Apakah surat pengesahan pekerjaan?
Tuan tanah, pemberi pinjaman gadai janji, bank, syarikat pembiayaan kereta dan pegawai imigresen sering meminta bukti bahawa seseorang bekerja. Surat pengesahan pekerjaan (kadangkala dipanggil surat bukti pekerjaan atau surat pengesahan kerja) ialah pernyataan fakta yang ditandatangani oleh majikan: identiti seseorang, jawatan mereka, tempoh mereka telah bekerja di situ dan, jika pekerja mahu ia disertakan, jumlah bayaran mereka.
Templat ini menghasilkan surat satu halaman daripada majikan. Surat ini mengesahkan sama ada pekerjaan semasa sejak tarikh mula, atau pekerjaan terdahulu antara dua tarikh bagi bekas pekerja, serta menyenaraikan jawatan, jenis pekerjaan dan, jika anda mengisinya, jabatan, waktu kerja biasa, gaji asas dan bayaran tetap lain seperti bonus atau komisen. Surat ini menyatakan bahawa ia diberikan atas permintaan dan dengan persetujuan pekerja, mengehadkan perkara yang dijanjikannya (ia mengesahkan rekod pada tarikh surat, bukan pekerjaan atau bayaran pada masa hadapan), meminta penerima merahsiakannya dan memberikan maklumat hubungan orang yang boleh mengesahkannya. Hanya majikan yang menandatangani.
- Sesuai untuk
- Permohonan sewaan, gadai janji dan pinjaman, akaun bank, permohonan visa dan imigresen
- Ditandatangani oleh
- Majikan — pegawai HR atau pengurus, berserta jawatan mereka
- Butiran bayaran
- Pilihan — sertakan hanya dengan kebenaran pekerja
- Panjang
- 1 halaman
Bila hendak menggunakan surat pengesahan pekerjaan
- Tuan tanah atau ejen sewaan bakal penyewa meminta bukti pekerjaan dan pendapatan
- Pemberi pinjaman gadai janji atau bank memerlukan pengesahan pekerjaan dan gaji
- Pekerja yang memohon visa, permit kediaman atau lanjutan visa
- Bekas pekerja memerlukan pengesahan tarikh mereka bekerja untuk anda
- Permohonan penjagaan kanak-kanak, sekolah atau faedah meminta surat daripada majikan
Perkara yang anda isi
18 ruang kosong, kemudian nama dan e-mel setiap orang yang menandatangani: majikan.
1 Majikan
- Tarikh surat*
- Nama syarikat*
- Alamat syarikat
- Dialamatkan kepada
2 Pekerja
- Nama penuh pekerja*
- Jawatan*
- Jabatan
- Jenis pekerjaan* sepenuh masa, tetap · separuh masa, tetap · sepenuh masa, tempoh tetap · separuh masa, tempoh tetap · kasual atau atas panggilan · bermusim
- Tarikh mula bekerja*
- Tarikh tamat bekerja
- Waktu bekerja biasa
3 Gaji (hanya dengan kebenaran pekerja)
- Mata wang*
- Gaji asas (kasar) — semasa, atau gaji akhir bagi bekas pekerja
- Setiap* tahun · bulan · minggu · jam
- Bayaran tetap lain
4 Tujuan dan maklumat hubungan
- Diminta untuk
- Apa-apa lagi untuk disahkan
- Hubungan untuk pengesahan*
5 Siapa yang menandatangani
- Majikan tandatangan dan tarikh, jawatan · Pegawai HR atau pengurus yang diberi kuasa untuk mengesahkan butiran pekerjaan.
Cara menggunakan surat pengesahan pekerjaan, langkah demi langkah
1 Dapatkan permintaan pekerja
Sediakan surat hanya apabila pekerja memintanya, dan tanya perkara yang mereka mahu disertakan — khususnya sama ada pendapatan perlu dinyatakan. Surat ini menyatakan bahawa ia diberikan atas permintaan dan dengan persetujuan mereka.
