Apakah surat penamatan pekerjaan?
Surat penamatan pekerjaan (employment termination letter) mengesahkan keputusan yang biasanya telah dibincangkan secara bersemuka: bahawa pekerjaan seseorang akan berakhir, bila ia berakhir dan apa yang berlaku seterusnya. Menyatakannya secara bertulis memberikan pekerja fakta yang mereka perlukan — hari terakhir, cara notis mereka berkuat kuasa, perkara yang termasuk dalam gaji akhir dan pihak yang boleh dihubungi untuk pertanyaan — serta memberikan majikan rekod yang jelas tentang perkara yang telah disampaikan dan masanya.
Templat ini merangkumi perkara praktikal yang lazimnya terdapat dalam kebanyakan surat penamatan. Anda memilih sebabnya (pemberhentian kerana lebihan tenaga kerja, tamatnya kontrak tempoh tetap, pekerjaan tidak disahkan selepas tempoh percubaan, sebab dalam kata-kata anda sendiri atau tiada sebab dinyatakan dalam surat) serta cara tempoh notis berkuat kuasa: bekerja seperti biasa, cuti tidak perlu hadir kerja (garden leave), bayaran sebagai ganti notis (pay in lieu of notice) atau penamatan serta-merta. Bahagian gaji akhir menyenaraikan gaji biasa sehingga hari terakhir, gaji yang telah diperoleh dan perbelanjaan, serta bayaran pilihan sebagai ganti notis, cuti yang belum digunakan dan bayaran pemberhentian (severance payment). Seterusnya, ia merangkumi faedah, pemulangan harta dan data syarikat, hak rayuan pilihan serta pihak yang boleh dihubungi untuk pertanyaan. Pekerja hanya menandatangani untuk mengakui penerimaan — surat ini menyatakan dengan jelas bahawa tandatangan tidak bermakna mereka bersetuju atau melepaskan sebarang hak.
- Sesuai untuk
- Mengesahkan pemecatan, pemberhentian kerana lebihan tenaga kerja, tamat kontrak tempoh tetap atau kegagalan tempoh percubaan secara bertulis
- Ditandatangani oleh
- Majikan, kemudian pekerja untuk mengakui penerimaan
- Pilihan notis
- Bekerja sepanjang tempoh notis, cuti tidak perlu hadir kerja (garden leave), bayaran sebagai ganti notis (pay in lieu of notice) atau serta-merta
- Panjang
- Kira-kira 2 halaman
Bila hendak menggunakan surat penamatan pekerjaan
- Mengesahkan pemberhentian kerana lebihan tenaga kerja selepas mesyuarat perundingan
- Menamatkan pekerjaan apabila kontrak tempoh tetap yang tidak akan diperbaharui berakhir
- Tidak mengesahkan pekerja baharu pada akhir tempoh percubaan mereka
- Mengesahkan pemecatan selepas proses prestasi atau tatatertib
- Menetapkan gaji akhir, faedah dan pemulangan harta apabila pekerja diarahkan bercuti tidak perlu hadir kerja (garden leave)
Perkara yang anda isi
22 ruang kosong, kemudian nama dan e-mel setiap orang yang menandatangani: majikan, pekerja.
1 Pihak-pihak
- Tarikh surat*
- Majikan (nama syarikat)*
- Alamat majikan
- Nama penuh pekerja*
- Alamat pekerja
- Nama sapaan*
- Jawatan*
2 Keputusan
- Sebab penamatan* Dinyatakan di bawah · Pemberhentian kerana lebihan tenaga kerja (jawatan itu tidak lagi diperlukan) · Tamat kontrak bertempoh tetap · Tidak disahkan selepas tempoh percubaan · Tidak dinyatakan dalam surat ini
- Sebab, dengan kata-kata anda sendiri
- Tarikh mesyuarat ketika perkara ini dibincangkan
3 Notis
- Hari terakhir pekerjaan*
- Pengaturan notis* bekerja sepanjang tempoh notis anda seperti biasa sehingga Hari Terakhir anda · tidak perlu bekerja antara sekarang hingga Hari Terakhir anda, tetapi kekal bekerja serta menerima gaji dan faedah biasa anda (cuti berkebun) · tidak bekerja sepanjang tempoh notis, dan menerima bayaran sebagai ganti notis seperti yang dinyatakan di bawah · tidak bekerja sepanjang tempoh notis, kerana pekerjaan anda tamat berkuat kuasa serta-merta pada Hari Terakhir anda
4 Bayaran akhir
- Mata wang*
- Bayaran sebagai ganti notis (kasar)
- Cuti tahunan atau cuti lain yang tidak digunakan dan dibayar (hari)
- Bayaran akhir akan dibayar pada
- Bayaran pemberhentian atau pemberhentian kerana lebihan tenaga kerja (kasar)
5 Faedah dan harta
- Apa yang berlaku kepada faedah
- Harta syarikat yang perlu dipulangkan
- Pulangkan harta sebelum
- Kenalan untuk pertanyaan*
- Hak untuk merayu
6 Siapa yang menandatangani
- Majikan tandatangan dan tarikh, jawatan · Pengurus atau pegawai HR yang diberi kuasa untuk menamatkan pekerjaan.
- Pekerja tandatangan dan tarikh · Menandatangani semata-mata untuk mengesahkan bahawa surat telah diterima.
