calon

3 Pihak yang boleh dihubungi

Pihak yang memberikan rujukan yang boleh dihubungi oleh majikan*
Majikan terdahulu yang bahagian sumber manusia mereka boleh mengesahkan rekod
Majikan semasa* boleh dihubungi pada bila-bila masa · hanya boleh dihubungi selepas saya menerima tawaran pekerjaan bersyarat · tidak boleh dihubungi · tidak berkenaan kerana saya tidak sedang bekerja

4 Cara maklumat digunakan

Kebenaran sah selama (bulan)*
Pihak untuk dihubungi bagi pertanyaan tentang maklumat calon*

5 Siapa yang menandatangani

Calon tandatangan dan tarikh · Pemohon pekerjaan yang memberikan kebenaran.
Majikan tandatangan dan tarikh, jawatan · Bakal majikan, biasanya pengurus pengambilan pekerja atau perekrut.

Kandungan kebenaran semakan rujukan

Pihak yang boleh dihubungi
Perkara yang boleh ditanyakan
Cara maklumat akan digunakan
Pelepasan
Tempoh sah
Pengesahan Majikan

Cara menggunakan kebenaran semakan rujukan, langkah demi langkah

1 Terangkan jawatan

Masukkan nama dan alamat syarikat anda serta jawatan yang dipohon oleh calon. Maklumat ini akan dipaparkan dalam tajuk dan perenggan pembukaan.

2 Senaraikan rujukan

Tambahkan setiap rujukan pada barisnya sendiri: nama, hubungan, organisasi dan butiran hubungan. Anda boleh mengisinya berdasarkan permohonan calon atau meminta calon memberikannya terlebih dahulu. Jabatan sumber manusia bekas majikan adalah pilihan.

3 Tetapkan had

Pilih bila majikan semasa boleh dihubungi — persetujui perkara ini dengan calon terlebih dahulu kerana borang ini ditulis dari sudut pandang mereka. Pilihan lalai ialah hanya selepas tawaran bersyarat, yang melindungi calon yang belum memberitahu majikan mereka bahawa mereka sedang mencari pekerjaan. Tetapkan tempoh sah kebenaran dalam bulan dan seorang pegawai untuk dihubungi bagi pertanyaan tentang maklumat calon.

4 Hantar kepada calon

Calon menandatangani terlebih dahulu, kemudian anda turut menandatangani pengesahan majikan. Simpan PDF yang telah ditandatangani bersama permohonan dan berikan salinan kepada rujukan yang meminta untuk melihat persetujuan tersebut.

Petua sebelum menghantarnya

Tanyakan soalan teras yang sama kepada setiap rujukan supaya calon dibandingkan secara adil, dan catatkan jawapannya.
Jangan tanyakan rujukan tentang kesihatan, rancangan keluarga, agama atau apa-apa ciri lain yang tidak boleh anda pertimbangkan secara sah di sisi undang-undang.
Jika anda juga mahukan semakan rekod jenayah, kredit atau latar belakang, gunakan pendedahan dan persetujuan berasingan yang diwajibkan oleh undang-undang setempat — borang ini sengaja tidak meliputinya.
Padamkan nota rujukan bagi calon yang tidak berjaya mengikut dasar penyimpanan rekod anda.

Tandatangan dalam talian dalam beberapa minit

Isi ruang kosong. Nama, tarikh dan jumlah terus dimasukkan ke dalam perjanjian — pratonton menunjukkan kedudukan sebenar.
Nyatakan siapa yang menandatangani. Tandakan “Ini saya” untuk bahagian anda. FileIt membina PDF dengan setiap kotak tandatangan dan tarikh pada baris yang betul, dan anda boleh menyemak atau mengalihkannya sebelum menghantar.
Hantarkannya. Setiap penandatangan menerima pautan selamat dan menandatangani daripada mana-mana peranti — tiada akaun diperlukan. PDF yang telah ditandatangani, bersama jejak audit dan Sijil Penyelesaian, disimpan dalam peti simpanan anda dan dihantar melalui e-mel kepada semua orang.

Gunakan templat kebenaran semakan rujukan — percuma

Soalan lazim tentang Kebenaran semakan rujukan

Adakah saya memerlukan persetujuan bertulis untuk menyemak rujukan?

Tidak di semua tempat, tetapi ini ialah amalan yang baik dan sesetengah bekas majikan memintanya sebelum berkongsi apa-apa maklumat. Jika undang-undang perlindungan data atau privasi terpakai, kebenaran yang ditandatangani juga membantu menunjukkan bahawa calon mengetahui cara maklumat mereka akan digunakan.

Adakah ini meliputi semakan latar belakang?

Tidak. Ia meliputi rujukan yang dihubungi secara langsung oleh majikan. Semakan rekod jenayah, semakan kredit dan laporan daripada syarikat saringan selalunya memerlukan pendedahan dan persetujuan berasingan di bawah undang-undang setempat.

Bolehkah calon menarik balik persetujuan?

Ya. Borang ini membolehkan mereka menarik balik persetujuan secara bertulis pada bila-bila masa, tanpa menjejaskan hubungan yang telah dibuat. Selepas itu, majikan mungkin tidak dapat melengkapkan penilaian permohonan tersebut.

Adakah tandatangan elektronik mencukupi untuk persetujuan ini?

Secara amnya, ya. Tandatangan elektronik sah untuk dokumen biasa seperti ini di AS (Akta ESIGN (ESIGN Act) dan UETA (UETA)), UK, EU (eIDAS (eIDAS)) dan Kanada, manakala jejak audit FileIt merekodkan masa dan cara calon menandatangani.