2 Alamatkan surat
Masukkan nama dan alamat penerima jika anda memilikinya, seperti pejabat sewaan atau bank; surat itu kemudiannya bermula dengan "Tuan/Puan". Biarkan kosong untuk surat "Kepada pihak yang berkenaan" yang boleh diserahkan oleh pekerja kepada sesiapa sahaja.
3 Sahkan butiran pekerjaan
Masukkan jawatan, jenis pekerjaan dan tarikh mula. Tambah tarikh tamat hanya untuk seseorang yang telah berhenti — susunan kata akan berubah daripada "sedang bekerja" kepada "telah bekerja dari … hingga …". Jabatan dan waktu kerja biasa adalah pilihan.
4 Tambah bayaran hanya dengan kebenaran
Masukkan gaji asas dan tempoh bayaran, serta sebarang bayaran tetap lain, hanya apabila pekerja telah bersetuju. Biarkan bahagian bayaran kosong untuk tidak menyertakannya langsung dalam surat. Tambah maklumat hubungan untuk pengesahan, kemudian tandatangani sendiri — tiada orang lain perlu menandatangani.
Petua sebelum menghantarnya
- Semak setiap butiran dengan rekod gaji dan HR anda sebelum menandatangani. Sahkan fakta sahaja, bukan ramalan tentang pekerjaan atau bayaran pada masa hadapan.
- Jika pekerja sedang dalam tempoh notis, percubaan atau kontrak bertempoh tetap, jangan memberikan gambaran sebaliknya — sesetengah penerima bertanya secara langsung.
- Gunakan maklumat hubungan pengesahan yang menghubungkan penerima kepada HR atau gaji, supaya penerima boleh menyemak bahawa surat itu tulen.
- Hantar PDF yang ditandatangani kepada pekerja untuk diserahkan, atau majukannya kepada penerima sendiri jika pekerja meminta anda berbuat demikian.
Tandatangan dalam talian dalam beberapa minit
- Isi ruang kosong. Nama, tarikh dan jumlah terus dimasukkan ke dalam perjanjian — pratonton menunjukkan kedudukan sebenar.
- Nyatakan siapa yang menandatangani. Tandakan “Ini saya” untuk bahagian anda. FileIt membina PDF dengan setiap kotak tandatangan dan tarikh pada baris yang betul, dan anda boleh menyemak atau mengalihkannya sebelum menghantar.
- Hantarkannya. Setiap penandatangan menerima pautan selamat dan menandatangani daripada mana-mana peranti — tiada akaun diperlukan. PDF yang telah ditandatangani, bersama jejak audit dan Sijil Penyelesaian, disimpan dalam peti simpanan anda dan dihantar melalui e-mel kepada semua orang.
Soalan lazim tentang Surat pengesahan pekerjaan
Adakah saya memerlukan kebenaran pekerja untuk berkongsi gaji mereka?
Ini merupakan amalan yang baik dan di banyak tempat, undang-undang perlindungan data atau privasi memerlukan alasan yang sah untuk berkongsi maklumat peribadi. Templat ini tidak menyertakan bayaran melainkan anda memasukkannya, dan teks Bantuan mengingatkan anda supaya menyertakannya hanya dengan kebenaran pekerja.
Bolehkah saya menggunakan surat ini untuk bekas pekerja?
Ya. Masukkan tarikh tamat mereka dan surat itu mengesahkan bahawa mereka telah bekerja dari tarikh mula hingga tarikh tamat, bukannya menyatakan bahawa mereka sedang bekerja.
Adakah pekerja perlu menandatangani surat ini?
Tidak. Surat ini ialah pernyataan majikan, jadi hanya majikan yang menandatanganinya. Pekerja menerima PDF yang ditandatangani untuk diserahkan.
Adakah tuan tanah atau bank akan menerima surat yang ditandatangani secara elektronik?
Kebanyakannya akan menerimanya. Tandatangan elektronik secara amnya sah di AS (ESIGN Act dan UETA), UK, EU (eIDAS) dan Kanada, dan surat ini menyertakan maklumat hubungan untuk pengesahan. Sesetengah proses visa atau imigresen mempunyai peraturan dokumen tersendiri, jadi semak perkara yang diminta oleh penerima.