Kandungan surat penamatan pekerjaan
- Penamatan pekerjaan anda
- Notis
- Bayaran akhir
- Faedah
- Harta syarikat dan maklumat sulit
- Rayuan
- Pertanyaan
- Pengakuan penerimaan oleh pekerja
Cara menggunakan surat penamatan pekerjaan, langkah demi langkah
1 Masukkan pihak dan pekerjaan
Tambahkan nama dan alamat syarikat anda, nama dan alamat pekerja, jawatan serta nama pertama untuk sapaan.
2 Rekodkan keputusan
Pilih sebabnya. "Dinyatakan di bawah" akan mencetak kata-kata anda sendiri; pilihan lain akan mencetak ayat standard, dan apa-apa yang anda taip dalam "Sebab, dalam kata-kata anda sendiri" akan ditambahkan di bawahnya. Pilih "Tidak dinyatakan dalam surat ini" jika anda telah menyampaikan sebab itu dengan cara lain. Tambahkan tarikh mesyuarat ketika keputusan itu dibincangkan, jika ada.
3 Tetapkan hari terakhir dan gaji akhir
Masukkan hari terakhir pekerjaan dan pilih pengaturan notis. Tambahkan bayaran sebagai ganti notis, hari cuti yang belum digunakan dan apa-apa jumlah bayaran pemberhentian hanya jika berkenaan; setiap satunya akan dicetak sebagai baris tersendiri dalam senarai gaji akhir. Biarkan tarikh gaji akhir kosong untuk menyatakan bahawa ia akan dibayar pada tarikh pembayaran gaji biasa yang seterusnya.
4 Faedah, harta dan pertanyaan
Terangkan perkara yang berlaku kepada faedah, atau biarkan kosong untuk menggunakan pernyataan umum. Senaraikan harta yang perlu dipulangkan dan tarikh pemulangan, namakan pihak yang boleh dihubungi untuk pertanyaan serta tambahkan saluran rayuan jika prosedur anda atau undang-undang tempatan menyediakannya. Kemudian tambahkan pekerja sebagai penandatangan dan hantar.
Petua sebelum menghantarnya
- Adakan perbualan terlebih dahulu. Surat penamatan sepatutnya mengesahkan keputusan yang telah didengar oleh pekerja daripada anda, bukannya menyampaikannya buat kali pertama.
- Semak tarikh akhir notis dan gaji akhir yang terpakai di tempat pekerja bekerja — banyak tempat menetapkan minimum, dan sesetengahnya memerlukan sebab bertulis atau proses yang adil sebelum pemecatan.
- Jika anda menawarkan bayaran pemberhentian sebagai pertukaran untuk pelepasan tuntutan, gunakan perjanjian pemisahan (separation agreement) untuk tujuan itu dan berikan pekerja masa untuk mendapatkan nasihat.
- Pastikan sebabnya berfakta dan selaras dengan rekod anda. Elakkan menambah pendapat atau dakwaan baharu dalam surat.
- Pastikan orang yang menandatangani bagi pihak syarikat mempunyai kuasa untuk menamatkan pekerjaan.
Tandatangan dalam talian dalam beberapa minit
- Isi ruang kosong. Nama, tarikh dan jumlah terus dimasukkan ke dalam perjanjian — pratonton menunjukkan kedudukan sebenar.
- Nyatakan siapa yang menandatangani. Tandakan “Ini saya” untuk bahagian anda. FileIt membina PDF dengan setiap kotak tandatangan dan tarikh pada baris yang betul, dan anda boleh menyemak atau mengalihkannya sebelum menghantar.
- Hantarkannya. Setiap penandatangan menerima pautan selamat dan menandatangani daripada mana-mana peranti — tiada akaun diperlukan. PDF yang telah ditandatangani, bersama jejak audit dan Sijil Penyelesaian, disimpan dalam peti simpanan anda dan dihantar melalui e-mel kepada semua orang.
Soalan lazim tentang Surat penamatan pekerjaan
Adakah pekerja perlu menandatangani surat penamatan (termination letter)?
Tidak — tandatangan mereka hanya mengesahkan bahawa mereka telah menerimanya, dan surat itu menyatakannya dengan jelas. Jika mereka enggan, jejak audit FileIt masih menunjukkan bila surat itu dihantar kepada mereka dan bila mereka membukanya.
Perlukah surat itu menyatakan sebab penamatan?
Ia bergantung pada keadaan anda dan lokasi anda. Sesetengah tempat memerlukan sebab bertulis apabila diminta atau dalam surat; di tempat lain, majikan biasanya mengekalkannya secara ringkas. Sebabnya ialah pilihan dalam templat ini, termasuk pilihan untuk tidak menyatakannya. Dapatkan nasihat jika anda tidak pasti.
Apakah perbezaan antara surat ini dengan perjanjian pemisahan (separation agreement)?
Surat penamatan memaklumkan pekerja dan mengesahkan butiran praktikal. Perjanjian pemisahan ialah kontrak: pekerja biasanya menerima bayaran pemberhentian sebagai pertukaran untuk melepaskan tuntutan, dan kedua-dua pihak menandatangani untuk bersetuju dengannya.
Bolehkah surat penamatan ditandatangani secara elektronik?
Ya. Tandatangan elektronik biasanya sah untuk dokumen pekerjaan seperti ini di AS (Akta ESIGN (ESIGN Act) dan UETA), UK, EU (eIDAS) dan Kanada. Semak sama ada kontrak atau peraturan tempatan anda menetapkan cara notis mesti diberikan, dan hantarkan salinan bercetak juga jika diwajibkan.